Notifications par e-mail pour les clients d’Acuity Scheduling

Envoyez à vos clients des mises à jour et des rappels automatisés et personnalisés concernant leurs rendez-vous.

Dans Acuity, vous pouvez envoyer des e-mails automatisés aux clients concernant leurs rendez-vous, leurs packs et leurs abonnements. Les e-mails sont envoyés de scheduling@acuityscheduling.com et le nom de l’expéditeur correspondra au nom de l’entreprise associé à votre compte. 

Ce guide passe en revue les notifications que vous pouvez envoyer et comment les personnaliser.

Les utilisateurs d’un forfait payant, quel qu’il soit, peuvent personnaliser les notifications par e-mail, ce qui n’est pas le cas des personnes qui utilisent une version d’essai.

Avant de commencer

Considérations HIPAA

Si votre compte est compatible HIPAA, consultez l’article Acuity Scheduling et HIPAA.

Autres e-mails et notifications que vous pouvez envoyer

Il existe d'autres façons de communiquer avec les clients et les employés :

Notifications par e-mail disponibles

Utilisez le tableau ci-dessous pour consulter les notifications par e-mail que vous pouvez envoyer aux clients.

Notification par e-mail

Détails

Confirmation initiale

  • Facultatif
  • Envoyé immédiatement après la réservation d'un rendez-vous

Rappels

  • Facultatif
  • Envoyer jusqu'à trois rappels par rendez-vous et le moment de l'envoi est personnalisable
  • Les rappels sont envoyés au moins une heure avant un rendez-vous
  • Si un client prend un rendez-vous à une date plus proche que celle prévue pour l’envoi de l’e-mail de rappel, il existe un délai pendant lequel le rappel est quand même envoyé. Ce délai correspond à environ un tiers du temps qui s’écoule entre le rappel et le rendez-vous. Par exemple, si l’envoi d’un rappel est programmé 24 heures avant un rendez-vous, il sera envoyé même si un client effectue une réservation pour un rendez-vous qui aura lieu dans 16 heures. Les rendez-vous pris moins d’une heure à l’avance peuvent ne pas recevoir d’e-mail de rappel, même s’ils se situent dans la période de réflexion.

Annulation

  • Facultatif
  • Envoyé immédiatement après l’annulation d’un rendez-vous

Reprogrammation de rendez-vous

  • Facultatif
  • Envoyé immédiatement après le report d'un rendez-vous

Suivis

  • Facultatif
  • Envoyer jusqu’à six e-mails de suivi dans un délai d’un an après un rendez-vous.
  • Heure personnalisable

Commande de packs ou de chèques-cadeaux

  • Toujours envoyé
  • Envoyé immédiatement après l’achat d’un pack, d’un chèque-cadeau ou d’un abonnement par un client

Abonnement payé

  • Toujours envoyé
  • Envoyé après qu’un abonnement récurrent est automatiquement facturé à un client. Le client ne recevra pas cette notification après l’achat initial d’un abonnement, mais il la recevra pour les prochains paiements de l’abonnement. 

Rappel de renouvellement d’abonnement

  • Facultatif
  • Envoyé avant qu’un client ne soit facturé pour le renouvellement d’un abonnement

Abonnement résilié

  • Toujours envoyé
  • Envoyé immédiatement après qu’un client annule un abonnement ou que le paiement d’un abonnement échoue
  • Si vous annulez un abonnement pour le client, aucun e-mail n’est automatiquement envoyé. Vous pouvez envoyer un e-mail au client directement après avoir annulé son abonnement.  

Personnaliser les templates des e-mails

Tous les e-mails d’Acuity utilisent des templates, qui sont distincts du template et du design de votre site. Chaque type d’e-mail dispose d’un template par défaut. Vous pouvez utiliser ce template par défaut tel quel ou adapter à votre marque le contenu et le design de l’e-mail. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires dont vos clients peuvent avoir besoin, telles que les indications d’accès ou les personnes à contacter en cas de question.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity, qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Pour modifier un template d’e-mail :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Sélectionnez le type d’e-mail que vous souhaitez modifier.
  3. Si vous avez plusieurs e-mails du même type, comme les rappels ou les suivis, cliquez sur le bouton correspondant à l’e-mail que vous souhaitez modifier. Vous trouverez plus d’informations sur les rappels et les suivis ci-dessous.
Remarque : les e-mails de suivi sont désactivés par défaut et leur template est vide au départ. Si le template d’e-mail de suivi est vide, l’e-mail ne sera pas envoyé.
  1. Pour modifier l’objet, cliquez dans le champ Objet de l’e-mail ou Objet de l’e-mail/SMS et saisissez votre texte. Vous pouvez associer texte et tags.
  2. Pour modifier le corps du message, cliquez dans le champ de texte. Utilisez la barre d’outils d’édition pour ajouter du texte, des images, des boutons et des tags. Vous pouvez également changer la mise en forme, la police et les couleurs. Cliquez sur <> pour modifier le code HTML.
  3. Pour modifier le texte ou le lien d’un bouton, cliquez sur le bouton, puis sur Modifier.
  4. Pour supprimer un bouton, mettez en surbrillance le texte de ce dernier et appuyez sur Supprimer. Pour ajouter un nouveau bouton, cliquez sur Ajouter un bouton dans la barre d’outils d’édition.
  5. Pour réinitialiser un template personnalisé, cliquez sur Utiliser le template par défaut en bas à droite, puis cliquez sur OK. Le template personnalisé sera supprimé définitivement.
  6. Cliquez sur Enregistrer le template pour enregistrer vos modifications.

À retenir :

  • Les templates d’e-mail ne prennent pas en charge le code CSS.
  • Les templates d’e-mail ne prennent pas en charge les pièces jointes, ceci afin d’éviter que vos e-mails ne soient considérés comme du spam. Vous pouvez cependant ajouter le contenu sur une page de votre site et ajouter un lien vers ce contenu.
  • Les images ajoutées aux templates d’e-mail doivent être au format .jpg, .gif, ou .png. La taille maximale du fichier est de 1,5 Mo.
  • Les templates d'e-mail ne peuvent pas être renommés, mais notez que les clients ne voient pas leurs noms, car ceux-ci sont réservés à un usage interne.

Personnaliser les templates par type de rendez-vous

Si vous souhaitez que la notification par e-mail soit différente selon le type de rendez-vous, personnalisez un template pour un type de rendez-vous, puis ajoutez un nouveau template à l’e-mail.

Remarque : les notifications Commande de packs ou de chèques-cadeaux, Abonnement payé et Abonnement annulé n’utilisent qu’un seul modèle et ne peuvent pas être liées à un type de rendez-vous.

Pour affecter un template à un type de rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Sélectionnez le type d’e-mail auquel vous attribuez un template.
  3. Si vous avez configuré plusieurs e-mails du même type (comme les rappels ou les e-mails de suivi), cliquez sur le bouton correspondant à l’e-mail que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur Ajouter un nouveau template.
  5. Sélectionnez les types de rendez-vous qui doivent l’utiliser.
  6. Cliquez sur Enregistrer un nouveau template.
  7. Le nouveau template apparaît en dessous du template d’origine. Pour modifier le template, cliquez sur son nom.

Pour changer les types de rendez-vous qui utilisent un certain template :

  1. Cliquez sur le nom du type de rendez-vous dans le template.
  2. Faites-le glisser vers un autre template.

move_to_new_template.jpg

Pour supprimer un template :

  1. Retirez tous les types de rendez-vous du groupe de templates.
  2. Cliquez sur Supprimer ce template.

remove_this_template.jpg

Rappels

Vous pouvez envoyer des e-mails de rappel pour rappeler aux clients un rendez-vous à venir.

Dans la page Rappels, chaque e-mail de rappel est représenté par un bouton en haut de la page. Chaque bouton a une étiquette indiquant quand cet e-mail est envoyé.

Vous pouvez envoyer aux clients jusqu’à trois e-mails de rappel avant un rendez-vous. Pour ajouter ou modifier un e-mail de rappel :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Rappels.
  3. Pour modifier un e-mail de rappel, cliquez sur le bouton de ce dernier, puis modifiez le template qui s’affiche en dessous. Pour ajouter un nouvel e-mail de rappel, cliquez sur Ajouter un e-mail de rappel supplémentaire.
  4. Suivez les étapes ci-dessus pour modifier un template d’e-mail.

Pour qu’un e-mail ne soit pas envoyé, supprimez-le :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Rappels.
  3. Cliquez sur un bouton pour ouvrir le rappel correspondant, puis cliquez sur Désactiver ce rappel.
  4. Cliquez sur OK pour confirmer l’opération.

Pour qu’aucun e-mail de rappel ne soit envoyé, supprimez tous les e-mails de rappel, sauf un auquel vous devrez attribuer la catégorie Types inactifs. Vous devez toujours avoir au moins un e-mail de rappel, mais en le définissant comme inactif, celui-ci ne sera pas envoyé.

Pour changer le moment où un e-mail de rappel est envoyé :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Rappels.
  3. Cliquez sur un bouton pour ouvrir un rappel.
  4. Modifiez le champ Envoyer ce rappel, puis cliquez sur Enregistrer le template. Les rappels peuvent être définis pour être envoyés jusqu’à une heure avant le rendez-vous du client.

Suivis

Vous pouvez envoyer des e-mails après un rendez-vous pour remercier votre client, lui demander s’il souhaite faire des commentaires ou lui offrir une réduction qu’il pourra utiliser pour de prochains rendez-vous.

Dans le cadre du forfait Emerging, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi par rendez-vous. Pour les forfaits Growing ou Powerhouse, vous pouvez envoyer jusqu’à six e-mails de suivi par rendez-vous.

Si votre forfait vous permet d’envoyer plus d’un e-mail de suivi, chaque e-mail de suivi est représenté par un bouton en haut de la page. Chaque bouton a une étiquette indiquant quand cet e-mail est envoyé. 

follow-up email buttons.jpg

Pour ajouter ou modifier un e-mail de suivi :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Suivis.
  3. Pour modifier un e-mail de suivi, cliquez sur le bouton de ce dernier, puis modifiez le template qui s’affiche en dessous. Pour ajouter un nouvel e-mail de suivi, cliquez sur Ajouter un suivi.
  4. Suivez les étapes ci-dessus pour modifier un template d’e-mail.

Pour supprimer un template d’e-mail de suivi :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Suivis.
  3. Cliquez sur le bouton de l’e-mail existant.
  4. Cliquez sur Désactiver ce suivi, puis sur OK.

Pour arrêter d’envoyer un e-mail de suivi et enregistrer votre template :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Suivis.
  3. Cliquez sur le bouton de l’e-mail existant.
  4. Faites glisser tous les types de rendez-vous dans la zone Types inactifs.

Pour changer le moment où un e-mail de suivi est envoyé :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Suivis.
  3. Cliquez sur le bouton de l’e-mail existant.
  4. Modifiez le champ Envoyer ce suivi. Utilisez une virgule pour l’envoyer à un intervalle inférieur à un jour. L’intervalle minimal est de 0,01 jour, soit environ 14 minutes. L’intervalle maximal est de 365 jours.
  5. Cliquez sur Enregistrer le template.

Pour envoyer uniquement les e-mails de suivi aux clients qui n’ont pas pris d’autre rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Suivis.
  3. Sélectionnez Envoyer uniquement l’e-mail de suivi si le client n’a pas de rendez-vous ultérieurs. Si vous envoyez plusieurs e-mails de suivi, ce paramètre s’appliquera à chaque e-mail. Les e-mails de suivi continueront d’être envoyés jusqu’à ce que le client prenne rendez-vous. 

Envoyer un sondage à vos clients

Vous pouvez utiliser les e-mails de suivi automatisés d’Acuity pour envoyer un sondage aux clients. Dans Acuity, il n’est pas possible d’inviter les clients à remplir des formulaires après un rendez-vous, mais vous pouvez utiliser votre e-mail de suivi pour envoyer des clients vers un sondage que vous avez créé dans un autre service, comme Google Forms ou Wufoo. Pour cela, ajoutez un lien vers votre sondage dans votre template d’e-mail de suivi.

Rappels de renouvellement d’abonnement

Vous pouvez envoyer à vos clients des e-mails automatisés les informant que leurs abonnements seront bientôt renouvelés. Vous pouvez activer ou désactiver ces e-mails pour chaque abonnement que vous proposez, mais il n’est pas possible de personnaliser le contenu de l’e-mail.

Dans certaines juridictions, les entreprises sont légalement tenues d’envoyer des rappels de renouvellement d’abonnement à leurs clients. Les e-mails de rappel de renouvellement d’abonnement d’Acuity sont désactivés par défaut.

Il est de votre responsabilité de respecter toutes les lois de renouvellement automatique qui s’appliquent. Comme indiqué dans nos Conditions d’utilisation, Squarespace ne fournit ni conseils, ni recommandations concernant les lois ou les exigences réglementaires.

Chaque e-mail inclut :

  • Le nom de votre entreprise
  • Le nom de l’abonnement acheté, sauf si vous avez activé les paramètres de conformité à la loi HIPAA de Scheduling
  • Quand l’abonnement sera renouvelé
  • Combien de temps le renouvellement sera valable
  • Combien le client sera facturé
  • Un lien que le client peut utiliser pour annuler son abonnement ou mettre à jour ses informations de paiement

Le moment où les e-mails sont envoyés dépend de la fréquence de renouvellement de l’abonnement.

Pour les abonnements qui se renouvellent chaque

L’e-mail est envoyé

Une, deux ou trois semaines

Deux jours avant le renouvellement

Quatre, cinq ou six semaines

Sept jours avant le renouvellement

Trois, six ou douze mois

20 jours avant le renouvellement

Activer les e-mails de rappel de renouvellement d’abonnement

Pour activer les e-mails de rappel de renouvellement d’abonnement :

  1. Ouvrez le panneau Packs, cadeaux et abonnements : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Modifier pour l’abonnement que vous souhaitez modifier.
  3. Cochez ou décochez la case relative à l’envoi d’un e-mail de rappel de renouvellement d’abonnement.
  4. Cliquez sur Mettre à jour l’abonnement.

Personnaliser avec des tags

Vous pouvez ajouter des tags à un template d’e-mail pour récupérer des informations sur un rendez-vous, comme le nom d’un client, la date du rendez-vous ou la description du type de rendez-vous. Les templates d’e-mail utilisent également des tags qui récupèrent les réponses fournies par votre client dans le formulaire de renseignements. Vous pouvez saisir des tags manuellement ou cliquer sur Insérer un champ et choisir un tag dans la liste.

Invitations de calendrier

Par défaut, les templates d’e-mails de confirmation et de rappel incluent des boutons de calendrier que vos clients peuvent utiliser pour ajouter leurs rendez-vous à leur calendrier.

Si vous avez supprimé ces boutons, vous pouvez les ajouter à nouveau à l’aide du menu déroulant Ajouter un bouton. Vous pouvez également utiliser des tags pour ajouter des invitations de calendrier qui prennent la forme de liens plutôt que de boutons.

Il n’est pas possible de personnaliser le contenu de ces invitations. Si un rendez-vous est reprogrammé, votre client devra ajouter les informations mises à jour sur l’événement à son calendrier à l’aide de l’invitation figurant dans son e-mail de reprogrammation.

Destinataire des réponses

Les réponses des clients sont envoyées par défaut au propriétaire du site, mais vous pouvez changer le destinataire pour chaque calendrier.

Pour changer les destinataires des réponses des clients aux notifications de rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Trouvez le calendrier à personnaliser et cliquez sur Paramètres du calendrier.
  3. Modifiez l’adresse e-mail dans le champ Envoyer les réponses à.
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Arrêter d’envoyer des e-mails pour des types de rendez-vous spécifiques

Pour arrêter d’envoyer une notification par e-mail pour un type de rendez-vous spécifique :

  1. Ouvrez le panneau Paramètres d’e-mail : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur le type de l’e-mail que vous ne souhaitez plus envoyer.
  3. Cliquez sur le nom du type de rendez-vous et faites-le glisser dans la zone Types inactifs.

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Remarques :
  • La désactivation d’une notification par e-mail pour les clients désactivera la notification équivalente pour vous et votre équipe. Si vous désactivez l’e-mail de rappel qui génère des rappels par SMS, is seront également désactivés.
  • Si vous désactivez tous les types de rendez-vous qui utilisent un template d’e-mail personnalisé, Acuity supprimera le template personnalisé. Si vous souhaitez l’enregistrer pour plus tard, copiez le contenu du template dans une autre application et enregistrez-le.

Envoyer des notifications par e-mail à plusieurs destinataires

Afin d’envoyer à plusieurs adresses des notifications par e-mail pour un rendez-vous, modifiez les détails du rendez-vous afin que le champ e-mail inclue plusieurs adresses e-mail séparées par une virgule. Acuity enverra alors les notifications à toutes les adresses e-mail répertoriées.

Vérifier si les clients ont reçu les notifications par e-mail

Si vous voulez voir les messages envoyés pour un rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous pour accéder aux détails, puis cliquez sur Voir toutes les modifications et les notifications envoyées. Tous les e-mails et SMS envoyés pour le rendez-vous sont affichés dans le journal des modifications.

Renvoyer des e-mails de confirmation

Vous pouvez renvoyer l'e-mail de confirmation initial à votre client pour son prochain rendez-vous. Il n'est pas possible de renvoyer des e-mails de confirmation pour des rendez-vous antérieurs ou de renvoyer d'autres types d'e-mails, tels que des rappels.

Pour renvoyer les e-mails de confirmation :

  1. Ouvrez le panneau Calendrier : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur l'icône d'engrenage, puis cliquez sur Renvoyer un e-mail de confirmation.
Remarque : lorsque les clients prennent des rendez-vous récurrents, ils reçoivent un e-mail de confirmation pour l’ensemble de ces rendez-vous. Pour renvoyer la confirmation des rendez-vous récurrents, suivez les étapes ci-dessus pour chaque rendez-vous.

Demander aux clients d’ajouter Acuity à leur liste des expéditeurs approuvés

Si votre client s’attendait à recevoir une notification par e-mail mais qu’il ne l’a pas reçue, commencez par lui demander de consulter son dossier de courrier indésirable ou de spam. Si les e-mails sont bloqués par un filtre anti-spam, demandez au client d’ajouter l’adresse scheduling@acuityscheduling.com à la liste des expéditeurs approuvés.

Si les notifications d’Acuity ne sont pas bloquées par un filtre anti-spam, demandez au fournisseur d’accès Internet ou à l’hébergeur qui reçoit les e-mails d’ajouter les adresses e-mail et les adresses IP d’Acuity à une liste d’expéditeurs approuvés. L’hébergeur peut ajouter les adresses e-mail ci-dessus ou les adresses IP de notre serveur de messagerie :

  • 149.72.52.197
  • 149.72.90.69
  • 149.72.227.216
  • 149.72.242.200
  • 168.245.51.104
  • 198.37.159.6

Conseils de dépannage supplémentaires

Si les clients ne reçoivent pas vos notifications par e-mail, cela peut être lié à ces problèmes :

  • Adresses désabonnées : les clients peuvent se désinscrire des rappels de rendez-vous et des e-mails de suivi d’Acuity en cliquant sur Se désabonner au bas de ces e-mails. Si les clients se désabonnent des suivis et des rappels de rendez-vous, ils recevront toujours des notifications de transaction, telles que des confirmations de rendez-vous, des notifications de reprogrammation et des confirmations de paiement d’abonnement.  Vous ne pouvez pas vous-même réabonner des clients aux rappels de rendez-vous et aux e-mails de suivi. Toutefois, s’ils ouvrent l’un de ces e-mails et cliquent à nouveau sur Se désabonner, Acuity les invitera à se réabonner.
  • Signalements de spam : si le client marque votre message comme spam, Acuity ne lui enverra plus d’e-mails de rappel de rendez-vous ou de suivi. Si le client l’a fait accidentellement, contactez l’assistance client afin que nous puissions retirer l’adresse e-mail de la liste des adresses bloquées.
  • Notifications désactivées - Vérifiez que vous n’avez pas désactivé les notifications pour le type de rendez-vous concerné.
  • Vous ou un membre de votre personnel avez choisi de ne pas en envoyer : lorsque vous ou un membre de votre personnel planifiez, reprogrammez ou annulez un rendez-vous, vous avez la possibilité de choisir de ne pas envoyer de notification automatique au client. Dans ce cas, cela sera enregistré dans le journal des modifications du rendez-vous.
  • Caractères spéciaux dans le nom de votre entreprise : si le nom que vous avez saisi pour votre entreprise dans Acuity comprend des caractères spéciaux tels que des émojis, des deux-points ou des trémas, certains programmes de messagerie peuvent rejeter les e-mails de vos clients. Les e-mails utilisent le nom de votre entreprise comme nom d’expéditeur, et certains programmes rejettent les e-mails contenant des caractères spéciaux dans le nom de l’expéditeur.
  • Templates obsolètes : si vous avez mis à jour vos e-mails automatisés et que les clients reçoivent toujours des e-mails basés sur d’anciens templates, recherchez un template qui n’a pas été mis à jour. Si vous envoyez plusieurs e-mails de rappel ou de suivi ou si vous disposez de plusieurs templates pour un e-mail automatisé, vérifiez que tous les templates ont été mis à jour.
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