Notificaciones por correo electrónico para clientes de Acuity Scheduling

Envía a tus clientes actualizaciones automatizadas y personalizadas y recordatorios sobre sus citas.

En Acuity, puedes enviar correos electrónicos automatizados a los clientes sobre sus citas, paquetes y suscripciones. Los correos electrónicos se envían desde scheduling@acuityscheduling.com o scheduling@squarespacescheduling.com, y el nombre del remitente coincidirá con el nombre comercial de tu cuenta. 

Esta guía aborda las notificaciones que puedes enviar y cómo personalizarlas.

Los usuarios de cualquier plan de pago pueden personalizar notificaciones por correo electrónico. Los usuarios en planes de prueba no pueden personalizar estas notificaciones.

Antes de comenzar

Consideraciones relativas a la HIPAA

Si tu cuenta está habilitada para HIPAA, revisa Acuity Scheduling e HIPAA.

Otros correos electrónicos y notificaciones que puedes enviar

Estas son algunas otras formas de comunicación con clientes y empleados:

• Enviar recordatorios de citas por mensaje de texto en los planes Growing y Powerhouse.
• Enviar notificaciones internas de citas y agendas para ti y tu personal. Puedes recibir notificaciones sobre citas nuevas, reprogramadas y canceladas.
• Enviar correos electrónicos de marketing con Email Marketing de Squarespace.

Notificaciones por correo electrónico disponibles

Utiliza la tabla siguiente para ver cuales notificaciones por correo electrónico puedes enviar a los clientes.

Notificación por correo electrónico	Detalles
Confirmación de reserva	Opcional Se envía inmediatamente después de que se haya reservado una cita. La temporización es personalizable.
Recordatorios	Opcional Enviar hasta tres recordatorios por cita a horas personalizables Se envía al menos una hora antes de una cita. Los mensajes de recordatorio por correo electrónico también controlan los recordatorios por mensajes de texto. Si un cliente reserva una cita que está más cercana que un correo electrónico de recordatorio, hay un período de gracia en el que se sigue enviando el recordatorio. Este es aproximadamente un tercio del tiempo entre el recordatorio y la cita. Por ejemplo, un recordatorio programado para enviarse 24 horas antes de una cita seguirá enviándose si un cliente reserva con 16 horas de anticipación. Es posible que las citas reservadas con menos de una hora de anticipación no reciban un correo electrónico de recordatorio, aunque estén dentro del período de gracia.
Cancelación	Opcional Se envía inmediatamente después de que se cancela una cita
Modificación	Opcional Se envía inmediatamente después de que se reprograme una cita.
Seguimientos	Opcional Enviar un máximo de seis correos electrónicos de seguimiento hasta un año después de una cita La temporización es personalizable.
Recibos de los pedidos	Siempre se envía. Se envían inmediatamente después de que un cliente compre un paquete, un vale regalo o una suscripción.
Suscripción pagada	Siempre se envía. Se envía después de que se le cobra automáticamente a un cliente una suscripción continua. El cliente no recibirá esta notificación después de comprar inicialmente una suscripción, pero lo hará para los siguientes pagos de suscripción.
Recordatorio de renovación de suscripción	Opcional Se envía antes de que se cobre a un cliente por una renovación de suscripción.
Suscripción cancelada	Siempre se envía. Se envía inmediatamente después de que un cliente cancela una suscripción o falla el pago por una suscripción. Si cancelas una suscripción para el cliente, no se envía un correo electrónico automáticamente. Puedes enviar un correo electrónico directamente después de cancelar su suscripción.

Personalizar las plantillas de mensaje por correo electrónico

Todos los correos electrónicos de Acuity utilizan plantillas, que son independientes de la plantilla y el diseño de tu sitio. Cada tipo de correo electrónico comienza con una plantilla predeterminada, lista para usarse tal cual está, o puedes personalizar el contenido y el diseño del correo electrónico de acuerdo con tu marca. Considera incluir información adicional que tus clientes podrían necesitar, como indicaciones para conducir o a quién llamar si tienen preguntas.

Nota: Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?

Para editar una plantilla de correo electrónico:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Selecciona el tipo de correo electrónico que quieres editar.
3. Si tienes varios correos electrónicos del mismo tipo, como recordatorios o seguimientos, haz clic en el botón del correo electrónico que quieres editar. Más información sobre los Recordatorios y los Seguimientos a continuación.

Nota: los correos electrónicos de seguimiento están deshabilitados de forma predeterminada y comienzan con una plantilla en blanco. Si dejas la plantilla en blanco, no se enviará el correo electrónico de seguimiento.

4. Para editar el asunto, haz clic en el campo Asunto del correo electrónico o en Asunto del mensaje de correo electrónico/mensaje de texto y añade el texto nuevo. Puedes usar una combinación de texto y etiquetas.
5. Para editar el cuerpo del mensaje, haz clic en el campo de texto. Usa la barra de herramientas de edición para añadir texto, imágenes, botones y etiquetas o para modificar el formato, la fuente y los colores. Haz clic en <> para editar el HTML.
6. Para editar el texto o el enlace de un botón, haz clic en el botón y, luego, presiona Editar.
7. Para borrar un botón, destaca el texto del botón y oprime Borrar. Si quieres añadir un botón nuevo, presiona Añadir botón en la barra de herramientas de edición.
8. En la esquina inferior derecha, haz clic en Usar plantilla predeterminada y, luego, en Aceptar para reconfigurar una plantilla personalizada. Se borrará la plantilla personalizada de manera permanente.
9. Haz clic en Guardar plantilla para guardar tus cambios.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Las plantillas de correo electrónico no admiten CSS.
• Las plantillas de correo electrónico no admiten adjuntos. Esto permite evitar que tus mensajes se clasifiquen como spam o correo no deseado. En lugar de ello, añade contenidos en una página de tu sitio y vincúlalos con ella.
• No se puede cambiar el nombre de las plantillas de correo electrónico, pero los nombres son solo para uso interno y los clientes no muestran los nombres de las plantillas.

Personalizar plantillas por tipo de cita

Es posible que desees que la notificación por correo electrónico tenga un aspecto diferente según el tipo de cita. Si quieres personalizar una plantilla para un tipo de cita, agrega una nueva plantilla al correo electrónico.

Nota: las notificaciones de pedidos de paquetes o vales regalo, suscripción pagada y suscripción enviada por correo electrónico solo usan una plantilla y no pueden vincularse con un tipo de cita.

Para asignar una plantilla a un tipo de cita:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Selecciona el tipo de correo electrónico al que estás asignando una plantilla.
3. Si tienes configurados varios mensajes de correo electrónico del mismo tipo (por ejemplo, recordatorios o seguimientos), haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico que deseas editar.
4. Haz clic en Añadir plantilla nueva.
5. Selecciona los tipos de cita que deberían usarla.
6. Haz clic en Guardar plantilla nueva.
7. La nueva plantilla aparecerá debajo de la plantilla original. Haz clic en el nombre de la plantilla para editarla.

Para cambiar qué tipos de cita usan una plantilla:

1. Pulsa el nombre del tipo de cita en la plantilla.
2. Arrástrala a otra plantilla.

Para borrar una plantilla:

1. Borra todos los tipos de cita del grupo de la plantilla.
2. Haz clic en Borrar esta plantilla.

Recordatorios

Puedes utilizar el correo electrónico para recordarles a los clientes una cita próxima.

Cada correo electrónico de recordatorio se representa con un botón en la parte superior de la página Recordatorios, y cada botón tiene una etiqueta que muestra cuándo se envía ese correo electrónico.

Puedes enviar a los clientes hasta tres correos electrónicos de recordatorio antes de una cita. Para agregar o editar un mensaje de correo electrónico de recordatorio:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en Recordatorios.
3. Para editar un correo electrónico de recordatorio existente, haz clic en el botón de correo electrónico de recordatorio y, a continuación, edita la plantilla que aparece a continuación. Para agregar un nuevo correo electrónico de seguimiento, haz clic en Agregar recordatorio por correo electrónico adicional.
4. Sigue los pasos anteriores para editar una plantilla de correo electrónico.

Para impedir que se envíe un mensaje de correo electrónico, elimínalo del siguiente modo:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en un botón para abrir un recordatorio y, después, en Desactivar este recordatorio.
4. Haz clic en Aceptar para confirmar.

Para evitar que se envíen todos los recordatorios por correo electrónico, borra todos menos uno y asigna el recordatorio por correo electrónico restante a Tipos inactivos. Se necesita, al menos, un recordatorio por correo electrónico, pero configurarlo como Inactivo impedirá que se envíe.

Para cambiar cuándo se envía un recordatorio por correo electrónico:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en Recordatorios.
3. Haz clic en un botón para abrir el recordatorio.
4. Edita el campo Enviar este recordatorio y luego haz clic en Guardar plantilla. Puedes programar recordatorios para que se envíen tan solo una hora antes de la cita del cliente.

Seguimientos

Puedes enviar correos electrónicos después de las citas para agradecer, pedir comentarios u ofrecer descuentos para citas futuras.

En el plan Emerging, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento por cita. En los planes Growing o Powerhouse, puedes enviar hasta seis correos electrónicos de seguimiento por cita.

Si tienes un plan que puede enviar más de un correo electrónico de seguimiento, cada uno se representa con un botón en la parte superior de la página. Cada botón tiene una etiqueta que indica cuándo se envía ese correo electrónico. El botón Seguimiento 1 aparece en toda la parte izquierda.

Para agregar o editar un correo electrónico de seguimiento:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Presiona Seguimientos.
3. Para editar un correo electrónico de seguimiento existente, haz clic en el botón del correo electrónico de seguimiento y, luego, edita la plantilla que aparece a continuación. Para agregar un nuevo correo electrónico de seguimiento, haz clic en Agregar un seguimiento.
4. Sigue los pasos anteriores para editar una plantilla de correo electrónico.

Para eliminar una plantilla de correo electrónico de seguimiento:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Presiona Seguimientos.
3. Haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico existente.
4. Pulsa Desactivar este seguimiento y, luego, Aceptar.

Para dejar de enviar un correo electrónico de seguimiento y guardar la plantilla:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Presiona Seguimientos.
3. Haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico existente.
4. Arrastra todos los tipos de citas al cuadro Tipos inactivos.

Para cambiar cuándo se envía un mensaje de seguimiento por correo electrónico:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Presiona Seguimientos.
3. Haz clic en el botón del mensaje de correo electrónico existente.
4. Edita el campo Enviar este seguimiento. Para enviar a intervalos de menos de un día, usa puntos decimales. El intervalo mínimo es 0.01 días o, alrededor de, 14 minutos.
5. Haz clic en Guardar plantilla.

Para enviar mensajes de seguimiento por correo electrónico únicamente a los clientes que no han reservado otra cita:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Presiona Seguimientos.
3. Selecciona Enviar únicamente el seguimiento si el cliente no tiene citas futuras. Esta configuración se aplica a todos los mensajes de seguimiento por correo electrónico.

Enviar una encuesta a tus clientes

Puedes utilizar los correos electrónicos de seguimiento automatizado de Acuity para enviar a los clientes una encuesta. No es posible hacer que Acuity solicite a los clientes que completen formularios después de una cita, pero puedes usar tu correo electrónico de seguimiento para enviar a los clientes a una encuesta que hayas creado en otro servicio, como Google Forms o Wufoo. Para ello, agrega un enlace a tu encuesta en tu plantilla de correo electrónico de seguimiento.

Recordatorios de renovación de suscripción

Puedes enviar correos electrónicos automatizados a los clientes para avisarles que sus suscripciones se renovarán pronto. Puedes activar o desactivar estos correos electrónicos por cada suscripción que ofrezcas, pero no es posible personalizar el contenido.

En algunas jurisdicciones, las empresas están obligadas legalmente a enviar recordatorios de renovación de suscripción a sus clientes. Los correos electrónicos de recordatorio de renovación de suscripción a Acuity están desactivados por defecto.

Es tu responsabilidad seguir todas las leyes de renovación automática que se apliquen. Como se indica en nuestras Condiciones de Uso, Squarespace no brinda asesoramiento ni recomendaciones sobre leyes o requisitos reglamentarios.

Cada correo electrónico incluye:

• El nombre de tu negocio
• El nombre de la suscripción que compraste, a menos que hayas habilitado la configuración conforme a los requisitos de la HIPAA de Scheduling
• Cuándo se renovará la suscripción
• Por cuánto tiempo servirá la renovación
• Cuánto se le cobrará al cliente
• Un enlace que el cliente puede utilizar para cancelar su suscripción o actualizar su información de pago

Los correos electrónicos se envían en función de la frecuencia con la que se renueva la suscripción.

Para suscripciones que se renueven cada	El correo electrónico se envía
Una, dos o tres semanas	Dos días antes de la renovación
Cuatro, cinco o seis semanas	Siete días antes de la renovación
Tres, seis o 12 meses	20 días antes de la renovación

Activar los correos electrónicos de recordatorio de renovación de la suscripción

Para habilitar correos electrónicos de recordatorio de renovación de suscripción:

1. Abre el panel de Paquetes, regalos y suscripciones: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en Editar para la suscripción que deseas cambiar.
3. Marca o desmarca la casilla para enviar un correo electrónico de recordatorio de renovación de suscripción.
4. Haz clic en Actualizar suscripción.

Personalizar con etiquetas

Puedes agregar etiquetas a una plantilla de correo electrónico para obtener información de la cita, como el nombre de un cliente, la fecha de la cita o la descripción del tipo de cita. Las plantillas de correo electrónico también utilizan etiquetas que extraen las respuestas del formulario de admisión del cliente. Puedes ingresar etiquetas manualmente o hacer clic en Insertar campo y elegir una etiqueta de la lista.

Quién recibe las respuestas

Como opción predeterminada, las respuestas del cliente se envían al propietario del sitio web. Puedes personalizarlo para cada calendario.

Para cambiar quién recibe las respuestas de los clientes a las notificaciones de citas:

1. Abre el panel Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Busca el calendario que deseas personalizar y haz clic en Configuración de calendario.
3. Cambia la dirección de correo electrónico en el campo Enviar respuestas a.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Dejar de enviar correos electrónicos para tipos de citas específicos

Para dejar de enviar una notificación por correo electrónico para un tipo de cita específico:

1. Abre el panel de Configuración del correo electrónico: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en el tipo de mensaje de correo electrónico que deseas dejar de enviar.
3. Haz clic en el nombre del tipo de cita y arrástralo a la casilla Tipos inactivos.

Notas:

• Al deshabilitar una notificación por correo electrónico para los clientes, se deshabilitará la notificación equivalente para ti y tu personal. Si deshabilitas el correo electrónico que genera recordatorios por mensajes de texto, el recordatorio también se deshabilitará.
• Si deshabilitas todos los tipos de citas que utilizan una plantilla de correo electrónico personalizada, Acuity eliminará la plantilla. Si quieres guardarla para más adelante, copia el contenido de la plantilla en otra aplicación y guárdalo allí.

Enviar notificaciones por correo electrónico a varios destinatarios

Para enviar notificaciones por correo electrónico de una cita a más de una dirección, edita los detalles de la cita para que el campo de correo electrónico incluya varias direcciones separadas por comas. Acuity enviará notificaciones a todas las direcciones indicadas.

Comprobar si los clientes recibieron notificaciones por correo electrónico

Para ver los mensajes enviados para una cita, haz clic en esta para abrir los detalles y, a continuación, en Ver todos los cambios y notificaciones enviados. El registro de cambios muestra todos los mensajes de correo electrónico y texto enviados para la cita.

Volver a enviar correos electrónicos de confirmación

Puedes volver a enviar el correo electrónico inicial de confirmación a tu cliente para su próxima cita. No es posible volver a enviar los correos electrónicos de confirmación de citas pasadas ni volver a enviar otros tipos de correos electrónicos, por ejemplo, los recordatorios.

Para volver a enviar correos electrónicos de confirmación:

1. Abre el panel de Calendario: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
2. Haz clic en y, a continuación, en Reenviar correo electrónico de confirmación.

Pedir a los clientes que agreguen Acuity a su lista de remitentes seguros

Si tu cliente esperaba una notificación por correo electrónico, pero no fue así, empieza pidiéndole que revise su carpeta de spam o correo no deseado. Si los correos electrónicos quedan en un filtro de spam, pídele al cliente que agregue scheduling@acuityscheduling.com y scheduling@squarespacescheduling.com a la lista de remitentes seguros.

Si un filtro de spam no detecta las notificaciones de Acuity que faltan, pídele al ISP o al proveedor de alojamiento que recibe los correos electrónicos que agregue las direcciones IP y las direcciones de correo electrónico de Acuity a una lista de remitentes de confianza. El proveedor de alojamiento puede agregar las direcciones de correo electrónico anteriores o las direcciones IP de nuestro servidor de correo:

• 149.72.52.197
• 149.72.90.69
• 149.72.227.216
• 149.72.242.200
• 168.245.51.104
• 198.37.159.6

Más solución de problemas

Si los clientes no reciben tus notificaciones por correo electrónico, podría estar relacionado con estos problemas:

• Direcciones canceladas: los clientes pueden darse de baja de los recordatorios de citas y los correos electrónicos de seguimiento de Acuity haciendo clic en Cancelar suscripción, en la parte inferior. Si los clientes se dan de baja de los seguimientos y los recordatorios de citas, seguirán recibiendo notificaciones de transacciones, como confirmaciones de citas, notificaciones de reprogramación y confirmaciones de pago de suscripciones.  No es posible volver a suscribirlos a recordatorios de citas y correos electrónicos de seguimiento, pero si abren uno de esos correos electrónicos y vuelven a hacer clic en Cancelar suscripción, Acuity les pedirá que se vuelvan a suscribir.
• Informes de spam: si el cliente marca tu mensaje como spam, Acuity no le enviará más recordatorios de citas ni correos electrónicos de seguimiento. Si el cliente lo hizo por error, comunícate con el servicio de atención al cliente para que podamos eliminar la dirección de correo electrónico de la lista de direcciones bloqueadas.
• Notificaciones deshabilitadas: comprueba que no hayas deshabilitado las notificaciones del tipo de cita en cuestión.
• El usuario de Acuity optó por no enviar: cuando los usuarios de Acuity programan, reprograman o cancelan una cita, pueden optar por no enviar la notificación automática al cliente. Acuity registra dicha decisión en el registro de cambios de citas.