Accepter ou refuser manuellement les demandes de rendez-vous

Configurez votre outil de planification pour que les clients soumettent des demandes de rendez-vous que vous pourrez confirmer ou annuler manuellement.

Acuity est conçu pour rendre la planification en ligne aussi simple que possible en se synchronisant sur vos disponibilités, de sorte que les clients ne puissent réserver que sur ces créneaux. 

S’il est essentiel pour votre activité de confirmer manuellement l’heure de chaque rendez-vous, vous pouvez personnaliser votre outil de planification pour que vos clients soumettent leur réservation sous forme de demande, et communiquer avec eux avant et après l’approbation.

Également disponible : Proposer une liste d’attente pour les rendez-vous

Créer des types de rendez-vous et des e-mails personnalisés pour ces demandes

Pour accepter ou refuser manuellement des rendez-vous, utilisez deux types de rendez-vous : un type de rendez-vous que les clients peuvent sélectionner dans votre outil de planification pour demander des rendez-vous et un autre type de rendez-vous privé pour suivre les rendez-vous confirmés.

Pour créer un système de demandes de rendez-vous :

1. Créez deux types de rendez-vous : un type de rendez-vous public défini comme une demande et un type de rendez-vous privé défini comme une confirmation. Par exemple, vous pouvez créer Demande : Shooting photo Instagram pour animaux et Confirmé : Shooting photo Instagram pour animaux. Les deux types de rendez-vous doivent avoir la même durée.
2. Personnalisez les templates pour l’e-mail de confirmation de réservation de chaque type de rendez-vous. Dans le template d’e-mail du type de rendez-vous Sur demande, incluez un message pour informer le client que sa demande a bien été reçue. Laissez le template d’e-mail du type de rendez-vous Confirmé tel quel pour servir de confirmation.
3. Désactivez tous les autres e-mails automatisés pour le type de rendez-vous Demande.
4. Si vous le souhaitez, vous pouvez mettre à jour vos instructions pour la prise de rendez-vous afin d’indiquer aux clients que l’heure de rendez-vous qu’ils demandent nécessite une confirmation distincte. Pour modifier vos instructions relatives à la prise de rendez-vous, cliquez sur Page Rendez-vous, puis sur Paramètres.

Accepter ou annuler les demandes de rendez-vous

Les clients passent par votre outil de planification public pour réserver l’un de vos rendez-vous de type Sur demande. Le client reçoit automatiquement l’e-mail l’informant que sa demande a bien été reçue, et le rendez-vous apparaît sur votre calendrier Acuity. Si vous avez activé les notifications internes, vous recevrez également une copie de l’e-mail de demande envoyé au client.

Pour accepter ou refuser le rendez-vous, cliquez dessus afin d’en ouvrir les détails. 

• Pour le refuser, annulez le rendez-vous. Le client reçoit automatiquement une notification par e-mail l’informant de l’annulation du rendez-vous.
• Pour l’accepter, modifiez le rendez-vous, utilisez le menu déroulant Type de rendez-vous pour sélectionner le type de rendez-vous confirmé, puis enregistrez vos modifications. Cliquez en haut à droite des détails du rendez-vous, puis sur Renvoyer l’e-mail de confirmation. Le type de rendez-vous ayant été modifié, le client recevra l’e-mail de confirmation, et non l’e-mail de réception de la demande.