Décidez à quel moment les clients peuvent prendre, modifier ou annuler des rendez-vous.

Avant de pouvoir accepter des rendez-vous dans Acuity Scheduling, vous devez définir vos disponibilités, c’est-à-dire indiquer les heures auxquelles vos clients peuvent prendre des rendez-vous. Cette action peut être réalisée par vous ou tout contributeur ayant accès à Acuity. Vous pouvez également définir des restrictions sur la manière dont les rendez-vous sont pris ainsi que les délais à respecter. Vous pouvez aussi ajouter et modifier plusieurs calendriers. Chaque calendrier dispose de ses propres heures de disponibilité.

Avant de commencer

  • La disponibilité limite les horaires disponibles lorsque les clients prennent rendez-vous en ligne. Votre équipe et vous-même pouvez utiliser le calendrier Acuity pour prendre des rendez-vous en dehors de vos heures de disponibilité.
  • La disponibilité concerne uniquement les types de rendez-vous standard ; elle ne s’applique pas aux cours. Les cours ne sont disponibles qu’aux heures où vous les dispensez. Lorsque vous ajoutez un cours à un calendrier, les clients ne peuvent pas prendre d’autres rendez-vous en même temps sur ce calendrier.
  • Si vous faites vos premiers pas et que vous souhaitez bénéficier d’une aide plus concrète pour configurer Acuity Scheduling, vous pouvez faire appel à un Squarespace Expert certifié

Fonctionnement des rendez-vous dans Acuity

Lorsqu’Acuity affiche les heures de rendez-vous disponibles à vos clients, plusieurs paramètres fonctionnent ensemble pour s’assurer que vous êtes effectivement disponible :

  • La disponibilité représente les heures pendant lesquelles vous êtes effectivement disponible pour voir des clients.
  • La durée du type de rendez-vous correspond à la durée du rendez-vous.
  • Les restrictions pour la prise de rendez-vous, qui sont des paramètres qui limitent les réservations, tels que le nombre maximal de rendez-vous par semaine.

Les heures de début qui ne laissent pas suffisamment de temps pour la durée du rendez-vous n’apparaîtront pas. Par exemple, les clients ne peuvent pas prendre un rendez-vous de 60 minutes alors que vous ne disposez que d’une fenêtre de 30 minutes, et ils ne peuvent pas prendre un rendez-vous de 60 minutes qui commence 30 minutes avant la fin de la journée.

Les restrictions pour la prise de rendez-vous déterminent également le nombre de personnes qui peuvent réserver avec vous en même temps, le nombre maximal de jours entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même, si vous avez un nombre maximal de rendez-vous chaque semaine, et plus encore.

L’intervalle de début que vous définissez détermine les heures de début à proposer à vos clients. Votre première disponibilité apparaîtra dans l’outil de planification. Ajoutez votre intervalle d’heure de début pour obtenir l’heure de début suivante, et ainsi de suite. 

Après avoir pris en compte tous ces paramètres, une liste des heures disponibles apparaîtra dans l’outil de planification. 

Définir et modifier vos disponibilités de base

Pour bénéficier d’un contrôle total sur votre planning et sur les heures que les clients peuvent choisir lorsqu’ils prennent rendez-vous, définissez vos heures pour chaque calendrier.

Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?

Définir des heures hebdomadaires standard

Si votre calendrier ne change pas d’une semaine sur l’autre, définissez des heures hebdomadaires standard :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Si vous disposez de plusieurs calendriers, cliquez sur l’option Modifier les disponibilités/restrictions correspondant à l’un de ces calendriers.
  3. Dans la section Heures hebdomadaires standard, vérifiez que l’option Mes heures sont fixes chaque semaine est sélectionnée.
  4. Saisissez vos heures dans les champs de chaque jour de la semaine. Pour connaître le format à suivre pour ajouter ces heures, consultez la section Format des heures.
  5. Cliquez sur Enregistrer les heures standard.

Définir des heures différentes pour chaque jour

Si vos heures de disponibilité sont différentes tous les jours, commencez par supprimer les heures hebdomadaires standard :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Si vous disposez de plusieurs calendriers, cliquez sur l’option Modifier les disponibilités/restrictions correspondant à l’un de ces calendriers.
  3. Dans la section Heures hebdomadaires standard, désélectionnez l’option Mes heures sont fixes chaque semaine.
  4. Cliquez sur Enregistrer, passer à des jours spécifiques.

Utilisez ensuite le calendrier qui apparaît en dessous afin d’ajouter des heures de remplacement pour des jours spécifiques. Si vous n’ajoutez aucune heure pour un jour donné, les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous ce jour-là :

  1. Cliquez sur un jour dans le calendrier.
  2. Saisissez vos heures pour ce jour, puis cliquez sur Définir les heures. Pour connaître le format à suivre pour ajouter ces heures, consultez la section Format des heures.
  3. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu’à ce que votre planning soit entièrement défini.

Format des heures

Lorsque vous ajoutez des heures sur votre calendrier, vous pouvez définir une période de disponibilité, définir des heures de début spécifiques ou utiliser ces deux méthodes en même temps. Le tableau ci-dessous présente le format à suivre pour ajouter les heures.

Exemple de format

Effet

8:00 - 17:00

Les rendez-vous peuvent commencer à 8 h 00. Le dernier doit se terminer à 17 h 00.

8:00 - 13:00, 14:00 - 17:00

Les rendez-vous peuvent commencer à 8 h 00 et doivent s’arrêter à 13 h 00. Ils peuvent reprendre à 14 h 00 et se terminer à 17 h 00.

8:00, 9:00, 10:00

Les rendez-vous peuvent commencer à 8 h 00, 9 h 00 et 10 h 00.

8:00 - 15:00, 16:30, 17:00

Les rendez-vous peuvent commencer à 8 h 00 et doivent s’arrêter à 15 h 00. Les rendez-vous peuvent également commencer à 16 h 30 et à 17 h 00.

Définir les délais pour prendre ou modifier des rendez-vous

Utilisez les restrictions pour la prise de rendez-vous afin de définir si les clients peuvent prendre, modifier ou annuler des rendez-vous. Si c’est le cas, vous devez également définir à quelle distance des rendez-vous les clients peuvent effectuer ces actions.

Les restrictions pour la prise de rendez-vous définissent :

  • La durée maximale entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même sur votre page Rendez-vous.
  • La possibilité ou non pour les clients de reprogrammer ou d’annuler leurs rendez-vous
  • La durée minimale entre la reprogrammation et l’annulation d’un rendez-vous et le rendez-vous lui-même
  • Quelles plages horaires votre page Rendez-vous propose-t-elle ?
  • La possibilité ou non pour les clients de modifier le formulaire de renseignements après la prise de rendez-vous

Restrictions pour la prise de rendez-vous : générales ou liées au calendrier

Il existe deux types de restrictions pour la prise de rendez-vous :

Certaines restrictions pour la prise de rendez-vous sont disponibles à la fois comme restrictions générales et liées au calendrier. Pour ces paramètres, si vous appliquez une restriction liée au calendrier, elle remplacera la restriction générale, mais uniquement pour le calendrier concerné.

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur chaque paramètre :

Paramètre Description Restriction générale pour la prise de rendez-vous Restriction pour la prise de rendez-vous liée au calendrier
Nombre d’heures minimal Déterminez jusqu’à combien d’heures avant un rendez-vous les clients peuvent réserver.
Nombre de jours maximal Déterminez jusqu’à combien de jours à l’avance les clients peuvent prendre rendez-vous.
Délai minimum pour annuler ou reprogrammer un rendez-vous Si les clients peuvent reprogrammer des rendez-vous, décidez également de quel délai ils disposent
Autoriser les clients à 

Reprogrammer les rendez-vous : déterminez si les clients peuvent reprogrammer leurs rendez-vous.

Annuler les rendez-vous : déterminez si les clients peuvent annuler leurs rendez-vous.

Modifier les formulaires de renseignements : déterminez si les clients peuvent modifier les formulaires de renseignements et définissez le délai dont ils disposent avant l’heure du rendez-vous. 

-
Intervalles d’heure de début Laissez Acuity choisir l’heure de début des rendez-vous en fonction de leur durée, ou définissez l’heure vous-même. Si vous affichez les heures de début en fonction de la durée des rendez-vous, Acuity choisira le plus grand multiple des durées sélectionnées. Pour en savoir plus, consultez l’article Gérer les intervalles d’heures de début dans Acuity. -
Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous

Réduisez automatiquement les espaces entre les rendez-vous et regroupez les rendez-vous afin d’éviter les trous dans votre journée. Pour en savoir plus, consultez l’article Apparaître comme occupé(e) et réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous dans Acuity.

-
Rendez-vous par plage horaire Définissez le nombre de rendez-vous possibles en même temps sur ce calendrier ou pour ce groupe de types de rendez-vous.  -
Nombre maximal de rendez-vous Définissez le nombre maximal de rendez-vous qui peuvent être réservés en même temps sur ce calendrier ou pour ce groupe de types de rendez-vous. Choisissez d’accepter les rendez-vous jusqu’à ce que le calendrier soit complet ou définissez un nombre maximal de rendez-vous par jour ou par semaine.  -

Modifier les restrictions générales pour la prise de rendez-vous

Vos restrictions générales pour la prise de rendez-vous s’appliquent à l’ensemble du compte.

Pour modifier les restrictions générales pour la prise de rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
  2. Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous
  3. Modifiez les restrictions générales pour la prise de rendez-vous selon vos besoins.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier

Si vous utilisez les disponibilités et restrictions par type de rendez-vous, ces restrictions dans la prise de rendez-vous s’appliqueront à un calendrier ou à un groupe de types de rendez-vous donné.

Pour ajouter ou modifier des restrictions concernant la prise de rendez-vous pour un calendrier spécifique :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Si vous disposez de plusieurs calendriers, cliquez sur l’option Modifier les disponibilités/restrictions correspondant à l’un de ces calendriers.
  3. Cliquez sur Restrictions par calendrier.
  4. Modifiez les restrictions selon vos besoins.
  5. Cliquez sur Enregistrer les restrictions.

Ajouter et gérer des calendriers

Dans Acuity, chaque calendrier représente des heures différentes que les clients peuvent choisir pour prendre des rendez-vous. Certaines petites entreprises n’ont besoin que d’un seul calendrier. Si vous avez plusieurs employés ou plusieurs sites, vous pouvez créer un calendrier pour chacun d’entre eux.

Le nombre de calendriers que vous pouvez ajouter dépend de votre forfait Acuity :

  • Emerging : un calendrier
  • Growing : entre deux et six calendriers
  • Powerhouse : entre sept et 36 calendriers
Conseil : si vous avez des calendriers pour vos employés et que le nombre d’employés disponibles est supérieur au nombre de rendez-vous qui peuvent être pris, ajoutez des salles/ressources. Vous pouvez par exemple utiliser des salles/ressources si vous avez moins de salles que d’employés ou de matériel que les clients doivent utiliser.

Ajouter un nouveau calendrier

Pour ajouter un nouveau calendrier :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Ajouter un nouveau calendrier.
  3. Saisissez le nom du calendrier ainsi que toute information que vous souhaitez inclure, comme une image, un fuseau horaire ou un lieu. Ajoutez une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour recevoir les notifications de confirmation, d’annulation et de reprogrammation. Séparez les différentes entrées par une virgule.
  4. Cliquez sur Étape suivante : ajouter les types de rendez-vous et les heures.
  5. Sélectionnez les types de rendez-vous de ce calendrier.
  6. Cliquez sur Enregistrer les types de rendez-vous.
  7. Entrez vos disponibilités
  8. Cliquez sur Enregistrer les heures standard si vous utilisez des heures hebdomadaires standard, ou saisissez les heures de chaque journée si vous utilisez des heures de remplacement pour des jours spécifiques.
  9. Cliquez sur Restrictions pour la prise de rendez-vous.
  10. Définissez vos restrictions concernant la prise de rendez-vous.
  11. Cliquez sur X en haut à droite pour fermer l’éditeur. 

Modifier un calendrier

Pour modifier un calendrier : 

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Trouvez le calendrier à modifier et cliquez sur Paramètres du calendrier.
  3. Apportez les changements souhaités, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un calendrier

Remarque : avant de supprimer un calendrier, annulez tous ses rendez-vous ou reprogrammez-les dans d’autres calendriers. Lorsque vous aurez supprimé un calendrier, ses rendez-vous n’apparaîtront sur aucun calendrier. Ils ne seront pas supprimés, mais ne seront plus que des enregistrements clients isolés, ce qui les rendra plus difficiles à trouver. Les contributeurs qui disposent des autorisations d’affichage uniquement ou d’affichage et de modification ne peuvent consulter les rendez-vous d’un calendrier supprimé que si vous reprogrammez les rendez-vous dans un calendrier auquel ils peuvent accéder.

Pour supprimer un calendrier :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
  2. Trouvez le calendrier à supprimer et cliquez sur Paramètres du calendrier.
  3. Cliquez sur Supprimer le calendrier.
  4. Cliquez sur Oui, supprimer le calendrier.

Définir des heures ou des restrictions distinctes pour différents types de rendez-vous

Vous pouvez diviser votre calendrier en groupes de types de rendez-vous qui auront leurs propres paramètres de disponibilité et leurs propres restrictions pour la prise de rendez-vous. Cette fonction est utile si vous proposez certains de vos services uniquement à certaines heures. Lorsque vous aurez créé ces groupes, vous pourrez définir les disponibilités et les restrictions concernant la prise de rendez-vous pour chacun d’entre eux. Pour en savoir plus, consultez l’article Disponibilités et restrictions pour la prise de rendez-vous par type de rendez-vous.

Utiliser les salles/ressources pour gérer les éléments nécessaires aux rendez-vous

Utilisez le panneau Salles/Ressources pour limiter le nombre de rendez-vous qui nécessitent une salle ou une ressource susceptibles d’être réservées à la même heure. Cette limite est appliquée à tous les calendriers. Par exemple, si vous avez une société de location de kayaks, vous pouvez limiter le nombre de kayaks disponibles à la location en même temps. 

Lorsque vous créez une ressource, vous indiquez à Acuity le nombre d’unités dont vous disposez pour cette ressource ainsi que les types de rendez-vous qui utilisent la ressource. Lorsqu’un client prend un rendez-vous qui nécessite une ressource particulière, Acuity diminue de un le nombre de ressources disponibles pendant cette plage horaire. Quand une ressource n’est plus disponible pour une plage horaire donnée, les rendez-vous qui utilisent cette ressource ne sont plus proposés pendant cette plage horaire.

À retenir : 

  • Les ressources limitent le nombre total de rendez-vous qui peuvent être pris à la même heure, mais elles ne vous permettent pas de prendre des rendez-vous pour des salles spécifiques. Pour que les clients puissent réserver une salle spécifique, vous devez créer un calendrier pour chaque salle.
  • Si vous disposez d’un calendrier par salle, n’utilisez pas de ressources pour représenter également les salles.
  • Les clients ne voient pas les ressources, car elles sont réservées à un usage interne.
  • Les cours peuvent utiliser des ressources, mais un même cours ne diminue que d’un le nombre de ressources.
  • Si un type de rendez-vous nécessite plusieurs ressources différentes, les ressources doivent toutes être disponibles pour que les clients puissent effectuer la réservation.

Pour ajouter une ressource :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Salles/Ressources.
  3. Cliquez sur Nouvelle ressource.
  4. Saisissez un nom et une quantité pour la ressource, puis sélectionnez les types de rendez-vous qui l’utilisent.
  5. Cliquez sur Créer une ressource.
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