Confirmation manuelle des rendez-vous et listes d’attente dans Acuity Scheduling

Acuity est conçu pour rendre la planification en ligne aussi simple que possible. Cet outil suit vos disponibilités afin que les clients ne puissent prendre rendez-vous qu’à ces heures uniquement. Lorsque les clients prennent rendez-vous, Acuity leur envoie automatiquement un e-mail de confirmation.

S’il est important pour votre entreprise de confirmer manuellement chaque heure de rendez-vous ou de proposer une liste d’attente pour les créneaux déjà réservés, vous pouvez utiliser les techniques ci-dessous.

Conseil : si votre entreprise propose des créneaux sporadiques (p. ex. lors d’un salon éphémère ouvert quelques jours par mois), pensez à créer une liste de diffusion grâce à laquelle vous pourrez avertir vos clients lorsque vous avez à nouveau de la disponibilité.Ainsi, si vous avez un site web Squarespace, vous pouvez créer une liste de diffusion et la nommer Notifications de disponibilité.

Confirmation manuelle des rendez-vous

Pour confirmer manuellement les rendez-vous, utilisez deux types de rendez-vous : un type de rendez-vous que les clients peuvent sélectionner dans votre outil de planification pour demander des rendez-vous et un autre type de rendez-vous privé pour suivre les rendez-vous confirmés.

Étape 1 : Configurer les demandes de rendez-vous

Pour créer un système de demandes de rendez-vous :

1. Créez deux types de rendez-vous : un type de rendez-vous public défini comme une demande et un type de rendez-vous privé défini comme une confirmation. Par exemple, vous pouvez créer Demande : Shooting photo Instagram pour animaux et Confirmé : Shooting photo Instagram pour animaux. Les deux types de rendez-vous doivent avoir la même durée.
2. Personnalisez les modèles d’e-mail pour l’e-mail de confirmation de chaque type de rendez-vous. Transformez l’e-mail de confirmation du type de rendez-vous demandé en un message indiquant que la demande du client a été reçue et laissez l’e-mail de confirmation du type de rendez-vous comme confirmation.
3. Désactivez tous les autres e-mails automatisés pour le type de rendez-vous demandé.
4. Vous pouvez éventuellement cliquer sur Personnaliser l’apparence, puis mettre à jour le champ Instructions pour la prise de rendez-vous pour indiquer aux clients qu’ils demandent une heure de rendez-vous nécessitant une confirmation distincte.

Étape 2 : Utiliser les demandes de rendez-vous

À chaque fois qu’un client passe par votre outil de planification public, il prend un rendez-vous de type « demande ». Le client reçoit automatiquement l’e-mail indiquant que sa demande a été reçue et le rendez-vous apparaît sur votre calendrier Acuity. 

Pour confirmer ou refuser le rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous pour accéder à ses détails. 

• Pour le refuser, annulez le rendez-vous. Le client reçoit automatiquement une notification par e-mail l’informant de l’annulation du rendez-vous.
• Pour le confirmer, modifiez le rendez-vous en utilisant le type de rendez-vous « confirmé » et enregistrez vos modifications. Cliquez sur dans le coin supérieur droit des détails du rendez-vous, puis cliquez sur Renvoyer l’e-mail de confirmation. Comme vous avez modifié le type de rendez-vous, le client reçoit l’e-mail de confirmation plutôt que l’e-mail de réception de la demande.

Remarque : Acuity ne vous demandera pas de traiter immédiatement les demandes entrantes. Les demandes auxquelles vous n’avez pas répondues restent accessibles sur votre calendrier.

Proposer une liste d’attente

Pour configurer une liste d’attente, vous pouvez soit créer un calendrier de liste d’attente supplémentaire, soit utiliser un formulaire Squarespace ou un formulaire tiers pour recueillir les demandes de rendez-vous. 

Création d’un calendrier de liste d’attente

Pour que cette solution fonctionne, vous devez utiliser deux calendriers.

Conseil : Acuity propose de nouveaux créneaux lorsque les nouvelles disponibilités sont comprises dans les restrictions pour la prise de rendez-vous. Si votre planning a tendance à être bien rempli, pensez à assouplir ces restrictions afin de permettre à vos clients de réserver plus à l’avance, ou demandez-leur de revenir plus tard pour connaître vos nouveaux horaires.

Pour configurer un calendrier de liste d’attente, procédez comme suit :

1. Créez un calendrier supplémentaire intitulé Liste d’attente. Intégrez-y tous vos types de rendez-vous et renseignez les disponibilités en fonction de votre calendrier principal, tout en autorisant plusieurs rendez-vous en même temps.
2. Modifiez les instructions pour la prise de rendez-vous de votre calendrier principal pour indiquer aux clients que, si la date et l’heure souhaitées ne sont pas disponibles, ils peuvent réserver la place de leur choix sur le calendrier Liste d’attente. Assurez-vous d’inclure le lien direct vers votre calendrier Liste d’attente dans vos instructions pour la prise de rendez-vous.
3. Pensez à mettre à jour vos notifications automatiques par e-mail pour indiquer que le client a réservé sur la liste d’attente mais qu’il n’a pas pris de rendez-vous réel.
4. Si un client annule un rendez-vous sur votre calendrier principal, vérifiez les réservations dans le créneau horaire correspondant sur le calendrier Liste d’attente.
5. S’il y a une correspondance sur la liste d’attente, reprogrammez le rendez-vous sur votre calendrier principal. Le client recevra une notification automatique l’informant que son rendez-vous est confirmé.

Conseil : pour configurer une liste d’attente si vous proposez des cours plutôt que des rendez-vous, créez d’abord un autre calendrier intitulé Liste d’attente. Dupliquez les cours pour lesquels vous souhaitez une liste d’attente, puis planifiez-les sur votre calendrier Liste d’attente à la même date et à la même heure que votre calendrier principal.  

Créer un formulaire de liste d’attente

Cette solution repose sur l’envoi de vos clients vers un formulaire distinct à partir de votre outil de planification.

1. Si vous avez un site web Squarespace, ajoutez un formulaire à votre site qui recueille le nom et l’adresse e-mail du client, et lui demande le type de rendez-vous, l’heure et la date qu’il souhaitait mais n’a pas pu réserver. Si vous n’en avez pas, vous pouvez créer le formulaire dans une application de formulaire tierce, telle que Google Forms ou Wufoo.
2. Modifiez vos instructions pour la prise de rendez-vous pour indiquer aux clients d’accéder au formulaire de liste d’attente s’ils ne voient pas l’heure et la date de rendez-vous qu’ils souhaitent. Il serait judicieux de souligner, à la fois dans les instructions pour la prise de rendez-vous et dans le texte du formulaire, qu’il s’agit d’une demande de liste d’attente et que les rendez-vous ne sont pas garantis pour les clients.
3. Lorsqu’un client annule, consultez les réponses de votre formulaire pour un rendez-vous correspondant. Si quelqu’un a demandé ce créneau horaire, utilisez les informations du formulaire pour prendre rendez-vous au nom du client. Celui-ci recevra une notification de confirmation par e-mail, l’informant que le rendez-vous est réservé.

Astuce : si vous utilisez Wufoo (qui s’intègre à Acuity), les réponses de vos clients sont automatiquement disponibles dans Acuity lorsqu’ils ne sont plus sur la liste d’attente.