Utiliser les ressources pour restreindre les réservations

Les ressources constituent des restrictions à la prise de rendez-vous supplémentaires qui s’ajoutent à vos limites de disponibilité et de prise de rendez-vous existantes. Elles peuvent être utilisées pour limiter le nombre de rendez-vous simultanés sur plusieurs calendriers.

Les ressources sont conçues pour être utilisées avec plusieurs calendriers, qui sont disponibles dans le cadre du forfait Growing ou supérieur.
Remarque : les ressources ne fonctionnent pas pour les calendriers situés dans des fuseaux horaires différents.

À retenir : 

  • Les clients ne voient pas les ressources, car elles sont réservées à un usage interne.
  • Si un type de rendez-vous nécessite plusieurs ressources, celles-ci doivent toutes être disponibles pour que les clients puissent effectuer la réservation.

Ajouter une ressource

Pour ajouter une ressource :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Salles/Ressources.
  3. Cliquez sur Nouvelle ressource.
  4. Donnez un nom et une quantité à la ressource. 
  5. Vérifiez les types de rendez-vous qui nécessitent cette ressource. 
  6. Cliquez sur Créer une ressource.

Modifier ou supprimer une ressource

Pour modifier une ressource :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Salles/Ressources, puis sur Modifier à côté de la ressource que vous souhaitez modifier.
  3. Apportez vos modifications, puis cliquez sur Mettre à jour la ressource.

Pour ajouter une ressource à un autre type de rendez-vous :

  1. Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous auquel vous souhaitez ajouter la ressource.
  3. Vérifiez la ressource, puis cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.

Pour supprimer une ressource :

  1. Ouvrez le panneau Disponibilité : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace
  2. Cliquez sur Salles/Ressources, puis sur Modifier à côté de la ressource que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK.

Les cours collectifs

Vous pouvez ajouter des ressources aux cours collectifs, mais gardez à l’esprit que :

  • Chaque cours collectif utilise une seule ressource pour l’ensemble du groupe. Par exemple, si vous avez une ressource « Kayaks », l’ensemble du cours n’utilisera qu’une seule ressource « kayak ». 
  • La ressource est utilisée lorsque le cours est inscrit sur votre calendrier, de sorte que même les cours vides utilisent une ressource.
  • Si vous proposez deux cours différents en même temps, les ressources n’empêcheront pas les clients de réserver les deux cours.

Ressources réparties sur plusieurs calendriers

Vous pouvez utiliser les ressources pour limiter les types de rendez-vous sur plusieurs calendriers. Par exemple, si vous travaillez seul(e) mais que vous avez plusieurs calendriers, vous pouvez utiliser les ressources pour éviter qu’un même créneau soit réservé sur deux calendriers. 

Pour ajouter des ressources à plusieurs calendriers :

  1. Créer une ressource.
  2. Définir la quantité sur 1, car vous ne pouvez vous trouver qu’à un seul endroit à la fois. 
  3. Appliquer la ressource à tous vos types de rendez-vous.

Désormais, les clients ne peuvent prendre qu’un seul rendez-vous avec vous à la fois sur tous les calendriers.

Fonctionnement des ressources

Supposons que vous avez cinq masseurs, chacun avec son propre calendrier, mais seulement trois salles de massage. Si les cinq masseurs sont disponibles aux mêmes créneaux horaires, vous devez trouver un moyen de limiter les réservations à trois séances de massage à la fois pour correspondre au nombre de salles dont vous disposez.

Les ressources peuvent empêcher la surréservation de vos salles. Pour ce faire, vous devez créer une ressource appelée « Salles », dont la quantité est fixée à 3, et l’affecter à tous les types de rendez-vous qui nécessitent une salle. Chaque rendez-vous pris utilisera une ressource, ce qui permet un maximum de trois rendez-vous simultanés. Lorsque toutes vos ressources sont utilisées, vos clients n’ont plus la possibilité de réserver ce créneau horaire sur votre page Rendez-vous.

Utiliser des calendriers séparés par rapport à des ressources

Les ressources sont destinées à un groupe partagé d’actifs interchangeables. Elles limitent le nombre total de rendez-vous qui peuvent être pris à la même heure, mais vous ne pouvez pas les utiliser pour prendre des rendez-vous pour des salles ou des membres du personnel spécifiques. Pour attribuer des types de rendez-vous à une personne, une salle ou un autre équipement en particulier, créez plutôt un calendrier pour chaque ressource.

Par exemple, imaginons que vous possédez un studio de méditation et que vous souhaitez que vos clients puissent réserver une salle spécifique. Votre objectif n’est pas de faire correspondre vos rendez-vous au nombre de salles disponibles, comme dans l’exemple ci-dessus, mais plutôt de proposer plusieurs salles différentes parmi lesquelles les clients peuvent choisir. Dans ce cas, vous devez créer un calendrier pour chaque salle, mais n’ajoutez pas de ressources pour représenter également les salles. Pour éviter d’avoir plus de rendez-vous que de salles disponibles, assurez-vous que vos restrictions pour la prise de rendez-vous sont définies de manière à ne pouvoir prendre qu’un seul rendez-vous à la fois sur chaque calendrier.

Ressources empilées

Vous pouvez avoir plusieurs types de rendez-vous pour la même ressource ou avoir un type de rendez-vous qui nécessite plusieurs ressources. On les appelle des « ressources empilées ». 

Si un type de rendez-vous nécessite plusieurs ressources, les clients ne peuvent le réserver que si toutes les ressources sont disponibles. 

Par exemple :

Vous dirigez une agence de voyages qui propose à la fois des visites en van et des visites à pied. Les visites à pied nécessitent chacune un microphone, et les visites en van nécessitent chacune un microphone et un van.

Supposons que votre agence de voyages dispose de trois microphones et de deux vans.

Dans ce scénario, vous pouvez créer une ressource « Microphones » définie sur 3 et l’attribuer à la fois aux types de rendez-vous pour la visite à pied et en van. Vous pouvez ensuite créer une ressource « Vans » définie sur 2 et l’attribuer au type de rendez-vous pour la visite en van.

Les visites à pied ne seraient disponibles que lorsqu’au moins un microphone est disponible. Les visites en van ne seraient disponibles que lorsqu’au moins un van et un microphone étaient gratuits.

Disponibilité et marge

Les ressources sont considérées comme «  utilisées » pendant toute la durée du rendez-vous, plus toute marge avant ou après le rendez-vous. 

Notez bien que si une marge négative est utilisée pour créer des rendez-vous qui se chevauchent, la ressource s’applique toujours à la durée totale du rendez-vous. Par exemple, un rendez-vous de 60 minutes avec moins de 45 minutes de marge utilisera la ressource pendant la totalité des 60 minutes, de sorte qu’elle ne pourra pas être utilisée pendant le rendez-vous qui se chevauche.

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