Notifications par e-mail pour les clients

Envoyez à vos clients des mises à jour et des rappels automatisés et personnalisés concernant leurs rendez-vous.

Dans Acuity, vous pouvez envoyer des e-mails automatisés aux clients concernant leurs rendez-vous, leurs packs et leurs abonnements.

Ce guide passe en revue les différentes notifications que vous pouvez envoyer. Apprenez à personnaliser vos notifications automatiques par e-mail.

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Notifications par e-mail disponibles

Utilisez le tableau ci-dessous pour consulter les notifications par e-mail que vous pouvez envoyer aux clients.

Notification par e-mail	Détails
Confirmation de réservation	Facultatif Envoyé immédiatement après la réservation d'un rendez-vous Peut être renvoyé
Confirmation d’annulation	Facultatif Envoyé immédiatement après l’annulation d’un rendez-vous
Confirmation de reprogrammation	Facultatif Envoyé immédiatement après le report d'un rendez-vous
Rappels	Facultatif Envoyer jusqu'à trois rappels par rendez-vous et le moment de l'envoi est personnalisable Les rappels sont envoyés au moins une heure avant un rendez-vous Si un client prend un rendez-vous à une date plus proche que celle prévue pour l’envoi de l’e-mail de rappel, il existe un délai pendant lequel le rappel est quand même envoyé. Ce délai correspond à environ un tiers du temps qui s’écoule entre le rappel et le rendez-vous. Par exemple, si l’envoi d’un rappel est programmé 24 heures avant un rendez-vous, il sera envoyé même si un client effectue une réservation pour un rendez-vous qui aura lieu dans 16 heures. Les rendez-vous pris moins d’une heure à l’avance peuvent ne pas recevoir d’e-mail de rappel, même s’ils se situent dans la période de réflexion.
Suivis	Facultatif Envoyer jusqu’à six e-mails de suivi dans un délai d’un an après un rendez-vous. Heure personnalisable
Reçu de rendez-vous	Facultatif Envoyé automatiquement aux clients qui payent leur rendez-vous Peut également être envoyé lorsque le paiement est perçu ou enregistré par vous ou votre personnel
Reçu du pack ou du chèque-cadeau	Toujours envoyé Envoyé immédiatement après l’achat d’un pack, d’un chèque-cadeau ou d’un abonnement par un client
Reçu d’abonnement	Toujours envoyé Envoyé après qu’un abonnement récurrent est automatiquement facturé à un client. Le client ne recevra pas cette notification après l’achat initial d’un abonnement, mais il la recevra pour les prochains paiements de l’abonnement.
Rappel de renouvellement d’abonnement	Facultatif Envoyé avant qu’un client ne soit facturé pour le renouvellement d’un abonnement
Résiliation d’abonnement	Toujours envoyé Envoyé immédiatement après qu’un client annule un abonnement ou que le paiement d’un abonnement échoue Si vous annulez un abonnement pour le client, aucun e-mail n’est automatiquement envoyé. Vous pouvez envoyer un e-mail au client directement après avoir annulé son abonnement.

Informations sur l’expéditeur

Les e-mails automatisés sont envoyés de scheduling@acuityscheduling.com ou de scheduling@acuityscheduling-mail.com. Le nom de l’expéditeur correspond au nom d’entreprise que vous avez saisi dans Acuity. Si vous n’avez pas saisi de nom d’entreprise, le nom de l’expéditeur est l’adresse e-mail du titulaire du compte Acuity.

Destinataire des réponses

Par défaut, les réponses des clients sont envoyées au titulaire du compte. Vous pouvez utiliser les paramètres du calendrier pour modifier la destination de certaines réponses.

Modifier le destinataire des réponses

Pour modifier le destinataire de certaines réponses des clients :

Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
Trouvez le calendrier à personnaliser et cliquez sur Paramètres du calendrier.
Modifiez l’adresse e-mail dans le champ Envoyer les réponses à. Il est impossible de saisir plus d’une adresse e-mail dans ce champ.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.

HIPAA et e-mails automatisés

Si votre compte est compatible HIPAA, consultez l’article Acuity Scheduling et HIPAA.

Envoyer des notifications par e-mail à plusieurs destinataires

Si vous voulez envoyer à plusieurs adresses des notifications par e-mail pour un rendez-vous, modifiez les détails du rendez-vous et incluez toutes les adresses e-mail dans le champ E-mail. Séparez les adresses e-mail par une virgule.

Désactiver les notifications par e-mail

Apprenez à désactiver les ‌notifications par e-mail pour certains types de rendez-vous ou pour tous les types de rendez-vous.

Autres notifications que vous pouvez envoyer

Il existe d'autres façons de communiquer avec les clients et les employés :

Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS avec les forfaits Standard ou Growing et Premium ou Powerhouse.
Envoyer à vous et à votre personnel des notifications de rendez-vous internes et des ordres du jour. Vous pouvez être informé des rendez-vous nouveaux, reprogrammés ou annulés.
Envoyer des e-mails marketing avec les Campagnes e-mail Squarespace.

Envoyer d’autres e-mails aux clients

Acuity envoie automatiquement des e-mails aux clients qui effectuent une transaction (comme la confirmation de réservation et les reçus d’achat de packs) ou en fonction d’un rendez-vous spécifique (comme des e-mails de rappel et de suivi).

Il n’est pas possible d’utiliser Acuity pour envoyer directement aux clients un e-mail marketing, une newsletter ou un message informatif. Vous pouvez cependant :

connecter Acuity à une application de marketing par e-mail ;
exporter des informations d’Acuity vers un fichier .CSV, puis copier les adresses e-mail du fichier dans votre programme de messagerie.

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