Définir des restrictions concernant la prise, la modification ou l’annulation de rendez-vous par les clients

Personnaliser vos paramètres de disponibilité pour gérer vos créneaux de réservation et les modifications de rendez-vous.

Les limites de planification vous permettent de définir les durées minimale et maximale entre la réservation et le rendez-vous, de déterminer si et à quel moment vos clients peuvent reporter ou annuler leurs rendez-vous, ou encore de restreindre la modification des réponses à leur formulaire de renseignements. Vous pouvez définir des limites à l’échelle du compte, ainsi que des limites spécifiques pour certains calendriers et groupes de disponibilité.

Également disponible : Utiliser les ressources pour limiter les réservations

Astuce : inscrivez-vous à notre webinaire Préparation de la réservation : personnalisation et partage de votre emploi du temps Acuity, où nous vous apprendrons comment ajuster les limites de disponibilité et de planification pour tirer le meilleur parti d’Acuity.

Définir des limites applicables à tous les calendriers

Vos limites de planification globales s’appliquent à l’ensemble de vos calendriers Acuity ; les limites de planification spécifiques à un calendrier remplacent toutefois ces dernières.

Vos limites de planification globales contrôlent :

• La durée maximale entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même
• La possibilité pour les clients de reporter ou d’annuler leurs propres rendez-vous, ou de modifier leurs formulaires de renseignements
• La durée minimale requise avant l’heure du rendez-vous pour tout report, annulation ou modification des formulaires de renseignements
• Le mode de calcul des intervalles de début pour les rendez-vous
• Paramètres Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous et Apparaître comme très occupé(e)
• Le fuseau horaire dans lequel vos rendez-vous s’affichent sur votre page de planification

Modifier les restrictions générales pour la prise de rendez-vous

Pour ajouter ou modifier vos limites de planification globales pour tous les calendriers :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Utilisez les onglets Général, Intervalles de début pour les rendez-vous, Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous, Apparaître comme très occupé(e) et Fuseau horaire pour consulter ou mettre à jour les différentes limites de planification.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir des limites pour des calendriers spécifiques

Vous pouvez définir des limites de planification différentes pour chacun de vos calendriers Acuity, ou bien pour un groupe spécifique de types de rendez-vous. Les limites de planification spécifiques à un calendrier prévalent sur vos limites de planification globales. 

Vos restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier déterminent :

• La durée maximale entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même
• Le délai minimal requis avant l’heure du rendez-vous pour reporter ou annuler
• Le nombre de rendez-vous autorisé par créneau
• Le nombre maximal de rendez-vous pouvant être réservés sur ce calendrier ou ce groupe par jour ou par semaine

Modifier les restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier

Pour ajouter ou modifier des restrictions concernant la prise de rendez-vous pour un calendrier spécifique :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité. 
2. Si vous possédez plusieurs calendriers ou groupes de rendez-vous, cliquez sur Modifier la disponibilité/les limites sur l’un d’entre eux.
3. Cliquez sur Restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier.
4. Modifiez les restrictions selon vos besoins.
5. Cliquez sur Enregistrer les restrictions.

Fixer la durée maximale entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous

Vous pouvez utiliser les restrictions pour la prise de rendez-vous générales et liées au calendrier pour définir le nombre de jours ou d’heures maximal entre la prise d’un rendez-vous et le rendez-vous lui-même.

Empêcher les clients de reporter ou d’annuler leurs rendez-vous

Pour désactiver l’option qui permet aux clients de reporter ou d’annuler des rendez-vous, modifiez vos limites de planification globales. Pour les limites spécifiques à un calendrier, définissez le nombre maximal de jours avant un rendez-vous durant lequel les clients peuvent annuler ou reporter ledit rendez-vous.

Pour désactiver l’option qui permet aux clients de reporter ou d’annuler des rendez-vous et de modifier des formulaires sur l’ensemble des calendriers :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Dans l’onglet Général, décochez la case Reporter des rendez-vous ou Annuler des rendez-vous.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Fixer la durée maximale entre l’annulation ou la reprogrammation d’un rendez-vous et le rendez-vous

Vous pouvez utiliser les restrictions pour la prise de rendez-vous générales et liées au calendrier pour définir le nombre de jours ou d’heures maximal entre l’annulation ou la reprogrammation d’un rendez-vous et le rendez-vous lui-même.

Contrôler la façon dont les clients modifient les formulaires de renseignements après la prise de rendez-vous

Utilisez vos limites de planification globales pour définir à quel moment vos clients peuvent modifier les réponses de leur formulaire de renseignements, ou pour leur interdire toute modification après la réservation.

Pour empêcher les clients de modifier les réponses de leur formulaire de renseignements :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Désélectionnez Modifier les formulaires de renseignements.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour permettre aux clients de modifier les réponses de leur formulaire de renseignements :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité et cliquez sur Limites de planification globales.
2. Cochez la case Modifier les formulaires de renseignements.
3. Sélectionnez Toujours autorisé, même après le rendez-vous ou sélectionnez Autorisé jusqu’à et définissez le nombre d’heures avant le rendez-vous durant lesquelles les clients peuvent modifier leurs réponses.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Définir un nombre maximal de rendez-vous par calendrier ou par groupe de disponibilité

Par défaut, les clients peuvent prendre rendez-vous jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de créneaux disponibles. Pour définir un nombre maximal d’heures ou de rendez-vous pouvant être réservés par semaine sur chaque calendrier ou sur chaque groupe de disponibilité, modifiez le paramètre nombre maximal de rendez-vous.

Pour définir un plafond de rendez-vous pour un calendrier ou un groupe de disponibilité spécifique :

1. Ouvrez le panneau Disponibilité. 
2. Cliquez sur le nom du calendrier, puis sur Modifier la disponibilité/les limites.
3. Cliquez sur Restrictions pour la prise de rendez-vous liées au calendrier.
4. Sélectionnez l’option Accepter un nombre maximal de rendez-vous, puis cochez la case Nombre max. d’heures par jour, Nombre max. par jour ou Nombre max. par semaine afin de fixer le quota de rendez-vous.
5. Cliquez sur Enregistrer les restrictions.