Usa le risorse per limitare le prenotazioni

Crea risorse per rappresentare il numero di sale, attrezzature o altri elementi fisici condivisi tra appuntamenti e calendari.

Usa le risorse per limitare il numero di appuntamenti che si svolgono contemporaneamente su più calendari per evitare il sovraccarico di prenotazioni.

Che cosa sono le risorse?

Le risorse sono restrizioni di pianificazione aggiuntive rispetto alla tua attuale disponibilità e ai limiti di pianificazione e non sono visibili ai clienti. Possono essere utilizzati per rappresentare elementi condivisi tra più calendari, come il numero di sedie nel salone, le sale dei pazienti nello studio medico o i kayak da noleggiare per le lezioni.

Come le risorse lavorano con più calendari per evitare l'overbooking

I calendari possono essere utilizzati per rappresentare e gestire più orari con diverse fasce di disponibilità, come membri del personale o sedi commerciali.

Per impostazione predefinita, gli appuntamenti possono essere fissati allo stesso orario su calendari diversi con sovrapposizione di disponibilità. Quando si creano risorse e le si assegnano a tipologie di appuntamento disponibili su più calendari, viene limitato il numero totale di appuntamenti che possono svolgersi contemporaneamente. Le risorse non funzioneranno per i calendari in fusi orari diversi.

Esempio: diversi massaggiatori, ma un numero limitato di sale disponibili

Se hai cinque massaggiatori, ognuno con il proprio calendario e appuntamenti disponibili a partire dalle 10:00, ma solo tre sale massaggi, crea una risorsa per le tue sale massaggi per evitare prenotazioni eccessive.

• Imposta la quantità di risorse su 3 per rappresentare il numero di sale disponibili.
• Assegna la risorsa a tutti i tipi di appuntamenti dei massaggiatori.
• Se tutte le risorse sono in uso, i clienti non possono prenotare un massaggio in quell'orario perché non è disponibile una sala.

Quando utilizzare calendari distinti invece delle risorse

Se i clienti devono selezionare una sala specifica per prenotare un appuntamento, è consigliabile creare un calendario per ogni sala anziché una risorsa.

Esempio: studio di registrazione

Se hai uno studio di registrazione con tre sale dotate di attrezzature diverse, puoi creare un calendario per ogni sala. Per assicurarti che il numero di prenotazioni non superi il numero di sale disponibili, modifica i limiti di programmazione del calendario in modo che possa essere prenotato un solo appuntamento per ogni fascia oraria in ogni calendario.

Aggiungi una risorsa

Per aggiungere una risorsa:

1. Apri il pannello disponibilità e fai clic su sale/risorse.
2. Clicca su Nuova risorsa.
3. Assegna alla risorsa un nome e una quantità.
4. Controlla i tipi di appuntamento che richiedono questa risorsa.
5. Clicca su Crea risorsa.

Modifica una risorsa

Per modificare una risorsa:

1. Apri il pannello disponibilità e fai clic su sale/risorse.
2. Clicca su Modifica accanto alla risorsa da modificare.
3. Apporta le modifiche, quindi clicca su Aggiorna risorsa.

Elimina una risorsa

Per eliminare una risorsa:

1. Apri il pannello disponibilità e fai clic su sale/risorse.
2. Fai clic su Modifica accanto alla risorsa da eliminare.
3. Clicca su Elimina, quindi clicca su OK.

Aggiungere risorse a più tipi di appuntamento

Per aggiungere risorse a un tipo di appuntamento diverso:

1. In Acuity, clicca su Tipi di appuntamento.
2. Clicca su Modifica accanto al tipo di appuntamento.
3. Nella sezione Risorse, seleziona la casella accanto alla risorsa e clicca su Salva.

Usa le risorse con le lezioni

Ogni lezione di gruppo programmata utilizza una sola risorsa e tale risorsa viene utilizzata nel momento in cui la lezione è indicata nel calendario, anche se i partecipanti non si sono ancora iscritti.

Altri tipi di appuntamento non possono essere prenotati durante una lezione se condividono una risorsa, ma le risorse non impediranno che più lezioni vengano offerte o prenotate contemporaneamente.

Blocca tempo su tutti gli altri calendari quando un appuntamento viene prenotato

Puoi utilizzare le risorse per limitare i tipi di appuntamenti su più calendari. Ad esempio, se lavori in autonomia ma disponi di più di un calendario, puoi utilizzare le risorse per evitare una prenotazione su due calendari contemporaneamente.

Per aggiungere risorse a più calendari:

1. Crea una risorsa.
2. Imposta la quantità su 1, perché puoi trovarti solo in un posto alla volta.
3. Applica la risorsa a tutti i tipi di appuntamenti.

Richiedi più risorse per un solo tipo di appuntamento

Se un tipo di appuntamento richiede più di una risorsa, i clienti possono prenotarlo solo se tutte le risorse sono disponibili.

Esempio: azienda di tour in furgone e a piedi

Gestisci un'azienda di tour a piedi e in furgone con tre microfoni e due furgoni. Crea due risorse per rappresentare i microfoni e i furgoni, quindi assegnale ai diversi tipi di tour.

• Tour a piedi: richiede un microfono. I clienti possono prenotare un tour a piedi purché sia disponibile un microfono.
• Tour in furgone: richiede un microfono e un furgone. I clienti possono prenotare un tour in furgone quando sono disponibili almeno un microfono e un furgone.

Imposta le quantità di risorse per tipo di appuntamento

Ogni appuntamento prenotato utilizza una risorsa predefinita. Se alcuni tipi di appuntamento richiedono più di una risorsa per appuntamento, è possibile impostare quantità di risorse diverse per i tipi di appuntamento che condividono la stessa risorsa.

Se questo ti sembra utile per la tua azienda, contatta il nostro team di assistenza clienti per consentire le quantità per le risorse.

Esempio: Tour in barca per gruppi piccoli e numerosi

Se gestisci un'azienda di tour in barca dove un tour in piccolo gruppo richiede una sola barca e un tour per gruppi numerosi richiede due barche:

1. Crea un tipo di appuntamento per piccoli gruppi turistici e uno per gruppi numerosi.
2. Crea una risorsa che rappresenti il numero totale di barche di cui disponi.
3. Imposta la quantità di risorse su 1 per il tipo di appuntamento per piccoli gruppi turistici.
4. Imposta la quantità di risorse su 2 per il tipo di appuntamento per gruppi numerosi.

In che modo le risorse incidono sui tempi di recupero prima o dopo l'appuntamento?

Le risorse sono considerate "in uso" per tutta la durata dell'appuntamento, più eventuali tempi di recupero prima o dopo l'appuntamento.

Tieni presente che, se utilizzi un padding negativo per creare appuntamenti sovrapposti, la risorsa si applicherà comunque alla durata totale dell'appuntamento. Ad esempio, un appuntamento di 60 minuti con -45 minuti di intervallo utilizzerà la risorsa per tutti i 60 minuti, quindi non sarà disponibile per l'uso durante l'appuntamento sovrapposto.