Prendre des rendez-vous pour les clients

Gérez l’expérience de réservation des clients à partir de votre compte. 

Ce guide explique comment vous pouvez prendre des rendez-vous pour vos clients, les modifier ou les annuler à partir de votre compte. Pour découvrir l’expérience de réservation en ligne du point de vue du client, consultez l’article Comment les clients prennent rendez-vous. 

Avant de commencer

Avant de prendre des rendez-vous, suivez ces étapes :

• Définissez vos disponibilités afin d’indiquer les heures auxquelles vous acceptez des rendez-vous.
• Créez au moins un type de rendez-vous pour un service que vous proposez.
• Connectez au moins un processeur de paiement si le paiement pour le service doit être effectué au moment de la réservation. 
• Activez les notifications par e-mail pour envoyer des e-mails de confirmation aux clients. 

Prendre rendez-vous

Pour prendre des rendez-vous pour les clients :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Au-dessus du calendrier, cliquez sur le menu déroulant Ajouter, puis sélectionnez Rendez-vous.
3. Sélectionnez un type de rendez-vous.
4. Si vous avez plusieurs calendriers, sélectionnez-en un.
5. Sélectionnez un fuseau horaire.
6. Choisissez une date et une heure. Pour choisir une date et une heure auxquelles vous n’êtes pas disponible, cliquez sur Personnaliser. Si vous choisissez une date et une heure auxquelles vous n’êtes pas disponible, un avertissement s’affiche, mais vous pouvez tout de même prendre le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, cliquez sur Récurrent.
7. Saisissez le nom et les coordonnées de votre client. Ajoutez une adresse e-mail pour pouvoir envoyer au client des notifications par e-mail à propos du rendez-vous. Si vous bénéficiez d’un essai gratuit, les champs prénom et nom sont limités à 35 caractères.
8. Facultatif : cliquez sur la section Formulaires, code et notes pour appliquer un bon de réduction ou un code de pack, ajouter des notes privées concernant le rendez-vous ou répondre aux questions du formulaire de renseignements.
9. Cliquez sur Prendre rendez-vous ou utilisez la flèche pour sélectionner Planifier, mais ne pas envoyer de notifications de confirmation. (Si vous sélectionnez Planifier, mais ne pas envoyer de notifications de confirmation, d’autres notifications, comme des rappels ou des e-mails de suivi, seront envoyées.)
10. Une fois le rendez-vous pris, un récapitulatif du rendez-vous s’affiche. Vous pouvez alors ajouter des remarques, modifier des informations ou accepter le paiement.
11. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Conseil : si vous programmez un nouveau rendez-vous alors qu’un rendez-vous existant sur votre calendrier arrive à expiration, vous pouvez préremplir le type de rendez-vous et les informations sur le client dès le rendez-vous final. Pour ce faire, cliquez sur le nom du client qui apparaît avec le message « Ce rendez-vous se termine. Voulez-vous en prendre un autre ? » Cette invite sera disponible jusqu’à 15 minutes après la fin du rendez-vous en cours.

Demander des réponses au formulaire après la prise de rendez-vous

Vous pouvez utiliser la section Formulaires, code et notes afin de remplir les formulaires de renseignements lors de la prise de rendez-vous pour les clients ou modifier les détails du rendez-vous une fois celui-ci validé.

Vous pouvez également ajouter un bouton Modifier les formulaires à l’e-mail de confirmation afin que les clients puissent remplir le formulaire eux-mêmes une fois que vous aurez pris rendez-vous en leur nom. Par exemple, vous avez pris rendez-vous avec un nouveau client par téléphone pour le toilettage de son chien, mais vous devez recueillir plus d’informations sur son animal de compagnie pour vous préparer (dossier vétérinaire, shampoing préféré). Vous ne saurez pas quand la personne enverra ou modifiera le formulaire, mais vous pourrez consulter ses réponses dans les détails du rendez-vous.

Pour recueillir les réponses du client au formulaire après avoir pris rendez-vous en son nom :

• Assurez-vous que vos restrictions générales pour la prise de rendez-vous permettent aux clients de modifier leur formulaire.
• Personnalisez vos e-mails de confirmation et de rappel pour y inclure un bouton Modifier les formulaires. Vous pouvez modifier le libellé de ce bouton pour encourager les clients à remplir le formulaire. Indiquez par exemple Remplir ce formulaire avant le rendez-vous ou Consulter et signer nos Conditions générales.

Reprogrammer des rendez-vous

Vous pouvez reprogrammer les rendez-vous individuellement ou de façon groupée.

Reprogrammer un seul rendez-vous

Pour reprogrammer un seul rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous dans votre calendrier ou votre liste de plannings. 
3. Cliquez sur Reprogrammer.
4. Choisissez une date sur le calendrier, puis choisissez une nouvelle heure. Pour choisir une date et une heure auxquelles vous n’êtes pas disponible, cliquez sur Personnaliser.

Remarque : lorsque vous utilisez l’intégration Zoom pour créer des liens vers des réunions, si vous reprogrammez un rendez-vous et que vous le déplacez vers un autre calendrier, le lien Zoom sera mis à jour automatiquement. Le lien ne sera pas mis à jour si vous modifiez le rendez-vous.

5. Cliquez sur Reprogrammer le rendez-vous ou utilisez la flèche pour sélectionner Reprogrammer, mais ne pas envoyer de notifications de confirmation. (Si vous sélectionnez Reprogrammer, mais ne pas envoyer de notifications de confirmation, d’autres notifications, comme des rappels ou des e-mails de suivi, seront envoyées.)
6. Une fois le rendez-vous reprogrammé, vous pouvez ajouter des remarques ou accepter le paiement.
7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer pour revenir à votre calendrier.

Remarque : Vous pouvez uniquement reprogrammer le rendez-vous d’un client qui a réservé une place dans un cours collectif vers une autre session de ce même cours. Il n’est pas possible de reprogrammer son rendez-vous dans un cours collectif différent.

Reprogrammer les rendez-vous de façon groupée

Lorsque vous reprogrammez des rendez-vous de façon groupée, il est impossible de le faire vers un autre calendrier.

Le processus est légèrement différent pour la reprogrammation de cours collectifs et de rendez-vous hors cours.

Pour reprogrammer plusieurs rendez-vous (hors cours) d’un client en même temps :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Cochez les cases à côté des rendez-vous que vous souhaitez reprogrammer, puis cliquez sur Reprogrammer les éléments sélectionnés.
4. Utilisez le menu pour choisir les nouvelles heures des rendez-vous. Si les rendez-vous sont tous à la même heure le même jour de la semaine, choisissez une nouvelle heure et un nouveau jour de la semaine. Si ce n’est pas le cas, choisissez d’ajouter ou de soustraire du temps et indiquez le nombre de jours et de minutes que vous souhaitez ajouter ou soustraire.
5. Cliquez sur Reprogrammer les rendez-vous ou utilisez la flèche pour sélectionner Reprogrammer mais ne pas envoyer d’e-mail de confirmation.

Pour reprogrammer plusieurs participants au cours en même temps :

Remarque : vous devez avoir au moins une session de classe en groupe à venir pour pouvoir reprogrammer plusieurs participants en même temps.

1. Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
2. Cliquez sur le type de rendez-vous de classe en groupe, puis cliquez sur la session de classe en groupe sur la droite.
3. Cochez les cases à côté des participants que vous souhaitez reprogrammer, puis cliquez sur Reprogrammer les éléments sélectionnés.
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la nouvelle session de classe, puis cliquez sur Reprogrammer les rendez-vous ou utilisez la flèche pour sélectionner Reprogrammer mais ne pas envoyer d’e-mail de confirmation.

Modifier un rendez-vous

Les modifications que vous apportez à un rendez-vous ne sont pas appliquées aux autres rendez-vous du même client. Afin de changer le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone pour tous les rendez-vous d’un même client, mettez à jour le profil du client dans votre liste de clients.

Pour modifier d’autres informations sur un rendez-vous ou pour ajouter des notes internes :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous dans votre calendrier ou votre liste de plannings pour en afficher les détails.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Mettez à jour les champs que vous souhaitez modifier.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Astuce : si vous modifiez l’adresse e-mail d’un client avant d’enregistrer vos modifications, le bouton Renvoyer l’e-mail de confirmation s’affiche. Cliquez sur ce bouton pour envoyer une copie de l’e-mail de confirmation du rendez-vous à la nouvelle adresse. 

Annuler un rendez-vous

Vous pouvez annuler des rendez-vous pour les clients, soit individuellement, soit plusieurs en même temps. Après l’annulation, vous pouvez facturer des frais de rendez-vous non honorés ou rembourser le client, selon les règles que vous avez définies. 

Pour annuler le rendez-vous d’un client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur le rendez-vous dans votre calendrier ou votre liste de calendriers.
3. Cliquez sur Annuler.
4. Sélectionnez Marquer comme non honoré et/ou Envoyer un e-mail au client, le cas échéant. Si vous choisissez d’envoyer un e-mail, vous pouvez ajouter un message.
5. Cliquez sur Annuler le rendez-vous.

Conseil : pour annuler un seul participant d’une classe, cliquez sur son nom pour afficher ses coordonnées, puis suivez les étapes 3 à 5 ci-dessus.

Pour annuler les rendez-vous d'un client en masse :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur le nom du client.
3. Faites défiler la liste des rendez-vous et cochez les cases à côté des rendez-vous que vous souhaitez annuler.
4. Cliquez sur Annuler les éléments sélectionnés.
5. Cliquez sur Oui, annuler les rendez-vous pour envoyer un e-mail d’annulation pour chaque rendez-vous sélectionné ou sur Oui, mais ne pas envoyer d’e-mail au client.

Afficher les rendez-vous annulés

Bien qu’il ne soit pas possible de rétablir un rendez-vous annulé, vous pouvez toujours en afficher les détails.

Si vous connaissez le nom du client, cliquez sur Liste des clients, puis sur le nom du client, pour afficher la liste de tous les rendez-vous du client, y compris les rendez-vous annulés.

Si vous ne vous souvenez pas du nom du client, utilisez des rapports pour trouver le rendez-vous annulé :

1. Dans Acuity, cliquez sur Rapports.
2. Utilisez les menus déroulants Plage de dates et Calendrier pour limiter votre recherche si possible.
3. Utilisez le menu déroulant Afficher pour choisir Tous les rendez-vous annulés, puis cliquez sur Afficher.
4. Cliquez sur Voir les rendez-vous pour consulter la liste des rendez-vous annulés qui répondent à vos critères de recherche.

Supprimer des rendez-vous

Une fois que vous avez annulé un rendez-vous, vous pouvez le supprimer du profil du client. N’oubliez pas que cette action est définitive et que le rendez-vous supprimé n’apparaîtra plus dans votre compte. 

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients. 
2. Sélectionnez le profil du client.  
3. Dans la section Prochains rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous annulé. Si le rendez-vous n’apparaît pas, assurez-vous que l’option Afficher les rendez-vous annulés est cochée. 
4. En haut à droite, cliquez sur Supprimer. 
5. Saisissez SUPPRIMER , puis cliquez sur Ok.