Inviare ai clienti aggiornamenti e promemoria automatici e personalizzati sui loro appuntamenti.

In Acuity è possibile inviare e-mail automatiche ai clienti in merito ai loro appuntamenti, pacchetti e abbonamenti. Le e-mail vengono inviate da scheduling@acuityscheduling.com e il nome del mittente corrisponderà al nome commerciale del tuo account

Questa guida esamina le notifiche che è possibile inviare e come personalizzarle.

Gli utenti con piani a pagamento possono personalizzare le notifiche e-mail. Gli utenti che utilizzano piani di prova non possono personalizzare queste notifiche.

Prima di iniziare

Considerazioni HIPAA

Se l'account è abilitato per HIPAA, consulta Acuity Scheduling e HIPAA.

Altre e-mail e notifiche che è possibile inviare

Ecco degli altri modi per comunicare con clienti e dipendenti:

Notifiche e-mail disponibili

Utilizza la tabella riportata di seguito per esaminare le notifiche e-mail che puoi inviare ai clienti.

Notifica e-mail

Dettagli

Conferma iniziale

  • Facoltativo
  • Inviato immediatamente dopo la prenotazione di un appuntamento

Promemoria

  • Facoltativo
  • Invia fino a tre promemoria per appuntamento in orari personalizzabili
  • Sono inviati almeno un'ora prima di un appuntamento
  • Le email di promemoria controllano anche i promemoria con messaggi di testo
  • Se un cliente prenota un appuntamento in un orario più vicino a quello dell'e-mail di promemoria, c'è un periodo di tolleranza durante il quale il promemoria viene comunque inviato. Questo periodo di tolleranza corrisponde a circa un terzo del tempo tra il promemoria e l'appuntamento. Ad esempio, un promemoria impostato per l'invio 24 ore prima di un appuntamento sarà inviato comunque, se un cliente prenota con 16 ore di anticipo. Gli appuntamenti prenotati con meno di un'ora di anticipo potrebbero non ricevere un'e-mail di promemoria, anche se rientrano nel periodo di tolleranza.

Cancellazione

  • Facoltativo
  • Inviato immediatamente dopo che un appuntamento è stato annullato

Ripianificazione

  • Facoltativo
  • Inviato immediatamente dopo che un appuntamento è stato riprogrammato

Follow-up

  • Facoltativo
  • Invia fino a sei e-mail di follow-up fino a un anno dopo l'appuntamento
  • Tempistica personalizzabile

Pacchetto/ordine buono regalo

  • Inviata sempre
  • Inviata immediatamente dopo che un cliente acquista un pacchetto, un buono regalo o un abbonamento

Abbonamento pagato

  • Inviata sempre
  • Inviata dopo che un cliente riceve l'addebito automatico per un abbonamento in corso. Il cliente non riceverà questa notifica dopo l'acquisto iniziale di un abbonamento, ma la riceverà per i pagamenti successivi. 

Promemoria per il rinnovo dell'abbonamento

  • Facoltativo
  • Inviato prima che a un cliente venga addebitato il rinnovo dell'abbonamento

Abbonamento annullato

  • Inviata sempre
  • Inviata subito dopo la cancellazione di un abbonamento da parte di un cliente o il mancato pagamento di un abbonamento
  • Se annulli un abbonamento per il cliente, quest'ultimo non riceverà automaticamente un'e-mail. Puoi inviargli un'e-mail direttamente dopo aver annullato l'abbonamento.  

Personalizzare i modelli e-mail

Tutte le e-mail di Acuity utilizzano dei modelli, distinti dal modello e dal design del tuo sito. Ciascun tipo di e-mail inizia con un modello predefinito pronto per l'uso. In alternativa, puoi personalizzare il contenuto e il design delle e-mail in modo che siano in linea con il tuo brand. Considera di includere informazioni aggiuntive che i tuoi clienti potrebbero ritenere utili, come indicazioni stradali o contatti per eventuali domande.

Nota: le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?

Per modificare il modello di un'e-mail:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Seleziona il tipo di e-mail che desideri modificare.
  3. Se hai configurato più e-mail dello stesso tipo, come promemoria o follow-up, clicca sul pulsante relativo all'e-mail che desideri modificare. Di seguito troverai maggiori informazioni sui promemoria e sui follow-up.
Nota: le e-mail di follow-up sono disabilitate per impostazione predefinita e iniziano con un modello vuoto. Se il modello rimane vuoto, l'e-mail di follow-up non sarà inviata.
  1. Per modificare la riga dell'oggetto, clicca sul campo Oggetto dell'e-mail o Oggetto dell'e-mail /Messaggio di testo e aggiungi il nuovo testo. Puoi utilizzare una combinazione di testo e tag.
  2. Per modificare il corpo del messaggio, clicca sul campo di testo. Utilizza la barra degli strumenti di modifica per aggiungere testo, immagini, pulsanti e tag o modificare la formattazione, il tipo di carattere e i colori. Fai clic su <> per modificare il codice HTML.
  3. Per modificare il testo o il link di un pulsante, clicca sul pulsante, quindi su Modifica.
  4. Per eliminare un pulsante, evidenzia il testo del pulsante, quindi premi il tasto CANC. Per aggiungerne uno nuovo, clicca su Aggiungi pulsante nella barra degli strumenti di modifica.
  5. Per reimpostare un modello personalizzato, clicca su Usa modello predefinito nell'angolo in basso a destra, quindi clicca su OK. In tal modo, il modello personalizzato verrà eliminato definitivamente.
  6. Clicca su Salva modelli per salvare le modifiche.

Ricorda:

  • I modelli di e-mail non supportano i CSS.
  • I modelli di e-mail non supportano gli allegati, per evitare che le e-mail vengano contrassegnate come spam. Al contrario, è possibile aggiungere il contenuto a una pagina del sito e collegarlo ad esso.
  • Le immagini aggiunte ai modelli di e-mail devono essere in formato .jpg, .gif o .png e la dimensione massima consentita è di 1,5 MB.
  • I modelli e-mail non possono essere rinominati, ma i nomi dei modelli sono solo per uso interno e non vengono mostrati ai clienti.

Personalizzare i modelli per tipo di appuntamento

Potresti voler dare alla notifica e-mail un aspetto diverso a seconda del tipo di appuntamento. Per personalizzare un modello per un tipo di appuntamento, aggiungi un nuovo modello all'e-mail.

Nota: le notifiche di ordini per pacchetti/buoni regalo, abbonamenti pagati e abbonamenti annullati utilizzano un solo modello e non possono essere collegate a un tipo di appuntamento.

Per assegnare un modello a un tipo di appuntamento:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Seleziona il tipo di e-mail a cui stai assegnando un modello.
  3. Se hai configurato più e-mail dello stesso tipo (come promemoria o follow-up), fai clic sul pulsante relativo all'e-mail che desideri modificare.
  4. Clicca su Aggiungi nuovo modello.
  5. Selezionare i tipi di appuntamento che lo utilizzeranno.
  6. Clicca su Salva nuovo modello.
  7. Il nuovo modello verrà visualizzato sotto il modello originale. Fare clic sul nome del modello da modificare.

Per modificare i tipi di appuntamento utilizza un modello:

  1. Fai clic sul nome del tipo di appuntamento nel modello.
  2. Trascinalo in un modello diverso.

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Per eliminare un modello:

  1. Rimuovi tutti i tipi di appuntamento dal gruppo di modelli.
  2. Fai clic su Rimuovi questo modello.

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Promemoria

Puoi inviare e-mail di promemoria per ricordare ai clienti un appuntamento imminente.

Nella pagina Promemoria, ciascun messaggio di promemoria è rappresentato da un pulsante nella parte superiore della pagina. Ogni pulsante ha un'etichetta che mostra quando l'e-mail viene inviata.

Puoi inviare ai clienti fino a tre promemoria prima di un appuntamento. Per aggiungere o modificare un'e-mail di promemoria:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Promemoria.
  3. Per modificare un'e-mail di promemoria esistente, clicca sul relativo pulsante, quindi modifica il modello visualizzato di seguito. Per aggiungere una nuova e-mail di follow-up, clicca su Aggiungi ulteriori promemoria e-mail.
  4. Segui i passaggi sopra elencati per modificare un modello di e-mail.

Per interrompere l'invio di un'e-mail, rimuoverla:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Promemoria.
  3. Clicca su un pulsante per aprire un promemoria, poi clicca su Disabilita questo promemoria.
  4. Clicca su OK per confermare.

Per impedire l'invio di tutte le e-mail di promemoria, elimina tutte le e-mail di promemoria tranne una e assegna l'ultima e-mail di promemoria ai Tipi non attivi. È necessario che almeno un'email di promemoria rimanga nel nostro sistema. Tuttavia, impostandola su Inattivo, se ne impedirà l'invio.

Per modificare quando viene inviato un messaggio di promemoria:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Promemoria.
  3. Fai clic su un pulsante per aprire un promemoria.
  4. Modifica il campo Invia questo promemoria, quindi clicca su Salva modello. Puoi impostare i promemoria in modo che vengano inviati fino a un'ora prima dell'appuntamento del cliente.

Follow-up

Puoi inviare e-mail dopo gli appuntamenti per ringraziare, chiedere feedback o offrire sconti per appuntamenti futuri.

Con il piano Emerging, puoi inviare una sola e-mail di follow-up per appuntamento. Con i piani Growing o Powerhouse, puoi inviare fino a sei e-mail di follow-up per appuntamento.

Se il tuo piano consente l'invio di più di un'e-mail di follow-up, ciascuna di tali e-mail è rappresentata da un pulsante nella parte superiore della pagina. Ogni pulsante ha un'etichetta che mostra quando l'e-mail viene inviata. Follow-up 1 è il pulsante che viene visualizzato più a sinistra.

follow-up_emails.png

Per aggiungere o modificare un'e-mail di follow-up:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Follow-up.
  3. Per modificare un'e-mail di follow-up esistente, clicca sul relativo pulsante, quindi modifica il modello visualizzato di seguito. Per aggiungere una nuova e-mail di follow-up, clicca su Aggiungi un'e-mail di follow-up.
  4. Segui i passaggi sopra elencati per modificare un modello di e-mail.

Per eliminare un modello di email di follow-up:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Follow-up.
  3. Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
  4. Clicca su Disabilita questo follow-up, quindi su OK.

Per interrompere l'invio di un'e-mail di follow-up e salvare il modello:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Follow-up.
  3. Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
  4. Trascina tutti i tipi di appuntamento nella casella Tipi non attivi.

Per modificare quando viene inviata un'e-mail di follow-up:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Follow-up.
  3. Fai clic sul pulsante dell'e-mail esistente.
  4. Modifica il campo Invia questo follow-up. Per inviare intervalli inferiori a un giorno, utilizza i punti decimali. L'intervallo minimo è pari a 0,01 giorni o circa 14 minuti. L'intervallo massimo è pari a 365 giorni.
  5. Clicca su Salva modello.

Per inviare e-mail di follow-up solo ai clienti che non hanno prenotato un altro appuntamento:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Follow-up.
  3. Seleziona Invia solo follow-up se il cliente non ha appuntamenti nell'immediato futuro. Se invii più di un'e-mail di follow-up, questa impostazione verrà applicata a ognuna di esse. Le e-mail di follow-up continueranno a essere inviate fino a quando il cliente non prenoterà un appuntamento. 

Inviare un sondaggio ai clienti

Puoi utilizzare le e-mail di follow-up automatizzate di Acuity per inviare ai clienti un sondaggio. Non è possibile fare in modo che Acuity richieda ai clienti di compilare dei moduli dopo un appuntamento, ma puoi utilizzare l'e-mail di follow-up per indirizzare i clienti a un sondaggio creato in un altro servizio, come Google Forms o Wufoo. Per farlo, inserisci un link al sondaggio nel tuo modello di e-mail di follow-up.

Promemoria per il rinnovo dell'abbonamento

Puoi inviare ai clienti e-mail automatiche per informarli che i loro abbonamenti si rinnoveranno a breve. Queste e-mail possono essere attivate o disattivate per ogni abbonamento offerto, ma non è possibile personalizzare il contenuto dell'e-mail.

In alcune giurisdizioni, le aziende sono legalmente tenute a inviare promemoria per il rinnovo dell'abbonamento ai propri clienti. Le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento di Acuity sono disattivate per impostazione predefinita.

Sei tu a doverti tenere aggiornato sulle leggi sul rinnovo automatico applicabili al tuo caso. Come indicato nei nostri Termini di servizio, Squarespace non fornisce consigli o consulenze su leggi o requisiti normativi.

Ogni e-mail deve includere:

  • Il nome della tua attività
  • Il nome dell'abbonamento acquistato, a meno che tu non abbia attivato le impostazioni conformi allo standard HIPAA di Scheduling
  • Il giorno previsto per il rinnovo dell'abbonamento
  • La durata del rinnovo
  • L'importo dell'abbonamento
  • Un link che il cliente può utilizzare per annullare l'abbonamento o aggiornare i dati di pagamento

Il giorno di invio delle e-mail dipende dalla frequenza di rinnovo dell'abbonamento.

Per gli abbonamenti che si rinnovano ogni

L'e-mail viene inviata

una, due o tre settimane

due giorni prima del rinnovo

quattro, cinque o sei settimane

sette giorni prima del rinnovo

tre, sei o dodici mesi

20 giorni prima del rinnovo

Attivare le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento:

Per attivare le e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento:

  1. Apri il pannello Pacchetti, regali e abbonamenti: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Fai clic su Modifica accanto all'abbonamento che desideri modificare.
  3. Seleziona o deseleziona la casella per l'invio dell'e-mail di promemoria per il rinnovo dell'abbonamento.
  4. Clicca su Aggiorna abbonamento.

Personalizzare con i tag

Puoi aggiungere dei tag a un modello e-mail per estrarre le informazioni da un appuntamento, ad esempio il nome di un cliente, la data dell'appuntamento o la descrizione del tipo di appuntamento. I modelli di e-mail utilizzano anche tag che richiamano le risposte al modulo di accettazione del cliente. Puoi inserire i tag manualmente oppure fare clic su Inserisci campo e scegliere un tag dall'elenco.

Inviti al calendario

Per impostazione predefinita, i modelli di e-mail di conferma e di promemoria includono i pulsanti del calendario che consentono ai clienti di aggiungere gli appuntamenti ai loro calendari.

Se hai rimosso questi pulsanti, puoi aggiungerli nuovamente utilizzando il menu a discesa Aggiungi pulsante. Inoltre, puoi utilizzare i tag per aggiungere inviti al calendario che si presentano sotto forma di link anziché di pulsanti.

Non è possibile personalizzare il contenuto di questi inviti. Se un appuntamento viene riprogrammato, il tuo cliente dovrà aggiungere le informazioni aggiornate dell'evento al suo calendario utilizzando l'invito contenuto nell'e-mail di riprogrammazione.

Chi riceve le risposte

Le risposte dei clienti vengono inviate al proprietario del sito per impostazione predefinita. È possibile personalizzare questo parametro per ogni calendario.

Per modificare chi riceve le risposte dei clienti alle notifiche degli appuntamenti:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Individua il calendario che desideri eliminare e fai su Impostazioni calendario.
  3. Modifica l'indirizzo e-mail nel campo Invia risposte a.
  4. Clicca su Salva modifiche.

Interrompere l'invio di e-mail per tipi di appuntamenti specifici

Per interrompere l'invio di una notifica e-mail per un tipo di appuntamento specifico:

  1. Apri il pannello Impostazioni e-mail: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca sul tipo di e-mail di cui vuoi interrompere l'invio.
  3. Trascina il nome del tipo di appuntamento nella casella Tipi non attivi.

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Note:
  • La disattivazione di una notifica e-mail per i client disattiva la notifica equivalente per te e il tuo staff. Se disattivi l'e-mail di promemoria che genera SMS di promemoria, anche il promemoria sarà disabilitato.
  • Se disattivi tutti i tipi di appuntamento che utilizzano un modello e-mail personalizzato, Acuity eliminerà il modello personalizzato. Se desideri salvarlo per un secondo momento, copia il contenuto del modello in un'altra applicazione e salvalo lì.

Inviare notifiche e-mail a più destinatari

Per inviare notifiche e-mail per un appuntamento a più di un indirizzo, modifica i dettagli dell'appuntamento in modo che il campo e-mail includa più indirizzi e-mail separati da virgole. Acuity invierà quindi le notifiche a tutti gli indirizzi e-mail elencati.

Verificare se i clienti hanno ricevuto le notifiche e-mail

Per visualizzare i messaggi inviati per un appuntamento, fai clic sull'appuntamento per vederne i dettagli e poi su Visualizza tutte le modifiche e le notifiche inviate. Il registro delle modifiche mostra tutte le e-mail e i messaggi di testo inviati in merito.

Invia nuovamente le e-mail di conferma

Puoi inviare nuovamente a un cliente l'e-mail di conferma iniziale per il prossimo appuntamento. Non è possibile inviare nuovamente e-mail di conferma per appuntamenti passati o inviare nuovamente altri tipi di e-mail, come i promemoria.

Per inviare nuovamente le e-mail di conferma:

  1. Apri il pannello Calendario: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Fai clic su l'icona dell'ingranaggio, quindi fai clic su Invia nuovamente l'e-mail di conferma.
Nota: quando i clienti prenotano appuntamenti ricorrenti, ricevono un'unica e-mail di conferma che riguarda tutti gli appuntamenti. Per inviare nuovamente la conferma per gli appuntamenti ricorrenti, segui i passaggi precedenti per ogni appuntamento separatamente.

Chiedere ai clienti di aggiungere Acuity all'elenco dei mittenti sicuri

Se il tuo cliente si aspettava una notifica e-mail, ma non l'ha ricevuta, inizia chiedendogli di controllare l'e-mail mancante nella cartella spam o nella posta indesiderata. Se le e-mail di finiscono in un filtro antispam, chiedi al cliente di aggiungere scheduling@acuityscheduling.com all'elenco dei mittenti attendibili.

Se le notifiche di Acuity mancanti non sono state catturate da un filtro antispam, chiedi all'ISP o al provider di hosting che riceve le e-mail di aggiungere gli indirizzi e-mail e gli indirizzi IP di Acuity a un elenco di mittenti attendibili. Il provider di hosting può aggiungere gli indirizzi e-mail sopra indicati o gli indirizzi IP dei nostri mailserver:

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

Ulteriori risoluzioni dei problemi

Se i client non ricevono le notifiche e-mail, potrebbe essere per i seguenti problemi:

  • Indirizzi delle iscrizioni annullate: i clienti possono annullare l'iscrizione ai promemoria degli appuntamenti di Acuity e alle e-mail di follow-up cliccando su Annulla iscrizione nella parte inferiore di queste e-mail. Se i clienti annullano l'iscrizione a follow-up e promemoria per gli appuntamenti, riceveranno comunque notifiche di transazione, come conferme degli appuntamenti, notifiche di riprogrammazione e conferme di pagamento dell'abbonamento. Non è possibile iscriverli nuovamente ai promemoria degli appuntamenti e alle e-mail di follow-up, tuttavia se aprono una di queste e-mail e cliccano di nuovo su Annulla l'iscrizione, Acuity chiederà loro di riabbonarsi.
  • Segnalazioni di spam - Se il cliente contrassegna il tuo messaggio come spam, Acuity non invierà più promemoria di appuntamenti o e-mail di follow-up. Se si è trattato di un errore da parte del cliente, contatta l'Assistenza clienti e provvederemo a rimuovere l'indirizzo e-mail dall'elenco degli indirizzi bloccati.
  • Notifiche disabilitate - Verifica di non aver disabilitato le notifiche per il tipo di appuntamento in questione.
  • L'utente di Acuity ha scelto di non inviare notifiche - Quando gli utenti di Acuity pianificano, riprogrammano o annullano un appuntamento, possono scegliere di saltare la notifica automatica al cliente. Acuity registra la decisione di non inviare la notifica nel registro delle modifiche degli appuntamenti.
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