Envie aos seus clientes atualizações e lembretes automatizados e personalizados sobre seus compromissos.
No Acuity, você pode enviar e-mails automatizados para clientes sobre uma sessão, pacote ou assinatura. Os e-mails são enviados de scheduling@acuityscheduling.com ou scheduling@squarespacescheduling.com, e o nome do remetente será o nome comercial da sua conta.
Este guia analisa as notificações que você pode enviar como personalizá-las.
No plano pago, os usuários podem personalizar as notificações por e-mail. No plano de avaliação, não é possível personalizar essas notificações.
Antes de começar
Considerações sobre HIPAA
Se sua conta seguir a HIPAA, confira Acuity Scheduling e HIPAA.
Outros e-mails e notificações que você pode enviar
Aqui estão algumas outras maneiras de se comunicar com clientes e funcionários:
- Nos planos Growing e Powerhouse, você pode enviar lembretes de sessão por texto.
- Envie notificações e tópicos de reuniões e eventos internos para você e sua equipe. Você pode ser notificado sobre agendamentos novos, reagendados e cancelados.
- Envie e-mails de marketing com Campanhas por e-mail do Squarespace.
Notificações disponíveis por e-mail
Use a tabela abaixo para revisar as notificações por e-mail que você pode enviar aos clientes.
Notificação por e-mail |
Detalhes |
Confirmação inicial |
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Lembretes |
|
Cancelamento |
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Reagendamento |
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Acompanhamentos |
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Pedido de vale-presente/pacote |
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Assinatura paga |
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Lembrete para renovar a assinatura |
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Assinatura cancelada |
|
Personalize o template do e-mail
Todos os e-mails do Acuity seguem um template, que é separado do template e do design do seu site. Cada tipo de e-mail começa com um template padrão pronto para usar; você também pode personalizar o conteúdo e o design dos e-mails de acordo com a sua marca. Considere incluir informações extras que seus clientes podem precisar, como instruções de caminho ou para quem ligar em caso de dúvidas.
Atenção: as instruções abaixo incluem links para as configurações do Acuity, separados pelo tipo de conta usado para fazer login no Acuity. Qual o tipo da minha conta?
Para editar o template de um e-mail:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Selecione o tipo do e-mail a ser editado.
- Se você tiver vários e-mails do mesmo tipo, como lembretes ou acompanhamentos, clique no botão do e-mail que deseja editar. Saiba mais sobre Lembretes e Acompanhamentos abaixo.
Observação: e-mails de acompanhamento vêm desativados por padrão e começam com um template em branco. Se você deixar o template de e-mail de acompanhamento em branco, ele não será enviado.
- Para editar uma linha de assunto, clique no campo Assunto do e-mail ou Assunto/mensagem de texto do e-mail e adicione o novo texto. Você pode usar uma mistura de texto e tags.
- Para editar o corpo da mensagem, clique no campo de texto. Use a barra de ferramentas de edição para adicionar texto, imagens, botões e tags, ou para ajustar a formatação, a fonte e as cores. Clique em <> para editar o HTML.
- Para editar o texto ou link de um botão, clique no botão e clique em Editar.
- Para apagar um botão, realce o texto do botão e pressione Apagar. Para adicionar um botão, clique em Adicionar botão na barra de ferramentas de edição.
- Para desfazer um template personalizado, clique em Usar template padrão no canto inferior direito e clique em OK. Isso apaga o template personalizado.
- Clique em Salvar template para salvar as alterações.
Lembre-se:
- Os templates de e-mail não aceitam CSS.
- Os templates de e-mail não aceitam anexos, para impedir que os e-mails sejam marcados como spam. Em vez disso, adicione o conteúdo a uma página do seu site e crie um link.
- Os templates de e-mail não podem ser renomeados, mas os nomes são apenas para uso interno e os clientes os veem.
Personalize um template por tipo de sessão
É recomendável fazer uma notificação por e-mail diferente, dependendo do tipo de sessão. Para personalizar o template para um tipo de sessão, adicione um novo template ao e-mail.
Atenção: as notificações Pedidos de pacotes/vale-presente, Assinatura paga e Assinatura cancelada usam apenas um template e não podem ter link para nenhum tipo de sessão.
Para atribuir um template a um tipo de sessão:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Selecione o tipo de e-mail que você está alocando num template.
- Se você tiver vários e-mails do mesmo tipo (como lembretes ou acompanhamentos), clique no botão do e-mail que deseja editar.
- Clique em Adicionar novo template.
- Selecione os tipos de sessão que deverão usá-lo.
- Clique em Salvar novo template.
- O novo template aparecerá abaixo do template original. Clique no nome do template para editar.
Para alterar quais tipos de sessão usam template:
- Clique no nome do tipo de sessão no template.
- Arraste-o para outro template.
Para apagar um template:
- Exclua todos os tipos de sessão do grupo do template.
- Clique em Excluir este template.
Lembretes
Você pode enviar e-mails de lembrete para lembrar os clientes da próxima sessão.
Na página Lembretes, cada e-mail de lembrete é representado por um botão no topo da página. Cada botão tem uma etiqueta mostrando quando esse e-mail é enviado.
Você pode enviar aos clientes até três e-mails de lembrete antes de uma sessão. Para adicionar ou editar um e-mail de lembrete:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Lembretes.
- Para editar um e-mail de lembrete, clique no botão desse e-mail e edite o template que aparece abaixo. Para adicionar um novo e-mail de acompanhamento, clique em Adicionar outro lembrete por e-mail.
- Siga as etapas acima para editar um template de e-mail.
Para impedir o envio de um e-mail, basta excluí-lo:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Lembretes.
- Clique em um botão para abrir um lembrete e clique em Desativar lembrete.
- Clique em OK para confirmar.
Para evitar que todos os e-mails de lembrete sejam enviados, apague-os e deixe só um; depois, configure esse e-mail como Tipos inativos. Pelo menos um e-mail de lembrete é necessário para permanecer em nosso sistema, mas ao configurá-lo como Inativo, você impedirá o envio.
Para alterar quando um e-mail de lembrete é enviado:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Lembretes.
- Clique em um botão para abrir o lembrete.
- Edite o campo Enviar este lembrete e clique em Salvar template. Você pode criar um lembrete para ser enviado até uma hora antes do horário marcado.
Acompanhamentos
Você pode enviar e-mails após compromissos para agradecer, pedir opiniões ou oferecer descontos para compromissos futuros.
No plano Emerging, você pode enviar um e-mail de acompanhamento por sessão. Nos planos Growing ou Powerhouse, você pode enviar até seis e-mails de acompanhamento por sessão.
Se o seu plano enviar mais de um e-mail de acompanhamento, cada e-mail é representado por um botão no topo da página. Cada botão tem uma etiqueta mostrando quando esse e-mail é enviado. Acompanhamento 1 é o botão que aparece à extrema esquerda.
Para adicionar ou editar um e-mail de acompanhamento:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Acompanhamentos.
- Para editar um e-mail de acompanhamento, clique no botão desse e-mail e edite o template que aparece abaixo. Para adicionar um novo e-mail de acompanhamento, clique em Adicionar um acompanhamento.
- Siga as etapas acima para editar um template de e-mail.
Para excluir um template de e-mail de acompanhamento:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Acompanhamentos.
- Clique no botão do e-mail.
- Clique em Desativar acompanhamento depois em OK.
Para parar de enviar um e-mail de acompanhamento e salvar seu template:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Acompanhamentos.
- Clique no botão do e-mail.
- Arraste todos os tipos de sessão para a caixa Tipos inativos.
Para alterar quando um e-mail de acompanhamento é enviado:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Acompanhamentos.
- Clique no botão do e-mail.
- Edite o campo Enviar este acompanhamento. Para enviar em intervalos inferiores a um dia, use pontos decimais. O intervalo mínimo é de 0,01 dia, ou cerca de 14 minutos.
- Clique em Salvar template.
Para enviar e-mails de acompanhamento apenas para clientes que não agendaram outra sessão:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Acompanhamentos.
- Selecione Fazer acompanhamento somente se o cliente não tiver outro horário marcado. Essa configuração vale para todos os e-mails de acompanhamento.
Envie uma pesquisa para os clientes
Use um e-mail pós-sessão automatizado do Acuity para enviar um questionário ao cliente. O Acuity não solicita que o cliente preencha um formulário após a sessão, mas você pode usar o e-mail para direcionar os clientes até uma pesquisa criada em outro serviço, como o Google Forms ou o Wufoo. Para isso, adicione um link para o questionário ao template do e-mail pós-sessão.
Lembretes para renovar a assinatura
Você pode enviar um e-mail automatizado aos clientes informando que a assinatura será renovada em breve. Você pode ativar ou desativar esses e-mails para cada assinatura oferecida, mas não é possível personalizar o conteúdo do e-mail.
Em algumas jurisdições, as empresas são obrigadas por lei a enviar um lembrete para renovação de assinatura aos clientes. Os e-mails de lembrete para renovar a assinatura do Acuity vêm desativados.
É sua responsabilidade seguir todas as leis referentes à renovação automática. Conforme descrito nos nossos Termos de Serviço, o Squarespace não dá conselhos nem recomendações sobre leis ou requisitos regulatórios.
Cada e-mail inclui:
- O nome da sua empresa
- O nome da assinatura comprada, a menos que você tenha ativado as configurações que seguem a HIPAA do Scheduling
- Quando a assinatura será renovada
- Por quanto tempo a renovação vale
- Quanto o cliente será cobrado
- Um link para o cliente cancelar a assinatura ou atualizar os dados para pagamento
O envio dos e-mails depende da frequência com que a assinatura é renovada.
Para assinaturas que renovam a cada |
O e-mail é enviado |
Uma, duas ou três semanas |
Dois dias antes da renovação |
Quatro, cinco ou seis semanas |
Sete dias antes da renovação |
Três, seis ou 12 meses |
20 dias antes da renovação |
Ativar e-mails de lembrete para renovar assinatura
Para ativar os e-mails de lembrete para renovar a assinatura:
- Abra o painel "Pacotes, presentes e assinaturas": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em Editar na assinatura desejada.
- Marque ou desmarque a caixa para enviar um e-mail de lembrete para renovação da assinatura.
- Clique em Atualizar assinatura.
Personalizar com tags
Você pode adicionar tags a um template de e-mail para extrair as informações da sessão, como o nome do cliente, a data agendada ou a descrição do tipo da sessão. Os templates de e-mail também usam tags que extraem as respostas do formulário de admissão do cliente. É possível digitar as tags ou clicar em Inserir campo e escolher uma tag na lista.
Quem recebe respostas
Como padrão, as respostas do cliente são enviadas para o proprietário do site. Você pode personalizar isso em cada calendário.
Para alterar quem recebe as respostas do cliente às notificações da sessão:
- Abra o painel "Disponibilidade": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Localize o calendário a ser personalizado e clique em Configurações do calendário.
- Altere o endereço de e-mail no campo Enviar respostas para.
- Clique em Salvar alterações.
Pare de enviar e-mails para tipos de compromisso específicos
Para suspender o envio de notificações por e-mail para um tipo de compromisso específico:
- Abra o painel "Configurações de e-mail": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique no tipo do e-mail que deseja parar de enviar.
- Clique e arraste o nome do tipo de sessão para a caixa Tipos inativos.
Observação:
- A desativação de uma notificação por e-mail para clientes desativará a notificação equivalente para você e sua equipe. Se você desativar o e-mail de lembrete que gera lembretes de mensagens de texto, o lembrete também será desativado.
- Ao desativar todos os tipos de sessão que usam template de e-mail personalizado, o Acuity apaga esse template. Para salvá-lo, copie o conteúdo do template para outro acuity e salve-o lá.
Enviar notificações por e-mail para vários destinatários
Para enviar um e-mail de notificação de sessão para mais de um endereço, edite os detalhes da sessão para que o campo de e-mail inclua vários endereços de e-mail separados por vírgulas. O Acuity enviará um aviso para todos os endereços de e-mail incluídos.
Confira se os clientes receberam notificações por e-mail
Para exibir as mensagens enviadas para uma sessão, clique na sessão para abrir os detalhes e, em seguida, clique em Exibir todas as notificações e alterações enviadas. O changelog mostra todos os e-mails enviados e mensagens de texto para a sessão.
Reenviar e-mails de confirmação
Você pode reenviar o e-mail de confirmação inicial do próximo compromisso para seu cliente. Não é possível reenviar e-mails de confirmação para compromissos anteriores ou reenviar outros tipos de e-mails, como lembretes.
Para reenviar e-mails de confirmação:
- Abra o painel "Calendário": Faço login com uma conta Acuity | Faço login com uma conta Squarespace.
- Clique em
depois em Reenviar e-mail de confirmação.
Peça para os clientes adicionarem o Acuity à lista de remetentes seguros
Se um cliente esperava um aviso por e-mail, mas não recebeu, peça para ele conferir a pasta de spam ou lixo eletrônico. Se os e-mails estiverem caindo no filtro de spam, peça para ele adicionar scheduling@acuityscheduling.com e scheduling@squarespacescheduling.com à lista de remetentes seguros.
Se algum filtro de spam não estiver detectando os avisos ausentes do Acuity, peça ao ISP ou provedor de hospedagem que recebe os e-mails para adicionar os endereços de e-mail e os endereços IP do Acuity a uma lista de remetentes confiáveis. O provedor de hospedagem pode adicionar os endereços de e-mail acima ou os nossos endereços IP do servidor de e-mail:
- 149.72.52.197
- 149.72.90.69
- 149.72.227.216
- 149.72.242.200
- 168.245.51.104
- 198.37.159.6
Mais soluções de problemas
Se os clientes não estiverem recebendo suas notificações por e-mail, isso pode estar relacionado a estes problemas:
- Endereços cancelados - para cancelar a assinatura de lembretes de sessão e os e-mails de acompanhamento do Acuity, os clientes podem clicar em Cancelar assinatura no fim dos e-mails. Mesmo cancelando essa assinatura, eles ainda receberão notificações de transações, como confirmação de agendamento, aviso para reagendamento e confirmação do pagamento da assinatura. Não é possível reassinar os lembretes de sessão e os e-mails de acompanhamento, mas, se eles abrirem um desses e-mails e clicarem em Cancelar assinatura novamente, o Acuity solicitará que eles reassinem.
- Denúncia de spam – se o cliente marcar sua mensagem como spam, o Acuity não enviará mais os lembretes de sessão ou os e-mails de acompanhamento. Se o cliente fez isso acidentalmente, contate o Suporte ao Cliente para excluirmos o endereço de e-mail da lista de bloqueados.
- Notificações desativadas – veja se você não desativou as notificações para o tipo de sessão em questão.
- O usuário do Acuity optou por não enviar - ao agendar, reagendar ou cancelar uma sessão, o usuário Acuity pode optar por ignorar o aviso automático para o cliente. O Acuity registrará essa opção no changelog das alterações da sessão.