Masquer votre disponibilité à l'aide des paramètres « Apparaître comme occupé(e) » ou « Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous »

Utilisez ces paramètres pour limiter les créneaux horaires disponibles et vous faire apparaître comme très demandé(e).

Vous pouvez utiliser les paramètres Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous dans Acuity pour masquer une partie de vos disponibilités à vos clients. Le paramètre Apparaître comme occupé(e) permet de donner l’impression d’être très demandé(e) en masquant un pourcentage de vos disponibilités chaque jour, tandis que le paramètre Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous optimise votre journée en regroupant vos rendez-vous.

Astuce : Ces paramètres s'appliqueront à tous les calendriers de votre compte.

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Apparaître comme occupé(e)

Si vous avez beaucoup de disponibilités mais que vous souhaitez paraître davantage occupé(e) ou sollicité(e), masquez certains créneaux de rendez-vous en utilisant le paramètre Apparaître comme occupé(e). Lorsque vous activez le paramètre Apparaître comme occupé(e), vous verrez toujours l’intégralité de vos disponibilités dans le panneau Calendrier, mais les clients qui réservent en ligne ne verront que certaines d’entre elles.

Définissez le pourcentage de créneaux horaires quotidiens que les clients ne pourront pas voir. À mesure que les créneaux disponibles sont réservés, ils sont masqués (et comptés comme cachés). Le nombre de créneaux affichés aux clients restera le même jusqu’à ce que votre calendrier commence à en manquer. À ce stade, seuls les créneaux libres restants peuvent être affichés.

N’oubliez pas que même si le nombre de disponibilités affiché reste le même chaque jour, différents créneaux de rendez-vous peuvent apparaître selon les jours. Par exemple, si vous avez quatre créneaux de rendez-vous disponibles et que vous souhaitez masquer 50 % de vos disponibilités, un client peut voir des créneaux disponibles à 9 h 00 et 10 h 00 un jour, mais à 9 h 00 et 11 h 00 un autre jour. 

À titre d’exemple, voici comment s’afficheraient les disponibilités d’un jour avec 10 créneaux horaires, lorsque 50 % de la disponibilité est masquée :

Pour activer le paramètre Apparaître comme occupé(e) :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
3. Cliquez sur Apparaître comme occupé(e), puis activez le paramètre Apparaître comme occupé(e).
4. Saisissez un pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Astuce : le paramètre Apparaître comme occupé(e) ne s’applique pas aux cours collectifs, que vous pouvez proposer à des heures précises, à moins que vous ne le définissiez à 100 %. À 100 %, tous les créneaux horaires et les cours collectifs sont masqués.

Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous

Si vous proposez plusieurs heures de début différentes, activez le paramètre Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous afin d’éviter les temps d’arrêt tout au long de la journée. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez supprimer tous les espaces, ou uniquement les courts intervalles tout en autorisant des intervalles plus importants de 2 à 6 heures entre les groupes de rendez-vous.

Lorsque vous activez Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous, vos clients verront uniquement les créneaux ouverts qui se trouvent juste avant ou après vos rendez-vous. S’il n’y a pas encore de rendez-vous pris un jour donné, le système affichera tous les créneaux horaires jusqu’à la prise du premier rendez-vous.

Pour activer Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous :

1. Dans Acuity, cliquez sur Disponibilité.
2. Cliquez sur Restrictions générales pour la prise de rendez-vous.
3. Cliquez sur Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous, puis activez le paramètre Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous.
4. Sélectionnez Éviter les espaces entre les rendez-vous pendant la journée pour réduire les écarts au cours de la journée. Si cela ne vous dérange pas d'avoir des écarts plus importants dans votre journée, sélectionnez Éviter les espaces courts, mais autoriser les espaces d’au moins, puis définissez la durée minimale de l'écart.

À retenir :

• La réduction des espaces ne fonctionnera pas comme prévu si vous avez plusieurs calendriers et que la disponibilité groupée est activée.
• Si vous avez deux calendriers ou plus qui proposent le même type de rendez-vous, une option Tous les rendez-vous disponibles apparaîtra sur votre planificateur. Lorsqu’un client sélectionne cette option, il voit tous les rendez-vous disponibles sur tous les calendriers, auquel cas le réglage Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous ne fonctionnera pas comme prévu. 
• Si plusieurs rendez-vous peuvent avoir lieu sur le même créneau horaire, nous ne les attribuerons pas tous avant d’avoir proposé les créneaux précédents et suivants.
• Si vous avez des sections de disponibilité, par exemple ‌quelques heures le matin et quelques heures l’après-midi, le paramètre Éviter les espaces entre les rendez-vous pendant la journée ne s’appliquera pas indépendamment dans chaque section de disponibilité d’une journée donnée. Ainsi, si votre disponibilité est 8 h-12 h, 14 h-17 h et qu’un rendez-vous de 60 minutes est pris à 15 h, seuls les créneaux situés immédiatement avant et après le rendez-vous s’afficheront et la disponibilité du matin ne s’affichera pas.
• Si vous ‌activez la synchronisation des événements de votre calendrier tiers avec Acuity, le paramètre Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous ne fonctionnera pas comme prévu. En effet, cette fonctionnalité ne considère pas les événements synchronisés à partir d’un calendrier externe comme des rendez-vous.
   
• La réduction des espaces ne fonctionnera pas si votre disponibilité est indiquée sous forme d’heures de début spécifiques pour des rendez-vous qui se terminent avant l’heure de début du prochain. Ainsi, si votre disponibilité est indiquée à 9 h, 10 h, 11 h et qu’un rendez-vous de 30 minutes est pris à 9 h, les créneaux horaires de 10 h et 11 h seront toujours disponibles sur la page Rendez-vous.
• Les clients qui modifient leur rendez-vous en choisissant une heure différente le même jour peuvent sélectionner des heures avant ou après le rendez-vous existant, ce qui est susceptible de créer des trous dans votre emploi du temps. Ceci est dû au fait que l’heure du rendez-vous initial reste réservée jusqu’à ce que la mise à jour soit terminée.  

Utiliser à la fois Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les écarts entre les rendez-vous

Dans Acuity, vous pouvez utiliser à la fois Apparaître comme occupé(e) et Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous. Si tous les créneaux d’un jour sont libres, la fonction Apparaître comme occupé(e) ne proposera aux visiteurs du site qu’un pourcentage des créneaux disponibles. Une fois qu’au moins un rendez-vous est pris, la fonction Réduire au maximum les espaces entre les rendez-vous prendra le relais et n’affichera que les créneaux avant ou après les rendez-vous existants.