Corrigez les problèmes qui réduisent de façon inattendue le nombre de créneaux de rendez-vous que les clients voient
Ce guide décrit les étapes à suivre pour résoudre le problème et vous assurer que vos disponibilités sont exactes et à jour.
Utilisez ce guide si votre outil de prise de rendez-vous affiche moins d’heures de rendez-vous disponibles que prévu ou s’il n’indique aucune heure de rendez-vous disponible. Si les clients ne voient aucune place disponible, votre outil de prise de rendez-vous affichera le message suivant : « La prise de rendez-vous en ligne est actuellement indisponible. Veuillez contacter directement l’entreprise. »
Suivez les étapes ci-dessous pour résoudre les problèmes de disponibilité courants.
Vérifier votre disponibilité
Vérifiez que vos heures de disponibilité ont été correctement entrées, en particulier si vous utilisez un système horaire sur 12 heures (matin/après-midi).
Vérifier que vos rendez-vous sont publics
Si vous ne voyez aucun créneau disponible, il est possible que tous vos types de rendez-vous soient définis comme privés. Dans ce cas, vous pouvez soit envoyer des liens directs aux clients, soit définir vos types de rendez-vous comme étant publics.
Vérifier si les paramètres Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous sont activés
Les fonctionnalités Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous masquent délibérément une partie de vos disponibilités. Si la fonctionnalité Apparaître comme occupé(e) est activée, la proportion choisie de créneaux de rendez-vous disponibles sera masquée et choisie au hasard. Si la fonctionnalité Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous est activée, Acuity masquera les créneaux de rendez-vous qui, s’ils étaient réservés, créeraient des espaces compliqués entre vos rendez-vous. Si vous rencontrez des problèmes de disponibilité et que l’une de ces fonctionnalités est activée, commencez par la désactiver et vérifiez si le problème est résolu.
Vérifier que vos cours sont proposés
Après avoir créé des cours, vous devez ajouter manuellement les horaires des cours à votre calendrier. Tant que vous ne le ferez pas, les clients ne pourront pas s’inscrire à votre nouveau cours. Cela ne s’applique pas aux types de rendez-vous qui ne concernent pas des cours.
Lorsque vous ajoutez un cours à votre calendrier, les clients ne peuvent pas prendre d’autres rendez-vous en même temps sur ce calendrier.
Rechercher des créneaux bloqués
Si vous ne trouvez pas la disponibilité que vous attendiez pour un jour et une heure précis, recherchez dans votre calendrier Acuity d’éventuels créneaux bloqués. Cliquez sur le jour en question pour vérifier qu’aucun créneau bloqué n’affecte votre disponibilité. Ces créneaux bloqués peuvent avoir été ajoutés manuellement ou être la conséquence d’événements synchronisés à partir de votre calendrier tiers.
Vérifier les ressources
Vous pouvez utiliser les ressources pour limiter le nombre de rendez-vous simultanés sur plusieurs calendriers. Si vous ne disposez pas de suffisamment de ressources pour un rendez-vous, les clients ne pourront pas réserver le créneau correspondant sur votre outil de prise de rendez-vous. Modifiez le nombre de ressources disponibles ou supprimez-les pour veiller à ce que tous les rendez-vous disponibles s’affichent.
Vérifier si votre première disponibilité est au-delà de la limite de votre template
Votre outil de prise de rendez-vous n’affichera aucune disponibilité si votre prochain rendez-vous disponible est :
- Dans plus de 18 mois si vous utilisez le template mensuel.
- Dans plus de 90 jours, si vous utilisez le template jour par jour.
Dans ce cas, vous pouvez prendre manuellement des rendez-vous pour vos clients ou leur envoyer un lien dynamique avec la date et l’heure déjà saisies.
Vérifier vos restrictions concernant la prise de rendez-vous
Deux types de restrictions pour la prise de rendez-vous limitent le nombre maximal de jours entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même : les restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier et les restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
Vérifiez tout d’abord les restrictions générales pour la prise de rendez-vous :
- Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
- Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
- Vérifiez le paramètre Nombre de jours maximal.
En ce qui concerne les prises de rendez-vous, les restrictions provenant du calendrier annulent les restrictions globales. Si une restriction globale n’explique pas votre problème, vérifiez les restrictions de votre calendrier :
- Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
- Si vous avez plusieurs calendriers, cliquez sur le calendrier que vous souhaitez consulter pour accéder aux détails.
- Cliquez sur Modifier la disponibilité ou les restrictions, puis sur Restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier.
- Sur le côté gauche du panneau, vérifiez le paramètre jours après la date actuelle.
Vérifier si les créneaux de rendez-vous manquants sont trop proches
Vos restrictions pour la prise de rendez-vous incluent également un nombre minimal d’heures avant le rendez-vous pour pouvoir effectuer une réservation. Les créneaux disponibles qui sont plus proches que cette limite ne s’afficheront pas dans votre outil de prise de rendez-vous. Vous pouvez cependant réserver ces créneaux manuellement.
Tenir compte de la durée du rendez-vous
Acuity n’indiquera aux clients que les créneaux horaires suffisamment longs pour correspondre au type de rendez-vous qu’ils prennent. Ainsi, si un client essaie de prendre un rendez-vous de 35 minutes et que le seul créneau disponible le lundi est un créneau de 30 minutes entre deux rendez-vous déjà pris, aucun créneau horaire disponible ne lui sera indiqué pour le lundi.
Ce calcul inclut les éventuels laps de temps supplémentaires que vous avez ajoutés aux rendez-vous. Un rendez-vous d’une heure avec cinq minutes de temps supplémentaire ne pourra donc pas être réservé dans un créneau d’une heure.
Vérifier les rendez-vous par créneau horaire
Vos restrictions pour la prise de rendez-vous incluent un paramètre (rendez-vous par plage horaire) qui détermine le nombre de rendez-vous qui peuvent avoir lieu en même temps. Si vous avez défini ce paramètre sur 0, les clients ne peuvent prendre aucun rendez-vous. Modifiez ce paramètre (nous vous suggérons de le définir sur 1, sauf si vous avez un cas d’utilisation spécifique en tête) et la réservation en ligne sera possible.
Tenir compte des disponibilités et des restrictions pour la prise de rendez-vous par type de rendez-vous
Cela s’applique si vous avez activé les disponibilités et restrictions pour la prise de rendez-vous par type de rendez-vous et que vous autorisez plusieurs rendez-vous par plage horaire. Une fois qu’un client a pris un rendez-vous dans l’un de vos groupes de disponibilités, les clients peuvent uniquement prendre des rendez-vous qui se chevauchent dans le même groupe de disponibilités.
Si un client prend rendez-vous dans un groupe de disponibilités et qu’un autre client essaie de prendre rendez-vous dans un autre groupe de disponibilités, tous les créneaux horaires qui chevauchent le premier rendez-vous seront masqués.
Vérifier les intervalles d’heures de début automatiques
Votre intervalle d’heure de début correspond à la durée entre les créneaux de rendez-vous qu’Acuity propose aux clients lorsque vous êtes disponible. Par exemple, si vous êtes disponible à partir de 13 heures avec un intervalle d’heure de début de 15 minutes, les quatre premiers créneaux de rendez-vous proposés seront 13 h, 13 h 15, 13 h 30 et 13 h 45.
Par défaut, Acuity calcule un intervalle d’heure de début personnalisé pour chaque calendrier ou groupe de disponibilité des rendez-vous en fonction des durées de vos types de rendez-vous.
Si l’intervalle calculé automatiquement ne vous convient pas, vous pouvez définir manuellement un autre intervalle.
Aucune de ces solutions n’a résolu mon problème
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que vous n’avez pas résolu votre problème, veuillez recueillir les informations suivantes :
- Un type de rendez-vous qui n’indique pas la disponibilité que vous attendez.
- Une date future où vos disponibilités ne s’affichent pas correctement.
- Les disponibilités que vous attendez pour cette date.
Ensuite, veuillez nous contacter avec ces informations pour obtenir de l’aide.