Gérer les disponibilités et les calendriers

Décidez à quel moment les clients peuvent prendre, modifier ou annuler des rendez-vous.

Avant de commencer la prise de rendez-vous, vous devez définir votre disponibilité, c’est-à-dire quand les clients peuvent réserver un créneau pour vous rencontrer. Cette action peut être réalisée par vous ou tout contributeur ayant accès à votre compte Acuity. Vous pouvez également définir des restrictions sur la manière dont les rendez-vous sont pris ainsi que les délais à respecter. Vous pouvez aussi ajouter et modifier plusieurs calendriers. Chaque calendrier dispose de ses propres heures de disponibilité.

Si vous faites vos premiers pas et que vous souhaitez bénéficier d’une aide plus concrète pour configurer Acuity Scheduling, vous pouvez faire appel à un expert certifié.

Astuce : inscrivez-vous à notre webinaire Préparation de la réservation : personnalisation et partage de votre emploi du temps Acuity, où nous vous apprendrons comment ajuster les limites de disponibilité et de planification pour tirer le meilleur parti d’Acuity.

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Fonctionnement des rendez-vous

Lorsque les clients consultent votre outil de planification, plusieurs paramètres fonctionnent de concert :

• La disponibilité représente les heures pendant lesquelles vous êtes effectivement disponible pour vos clients.
• La durée du type de rendez-vous correspond à la durée du rendez-vous.
• Les restrictions pour la prise de rendez-vous, qui sont des paramètres qui limitent les réservations, tels que le nombre maximal de rendez-vous par semaine.

Après avoir pris en compte tous ces paramètres, une liste des heures disponibles apparaîtra dans l’outil de planification. 

Définir et personnaliser vos disponibilités 

En fonction de votre emploi du temps, vous pouvez définir des horaires hebdomadaires réguliers ou différents pour chaque jour. Vous pouvez également diviser votre calendrier en groupes de types de rendez-vous qui auront leurs propres paramètres de disponibilité et leurs propres restrictions pour la prise de rendez-vous. Cette fonction est utile si vous proposez certains de vos services uniquement à certaines heures.

Voici d’autres façons de personnaliser votre disponibilité :

• Contrôlez les heures de début des rendez-vous grâce aux intervalles d’heure de début
• Masquez les rendez-vous avec le paramètre Apparaître comme occupé(e) 
• Ajoutez une heure bloquée à votre calendrier
• Insérez des espaces entre les rendez-vous grâce à la marge intérieure

En savoir plus sur la définition et la modification de vos disponibilités de base. 

Modifier les restrictions pour la prise de rendez-vous générales et liées au calendrier

Les restrictions pour la prise de rendez-vous déterminent combien de temps à l’avance les clients peuvent prendre rendez-vous, s’ils peuvent les reporter ou les annuler, et plus encore. 

Il existe deux types de restrictions pour la prise de rendez-vous :

• Restrictions générales : applicables à l’ensemble du compte.
• Restrictions du calendrier : elles s’appliquent à un calendrier spécifique ou à un groupe spécifique de types de rendez-vous sur un calendrier si vous utilisez des disponibilités et des restrictions pour la prise de rendez-vous par type de rendez-vous.

Certaines restrictions pour la prise de rendez-vous sont disponibles à la fois comme restrictions générales et liées au calendrier. Pour ces paramètres, si vous appliquez une restriction liée au calendrier, elle remplacera la restriction générale, mais uniquement pour ce calendrier.

En savoir plus sur la restriction des délais pour prendre ou modifier des rendez-vous. 

Ajouter et gérer des calendriers 

Chaque calendrier représente des heures différentes que les clients peuvent choisir pour prendre des rendez-vous. Certaines petites entreprises n’ont besoin que d’un seul calendrier. Si vous avez plusieurs employés ou plusieurs sites, vous pouvez créer un calendrier pour chacun d’entre eux. 

Le nombre de calendriers que vous pouvez ajouter dépend de votre forfait Acuity :

Utiliser les ressources

Vous pouvez utiliser des ressources pour restreindre le nombre de rendez-vous pouvant être pris en même temps. Ces ressources sont utiles lorsqu’un type de rendez-vous nécessite un certain équipement ou espace. Cette limite est appliquée à tous les calendriers.

Lorsque vous créez une ressource, vous précisez la quantité et les types de rendez-vous auxquels elle s’applique. Lorsqu’un client prend un rendez-vous en utilisant une ressource, une ressource de moins est désormais disponible pendant cette plage horaire. Quand une quantité de ressources n’est plus disponible pour une plage horaire donnée, les rendez-vous qui utilisent cette ressource ne sont plus proposés pendant cette plage horaire.

Options de disponibilité avancées

Grâce aux différents paramètres de disponibilité d’Acuity Scheduling, vous pouvez optimiser votre outil de planification en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, si vous souhaitez regrouper la disponibilité de vos calendriers ou que vos rendez-vous nécessitent un horaire d’installation ou une fenêtre de livraison, vous devrez proposer des rendez-vous en fonction de plages horaires. Avec le paramètre des heures toutes les deux semaines, vous pouvez configurer un calendrier alternatif ou choisir de définir des heures répétitives. 

Consultez nos solutions recommandées pour plus d’exemples de configurations personnalisées. 

Résoudre des problèmes de disponibilité 

Si votre calendrier affiche des heures inattendues ou aucune heure du tout, consultez la liste des paramètres dans Résoudre des problèmes de disponibilité dans Acuity Scheduling. Si le problème persiste, contactez l’assistance client d’Acuity Scheduling.