Avisos por e-mail para clientes do Acuity Scheduling

Envie aos seus clientes atualizações e lembretes automatizados e personalizados sobre seus compromissos.

No Acuity, você pode enviar e-mails automatizados para clientes sobre uma sessão, pacote ou assinatura. Os e-mails são enviados de scheduling@acuityscheduling.com ou scheduling@squarespacescheduling.com, e o nome do remetente será o nome comercial da sua conta. 

Este guia analisa as notificações que você pode enviar como personalizá-las.

No plano pago, os usuários podem personalizar as notificações por e-mail. No plano de avaliação, não é possível personalizar essas notificações.

Antes de começar

Considerações sobre HIPAA

Se sua conta seguir a HIPAA, confira Acuity Scheduling e HIPAA.

Outros e-mails e notificações que você pode enviar

Aqui estão algumas outras maneiras de se comunicar com clientes e funcionários:

• Nos planos Growing e Powerhouse, você pode enviar lembretes de sessão por texto.
• Envie notificações e tópicos de reuniões e eventos internos para você e sua equipe. Você pode ser notificado sobre agendamentos novos, reagendados e cancelados.
• Envie e-mails de marketing com Campanhas por e-mail do Squarespace.

Notificações disponíveis por e-mail

Use a tabela abaixo para revisar as notificações por e-mail que você pode enviar aos clientes.

Notificação por e-mail	Detalhes
Confirmação inicial	Opcional Enviado imediatamente após a marcação de um compromisso Temporização personalizável
Lembretes	Opcional Enviar até três lembretes por compromisso em horários personalizáveis São enviados pelo menos uma hora antes de uma sessão E-mails de lembrete também controlam lembretes de mensagens de texto Se o o horário agendado for antes do horário de envio do e-mail de lembrete, haverá um intervalo de um terço do tempo entre o lembrete e a sessão. Por exemplo: se o lembrete for programado para 24 horas antes da sessão, ele ainda será enviado se o cliente marcar com 16 horas de antecedência. Em horários agendados com menos de uma hora de antecedência, pode não haver e-mail de lembrete, mesmo que haja esse intervalo.
Cancelamento	Opcional Enviado imediatamente após o cancelamento de uma sessão
Reagendamento	Opcional Enviado imediatamente após um compromisso ser reagendado
Acompanhamentos	Opcional Envie um máximo de seis e-mails de acompanhamento até um ano após uma consulta Temporização personalizável
Pedido de vale-presente/pacote	Sempre enviado Enviado imediatamente após o cliente adquirir um pacote, vale-presente ou assinatura
Assinatura paga	Sempre enviado Enviado após o cliente ser cobrado automaticamente por uma assinatura em andamento. O cliente não receberá esse aviso após a compra inicial de uma assinatura, apenas nos pagamentos seguintes.
Lembrete para renovar a assinatura	Opcional Enviado antes que um cliente seja cobrado pela renovação de uma assinatura
Assinatura cancelada	Sempre enviado Enviado imediatamente após um cliente cancelar uma assinatura ou a falha no pagamento de uma assinatura Se você cancelar a assinatura para o cliente, nenhum e-mail será enviado. Você mesmo pode enviar um e-mail diretamente após o cancelamento da assinatura.

Personalize o template do e-mail

Todos os e-mails do Acuity seguem um template, que é separado do template e do design do seu site. Cada tipo de e-mail começa com um template padrão pronto para usar; você também pode personalizar o conteúdo e o design dos e-mails de acordo com a sua marca. Considere incluir informações extras que seus clientes podem precisar, como instruções de caminho ou para quem ligar em caso de dúvidas.

Atenção: as instruções abaixo incluem links para as configurações do Acuity, separados pelo tipo de conta usado para fazer login no Acuity. Qual o tipo da minha conta?

Para editar o template de um e-mail:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Selecione o tipo do e-mail a ser editado.
3. Se você tiver vários e-mails do mesmo tipo, como lembretes ou acompanhamentos, clique no botão do e-mail que deseja editar. Saiba mais sobre Lembretes e Acompanhamentos abaixo.

Observação: e-mails de acompanhamento vêm desativados por padrão e começam com um template em branco. Se você deixar o template de e-mail de acompanhamento em branco, ele não será enviado.

4. Para editar uma linha de assunto, clique no campo Assunto do e-mail ou Assunto/mensagem de texto do e-mail e adicione o novo texto. Você pode usar uma mistura de texto e tags.
5. Para editar o corpo da mensagem, clique no campo de texto. Use a barra de ferramentas de edição para adicionar texto, imagens, botões e tags, ou para ajustar a formatação, a fonte e as cores. Clique em <> para editar o HTML.
6. Para editar o texto ou link de um botão, clique no botão e clique em Editar.
7. Para apagar um botão, realce o texto do botão e pressione Apagar. Para adicionar um botão, clique em Adicionar botão na barra de ferramentas de edição.
8. Para desfazer um template personalizado, clique em Usar template padrão no canto inferior direito e clique em OK. Isso apaga o template personalizado.
9. Clique em Salvar template para salvar as alterações.

Lembre-se:

• Os templates de e-mail não aceitam CSS.
• Os templates de e-mail não aceitam anexos, para impedir que os e-mails sejam marcados como spam. Em vez disso, adicione o conteúdo a uma página do seu site e crie um link.
• Os templates de e-mail não podem ser renomeados, mas os nomes são apenas para uso interno e os clientes os veem.

Personalize um template por tipo de sessão

É recomendável fazer uma notificação por e-mail diferente, dependendo do tipo de sessão. Para personalizar o template para um tipo de sessão, adicione um novo template ao e-mail.

Atenção: as notificações Pedidos de pacotes/vale-presente, Assinatura paga e Assinatura cancelada usam apenas um template e não podem ter link para nenhum tipo de sessão.

Para atribuir um template a um tipo de sessão:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Selecione o tipo de e-mail que você está alocando num template.
3. Se você tiver vários e-mails do mesmo tipo (como lembretes ou acompanhamentos), clique no botão do e-mail que deseja editar.
4. Clique em Adicionar novo template.
5. Selecione os tipos de sessão que deverão usá-lo.
6. Clique em Salvar novo template.
7. O novo template aparecerá abaixo do template original. Clique no nome do template para editar.

Para alterar quais tipos de sessão usam template:

1. Clique no nome do tipo de sessão no template.
2. Arraste-o para outro template.

Para apagar um template:

1. Exclua todos os tipos de sessão do grupo do template.
2. Clique em Excluir este template.

Lembretes

Você pode enviar e-mails de lembrete para lembrar os clientes da próxima sessão.

Na página Lembretes, cada e-mail de lembrete é representado por um botão no topo da página. Cada botão tem uma etiqueta mostrando quando esse e-mail é enviado.

Você pode enviar aos clientes até três e-mails de lembrete antes de uma sessão. Para adicionar ou editar um e-mail de lembrete:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Lembretes.
3. Para editar um e-mail de lembrete, clique no botão desse e-mail e edite o template que aparece abaixo. Para adicionar um novo e-mail de acompanhamento, clique em Adicionar outro lembrete por e-mail.
4. Siga as etapas acima para editar um template de e-mail.

Para impedir o envio de um e-mail, basta excluí-lo:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Lembretes.
3. Clique em um botão para abrir um lembrete e clique em Desativar lembrete.
4. Clique em OK para confirmar.

Para evitar que todos os e-mails de lembrete sejam enviados, apague-os e deixe só um; depois, configure esse e-mail como Tipos inativos. Pelo menos um e-mail de lembrete é necessário para permanecer em nosso sistema, mas ao configurá-lo como Inativo, você impedirá o envio.

Para alterar quando um e-mail de lembrete é enviado:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Lembretes.
3. Clique em um botão para abrir o lembrete.
4. Edite o campo Enviar este lembrete e clique em Salvar template. Você pode criar um lembrete para ser enviado até uma hora antes do horário marcado.

Acompanhamentos

Você pode enviar e-mails após compromissos para agradecer, pedir opiniões ou oferecer descontos para compromissos futuros.

No plano Emerging, você pode enviar um e-mail de acompanhamento por sessão. Nos planos Growing ou Powerhouse, você pode enviar até seis e-mails de acompanhamento por sessão.

Se o seu plano enviar mais de um e-mail de acompanhamento, cada e-mail é representado por um botão no topo da página. Cada botão tem uma etiqueta mostrando quando esse e-mail é enviado. Acompanhamento 1 é o botão que aparece à extrema esquerda.

Para adicionar ou editar um e-mail de acompanhamento:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Acompanhamentos.
3. Para editar um e-mail de acompanhamento, clique no botão desse e-mail e edite o template que aparece abaixo. Para adicionar um novo e-mail de acompanhamento, clique em Adicionar um acompanhamento.
4. Siga as etapas acima para editar um template de e-mail.

Para excluir um template de e-mail de acompanhamento:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Acompanhamentos.
3. Clique no botão do e-mail.
4. Clique em Desativar acompanhamento depois em OK.

Para parar de enviar um e-mail de acompanhamento e salvar seu template:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Acompanhamentos.
3. Clique no botão do e-mail.
4. Arraste todos os tipos de sessão para a caixa Tipos inativos.

Para alterar quando um e-mail de acompanhamento é enviado:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Acompanhamentos.
3. Clique no botão do e-mail.
4. Edite o campo Enviar este acompanhamento. Para enviar em intervalos inferiores a um dia, use pontos decimais. O intervalo mínimo é de 0,01 dia, ou cerca de 14 minutos.
5. Clique em Salvar template.

Para enviar e-mails de acompanhamento apenas para clientes que não agendaram outra sessão:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Acompanhamentos.
3. Selecione Fazer acompanhamento somente se o cliente não tiver outro horário marcado. Essa configuração vale para todos os e-mails de acompanhamento.

Envie uma pesquisa para os clientes

Use um e-mail pós-sessão automatizado do Acuity para enviar um questionário ao cliente. O Acuity não solicita que o cliente preencha um formulário após a sessão, mas você pode usar o e-mail para direcionar os clientes até uma pesquisa criada em outro serviço, como o Google Forms ou o Wufoo. Para isso, adicione um link para o questionário ao template do e-mail pós-sessão.

Lembretes para renovar a assinatura

Você pode enviar um e-mail automatizado aos clientes informando que a assinatura será renovada em breve. Você pode ativar ou desativar esses e-mails para cada assinatura oferecida, mas não é possível personalizar o conteúdo do e-mail.

Em algumas jurisdições, as empresas são obrigadas por lei a enviar um lembrete para renovação de assinatura aos clientes. Os e-mails de lembrete para renovar a assinatura do Acuity vêm desativados.

É sua responsabilidade seguir todas as leis referentes à renovação automática. Conforme descrito nos nossos Termos de Serviço, o Squarespace não dá conselhos nem recomendações sobre leis ou requisitos regulatórios.

Cada e-mail inclui:

• O nome da sua empresa
• O nome da assinatura comprada, a menos que você tenha ativado as configurações que seguem a HIPAA do Scheduling
• Quando a assinatura será renovada
• Por quanto tempo a renovação vale
• Quanto o cliente será cobrado
• Um link para o cliente cancelar a assinatura ou atualizar os dados para pagamento

O envio dos e-mails depende da frequência com que a assinatura é renovada.

Para assinaturas que renovam a cada	O e-mail é enviado
Uma, duas ou três semanas	Dois dias antes da renovação
Quatro, cinco ou seis semanas	Sete dias antes da renovação
Três, seis ou 12 meses	20 dias antes da renovação

Ativar e-mails de lembrete para renovar assinatura

Para ativar os e-mails de lembrete para renovar a assinatura:

1. Abra o painel "Pacotes, presentes e assinaturas": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em Editar na assinatura desejada.
3. Marque ou desmarque a caixa para enviar um e-mail de lembrete para renovação da assinatura.
4. Clique em Atualizar assinatura.

Personalizar com tags

Você pode adicionar tags a um template de e-mail para extrair as informações da sessão, como o nome do cliente, a data agendada ou a descrição do tipo da sessão. Os templates de e-mail também usam tags que extraem as respostas do formulário de admissão do cliente. É possível digitar as tags ou clicar em Inserir campo e escolher uma tag na lista.

Quem recebe respostas

Como padrão, as respostas do cliente são enviadas para o proprietário do site. Você pode personalizar isso em cada calendário.

Para alterar quem recebe as respostas do cliente às notificações da sessão:

1. Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Localize o calendário a ser personalizado e clique em Configurações do calendário.
3. Altere o endereço de e-mail no campo Enviar respostas para.
4. Clique em Salvar alterações.

Pare de enviar e-mails para tipos de compromisso específicos

Para suspender o envio de notificações por e-mail para um tipo de compromisso específico:

1. Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique no tipo do e-mail que deseja parar de enviar.
3. Clique e arraste o nome do tipo de sessão para a caixa Tipos inativos.

Observação:

• A desativação de uma notificação por e-mail para clientes desativará a notificação equivalente para você e sua equipe. Se você desativar o e-mail de lembrete que gera lembretes de mensagens de texto, o lembrete também será desativado.
• Ao desativar todos os tipos de sessão que usam template de e-mail personalizado, o Acuity apaga esse template. Para salvá-lo, copie o conteúdo do template para outro acuity e salve-o lá.

Enviar notificações por e-mail para vários destinatários

Para enviar um e-mail de notificação de sessão para mais de um endereço, edite os detalhes da sessão para que o campo de e-mail inclua vários endereços de e-mail separados por vírgulas. O Acuity enviará um aviso para todos os endereços de e-mail incluídos.

Confira se os clientes receberam notificações por e-mail

Para exibir as mensagens enviadas para uma sessão, clique na sessão para abrir os detalhes e, em seguida, clique em Exibir todas as notificações e alterações enviadas. O changelog mostra todos os e-mails enviados e mensagens de texto para a sessão.

Reenviar e-mails de confirmação

Você pode reenviar o e-mail de confirmação inicial do próximo compromisso para seu cliente. Não é possível reenviar e-mails de confirmação para compromissos anteriores ou reenviar outros tipos de e-mails, como lembretes.

Para reenviar e-mails de confirmação:

1. Abra o painel "Calendário": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
2. Clique em depois em Reenviar e-mail de confirmação.

Peça para os clientes adicionarem o Acuity à lista de remetentes seguros

Se um cliente esperava um aviso por e-mail, mas não recebeu, peça para ele conferir a pasta de spam ou lixo eletrônico. Se os e-mails estiverem caindo no filtro de spam, peça para ele adicionar scheduling@acuityscheduling.com e scheduling@squarespacescheduling.com à lista de remetentes seguros.

Se algum filtro de spam não estiver detectando os avisos ausentes do Acuity, peça ao ISP ou provedor de hospedagem que recebe os e-mails para adicionar os endereços de e-mail e os endereços IP do Acuity a uma lista de remetentes confiáveis. O provedor de hospedagem pode adicionar os endereços de e-mail acima ou os nossos endereços IP do servidor de e-mail:

• 149.72.52.197
• 149.72.90.69
• 149.72.227.216
• 149.72.242.200
• 168.245.51.104
• 198.37.159.6

Mais soluções de problemas

Se os clientes não estiverem recebendo suas notificações por e-mail, isso pode estar relacionado a estes problemas:

• Endereços cancelados - para cancelar a assinatura de lembretes de sessão e os e-mails de acompanhamento do Acuity, os clientes podem clicar em Cancelar assinatura no fim dos e-mails. Mesmo cancelando essa assinatura, eles ainda receberão notificações de transações, como confirmação de agendamento, aviso para reagendamento e confirmação do pagamento da assinatura. Não é possível reassinar os lembretes de sessão e os e-mails de acompanhamento, mas, se eles abrirem um desses e-mails e clicarem em Cancelar assinatura novamente, o Acuity solicitará que eles reassinem.
• Denúncia de spam – se o cliente marcar sua mensagem como spam, o Acuity não enviará mais os lembretes de sessão ou os e-mails de acompanhamento. Se o cliente fez isso acidentalmente, contate o Suporte ao Cliente para excluirmos o endereço de e-mail da lista de bloqueados.
• Notificações desativadas – veja se você não desativou as notificações para o tipo de sessão em questão.
• O usuário do Acuity optou por não enviar - ao agendar, reagendar ou cancelar uma sessão, o usuário Acuity pode optar por ignorar o aviso automático para o cliente. O Acuity registrará essa opção no changelog das alterações da sessão.