Decidi quando i clienti possono prenotare, modificare o cancellare gli appuntamenti.

Prima di poter accettare gli appuntamenti in Acuity Scheduling, dovrai scegliere l'orario in cui accetterai le prenotazioni dai clienti, ovvero impostare la tua disponibilità. Tale operazione può essere eseguita da te o da qualsiasi collaboratore che abbia accesso ad Acuity. Inoltre puoi impostare dei limiti su come e quando gli appuntamenti saranno pianificati e aggiungere e modificare più calendari. Ogni calendario ha il proprio orario di disponibilità.

Prima di iniziare

  • La disponibilità fissa un limite agli orari in cui i clienti possono prenotare online. Tu e il tuo staff potete pianificare appuntamenti al di fuori della vostra disponibilità dal calendario di Acuity.
  • La disponibilità è solo per gli appuntamenti regolari e non si applica alle lezioni. Le lezioni sono disponibili solo nel momento in cui le offri. Quando inserisci una lezione in un calendario, i clienti non possono prenotare altri appuntamenti alla stessa ora su quel calendario.
  • Se dopo aver iniziato a lavorare desideri un aiuto più concreto per configurare Acuity Scheduling, puoi assumere un esperto

Come funzionano gli appuntamenti in Acuity

Quando Acuity mostra che i tuoi clienti aprono gli orari degli appuntamenti, diverse impostazioni lavorano insieme per assicurarsi che tu sia disponibile:

  • La disponibilità rappresenta gli orari in cui sei disponibile per visualizzare i clienti.
  • La durata del tipo di appuntamento è la durata dell'appuntamento.
  • Limiti di Scheduling, ovvero impostazioni che limitano la prenotazione, come ad esempio un numero massimo di appuntamenti a settimana.

Gli orari di inizio che non lasciano spazio sufficiente per la durata dell'appuntamento non verranno visualizzati. Ad esempio, i clienti non possono prenotare un appuntamento di 60 minuti quando hai solo una finestra di 30 minuti e non possono prenotare un appuntamento di 60 minuti che inizia 30 minuti prima della fine della giornata.

I limiti della tua agenda determinano anche quante persone possono prenotare con te contemporaneamente, in quale misura in futuro i clienti possono prenotare, se hai un numero massimo di appuntamenti ogni settimana e altro ancora.

L'intervallo di tempo di inizio impostato determina gli orari di inizio da offrire ai clienti. Nell'agenda apparirà la prima ora in cui sei disponibile, quindi aggiungi l'intervallo di tempo di inizio per ottenere l'ora di inizio successiva e così via. 

Dopo aver preso in considerazione tutte queste impostazioni, nell'agenda apparirà un elenco di orari disponibili. 

Impostare e modificare la disponibilità di base

Per avere il pieno controllo sulla tua pianificazione e sull'orario in cui i clienti possono prenotare un appuntamento con te, imposta il tuo orario per ogni calendario.

Nota: le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?

Impostare l'orario settimanale regolare

Se il calendario rimane lo stesso di settimana in settimana, imposta gli orari settimanali regolari:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Se disponi di diversi calendari, clicca su Modifica disponibilità/limiti in uno di essi.
  3. Nella sezione Orario settimanale normale, lascia l'opzione Ho un orario normale ogni settimana selezionata.
  4. Inserisci il tuo orario nei campi per ogni giorno della settimana. Per informazioni sulla formattazione dell'orario, consulta Formattazione dell'orario.
  5. Clicca su Salva orari normali.

Impostare orari diversi per ogni giorno

Se il calendario ha orari diversi ogni giorno, rimuovi prima gli orari settimanali normali:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Se disponi di diversi calendari, clicca su Modifica disponibilità/limiti in uno di essi.
  3. Nella sezione Orario settimanale normale, deseleziona l'opzione  Ho un orario normale ogni settimana.
  4. Clicca su Salva, passa a giorni specifici.

Quindi utilizza il calendario che appare di seguito per aggiungere ore da ignorare per giorni specifici. I giorni rimasti vuoti non saranno prenotabili dai clienti:

  1. Clicca su un giorno del calendario.
  2. Inserisci il tuo orario per quel giorno, quindi clicca su Imposta orario. Per informazioni sulla formattazione dell'orario, vedi Formattazione dell'orario.
  3. Ripeti gli step 1 e 2 fino al completamento della pianificazione.

Formattazione dell'orario

Quando inserisci l'orario nel calendario, puoi impostare un intervallo di tempo in cui sei disponibile, elencare orari di inizio specifici o combinare i due metodi. Utilizza la tabella riportata di seguito per informazioni sulla formattazione dell'orario.

Esempio di formattazione

Effetto

8:00 - 17:00 

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00. L'ultimo deve terminare entro le 17:00.

8:00 - 13:00, 14:00 - 17:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00 e devono terminare entro le 13:00. Possono riprendere alle 14:00 e terminare entro le 17:00.

8:00, 9:00, 10:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00, alle 9:00 e alle 10:00.

8:00 - 15:00, 16,30 - 17:00

Gli appuntamenti possono iniziare alle 8:00 e devono terminare entro le 15:00. Inoltre, possono riprendere alle 16:30 e alle 17:00.

Limitare l'orario di prenotazione o modificare gli appuntamenti per i clienti

Utilizza i limiti di pianificazione per scegliere se e quando i clienti possono prenotare, modificare o annullare gli appuntamenti.

I limiti di pianificazione controllano:

  • Con quanto anticipo i clienti possono prenotare appuntamenti nella pagina di pianificazione
  • Se i clienti possono ripianificare o annullare i propri appuntamenti
  • A che distanza da un appuntamento prenotato i clienti possono ripianificare o annullare
  • Quali fasce orarie offre la pagina di programmazione
  • Se i clienti possono modificare i moduli di accettazione dopo la pianificazione

Limiti di pianificazione globali e limiti di pianificazione del calendario

Esistono due tipi di limiti di pianificazione:

Sono disponibili alcuni limiti di pianificazione sia come limiti di pianificazione globali che come limiti di pianificazione del calendario. Per queste impostazioni, il limite di pianificazione del calendario sostituirà il limite di pianificazione predefinito, ma solo per il relativo periodo di calendario.

Per saperne di più sulle singole impostazioni, consulta la tabella seguente:

Impostazione Descrizione Limite di pianificazione globale Limite di pianificazione del calendario
Numero minimo di ore Decidi l'anticipo minimo con cui i clienti possono prenotare l'appuntamento.
Numero massimo di giorni Decidi l'anticipo massimo con cui i clienti possono prenotare l'appuntamento.
Tempo minimo per annullare o riprogrammare un appuntamento Se i clienti possono spostare gli appuntamenti, stabilisci anche a che distanza temporale possono farlo
Consenti ai clienti di 

Rinviare gli appuntamenti: decidi se i clienti possono spostare gli appuntamenti.

Annullare gli appuntamenti: decidi se i clienti possono annullare gli appuntamenti.

Modificare i moduli di accettazione: decidi se i clienti possono modificare i moduli di accettazione e quanto tempo prima dell'appuntamento possono apportare modifiche. 

-
Intervalli di tempo di inizio Consenti ad Acuity di scegliere gli orari di inizio degli appuntamenti in base alle durate o di impostare autonomamente la tempistica. Se mostri gli orari di inizio in base alla durata degli appuntamenti, Acuity utilizzerà il numero più grande che può essere suddiviso in tutte le durate degli appuntamenti. Per maggiori informazioni, visita Controllo degli intervalli temporali di inizio in Acuity. -
Minimizza gli intervalli

Riduci automaticamente gli intervalli tra gli orari degli appuntamenti e raggruppali per evitare buchi nella giornata. Per saperne di più, visita Mostrarsi occupati e ridurre al minimo gli intervalli in Acuity.

-
Appuntamenti per fascia oraria Imposta il numero di appuntamenti che possono avere luogo contemporaneamente in questo calendario o gruppo di tipi di appuntamento.  -
Numero max di appuntamenti Imposta il numero massimo di appuntamenti che possono essere prenotati per questo calendario o gruppo di tipi di appuntamento. Scegli di accettare appuntamenti finché le prenotazioni non saranno al completo o imposta un massimo per giorno o settimana.  -

Modifica limiti di pianificazione globali

I limiti di pianificazione globali vengono applicati a livello di account.

Per modificare i limiti di pianificazione globali:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace.
  2. Clicca su Limiti di pianificazione globali
  3. Apporta modifiche ai limiti di pianificazione globali.
  4. Clicca su Salva.

Modifica limiti di pianificazione del calendario

Questi limiti di pianificazione si applicano solo a una periodo specifico o a un gruppo di tipo di appuntamento specifico, se utilizzi i limiti di disponibilità e pianificazione per tipo di appuntamento.

Per aggiungere o modificare i limiti di pianificazione per un calendario specifico:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Se disponi di diversi calendari, clicca su Modifica disponibilità/limiti in uno di essi.
  3. Clicca su Limiti di pianificazione del calendario.
  4. Apporta eventuali modifiche ai limiti predefiniti.
  5. Clicca su Salva limiti.

Aggiungere e gestire calendari

Ogni calendario in Acuity rappresenta un set separato di orari in cui i clienti possono prenotare appuntamenti. Alcune piccole imprese hanno bisogno di un solo calendario. Se hai molto personale o più sedi, puoi creare calendari individuali.

Il numero di calendari che puoi aggiungere dipende dal piano di Acuity:

  • Emerging - Un calendario
  • Growing - Da due a sei calendari
  • Powerhouse - Da sette a 36 calendari
  • Enterprise - Illimitati
Suggerimento: se disponi di calendari per il tuo personale e il tuo staff in servizio è più numeroso rispetto alla capacità di ospitare appuntamenti, aggiungi Posti/Risorse. Ad esempio, puoi utilizzare Posti/Risorse se disponi di un numero inferiore di stanze rispetto al personale o alle apparecchiature che i clienti devono utilizzare.

Aggiungere un nuovo calendario

Per aggiungere un nuovo calendario:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Clicca su Aggiungi nuovo calendario.
  3. Inserisci il nome del calendario e tutti i dettagli che desideri includere, ad esempio un'immagine, un fuso orario e una posizione. Aggiungi un indirizzo e-mail o un numero di telefono per ricevere notifiche di conferma, cancellazione e riprogrammazione. Separa più voci con le virgole.
  4. Clicca su Avanti: Aggiungi tipi di appuntamento e orari.
  5. Seleziona il tipo di appuntamento in questo calendario.
  6. Clicca su Salva tipi di appuntamento.
  7. Inserisci la tua disponibilità
  8. Clicca su Salva orario normale se stai utilizzando l'orario settimanale normale oppure inserisci l'orario quotidiano, se scegli di ignorare l'orario normale per giorni specifici.
  9. Clicca su Limiti di Scheduling per i clienti.
  10. Imposta i limiti di pianificazione.
  11. Clicca su X in alto a destra per chiudere l'editor. 

Modificare un calendario

Per modificare un calendario esistente: 

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Individua il calendario che desideri modificare e clicca su Impostazioni calendario.
  3. Apporta le modifiche desiderate e clicca su Salva modifiche.

Eliminare un calendario

Nota: prima di eliminare un calendario, annullare tutti gli appuntamenti o riprogrammarli in altri calendari. Dopo aver eliminato un calendario, gli appuntamenti presenti in esso non verranno visualizzati in nessun altro. Non verranno eliminati, ma rimarranno solo nei registri dei singoli clienti, rendendone più difficile la ricerca. I collaboratori autorizzati alla sola visualizzazione o alla modifica e visualizzazione possono visualizzare gli appuntamenti di un calendario eliminato solo se li ricollochi in un calendario a cui possono accedere.

Per eliminare un calendario:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace. 
  2. Trova il calendario che desideri eliminare e clicca su Impostazioni calendario.
  3. Clicca su Elimina calendario.
  4. Clicca su Sì, elimina calendario.

Impostare orari o limiti separati per diversi tipi di appuntamento

Puoi suddividere il calendario in gruppi di tipi di appuntamento con le proprie impostazioni di disponibilità e limiti di pianificazione. Ciò è utile se offri alcuni servizi solo in orari specifici. Dopo aver creato questi gruppi, puoi impostare la disponibilità e i limiti di pianificazione per ciascuno di essi. Per maggiori informazioni, visita Limiti di disponibilità e pianificazione per tipo di appuntamento.

Utilizzare posti/risorse per gestire gli elementi necessari per gli appuntamenti

Utilizza il pannello Posti/Risorse per limitare il numero di appuntamenti che richiedono un elemento che può essere pianificato contemporaneamente. Questo limite si applica a tutti i calendari. Ad esempio, se hai un'azienda di noleggio kayak, potresti voler limitare il numero di kayak disponibili da affittare contemporaneamente. 

Quando crei una risorsa, comunichi ad Acuity quanti elementi hai a disposizione e quali tipi di appuntamento li utilizzano. Quando un cliente prenota un appuntamento che richiede una risorsa, Acuity ne detrae una dalle risorse per tale fascia oraria. Quando una risorsa scende a zero per una fascia oraria, i clienti possono prenotare altri appuntamenti che utilizzano la risorsa in tale fascia oraria.

Ricorda: 

  • Le risorse limitano il numero totale di appuntamenti che hanno luogo contemporaneamente, ma non consentono di pianificare gli appuntamenti per stanze specifiche. Per consentire ai clienti di prenotare una stanza specifica, crea un calendario per ogni stanza.
  • Se disponi di un calendario per ogni posto, non utilizzare le risorse per rappresentare i posti.
  • Le risorse sono solo per uso interno e non sono visibili ai clienti.
  • Le lezioni possono utilizzare risorse, ma l'intera lezione ne sottrae solo una dal pool di risorse.
  • Se un tipo di appuntamento richiede più risorse diverse, tutte le risorse devono essere a disposizione dei clienti per la prenotazione.

Per aggiungere una risorsa:

  1. Apri il pannello Disponibilità: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Clicca su Stanze/Risorse.
  3. Clicca su Nuova risorsa.
  4. Inserisci un nome e una quantità per la risorsa, quindi seleziona i tipi di appuntamento che la utilizzano.
  5. Clicca su Crea risorsa.
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