Utiliser le chevauchement de rendez-vous et la double réservation dans Acuity Scheduling

Une double réservation désigne le fait d’avoir plusieurs rendez-vous en même temps. Par défaut, Acuity empêche la double réservation, mais vous pouvez l’autoriser avec la restriction des rendez-vous par plage horaire. 

Utilisez la restriction des rendez-vous par plage horaire pour déterminer le nombre de rendez-vous qui peuvent avoir lieu à un moment donné. Les rendez-vous qui se chevauchent peuvent commencer en même temps, et les clients peuvent prendre des rendez-vous qui débutent pendant un rendez-vous existant.

Astuce : même si le chevauchement des rendez-vous est activé, Acuity ne permet pas aux clients de prendre des rendez-vous aux créneaux au cours desquels vous proposez un cours collectif. Si vous avez plusieurs calendriers, les clients peuvent réserver ces créneaux sur d’autres calendriers.

Autoriser le chevauchement

Pour trouver ce paramètre, vous devez tenir compte de la configuration de vos disponibilités.

• Si vous avez un seul calendrier et que la disponibilité par type de rendez-vous n’est pas activée, vous disposez d’un seul paramètre de chevauchement de rendez-vous pour l’ensemble d’Acuity. 
• Si vous avez deux calendriers ou plus, vous disposez d’un paramètre de chevauchement de rendez-vous pour chaque calendrier. 
• Si l’option relative à la disponibilité par type de rendez-vous est activée, vous disposez d’un paramètre de chevauchement de rendez-vous pour chaque groupe de types de rendez-vous.

Pour modifier le paramètre de chevauchement de rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Cliquez sur Modifier la disponibilité ou les restrictions pour l’un de vos calendriers ou l’un de vos groupes de types de rendez-vous. S’il n’y a pas de bouton Modifier la disponibilité ou les restrictions, passez à l’étape suivante.
3. Cliquez sur Restrictions par calendrier.
4. Saisissez une nouvelle valeur dans la section Rendez-vous par plage horaire.
5. Cliquez sur Enregistrer les restrictions.

La disponibilité par type de rendez-vous a un impacte sur le chevauchement de rendez-vous

Si vous activez la disponibilité par type de rendez-vous et le chevauchement de rendez-vous, les clients ne peuvent prendre que des rendez-vous qui se chevauchent dans le même groupe de type de rendez-vous après avoir réservé un rendez-vous dans un créneau horaire.

Par exemple, supposons que vous puissiez gérer deux rendez-vous en même temps, que vous proposiez un massage avec des pierres chaudes de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, et un massage reiki uniquement le jeudi, de 14 h à 17 h. Si vous utilisez la disponibilité par type de rendez-vous pour proposer le massage reiki uniquement le jeudi de 14 h à 17 h, après qu’un client ait réservé un massage reiki à 14 h le jeudi, Acuity ne permettra de prendre qu’un autre rendez-vous pour un massage reiki au même moment.

Évitez le chevauchement partiel des rendez-vous

Limitez-vous aux rendez-vous qui se chevauchent complètement en définissant des intervalles d’heure de début spécifiques ou en indiquant uniquement des heures de début spécifiques dans vos disponibilités. Cela permet d’éviter les heures de début décalées entre les rendez-vous. 

Forcer le chevauchement partiel des rendez-vous

Pour autoriser un chevauchement partiel des rendez-vous, utilisez une marge négative. Cela peut être utile si vous devez vous occuper d’un client à son arrivée, mais n’avez pas besoin de le superviser tout le temps. La marge négative peut être différente selon les types de rendez-vous.

Par exemple, si vous avez indiqué - 20 minutes de marge après un rendez-vous, les clients peuvent prendre un rendez-vous qui commence 20 minutes avant la fin du rendez-vous précédent. Ainsi, si le premier rendez-vous a lieu de 9 h à 10 h, le deuxième rendez-vous pourrait commencer à 9 h 40.

Pour activer la marge négative :

1. Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
2. Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous auquel vous souhaitez ajouter une marge négative, puis sur Bloquer un laps de temps supplémentaire avant ou après...
3. Saisissez une valeur négative dans le champ relative à la marge avant ou après un rendez-vous, puis cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.