Utiliser l’application mobile Acuity Scheduling Admin

Créez, consultez et gérez vos rendez-vous où que vous soyez.

Utilisez notre application d’administration mobile pour afficher et gérer vos rendez-vous, où que vous soyez. Cette application s’appelle Acuity Scheduling Admin dans le Google Play Store et dans l’Apple App Store.

Ce que vous pouvez faire dans l'application

Dans l’application, vous pouvez :

  • Afficher les calendriers et les rendez-vous
  • Planifier un nouveau rendez-vous pour vos clients
  • Bloquer du temps sur votre calendrier
  • Annuler, modifier ou reprogrammer des rendez-vous
  • Recevoir des paiements
  • Envoyer un lien direct vers votre page Rendez-vous
  • Renvoyer les e-mails de confirmation de vos clients
  • Gérer les disponibilités et les restrictions pour la prise de rendez-vous
  • Afficher et modifier votre liste de clients
  • Créer des factures
  • Créer et modifier des types de rendez-vous et des cours collectifs
  • Créer et modifier des suppléments et des bons de réduction pour les types de rendez-vous
  • Signaler un problème ou envoyer des commentaires
  • Modifier vos paramètres de notification

Pour configurer ou modifier des paramètres plus avancés, connectez-vous à votre compte sur un ordinateur.

Remarque : l’application d’administration est disponible en anglais. Si une autre langue est définie dans votre panneau Personnaliser l’apparence qui traduit la version web d’Acuity, certains écrans de l’application seront affichés dans cette langue.

Afficher les calendriers et les rendez-vous

Depuis l’écran d’accueil de l’application, vous pouvez consulter vos rendez-vous quotidiens, passer à une autre date de la semaine ou du mois, ou mettre à jour les calendriers affichés. 

  • Pour modifier l’affichage des rendez-vous du calendrier, appuyez sur ..., puis sur Calendriers. Cochez ou décochez les cases de calendrier que vous souhaitez afficher, ou appuyez sur Afficher tous les calendriers
  • Pour consulter les rendez-vous d’un autre jour de la semaine, appuyez sur Date dans la barre de navigation du calendrier hebdomadaire ou balayez l’écran vers la gauche ou la droite pour passer à une autre semaine. Vous pouvez également appuyer sur le mois dans la barre de navigation supérieure pour agrandir le calendrier et afficher une date ultérieure dans le mois. 
  • Pour consulter votre calendrier de rendez-vous, appuyez sur ..., puis sur Vue Agenda.
  • Pour rechercher un client, appuyez sur , puis sur Rechercher. Saisissez le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client pour localiser son profil.
  • Pour revenir à la date actuelle, appuyez sur l’icône Aujourd’hui en haut à droite.
  • Pour actualiser le calendrier afin de vous assurer que vos rendez-vous sont à jour, appuyez sur l’icône Actualiser en haut à droite.
  • Pour afficher vos rendez-vous de façon hebdomadaire, faites pivoter votre appareil horizontalement.

Prendre rendez-vous

Pour planifier un nouveau rendez-vous pour un client :

  1. Sur l’écran d’accueil de l’application, appuyez sur +, puis sur Ajouter un rendez-vous.
  2. Utilisez les champs Type de rendez-vous, Calendrier et Date pour définir les détails du rendez-vous.
  3. Utilisez le champ Heure pour choisir une heure dans la liste ou utilisez le bouton Créneau personnalisé ou Récurrent. Après avoir fait votre choix, appuyez sur Sélectionner l’heure.
  4. Appuyez dans le champ Client. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone (facultatif) du client. L’application vous proposera des détails pour les clients existants. Après avoir fait votre choix, appuyez sur Sélectionner le client.
  5. Appuyez dans d’autres champs pour ajouter des libellés, des modules complémentaires ou des remarques, ou pour modifier des formulaires de renseignements, des codes de bon de réduction ou des codes de pack. Si vous ne souhaitez pas qu’Acuity envoie un e-mail à votre client, désélectionnez la case Envoyer l’e-mail de confirmation.
  6. Appuyez sur Prendre rendez-vous.

Bloquer du temps sur votre calendrier

Pour bloquer un créneau :

  1. Sur l’écran d’accueil de l’application, appuyez sur +, puis sur Bloquer une plage horaire.
  2. Si vous appuyez sur Bloquer plusieurs jours, vous choisissez une date de début et de fin. Sinon, vous choisissez un jour, ainsi qu’une heure de début et de fin.
  3. Si vous souhaitez que votre bloc se répète chaque semaine, appuyez sur Répéter et suivez les instructions.
  4. Une fois toutes les options choisies, appuyez sur Ajouter un bloc.

Reprogrammer un rendez-vous

Pour reprogrammer un rendez-vous :

  1. Sur l’écran d’accueil, choisissez le rendez-vous dans votre calendrier Acuity, puis appuyez sur l’icône crayon.
  2. Appuyez sur Reprogrammer.
  3. Choisissez une nouvelle date et une nouvelle heure pour le rendez-vous.
  4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas qu’Acuity envoie un e-mail à votre client, désélectionnez la case Envoyer l’e-mail de reprogrammation.
  5. Appuyez sur Reprogrammer le rendez-vous.

Modifier un rendez-vous ou un créneau

Pour modifier un rendez-vous :

  1. Sur l’écran d’accueil, choisissez le rendez-vous dans votre calendrier Acuity, puis appuyez sur l’icône crayon.
  2. Appuyez sur Modifier.
  3. Appuyez dans un champ pour changer le type de rendez-vous, le calendrier, le client, les libellés, les modules complémentaires, les remarques, les réponses au formulaire de renseignements ou le code de bon de réduction ou de pack pour le rendez-vous.
  4. Une fois que vous avez modifié les détails, appuyez sur Confirmer les modifications.

Pour modifier ou supprimer l’heure bloquée :

  1. Sur l’écran d’accueil, appuyez sur le créneau bloqué sur votre calendrier Acuity, puis sur l’icône en forme de crayon.
  2. Appuyez sur Modifier ou sur Supprimer pour supprimer le créneau bloqué de votre calendrier. 
  3. Si vous modifiez un créneau bloqué, apportez vos modifications, puis cliquez sur Modifier le bloc

Ajouter un autre rendez-vous

Si un client souhaite réserver à nouveau le même type de rendez-vous, vous pouvez en ajouter un autre à partir du récapitulatif du rendez-vous :

  1. Sur l’écran d’accueil, choisissez le rendez-vous dans votre calendrier Acuity, puis appuyez sur l’icône crayon.
  2. Appuyez sur Nouveau rendez-vous
  3. Appuyez sur le champ Date pour sélectionner une autre date, puis sur le champ Heure pour sélectionner une heure disponible. Si vous souhaitez apporter d’autres modifications, appuyez sur l’un des autres champs.
  4. Appuyez sur Prendre rendez-vous.

Recevoir des paiements

Grâce à notre intégration avec Square, vous pouvez associer un lecteur Square compatible à l’application mobile Acuity Scheduling Admin afin d’accepter des paiements en personne. Pour en savoir plus, consultez l’article Accepter les paiements en personne dans Scheduling avec Square.

Vous pouvez également collecter des paiements pour des rendez-vous en personne à l’aide de Stripe avec l’application mobile Acuity Scheduling Admin.

Remarque : Square est le seul processeur de paiement capable d’associer un lecteur de carte à Squarespace. 

Pour connecter un processeur de paiement ou gérer vos paramètres de paiement, connectez-vous à votre compte à partir d’un ordinateur. Pour obtenir de l’aide au niveau de la configuration, consultez les articles Connecter des processeurs de paiement à Acuity et Gérer les paiements dans Acuity.

Percevoir le paiement après la réservation

Vous pouvez saisir manuellement le mode de paiement du client, enregistrer un paiement en espèces ou envoyer un lien direct au client pour effectuer un paiement depuis l’application d’administration mobile.

  1. Sur l’écran d’accueil de l’application, appuyez sur le rendez-vous dans votre calendrier.
  2. Sélectionnez Paiement.
  3. Vous pouvez inclure des suppléments ou un chèque-cadeau, un pack ou un code de réduction :
    • Appuyez sur Suppléments, puis sur les suppléments que vous souhaitez ajouter et sur Appliquer
    • Appuyez sur Code. Saisissez le code, puis appuyez sur Appliquer
    • Pour supprimer un code ou un supplément, faites-le glisser vers la gauche sur l’écran Paiement et appuyez sur l’icône Corbeille
  4. Sélectionnez Suivant, puis une option de paiement : 
    • Appuyez sur Carte de crédit, puis sélectionnez une carte enregistrée, ou ajoutez une nouvelle carte de crédit et appuyez sur Continuer. Si les pourboires sont activés, sélectionnez un montant, puis Terminer le paiement
    • Appuyez sur Espèces, puis saisissez le montant et appuyez sur Enregistrer le paiement.
    • Appuyez sur Partager le lien de paiement pour envoyer un lien à votre client à l’aide des applications de partage intégrées à votre appareil, telles que les SMS, les e-mails ou d’autres applications de messagerie. Pour en savoir plus sur les liens de paiement, consultez l’article Gérer les paiements dans Acuity Scheduling.

Envoyer un lien direct

Envoyez vos clients vers un type de rendez-vous, une catégorie de rendez-vous, un calendrier ou un lieu spécifiques à l’aide d’un lien de prise de rendez-vous direct. Pour trouver des liens directs :

  • Sur l’écran d’accueil de l’application, appuyez sur l’icône de partage.
  • Appuyez sur le type de lien que vous souhaitez partager, puis appuyez sur Partager pour ouvrir les options de messagerie de votre appareil. Vous pouvez également appuyer sur Personnaliser le lien pour en modifier l’URL. 

Ajouter un nouveau client

Pour ajouter un nouveau client à votre liste de clients :

  1. Appuyez sur Clients à partir de l’écran d’accueil de l’application. 
  2. Appuyez sur l’icône plus , puis sur Nouveau client.
  3. Saisissez les informations du client, puis appuyez sur Créer un client.  

Renvoyer l'e-mail de confirmation du client

Pour renvoyer un e-mail de confirmation :

  1. Sur l’écran d’accueil, choisissez le rendez-vous dans votre calendrier Acuity, puis appuyez sur l’icône crayon.
  2. Appuyez sur Renvoyer l’e-mail de confirmation, puis à nouveau sur Renvoyer l’e-mail de confirmation.

Annuler un rendez-vous

Pour annuler un rendez-vous :

  1. Sur l’écran d’accueil, choisissez le rendez-vous dans votre calendrier Acuity, puis appuyez sur l’icône crayon.
  2. Appuyez sur Annuler.
  3. (Facultatif) Pour marquer le rendez-vous comme non honoré, appuyez sur Ce rendez-vous été non honoré.
  4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas qu’Acuity envoie un e-mail d’annulation à votre client, désélectionnez la case Envoyer un e-mail d’annulation.
  5. (Facultatif) Si l’option Envoyer un e-mail d’annulation est sélectionnée, vous pouvez appuyer dans le champ Remarques pour ajouter une remarque à l’attention du client.
  6. Appuyez sur Confirmer l’annulation.

Bannir un client

Pour empêcher un client de prendre rendez-vous en ligne :

  1. Sur l’écran d’accueil, appuyez sur Clients
  2. Appuyez sur le nom du client souhaité, puis sur l’icône crayon.
  3. Appuyez sur Interdire, puis saisissez un message personnalisé pour le client. Ce message s’affiche si le client tente de prendre rendez-vous. Si vous ne saisissez pas de message personnalisé, le client verra le message « Vous n’êtes pas autorisé à prendre des rendez-vous en ligne. »
  4. Appuyez sur Oui, interdire

Gérer les disponibilités et les restrictions pour la prise de rendez-vous

Pour modifier les créneaux que les clients peuvent réserver, mettez à jour vos disponibilités et vos restrictions pour la prise de rendez-vous. Pour gérer vos disponibilités, appuyez sur l’icône horloge qui se trouve sur l’écran d’accueil de l’application.

Selon votre appareil, lorsque vous consultez votre calendrier dans l’application mobile Acuity Scheduling Admin, les heures qui se trouvent en dehors de vos disponibilités peuvent ne pas être ombrées pour indiquer leur statut. Il s’agit d’une différence d’affichage uniquement. Les créneaux que les clients peuvent réserver ne changeront pas.

Pour en savoir plus sur ces paramètres, consultez l'article Gérer les disponibilités et les calendriers.

Activer les pourboires

Si vous disposez d’un accès Administrateur, vous pouvez activer les pourboires en utilisant votre appareil mobile afin que vos clients puissent laisser un pourboire après un rendez-vous :

  1. Appuyez sur , puis sur Pourboires.
  2. Appuyez pour activer l’option « Les clients peuvent laisser un pourboire s’ils paient l’intégralité de la somme ».
  3. Appuyez sur Enregistrer.

Créer et modifier des types de rendez-vous et des cours collectifs

Pour créer des types de rendez-vous ou des cours collectifs ou pour modifier les types de rendez-vous et les cours collectifs existants, accédez à l’écran d’accueil de l’application, puis appuyez sur l'icône d'engrenage et sur Types de rendez-vous.

Pour en savoir plus sur la configuration des types de rendez-vous et des cours collectifs, consultez les articles Créer et modifier les différents types de rendez-vous et Utiliser des cours collectifs dans Acuity.

Créer et modifier des suppléments et des bons de réduction pour les types de rendez-vous

Sur l’écran d’accueil de l’application, appuyez sur l'icône d'engrenage, puis sur Types de rendez-vous. Appuyez sur le menu déroulant Types, puis choisissez Suppléments ou Bons de réduction

Pour en savoir plus sur la configuration des suppléments et des bons de réduction pour les types de rendez-vous, consultez l’article Utiliser les suppléments d’Acuity Scheduling et Créer dans Acuity Scheduling des bons de réduction pour des rendez-vous et des packs

Remarque : il n’est pas possible de créer des bons de réduction pour des packs, des chèques-cadeaux et des abonnements dans l’application mobile.

Modifier vos paramètres de notification

L’application mobile Acuity Scheduling Admin peut vous envoyer des notifications push en cas de réservation, de reprogrammation ou d’annulation de rendez-vous.

Pour activer ces notifications, sur l'écran d'accueil de l'application, appuyez sur l'icône d'engrenage, puis sur Paramètres de notification.

Vous pouvez :

  • Activer ou désactiver les notifications push.
  • Si les notifications push sont activées, vous pouvez activer ou désactiver les notifications pour les nouveaux rendez-vous, les rendez-vous reprogrammés et annulés.

Après avoir fait votre choix, appuyez sur Enregistrer.

Remarque : si les notifications push sont activées dans l’application mais que vous n’en recevez pas, vérifiez les paramètres de votre appareil pour vous assurer qu’elles sont autorisées pour l’application mobile Acuity Scheduling Admin. Pour obtenir des instructions spécifiques, consultez la documentation d’assistance d’Apple ou d’Android.

Utiliser la dernière version

Pour vérifier la version de votre application, sur l'écran d'accueil de l'application, appuyez sur l'icône d'engrenage.La version de l'application apparaît en bas du menu.

Pour rechercher les mises à jour, appuyez sur le numéro de version de l’application. Si une mise à jour est disponible, votre appareil la téléchargera et la mise à jour s’appliquera au prochain redémarrage de l’application. Vous pouvez déclencher cette opération en forçant l’arrêt de l’application et en la redémarrant.

Conseil : certaines mises à jour majeures vous obligeront à vous rendre sur votre boutique d'applications et à mettre à jour l'application manuellement.

Pour connaître les derniers systèmes dʼexploitation iOS (iPhone et iPad) et Android pris en charge, consultez les détails de lʼapplication dans l’App Store ou sur Google Play.

Signaler un problème ou envoyer des commentaires

Si vous rencontrez des difficultés avec l’application mobile Acuity Scheduling Admin, utilisez l’outil de retours intégré à l’application pour nous contacter. Cet outil nous envoie des informations que nous pouvons utiliser pour diagnostiquer et résoudre votre problème, en particulier si vous envoyez le rapport immédiatement après la survenue du problème.

Remarque : nous avons mis à jour notre outil de retours intégré à l’application. Pour que vos commentaires soient correctement envoyés à Squarespace, vous devez mettre à jour votre application d’administration mobile Acuity Scheduling en installant la dernière version.

Pour utiliser l’outil de retours intégré à l’application, procédez comme suit :

  1. Appuyez sur l'icône d'engrenage, puis sur Envoyer des commentaires ou déclenchez l’outil de retours en secouant votre appareil mobile.
  2. Appuyez sur Signaler un problème
  3. Saisissez une description du problème ou de la suggestion.  
  4. Pour inclure une capture d’écran, appuyez sur Marquer le bug. Pour dessiner sur la capture d’écran et mettre en évidence le problème, appuyez sur l’icône en forme de crayon. Cliquez sur le sélecteur de couleurs pour sélectionner une autre couleur d’annotation. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Suivant.  
  5. Pour envoyer vos commentaires, appuyez sur Envoyer.

Vous pouvez également contacter l’assistance à l’aide de l’outil de retours intégré à l’application. 

  1. Appuyez sur l'icône d'engrenage, puis sur Envoyer des commentaires ou déclenchez l’outil de retours en secouant votre appareil mobile.
  2. Appuyez sur Poser une question
  3. Entrez votre message.  
  4. Saisissez votre adresse e-mail.
  5. Appuyez sur Envoyer.
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