Gestione della disponibilità e dei calendari

Decidi quando i clienti possono prenotare, modificare o cancellare gli appuntamenti.

Prima di iniziare a prenotare appuntamenti, è necessario stabilire la propria disponibilità, ovvero il momento in cui i clienti possono prenotare un appuntamento con te. Questa operazione può essere effettuata da te o da un collaboratore che abbia accesso al tuo account Acuity. Puoi anche impostare dei limiti su come e quando fissare gli appuntamenti e aggiungere e modificare più calendari. Ciascun calendario ha un proprio orario di disponibilità.

Se dopo aver iniziato a lavorare desideri un aiuto più concreto per configurare Acuity Scheduling, puoi assumere un esperto.

Suggerimento: registrati al nostro webinar Preparazione alla prenotazione: personalizzazione e condivisione del tuo programma Acuity in cui ti spiegheremo come modificare la disponibilità e i limiti di programmazione per sfruttare al massimo la tua soluzione Acuity.

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Come funzionano gli appuntamenti

Quando i clienti visualizzano il tuo strumento di pianificazione, entrano in gioco diverse impostazioni:

• La disponibilità rappresenta gli orari in cui sei disponibile per i clienti.
• La durata del tipo di appuntamento è la durata dell'appuntamento.
• Limiti di Scheduling, ovvero impostazioni che limitano la prenotazione, come ad esempio un numero massimo di appuntamenti a settimana.

Dopo aver preso in considerazione tutte queste impostazioni, nell'agenda apparirà un elenco di orari disponibili. 

Impostare e personalizzare la disponibilità 

A seconda dei tuoi impegni, puoi impostare orari settimanali regolari o orari diversi per ogni giorno. Puoi anche dividere il tuo calendario in gruppi di tipo di appuntamento con le proprie impostazioni di disponibilità e limiti di programmazione. Questo è utile se offri solo alcuni servizi in orari specifici. 

Ecco altri modi per personalizzare la tua disponibilità:

• Controlla gli orari di inizio degli appuntamenti con Intervalli di tempo di inizio
• Nascondi gli appuntamenti con impostazione Occupato 
• Aggiungi orari bloccati al calendario
• Aggiungi gli intervalli tra gli appuntamenti con il padding

Scopri di più su come impostare e modificare la tua disponibilità di base. 

Modificare i limiti di pianificazione globali e del calendario

I limiti di pianificazione stabiliscono con quanto anticipo i clienti possono prenotare gli appuntamenti, se possono riprogrammarli o annullarli e altro ancora. 

Esistono due tipi di limiti di pianificazione:

• Limiti globali: si applicano a tutto l'account.
• Limiti di calendario: sono validi solo per un periodo specifico o per un determinato gruppo di tipi di appuntamenti in un calendario se utilizzi i limiti di disponibilità e pianificazione per tipo di appuntamento.

Sono disponibili alcuni limiti di pianificazione sia come limiti di pianificazione globali che come limiti di pianificazione del calendario. Per queste impostazioni, il limite di pianificazione del calendario sostituirà il limite di pianificazione predefinito, ma solo per il relativo periodo di calendario.

Scopri di più sulla possibilità di limitare gli orari in cui i clienti possono prenotare o modificare gli appuntamenti. 

Aggiungere e gestire calendari 

Ogni calendario rappresenta un set separato di orari in cui i clienti possono prenotare appuntamenti. Alcune piccole imprese hanno bisogno di un solo calendario. Se hai molto personale o più sedi, puoi creare calendari individuali. 

Il numero di calendari che puoi aggiungere dipende dal piano di Acuity:

Utilizzare le risorse

Puoi usare le risorse per limitare il numero di appuntamenti che possono essere prenotati contemporaneamente. Le risorse sono utili quando un tipo di appuntamento richiede attrezzature o spazio. Questo limite si applica a tutti i calendari. 

Quando crei una risorsa, devi specificarne la quantità e per quali tipi di appuntamento è richiesta. Quando un cliente prenota un appuntamento che utilizza una risorsa, in quella fascia oraria ne rimane a disposizione una in meno. Se per una fascia oraria la quantità di una risorsa scende a zero, i clienti non potranno più prenotare appuntamenti che richiedono quella risorsa per quell'orario. 

Opzioni di disponibilità avanzate

Grazie ad Acuity Scheduling e alle sue diverse impostazioni di disponibilità, puoi ottimizzare il tuo calendario in base alle esigenze specifiche della tua attività. Ad esempio, potresti voler unire la disponibilità di più calendari oppure, se i tuoi appuntamenti richiedono un tempo di installazione o una finestra di consegna, potresti aver bisogno di offrire appuntamenti con fasce orarie specifiche. Con l'impostazione "orari a settimane alternate", puoi configurare un programma alternato oppure scegliere di impostare orari ricorrenti. 

Consulta le nostre soluzioni consigliate per altri esempi di configurazioni personalizzate. 

Risoluzione dei problemi relativi alla disponibilità 

Se il calendario mostra orari imprevisti o non ne mostra affatto, consulta l'elenco delle impostazioni in Risoluzione dei problemi di disponibilità in Acuity Scheduling. Se il problema persiste, contatta l'Assistenza clienti di Acuity Scheduling.