E-Mail-Benachrichtigungen für Acuity Scheduling-Kunden

Sende deinen Kunden automatisierte und individuelle Updates und Erinnerungen an ihre Termine.

In Acuity kannst du automatisierte E-Mails an Kunden über ihre Termine, Pakete und Abonnements senden. Die E-Mails werden von scheduling@acuityscheduling.com oder scheduling@squarespacescheduling.com gesendet, und der Name des Absenders stimmt mit dem Namen des Unternehmens deines Kontos überein. 

Diese Anleitung gibt einen Überblick über die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen, die du senden kannst, und erklärt, wie du diese anpassen kannst.

Benutzer mit einem beliebigen kostenpflichtigen Abonnement können E-Mail-Benachrichtigungen anpassen. Das Anpassen dieser Benachrichtigungen ist für Benutzer mit Probephasen nicht möglich.

Bevor du loslegst

HIPAA-Überlegungen

Wenn dein Konto HIPAA-konform ist, lies zunächst den Artikel Acuity Scheduling und HIPAA.

Andere E-Mails und Benachrichtigungen, die du senden kannst

Wie du mit Kunden und Mitarbeiter sonst noch kommunizieren kannst:

• Sende SMS-Benachrichtigungen zu Terminen, die in den Abonnements „Growing“ und „Powerhouse“ verfügbar sind.
• Sende interne Termin-Benachrichtigungen und Tagesordnungen an dich selbst und an Mitarbeiter. Du wirst über neue, verschobene und stornierte Termine benachrichtigt.
• Sende Marketing-E-Mails mit Squarespace E-Mail-Kampagnen.

Verfügbare E-Mail-Benachrichtigungen

In der folgenden Tabelle siehst du die E-Mail-Benachrichtigungen, die du zu einem Aufnahmeformular hinzufügen kannst.

E-Mail-Benachrichtigung	Details
Erstbestätigung	Optional Sofort nach Terminbuchung verschickt Anpassbares Timing
Erinnerungen	Optional Sende bis zu drei Erinnerungen pro Termin und wähle die Zeiten aus Werden mindestens eine Stunde vor einem Termin gesendet Deine Erinnerungs-E-Mails regeln außerdem die SMS-Erinnerungen. Wenn ein:e Kund:in einen Termin bucht, der zeitlich näher ist als eine Erinnerungs-E-Mail, gibt es eine Nachfrist, in der die Erinnerung noch gesendet wird. Diese Nachfrist beträgt etwa ein Drittel der Zeit zwischen der Erinnerung und des Termins. Beispielsweise wird eine Erinnerung, die 24 Stunden vor einem Termin gesendet werden soll, immer noch versendet, wenn ein:e Kund:in 16 Stunden im Voraus bucht. Termine, die weniger als eine Stunde im Voraus gebucht wurden, erhalten möglicherweise keine Erinnerungs-E-Mail, auch wenn sie innerhalb der Nachfrist liegen.
Kündigung	Optional Sofort nach Stornierung eines Termins versendet
Verschieben	Optional Sofort versendet, nachdem ein Termin verschoben wurde
Folgenachrichten	Optional Du kannst bis zu sechs Folge-E-Mails innerhalb von bis zu einem Jahr nach einem Termin senden Anpassbares Timing
Paket-/Geschenkgutschein-Bestellung	Direkt versendet Sofort versendet, nachdem ein Kunde ein Paket, einen Geschenkgutschein oder ein Abonnement gekauft hat
Abonnement bezahlt	Direkt versendet Wird gesendet, nachdem einem Kunden automatisch ein laufendes Abonnement berechnet wurde. Kunden erhalten diese Benachrichtigung nicht, nachdem sie zum ersten Mal ein Abonnement erworben haben, aber für die folgenden Abonnementzahlungen.
Erinnerung zur Abo-Verlängerung	Optional Wird gesendet, bevor einem Kunden eine Abonnementverlängerung in Rechnung gestellt wird
Abonnement gekündigt	Direkt versendet Wird sofort gesendet, nachdem ein Kunde ein Abonnement gekündigt hat oder die Zahlung für ein Abonnement fehlgeschlagen ist Wenn du ein Abonnement für Kunden kündigst, wird nicht automatisch eine E-Mail gesendet. Du kannst ihnen direkt nach der Kündigung ihres Abonnements eine E-Mail senden.

E-Mail-Templates anpassen

Alle Acuity-E-Mails verwenden Templates, die von dem Template und dem Design deiner Website getrennt sind. Für jeden E-Mail-Typ mit Ausnahme von Folgenachrichten-E-Mails gibt es ein Standard-Template, das sofort einsatzbereit ist. Du kannst den Inhalt und das Design deiner Termin-E-Mails aber auch an deine Marke anpassen. Erwäge, zusätzliche Informationen einzubeziehen, die deine Kunden möglicherweise benötigen, z. B. Wegbeschreibungen oder an wen sie sich bei Fragen wenden sollten.

Hinweis: In den folgenden Anweisungen findest du Links zu den Acuity-Einstellungen, die sich nach dem Konto richten, das du für die Anmeldung bei Acuity verwendest. Was für ein Konto habe ich?

So bearbeitest du ein E-Mail-Template:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Wähle die Art von E-Mail aus, die du bearbeiten möchtest.
3. Wenn du mehrere E-Mails derselben Art eingerichtet hast (z. B. Erinnerungen oder Folgenachrichten), klicke auf den Button für die E-Mail, die du bearbeiten möchtest. Mehr zu Erinnerungen und Folgenachrichten erfährst du weiter unten.

Hinweis: Folge-E-Mails sind standardmäßig deaktiviert und beginnen mit einem leeren Template. Wenn du das Template für Folge-E-Mails leer lässt, wird die Folge-E-Mail nicht gesendet.

4. Um eine Betreffzeile zu bearbeiten, klicke auf das Feld E-Mail-Betreff oder E-Mail-Betreff/SMS und füge deinen neuen Text hinzu. Du kannst eine Mischung aus Text und Tags verwenden.
5. Um den Nachrichtentext zu bearbeiten, klicke auf das Textfeld. Verwende die Bearbeitungs-Werkzeugleiste, um Text, Bilder, Buttons und Tags hinzuzufügen oder die Formatierung, Schriftart und Farben zu ändern. Klicke auf <>, um den HTML-Code zu bearbeiten.
6. Um den Text oder Link eines Buttons zu bearbeiten, klicke auf den Button und dann auf Bearbeiten.
7. Um einen Button zu löschen, markiere den Text des Buttons und drücke dann auf Löschen. Um einen neuen Button hinzuzufügen, klicke auf Button hinzufügen in der Bearbeitungs-Werkzeugleiste.
8. Um ein angepasstes Template zurückzusetzen, klicke unten rechts auf Standard-Template verwenden und dann auf OK. Dadurch wird das angepasste Template dauerhaft gelöscht.
9. Klicke auf Template speichern, um deine Änderungen zu speichern.

Denk daran:

• E-Mail-Templates unterstützen kein CSS.
• E-Mail-Templates unterstützen keine Anhänge. Auf diese Weise werden deine E-Mails mit höherer Wahrscheinlichkeit nicht als Spam markiert. Füge den Inhalt stattdessen einer Seite auf deiner Website hinzu und verlinke auf diese.
• E-Mail-Templates können nicht umbenannt werden, aber die Namen sind nur für den internen Gebrauch bestimmt. Die Template-Namen werden den Kunden daher nicht angezeigt.

Templates je nach Terminart anpassen

Möglicherweise möchtest du, dass die E-Mail-Benachrichtigung je nach Terminart unterschiedlich aussieht. Um ein Template für eine Terminart anzupassen, füge der E-Mail ein neues Template hinzu.

Hinweis: Die folgenden Benachrichtigungen verwenden nur ein Template und können nicht mit einer Terminart verknüpft werden: Paket-/Geschenkgutschein-Bestellung, Abonnement bezahlt und Abonnement gekündigt.

So weist du einer Terminart ein Template zu:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Wähle die Art der E-Mail, der du ein Template zuweisen möchtest.
3. Wenn du mehrere E-Mails derselben Art eingerichtet hast (z. B. Erinnerungen oder Folgenachrichten), klicke auf den Button für die E-Mail, die du bearbeiten möchtest.
4. Klicke auf Neues Template hinzufügen.
5. Wähle die Terminarten aus, die es verwenden sollen.
6. Klicke auf Neues Template speichern.
7. Das neue Template erscheint unterhalb des ursprünglichen Templates. Klicke auf den Namen des Templates, um es zu bearbeiten.

So änderst du, welche Terminarten ein bestimmtes Template verwenden:

1. Klicke auf den Namen der Terminart im Template.
2. Ziehe sie zu einem anderen Template.

So löschst du ein Template:

1. Entferne alle Terminarten aus der Template-Gruppe.
2. Klicke auf Dieses Template entfernen.

Erinnerungen

Du kannst Erinnerungs-E-Mails senden, um Kunden an anstehende Termine zu erinnern.

Auf der Seite Erinnerungen wird jede Erinnerungs-E-Mail durch einen Button am oberen Seitenrand dargestellt. Jeder Button hat ein Label, das anzeigt, wann diese E-Mail gesendet wird.

Du kannst Kunden bis zu drei Erinnerungs-E-Mails vor einem Termin senden. So fügst du eine Erinnerungs-E-Mail hinzu oder bearbeitest diese:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Erinnerungen.
3. Um eine vorhandene Erinnerungs-E-Mail zu bearbeiten, klicke auf den Button der Erinnerungs-E-Mail. Bearbeite dann das Template, das darunter erscheint. Um eine neue Folge-E-Mail hinzuzufügen, klicke auf Zusätzliche E-Mail-Erinnerung hinzufügen.
4. Befolge die oben beschriebenen Schritte, um ein E-Mail-Template zu bearbeiten.

Um das Senden einer E-Mail zu verhindern, entferne diese:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Erinnerungen.
3. Klicke auf einen Button, um eine Erinnerung zu öffnen, und dann auf Diese Erinnerung deaktivieren.
4. Klicke zum Bestätigen auf OK.

Um das Versenden aller Erinnerungs-E-Mails zu verhindern, lösche alle Erinnerungs-E-Mails bis auf eine und weise die letzte Erinnerungs-E-Mail „Inaktive Arten“ zu. Mindestens eine Erinnerungs-E-Mail ist erforderlich, um in unserem System zu bleiben, aber wenn du sie auf „Inaktiv“ setzt, verhinderst du, dass sie gesendet wird.

So änderst du, wann eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Erinnerungen.
3. Klicke auf einen Button, um eine Erinnerung zu öffnen.
4. Bearbeite das Feld Diese Erinnerung senden und klicke dann auf Template speichern. Du kannst Erinnerungen so einstellen, dass sie bereits eine Stunde vor dem Kundentermin gesendet werden.

Folgenachrichten

Du kannst nach Terminen E-Mails senden, um dich zu bedanken, um Feedback zu bitten und um Rabatte für zukünftige Termine anzubieten.

Mit dem Abonnement „Emerging“ kannst du eine Folge-E-Mail pro Termin senden. Mit den Abonnements „Growing“ oder „Powerhouse“ kannst du bis zu sechs Folge-E-Mails pro Termin senden.

Wenn du ein Abonnement hast, mit dem du mehr als eine Folge-E-Mail senden kannst, wird jede Folge-E-Mail durch einen Button oben auf der Seite dargestellt. Jeder Button hat ein Label, das anzeigt, wann die E-Mail gesendet wird. Folgenachricht 1 ist der Button, der ganz links erscheint.

So fügst du eine Folge-E-Mail hinzu oder bearbeitest diese:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Follow-ups.
3. Um eine vorhandene Folge-E-Mail zu bearbeiten, klicke auf den Button der E-Mail. Bearbeite dann das Template, das darunter erscheint. Um eine neue Folge-E-Mail hinzuzufügen, klicke auf Folgenachricht hinzufügen.
4. Befolge die oben beschriebenen Schritte, um ein E-Mail-Template zu bearbeiten.

So löschst du ein Template für Folge-E-Mails:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Follow-ups.
3. Klicke auf den Button der vorhandenen E-Mail.
4. Klicke auf Diese Folgenachricht deaktivieren und dann auf OK.

So beendest du das Senden einer Folge-E-Mail und speicherst dein Template:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Follow-ups.
3. Klicke auf den Button der vorhandenen E-Mail.
4. Ziehe alle Terminarten in das Feld Inaktive Arten.

So änderst du, wann eine Folge-E-Mail gesendet wird:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Follow-ups.
3. Klicke auf den Button der vorhandenen E-Mail.
4. Bearbeite das Feld Diese Folgenachricht senden. Um in Intervallen von weniger als einem Tag zu senden, verwende Dezimalzeichen. Das Mindestintervall beträgt 0,01 Tage oder etwa 14 Minuten.
5. Klicke auf Template speichern.

So sendest du Folge-E-Mails nur an Kunden, die keinen weiteren Termin gebucht haben:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf Follow-ups.
3. Wähle Nur dann Folgenachrichten senden, wenn der Kunde keine bevorstehenden Termine hat. Diese Einstellung gilt für alle Folge-E-Mails.

Eine Umfrage an deine Kunden senden

Du kannst die automatisierten Folge-E-Mails von Acuity verwenden, um Kunden eine Umfrage zu senden. Es ist nicht möglich, dass Acuity Kunden auffordert, nach einem Termin Formulare auszufüllen, aber du kannst deine Folge-E-Mail verwenden, um Kunden zu einer Umfrage zu senden, die du in einem anderen Service wie Google Forms oder Wufoo erstellt hast. Füge dazu den Link zu deiner Umfrage in dein Template der Folge-E-Mail ein.

Erinnerungen an Abo-Verlängerung

Du kannst Kunden automatisierte E-Mails senden, in denen sie darüber informiert werden, dass ihre Abonnements bald verlängert werden. Du kannst diese E-Mails für jedes von deinen angebotenen Abonnement ein- oder ausschalten, aber es ist nicht möglich, den Inhalt der E-Mail anzupassen.

In einigen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihren Kund:innen Erinnerungen zur Abonnementverlängerung zu senden. Erinnerungs-E-Mails zur Abonnementverlängerung von Acuity sind standardmäßig deaktiviert.

Es liegt in deiner Verantwortung, alle für dich geltenden Gesetze zur automatischen Verlängerung zu befolgen. Gemäß unseren Nutzungsbedingungen leistet Squarespace keinerlei Rechtsberatung und spricht auch keine Empfehlungen bezüglich Gesetzen oder regulatorischen Anforderungen aus.

Jede E-Mail beinhaltet:

• Den Namen deines Unternehmens
• Den Namen des erworbenen Abonnements, wenn HIPAA-konforme Einstellungen in Scheduling nicht aktiviert sind
• Das Verlängerungsdatum des Abonnements
• Die Gültigkeitsdauer der Verlängerung
• Der Preis für den Kunden
• Einen Link, über den der Kunde sein Abonnement kündigen oder seine Zahlungsdaten aktualisieren kann

Wann die E-Mails verschickt werden, hängt davon ab wie oft das Abonnement verlängert wird.

Das Abonnements verlängert sich wie folgt:	Der Kunde erhält die E-Mail zum folgenden Zeitpunkt:
alle ein, zwei oder drei Wochen	zwei Tage vor der Verlängerung
alle vier, fünf oder sechs Wochen	sieben Tage vor der Verlängerung
alle drei, sechs oder zwölf Monate	20 Tage vor der Verlängerung

E-Mail-Erinnerungen an Abo-Verlängerung aktivieren

E-Mail-Erinnerungen an Abo-Verlängerung aktivieren, gehe wie folgt vor:

1. Öffne das Menü „Pakete, Geschenke & Abonnements“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an.
2. Klicke Bearbeiten für das Abonnement, das du ändern möchtest.
3. Aktiviere oder deaktiviere das Kontrollkästchen zum Senden einer Erinnerungs-E-Mail zur Abonnementverlängerung.
4. Klicke auf Abonnement aktualisieren.

Mit Tags anpassen

Du kannst Tags zu einem E-Mail-Template hinzufügen, um Termininformationen wie den Namen von Kunden, das Datum des Termins oder die Beschreibung der Terminart abzurufen. E-Mail-Templates verwenden auch Tags, die die Antworten deines Kunden vom Aufnahmeformular abrufen. Du kannst Tags manuell eingeben oder auf Feld einfügen klicken und ein Tag aus der Liste auswählen.

Wer erhält Antworten?

Die Antworten von Kunden werden standardmäßig an den Seiteninhaber gesendet. Du kannst dies für jeden Kalender anpassen.

So änderst du, wer die Antworten von Kunden auf Terminbenachrichtigungen erhält:

1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Suche den Kalender, den du anpassen möchtest, und klicke dann auf Kalender-Einstellungen.
3. Ändere die E-Mail-Adresse im Feld Antworten senden an.
4. Klicke auf Änderungen speichern.

Keine E-Mails für bestimmte Terminarten mehr senden

So beendest du das Senden einer E-Mail-Benachrichtigung für eine bestimmte Terminart:

1. Öffne das Menü „E-Mail-Einstellungen“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
2. Klicke auf die Art von E-Mail, die du nicht mehr senden möchtest.
3. Klicke auf den Namen der Terminart und ziehe ihn in das Feld Inaktive Arten.

Hinweise:

• Wenn du eine E-Mail-Benachrichtigung für Kunden deaktivierst, wird die entsprechende Benachrichtigung für dich und deine Mitarbeiter deaktiviert. Wenn du die Erinnerungs-E-Mail deaktivierst, die SMS-Erinnerungen generiert, wird die Erinnerung ebenfalls deaktiviert.
• Wenn du alle Terminarten deaktivierst, die ein benutzerdefiniertes E-Mail-Template verwenden, löscht Acuity das benutzerdefinierte Template. Wenn du es für später speichern möchtest, kopiere den Template-Inhalt in eine andere Anwendung hinein und speichere den Inhalt dort.

E-Mail-Benachrichtigungen an mehrere Empfänger senden

Wenn du möchtest, dass Acuity die E-Mail-Benachrichtigungen für einen Termin an mehrere Adressen sendet, bearbeite die Termindetails so, dass das E-Mail-Feld mehrere durch Kommata getrennte E-Mail-Adressen enthält. Acuity sendet dann Benachrichtigungen an alle aufgelisteten E-Mail-Adressen.

Überprüfe, ob Kund:innen E-Mail-Benachrichtigungen erhalten haben

Um die für einen Termin gesendeten Nachrichten anzuzeigen, klicke auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen, und klicke dann auf Alle Änderungen und gesendeten Benachrichtigungen anzeigen. Das Änderungsprotokoll zeigt alle gesendeten E-Mails und SMS für den Termin an.

Bestätigungs-E-Mails erneut senden

Du kannst die erste Bestätigungs-E-Mail für den bevorstehenden Termin erneut an deinen Kunden senden. Es ist nicht möglich, Bestätigungs-E-Mails für vergangene Termine oder andere Arten von E-Mails wie Erinnerungen erneut zu senden.

So sendest du Bestätigungs-E-Mails erneut:

1. Öffne das Menü Kalender: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an.
2. Klicke auf und dann auf Bestätigungs-E-Mail erneut senden.

Kund:innen bitten, Acuity zur Liste sicherer Absender hinzuzufügen

Wenn Kund:innen eine E-Mail-Benachrichtigung erwarten, diese aber nicht erhalten haben, bitte sie zunächst, ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner auf die fehlende E-Mail zu überprüfen. Wenn E-Mails in den Spamfilter gelangen, lass die für den Spamfilter verantwortliche Person scheduling@acuityscheduling.com und scheduling@squarespacescheduling.com zur Liste sicherer Absender:innen hinzufügen.

Wenn ein Spamfilter die fehlenden Acuity-Benachrichtigungen nicht abfängt, bitte den:die Internetdienst- oder Hosting-Anbieter:in, der:die die E-Mails erhält, die E-Mail-Adressen und IP-Adressen von Acuity zu einer Liste vertrauenswürdiger Absender:innen hinzuzufügen. Der:die Hosting-Anbieter:in kann die oben genannten E-Mail-Adressen oder unsere Mailserver-IP-Adressen hinzufügen:

• 149.72.52.197
• 149.72.90.69
• 149.72.227.216
• 149.72.242.200
• 168.245.51.104
• 198.37.159.6

Weitere Optionen zur Fehlerbehebung

Wenn Kunden deine E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten, könnte dies mit folgenden Problemen zusammenhängen:

• Abgemeldete Adressen – Kund:innen können Terminerinnerungen für Acuity und Folge-E-Mails abbestellen, indem sie unten in diesen E-Mails auf Abbestellen klicken. Wenn Kund:innen Folge-E-Mails und Terminerinnerungen abbestellen, erhalten sie dennoch Transaktionsbenachrichtigungen, wie z. B. Terminbestätigungen, Benachrichtigungen über Terminverschiebungen und Bestätigungen zu Abonnementzahlungen. Es ist nicht möglich, Kund:innen für Terminerinnerungen und Folge-E-Mails selbst erneut anzumelden. aber wenn sie eine dieser E-Mails öffnen und erneut auf Abbestellen klicken, werden sie von Acuity aufgefordert, sich erneut dafür anzumelden.
• Spam-Meldungen – Wenn der Kunde deine Nachricht als Spam markiert, sendet Acuity keine Terminerinnerungen oder Folge-E-Mails mehr. Falls die Nachricht unabsichtlich als Spam markiert wurde, wende dich an den Kundensupport, damit wir die E-Mail-Adresse aus der blockierten Liste entfernen können.
• Deaktivierte Benachrichtigungen – Überprüfe, ob du Benachrichtigungen für die betreffende Terminart nicht deaktiviert hast.
• Acuity-Benutzer:in hat sich gegen das Senden entschieden – Wenn Acuity-Benutzer:innen einen Termin planen, verschieben oder stornieren, können sie sich dafür entscheiden, die automatisierte Benachrichtigung an den:die Kund:in zu überspringen. Du siehst dafür einen entsprechenden Eintrag im Änderungsprotokoll des Termins.