Utiliser les ressources pour restreindre les réservations

Créez des ressources pour représenter le nombre de salles, d’équipements ou d’autres éléments physiques partagés entre les rendez-vous et les calendriers.

Utilisez les ressources pour limiter le nombre de rendez-vous simultanés sur plusieurs calendriers et éviter ainsi les surréservations.

Qu’est-ce qu’une ressource ?

Les ressources constituent des restrictions supplémentaires à la prise de rendez-vous qui s’ajoutent à vos disponibilités et à vos restrictions pour la prise de rendez-vous. Elles ne sont pas visibles par les clients. Elles peuvent être utilisées pour représenter des éléments partagés entre plusieurs calendriers, comme les chaises de coiffure que vous avez dans votre salon, les salles dans votre cabinet médical ou les kayaks à louer pour les cours.

Fonctionnement des ressources avec plusieurs calendriers pour éviter les surréservations

Les calendriers peuvent être utilisés pour représenter et gérer plusieurs plannings ayant des heures de disponibilité différentes, par exemple pour les membres du personnel ou les lieux où vous exercez votre activité.

Par défaut, les rendez-vous peuvent être pris à la même heure sur des calendriers différents, les disponibilités se chevauchant. Lorsque vous créez des ressources et que vous les attribuez à des types de rendez-vous proposés sur plusieurs calendriers, vous limitez le nombre total de rendez-vous simultanés. Les ressources ne fonctionnent pas pour les calendriers situés dans des fuseaux horaires différents.

Exemple : plusieurs massothérapeutes avec un nombre de salles limité

Si vous avez cinq massothérapeutes, chacun ayant son propre calendrier et des rendez-vous disponibles à partir de 10 h, mais que vous n’avez que trois salles de massage, créez une ressource pour vos salles de massage afin d’éviter les surréservations.

• Définissez la quantité de ressources sur 3 pour représenter le nombre de salles disponibles.
• Attribuez la ressource à tous les types de rendez-vous des massothérapeutes.
• Si toutes les ressources sont utilisées, les clients ne peuvent pas réserver de massage à ce moment-là, car aucune salle n’est disponible.

Quand utiliser des calendriers séparés plutôt que des ressources

Si les clients doivent sélectionner une certaine salle pour prendre rendez-vous, créez un calendrier pour chaque salle au lieu d’une ressource.

Exemple : studio d’enregistrement

Si votre studio d’enregistrement est composé de trois salles dotées d’équipements différents, vous pouvez créer un calendrier pour chaque salle. Pour vous assurer que le nombre de réservations ne dépasse pas le nombre de salles dont vous disposez, modifiez vos restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier afin qu’un seul rendez-vous puisse être réservé par créneau horaire sur chaque calendrier.

Ajouter une ressource

Pour ajouter une ressource :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Salles/Ressources.
2. Cliquez sur Nouvelle ressource.
3. Donnez un nom et une quantité à la ressource.
4. Sélectionnez les types de rendez-vous qui nécessitent cette ressource.
5. Cliquez sur Créer une ressource.

Modifier une ressource

Pour modifier une ressource :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Salles/Ressources.
2. Cliquez sur Modifier à côté de la ressource que vous souhaitez modifier.
3. Apportez vos modifications, puis cliquez sur Mettre à jour la ressource.

Supprimer une ressource

Pour supprimer une ressource :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Salles/Ressources.
2. Cliquez sur Modifier à côté de la ressource que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK.

Ajouter des ressources à d’autres types de rendez-vous

Pour ajouter des ressources à un autre type de rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
2. Cliquez sur Modifier à côté du type de rendez-vous.
3. Dans la section Ressources, cochez la case à côté de la ressource, puis cliquez sur Enregistrer.

Utiliser des ressources avec des cours

Chaque cours collectif programmé n’utilise qu’une seule ressource. Cette ressource est utilisée au moment où le cours est proposé sur votre calendrier, même si les participants ne se sont pas encore inscrits.

Les autres types de rendez-vous ne peuvent pas être réservés pendant un cours s’ils partagent une ressource, mais les ressources n’empêchent pas que plusieurs cours soient proposés ou réservés en même temps.

Bloquer un créneau sur tous les autres calendriers lorsqu’un rendez-vous est pris

Vous pouvez utiliser les ressources pour limiter les types de rendez-vous sur plusieurs calendriers. Par exemple, si vous travaillez seul(e) mais que vous avez plusieurs calendriers, vous pouvez utiliser les ressources pour éviter qu’un même créneau soit réservé sur deux calendriers.

Pour ajouter des ressources à plusieurs calendriers :

1. Créer une ressource.
2. Définir la quantité sur 1, car vous ne pouvez vous trouver qu’à un seul endroit à la fois.
3. Appliquer la ressource à tous vos types de rendez-vous.

Exiger plusieurs ressources pour un même type de rendez-vous

Si un type de rendez-vous nécessite plusieurs ressources, les clients ne peuvent le réserver que si toutes les ressources sont disponibles.

Exemple : agence d’excursions en van et à pied

Votre agence d’excursions en van et à pied dispose de trois micros et de deux vans. Créez deux ressources pour représenter les micros et les vans, puis attribuez-les aux différents types d’excursion.

• Excursion à pied : nécessite un micro. Les clients peuvent réserver une excursion à pied tant qu’un micro est disponible.
• Excursion en van : nécessite un micro et un van. Les clients peuvent réserver une excursion en van lorsqu’au moins un micro et un van sont disponibles.

Définir les quantités de ressources par type de rendez-vous

Chaque rendez-vous réservé utilise par défaut une seule ressource. Si certains de vos types de rendez-vous nécessitent plusieurs ressources par rendez-vous, vous pouvez définir des quantités de ressources différentes pour les types de rendez-vous qui utilisent la même ressource.

Si cette fonction vous semble utile pour votre activité, contactez notre équipe d’assistance client afin d’activer les quantités pour les ressources.

Exemple : excursions en bateau pour petits et grands groupes

Si vous gérez une agence d’excursions en bateau et qu’une excursion en petit groupe nécessite un bateau et qu’une excursion en grand groupe nécessite deux bateaux :

1. Créez un type de rendez-vous pour les petits groupes et un autre pour les grands groupes.
2. Créez une ressource qui représente le nombre total de bateaux dont vous disposez.
3. Définissez la quantité de ressources sur 1 pour le type de rendez-vous des excursions en petit groupe.
4. Définissez la quantité de ressources sur 2 pour le type de rendez-vous des excursions en grand groupe.

Effet des ressources sur le laps de temps supplémentaire avant ou après le rendez-vous

Les ressources sont considérées comme « utilisées » pendant toute la durée du rendez-vous, plus tout laps de temps supplémentaire avant ou après le rendez-vous.

Notez bien que si une marge négative est utilisée pour créer des rendez-vous qui se chevauchent, la ressource s’applique toujours à la durée totale du rendez-vous. Par exemple, un rendez-vous de 60 minutes avec moins de 45 minutes de marge utilisera la ressource pendant la totalité des 60 minutes, de sorte qu’elle ne pourra pas être utilisée pendant le rendez-vous qui se chevauche.