Inviare ai clienti aggiornamenti e promemoria automatici e personalizzati sui loro appuntamenti.
In Acuity è possibile inviare e-mail automatiche ai clienti in merito ai loro appuntamenti, pacchetti e abbonamenti. Le e-mail vengono inviate da scheduling@acuityscheduling.com o scheduling@squarespacescheduling.com e il nome del mittente corrisponderà al nome commerciale del tuo account.
Questa guida esamina le notifiche che è possibile inviare e come personalizzarle.
Gli utenti con piani a pagamento possono personalizzare le notifiche e-mail. Gli utenti che utilizzano piani di prova non possono personalizzare queste notifiche.
Prima di iniziare
Considerazioni HIPAA
Se l'account è abilitato per HIPAA, consulta Acuity Scheduling e HIPAA.
Altre e-mail e notifiche che è possibile inviare
Ecco degli altri modi per comunicare con clienti e dipendenti:
- Inviare promemoria SMS per gli appuntamenti nei piani Growing e Powerhouse.
- Inviare notifiche interne di appuntamenti e agende a te e al tuo staff. Puoi ricevere notifiche relative a notizie, appuntamenti ripianificati e appuntamenti annullati.
- Inviare e-mail di marketing con Campagne e-mail di Squarespace.
Notifiche e-mail disponibili
Utilizza la tabella riportata di seguito per esaminare le notifiche e-mail che puoi inviare ai clienti.
Notifica e-mail |
Dettagli |
Conferma iniziale |
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Promemoria |
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Cancellazione |
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Ripianificazione |
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Follow-up |
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Pacchetto/ordine buono regalo |
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Abbonamento pagato |
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Promemoria per il rinnovo dell'abbonamento |
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Abbonamento annullato |
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Personalizzare i modelli e-mail
Tutte le e-mail di Acuity utilizzano dei modelli, distinti dal modello e dal design del tuo sito. Ciascun tipo di e-mail inizia con un modello predefinito pronto per l'uso. In alternativa, puoi personalizzare il contenuto e il design delle e-mail in modo che siano in linea con il tuo brand. Considera di includere informazioni aggiuntive che i tuoi clienti potrebbero ritenere utili, come indicazioni stradali o contatti per eventuali domande.
Nota: le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?
Per modificare il modello di un'e-mail:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Seleziona il tipo di e-mail che desideri modificare.
- Se hai configurato più e-mail dello stesso tipo, come promemoria o follow-up, clicca sul pulsante relativo all'e-mail che desideri modificare. Di seguito troverai maggiori informazioni sui promemoria e sui follow-up.
Nota: le e-mail di follow-up sono disabilitate per impostazione predefinita e iniziano con un modello vuoto. Se il modello rimane vuoto, l'e-mail di follow-up non sarà inviata.
- Per modificare la riga dell'oggetto, clicca sul campo Oggetto dell'e-mail o Oggetto dell'e-mail /Messaggio di testo e aggiungi il nuovo testo. Puoi utilizzare una combinazione di testo e tag.
- Per modificare il corpo del messaggio, clicca sul campo di testo. Utilizza la barra degli strumenti di modifica per aggiungere testo, immagini, pulsanti e tag o modificare la formattazione, il tipo di carattere e i colori. Fai clic su <> per modificare il codice HTML.
- Per modificare il testo o il link di un pulsante, clicca sul pulsante, quindi su Modifica.
- Per eliminare un pulsante, evidenzia il testo del pulsante, quindi premi il tasto CANC. Per aggiungerne uno nuovo, clicca su Aggiungi pulsante nella barra degli strumenti di modifica.
- Per reimpostare un modello personalizzato, clicca su Usa modello predefinito nell'angolo in basso a destra, quindi clicca su OK. In tal modo, il modello personalizzato verrà eliminato definitivamente.
- Clicca su Salva modelli per salvare le modifiche.
Ricorda:
- I modelli di e-mail non supportano i CSS.
- I modelli di e-mail non supportano gli allegati, per evitare che le e-mail vengano contrassegnate come spam. Al contrario, è possibile aggiungere il contenuto a una pagina del sito e collegarlo ad esso.
- I modelli e-mail non possono essere rinominati, ma i nomi dei modelli sono solo per uso interno e non vengono mostrati ai clienti.
Personalizzare i modelli per tipo di appuntamento
Potresti voler dare alla notifica e-mail un aspetto diverso a seconda del tipo di appuntamento. Per personalizzare un modello per un tipo di appuntamento, aggiungi un nuovo modello all'e-mail.
Nota: le notifiche di ordini per pacchetti/buoni regalo, abbonamenti pagati e abbonamenti annullati utilizzano un solo modello e non possono essere collegate a un tipo di appuntamento.
Per assegnare un modello a un tipo di appuntamento:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Seleziona il tipo di e-mail a cui stai assegnando un modello.
- Se hai configurato più e-mail dello stesso tipo (come promemoria o follow-up), fai clic sul pulsante relativo all'e-mail che desideri modificare.
- Clicca su Aggiungi nuovo modello.
- Selezionare i tipi di appuntamento che lo utilizzeranno.
- Clicca su Salva nuovo modello.
- Il nuovo modello verrà visualizzato sotto il modello originale. Fare clic sul nome del modello da modificare.
Per modificare i tipi di appuntamento utilizza un modello:
- Fai clic sul nome del tipo di appuntamento nel modello.
- Trascinalo in un modello diverso.
Per eliminare un modello:
- Rimuovi tutti i tipi di appuntamento dal gruppo di modelli.
- Fai clic su Rimuovi questo modello.
Promemoria
Puoi inviare e-mail di promemoria per ricordare ai clienti un appuntamento imminente.
Nella pagina Promemoria, ciascun messaggio di promemoria è rappresentato da un pulsante nella parte superiore della pagina. Ogni pulsante ha un'etichetta che mostra quando l'e-mail viene inviata.
Puoi inviare ai clienti fino a tre promemoria prima di un appuntamento. Per aggiungere o modificare un'e-mail di promemoria:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Promemoria.
- Per modificare un'e-mail di promemoria esistente, clicca sul relativo pulsante, quindi modifica il modello visualizzato di seguito. Per aggiungere una nuova e-mail di follow-up, clicca su Aggiungi ulteriori promemoria e-mail.
- Segui i passaggi sopra elencati per modificare un modello di e-mail.
Per interrompere l'invio di un'e-mail, rimuoverla:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Promemoria.
- Clicca su un pulsante per aprire un promemoria, poi clicca su Disabilita questo promemoria.
- Clicca su OK per confermare.
Per impedire l'invio di tutte le e-mail di promemoria, elimina tutte le e-mail di promemoria tranne una e assegna l'ultima e-mail di promemoria ai Tipi non attivi. È necessario che almeno un'email di promemoria rimanga nel nostro sistema. Tuttavia, impostandola su Inattivo, se ne impedirà l'invio.
Per modificare quando viene inviato un messaggio di promemoria:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Promemoria.
- Fai clic su un pulsante per aprire un promemoria.
- Modifica il campo Invia questo promemoria, quindi clicca su Salva modello. Puoi impostare i promemoria in modo che vengano inviati fino a un'ora prima dell'appuntamento del cliente.
Follow-up
Puoi inviare e-mail dopo gli appuntamenti per ringraziare, chiedere feedback o offrire sconti per appuntamenti futuri.
Con il piano Emerging, puoi inviare una sola e-mail di follow-up per appuntamento. Con i piani Growing o Powerhouse, puoi inviare fino a sei e-mail di follow-up per appuntamento.
Se il tuo piano consente l'invio di più di un'e-mail di follow-up, ciascuna di tali e-mail è rappresentata da un pulsante nella parte superiore della pagina. Ogni pulsante ha un'etichetta che mostra quando l'e-mail viene inviata. Follow-up 1 è il pulsante che viene visualizzato più a sinistra.
Per aggiungere o modificare un'e-mail di follow-up:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Follow-up.
- Per modificare un'e-mail di follow-up esistente, clicca sul relativo pulsante, quindi modifica il modello visualizzato di seguito. Per aggiungere una nuova e-mail di follow-up, clicca su Aggiungi un'e-mail di follow-up.
- Segui i passaggi sopra elencati per modificare un modello di e-mail.
Per eliminare un modello di email di follow-up:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Follow-up.
- Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
- Clicca su Disabilita questo follow-up, quindi su OK.
Per interrompere l'invio di un'e-mail di follow-up e salvare il modello:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Follow-up.
- Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
- Trascina tutti i tipi di appuntamento nella casella Tipi non attivi.
Per modificare quando viene inviata un'e-mail di follow-up:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Follow-up.
- Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
- Modifica il campo Invia questo follow-up. Per inviare intervalli inferiori a un giorno, utilizza i punti decimali. L'intervallo minimo è pari a 0,01 giorni o circa 14 minuti.
- Clicca su Salva modello.
Per inviare e-mail di follow-up solo ai clienti che non hanno prenotato un altro appuntamento:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca su Follow-up.
- Seleziona Invia solo follow-up se il cliente non ha appuntamenti nell'immediato futuro. Questa impostazione si applica a tutte le e-mail di follow-up.
Inviare un sondaggio ai clienti
Puoi utilizzare le e-mail di follow-up automatizzate di Acuity per inviare ai clienti un sondaggio. Non è possibile fare in modo che Acuity richieda ai clienti di compilare dei moduli dopo un appuntamento, ma puoi utilizzare l'e-mail di follow-up per indirizzare i clienti a un sondaggio creato in un altro servizio, come Google Forms o Wufoo. Per farlo, inserisci un link al sondaggio nel tuo modello di e-mail di follow-up.
Promemoria per il rinnovo dell'abbonamento
Puoi inviare ai clienti e-mail automatiche per informarli che i loro abbonamenti si rinnoveranno a breve. Queste e-mail possono essere attivate o disattivate per ogni abbonamento offerto, ma non è possibile personalizzare il contenuto dell'e-mail.
In alcune giurisdizioni, le aziende sono legalmente tenute a inviare promemoria per il rinnovo dell'abbonamento ai propri clienti. Le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento di Acuity sono disattivate per impostazione predefinita.
Sei tu a doverti tenere aggiornato sulle leggi sul rinnovo automatico applicabili al tuo caso. Come indicato nei nostri Termini di servizio, Squarespace non fornisce consigli o consulenze su leggi o requisiti normativi.
Ogni e-mail deve includere:
- Il nome della tua attività
- Il nome dell'abbonamento acquistato, a meno che tu non abbia attivato le impostazioni conformi allo standard HIPAA di Scheduling
- Il giorno previsto per il rinnovo dell'abbonamento
- La durata del rinnovo
- L'importo dell'abbonamento
- Un link che il cliente può utilizzare per annullare l'abbonamento o aggiornare i dati di pagamento
Il giorno di invio delle e-mail dipende dalla frequenza di rinnovo dell'abbonamento.
Per gli abbonamenti che si rinnovano ogni |
L'e-mail viene inviata |
una, due o tre settimane |
due giorni prima del rinnovo |
quattro, cinque o sei settimane |
sette giorni prima del rinnovo |
tre, sei o dodici mesi |
20 giorni prima del rinnovo |
Attivare le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento:
Per attivare le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento:
- Apri il pannello Pacchetti, regali e abbonamenti: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Fai clic su Modifica accanto all'abbonamento che desideri modificare.
- Seleziona o deseleziona la casella per l'invio dell'e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento.
- Clicca su Aggiorna abbonamento.
Personalizzare con i tag
Puoi aggiungere dei tag a un modello e-mail per estrarre le informazioni da un appuntamento, ad esempio il nome di un cliente, la data dell'appuntamento o la descrizione del tipo di appuntamento. I modelli di e-mail utilizzano anche tag che richiamano le risposte al modulo di accettazione del cliente. Puoi inserire i tag manualmente oppure fare clic su Inserisci campo e scegliere un tag dall'elenco.
Chi riceve le risposte
Le risposte dei clienti vengono inviate al proprietario del sito per impostazione predefinita. È possibile personalizzare questo parametro per ogni calendario.
Per modificare chi riceve le risposte dei clienti alle notifiche degli appuntamenti:
- Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Individua il calendario che desideri eliminare e fai su Impostazioni calendario.
- Modifica l'indirizzo e-mail nel campo Invia risposte a.
- Clicca su Salva modifiche.
Interrompere l'invio di e-mail per tipi di appuntamenti specifici
Per interrompere l'invio di una notifica e-mail per un tipo di appuntamento specifico:
- Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Clicca sul tipo di e-mail di cui vuoi interrompere l'invio.
- Trascina il nome del tipo di appuntamento nella casella Tipi non attivi.
Note:
- La disattivazione di una notifica e-mail per i client disattiva la notifica equivalente per te e il tuo staff. Se disattivi l'e-mail di promemoria che genera SMS di promemoria, anche il promemoria sarà disabilitato.
- Se disattivi tutti i tipi di appuntamento che utilizzano un modello e-mail personalizzato, Acuity eliminerà il modello personalizzato. Se desideri salvarlo per un secondo momento, copia il contenuto del modello in un'altra applicazione e salvalo lì.
Inviare notifiche e-mail a più destinatari
Per inviare notifiche e-mail per un appuntamento a più di un indirizzo, modifica i dettagli dell'appuntamento in modo che il campo e-mail includa più indirizzi e-mail separati da virgole. Acuity invierà quindi le notifiche a tutti gli indirizzi e-mail elencati.
Verificare se i clienti hanno ricevuto le notifiche e-mail
Per visualizzare i messaggi inviati per un appuntamento, fai clic sull'appuntamento per vederne i dettagli e poi su Visualizza tutte le modifiche e le notifiche inviate. Il registro delle modifiche mostra tutte le e-mail e i messaggi di testo inviati in merito.
Invia nuovamente le e-mail di conferma
Puoi inviare nuovamente a un cliente l'e-mail di conferma iniziale per il prossimo appuntamento. Non è possibile inviare nuovamente e-mail di conferma per appuntamenti passati o inviare nuovamente altri tipi di e-mail, come i promemoria.
Per inviare nuovamente le e-mail di conferma:
- Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
- Fai clic su
, quindi fai clic su Invia nuovamente l'e-mail di conferma.
Chiedere ai clienti di aggiungere Acuity all'elenco dei mittenti sicuri
Se il tuo cliente si aspettava una notifica e-mail, ma non l'ha ricevuta, inizia chiedendogli di controllare l'e-mail mancante nella cartella spam o nella posta indesiderata. Se le e-mail di finiscono in un filtro antispam, chiedi al cliente di aggiungere scheduling@acuityscheduling.com e scheduling@squarespacescheduling.com all'elenco dei mittenti attendibili.
Se le notifiche di Acuity mancanti non sono state catturate da un filtro antispam, chiedi all'ISP o al provider di hosting che riceve le e-mail di aggiungere gli indirizzi e-mail e gli indirizzi IP di Acuity a un elenco di mittenti attendibili. Il provider di hosting può aggiungere gli indirizzi e-mail sopra indicati o gli indirizzi IP dei nostri mailserver:
- 149.72.52.197
- 149.72.90.69
- 149.72.227.216
- 149.72.242.200
- 168.245.51.104
- 198.37.159.6
Ulteriori risoluzioni dei problemi
Se i client non ricevono le notifiche e-mail, potrebbe essere per i seguenti problemi:
- Indirizzi delle iscrizioni annullate: i clienti possono annullare l'iscrizione ai promemoria degli appuntamenti di Acuity e alle e-mail di follow-up cliccando su Annulla iscrizione nella parte inferiore di queste e-mail. Se i clienti annullano l'iscrizione a follow-up e promemoria per gli appuntamenti, riceveranno comunque notifiche di transazione, come conferme degli appuntamenti, notifiche di riprogrammazione e conferme di pagamento dell'abbonamento. Non è possibile iscriverli nuovamente ai promemoria degli appuntamenti e alle e-mail di follow-up, tuttavia se aprono una di queste e-mail e cliccano di nuovo su Annulla l'iscrizione, Acuity chiederà loro di riabbonarsi.
- Segnalazioni di spam - Se il cliente contrassegna il tuo messaggio come spam, Acuity non invierà più promemoria di appuntamenti o e-mail di follow-up. Se si è trattato di un errore da parte del cliente, contatta l'Assistenza clienti e provvederemo a rimuovere l'indirizzo e-mail dall'elenco degli indirizzi bloccati.
- Notifiche disabilitate - Verifica di non aver disabilitato le notifiche per il tipo di appuntamento in questione.
- L'utente di Acuity ha scelto di non inviare notifiche - Quando gli utenti di Acuity pianificano, riprogrammano o annullano un appuntamento, possono scegliere di saltare la notifica automatica al cliente. Acuity registra la decisione di non inviare la notifica nel registro delle modifiche degli appuntamenti.