Ajouter et gérer des calendriers

Selon votre forfait Acuity, vous pouvez créer plusieurs calendriers pour votre entreprise. 

Chaque calendrier représente des heures différentes que les clients peuvent choisir pour prendre des rendez-vous. Certaines petites entreprises n’ont besoin que d’un seul calendrier. Si vous avez plusieurs employés ou plusieurs sites, vous pouvez créer un calendrier pour chacun d’entre eux.

Le nombre de calendriers que vous pouvez utiliser dépend de votre forfait Acuity :

• Starter ou Emerging : un calendrier
• Standard ou Growing : jusqu’à six calendriers
• Premium ou Powerhouse : jusqu’à 36 calendriers 
• Enterprise : illimité

Conseil : si vous avez des calendriers pour vos employés et que le nombre d’employés disponibles est supérieur au nombre de rendez-vous qui peuvent être pris, ajoutez des salles/ressources. Vous pouvez par exemple utiliser des salles/ressources si vous avez moins de salles que d’employés ou de matériel que les clients doivent utiliser.

Ajouter un nouveau calendrier

Pour ajouter un nouveau calendrier :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Cliquez sur Ajouter un nouveau calendrier.
3. Saisissez le nom du calendrier ainsi que toute information que vous souhaitez inclure, comme une image, un fuseau horaire ou un lieu. Ajoutez une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour recevoir les notifications de confirmation, d’annulation et de reprogrammation. Séparez les différentes entrées par une virgule.
4. Cliquez sur Enregistrer. 
5. Sélectionnez les types de rendez-vous à inclure dans ce calendrier, puis cliquez sur Enregistrer les types de rendez-vous.
6. Entrez vos disponibilités. Cliquez sur Enregistrer les heures standard si vous utilisez des heures hebdomadaires standard, ou saisissez les heures de chaque journée si vous utilisez des heures de remplacement pour des jours spécifiques.
7. Cliquez sur Restrictions pour la prise de rendez-vous, puis définissez vos restrictions et cliquez sur Enregistrer les restrictions.
8. Cliquez sur Fermer en haut à gauche pour fermer l’éditeur. 

Modifier un calendrier

Pour modifier un calendrier : 

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Trouvez le calendrier à modifier et cliquez sur Paramètres du calendrier.
3. Apportez les changements souhaités, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un calendrier contenant des rendez-vous

Lorsque vous supprimez un calendrier :

• Nous supprimons d’Acuity les disponibilités et les paramètres, y compris le nom du calendrier, le lien direct, le lieu qui lui est associé et les paramètres de notification. 
• Nous ne supprimons pas les rendez-vous, mais ils n’apparaissent sur aucun calendrier.
• Nous n’envoyons pas d’e-mail de rappel si un rendez-vous est associé au calendrier supprimé.

Reporter, annuler ou exporter des rendez-vous existants

Si vous supprimez un calendrier qui contient déjà des rendez-vous, procédez d’abord comme suit :

• Pour conserver les rendez-vous pris, reportez-les sur un autre calendrier.
• Pour supprimer les rendez-vous, annulez-les. Après avoir annulé un rendez-vous, vous pouvez le supprimer.
• Pour conserver une trace des rendez-vous avec le nom du calendrier d’origine, exportez-les.

Supprimer un calendrier

Pour supprimer un calendrier :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Trouvez le calendrier à supprimer et cliquez sur Paramètres du calendrier.
3. Cliquez sur Supprimer le calendrier, puis sur Oui, supprimer le calendrier.

Localiser les rendez-vous à partir d’un calendrier supprimé

Vous pouvez localiser les rendez-vous à partir d’un calendrier supprimé dans votre liste de clients et en générant des rapports incluant tous les calendriers. Le nom du calendrier sera remplacé par la mention « CALENDRIER SUPPRIMÉ » dans les détails du rendez-vous, et la colonne Calendrier sera vide dans les exportations de rendez-vous.

Les contributeurs qui disposent des autorisations d’affichage uniquement ou d’affichage et de modification ne peuvent consulter les rendez-vous d’un calendrier supprimé que si vous reprogrammez les rendez-vous dans un calendrier auquel ils peuvent accéder.

Restaurer un calendrier supprimé

Il n’est pas possible de restaurer un calendrier supprimé directement dans Acuity. Vous pouvez contacter notre Assistance client en indiquant le nom du calendrier ainsi que la date et l’heure approximatives de suppression, et nous verrons si nous sommes en mesure de le restaurer pour vous.