Permettez aux visiteurs de choisir un service proposé par votre entreprise lorsqu’ils réservent un créneau avec vous.
Les types de rendez-vous correspondent aux services que vous proposez dans Acuity. Vous pouvez utiliser les types de rendez-vous pour des services et des cours individualisés. Lorsque les clients prennent rendez-vous, ils commencent généralement par choisir le type de rendez-vous qu’ils souhaitent prendre.
Ce guide vous propose de découvrir comment créer, modifier et personnaliser les types de rendez-vous. Si vous faites vos premiers pas et que vous souhaitez bénéficier d’une aide plus concrète pour configurer Acuity Scheduling, vous pouvez faire appel à un Squarespace Expert certifié.
Conseil : en fonction des services que vous offrez, il peut être plus judicieux pour vous de proposer des services dans Commerce plutôt que des types de rendez-vous dans Acuity. Les rendez-vous sont particulièrement adaptés aux services proposés à des heures précises. Si aucune réservation n’est nécessaire pour les produits que vous proposez, utilisez plutôt des services.
Ajouter un type de rendez-vous
Remarque : les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres de Acuity, qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?
Vous pouvez créer autant de types de rendez-vous que vous le souhaitez. Pour créer un nouveau type de rendez-vous :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Cliquez sur Nouveau type de service.
- Saisissez le Nom, la Durée et le Prix du service ainsi que toute autre information utile. Les clients verront certaines de ces informations au moment de la réservation. Pour en savoir plus sur chaque champ, consultez la section Paramètres des types de rendez-vous.
- Si vous avez plusieurs calendriers, utilisez la section Calendriers dans la barre latérale droite pour choisir les calendriers dans lesquels ce type de rendez-vous doit être disponible. Pour découvrir comment configurer des calendriers, consultez l’article Gérer les disponibilités et les calendriers.
Astuce : vous pouvez organiser les types de rendez-vous en groupes qui auront leurs propres paramètres de disponibilité et leurs propres restrictions pour la prise de rendez-vous. Cette fonction est utile si certains de vos services sont proposés uniquement certains jours ou à certaines heures. Pour en savoir plus, consultez l’article Définir les disponibilités.
- Cliquez sur Créer le type de rendez-vous.
Remarque : si vous avez créé un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement que vos clients peuvent utiliser pour payer vos services, vous devrez le mettre à jour chaque fois que vous créerez un nouveau type de rendez-vous.
Modifier un type de rendez-vous
Pour modifier un type de rendez-vous :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Faites défiler la page jusqu’au type de rendez-vous de votre choix.
- Cliquez sur Modifier.
- Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.
Dupliquer un type de rendez-vous
Pour créer une copie d’un type de rendez-vous existant :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- À côté du type de rendez-vous que vous souhaitez dupliquer, cliquez sur Dupliquer.
- Les paramètres du type de rendez-vous d’origine seront copiés dans le nouveau type de rendez-vous. Vous pouvez mettre à jour le nom et tout autre paramètre, si nécessaire.
- Cliquez sur Créer le type de rendez-vous.
Paramètres des types de rendez-vous
Lorsque vous créez ou modifiez un type de rendez-vous, utilisez les champs suivants pour ajouter des informations :
Remarque : Si vous modifiez le champ de durée d’un type de rendez-vous, les mises à jour s’appliqueront à la fois aux nouveaux rendez-vous et aux rendez-vous existants. Toutefois, les modifications du prix ne s’appliqueront qu’aux rendez-vous qui seront pris ultérieurement.
| Paramètre | Utilisation |
|
Nom |
Définissez le titre du type de rendez-vous que vous proposez. |
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Durée |
Entrez un nombre de minutes compris entre 1 et 1 440 (24 heures). Tous les rendez-vous de ce type seront programmés pour cette durée. |
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Prix |
Décidez du coût pour chaque type de rendez-vous. Si vous laissez ce champ vide, votre planificateur nʼaffichera pas de prix pour ce type de rendez-vous, et les clients pourront réserver sans payer, et ce, même si le paiement a été activé. |
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Description |
Cliquez sur Ajouter une description plus longue... pour ajouter une description du service qui sʼaffichera sous le nom du type de rendez-vous. |
| Message affiché sur la page de confirmation | Cliquez sur Afficher un message après la prise de rendez-vous... pour ajouter un message personnalisé qui sʼaffichera sur la page de confirmation du rendez-vous. Par exemple, vous pouvez indiquer à vos clients quʼapporter pour le rendez-vous. |
| Laps de temps supplémentaire | Cliquez sur Bloquer un laps de temps supplémentaire avant ou après... pour ajouter du temps supplémentaire avant ou après un rendez-vous. Cette marge de temps permet par exemple dʼajouter des pauses pour vos employés ou de prévoir un temps de préparation entre les rendez-vous. |
| Catégorie | Sélectionnez une catégorie de types de rendez-vous ou cliquez sur Créer une catégorie pour en ajouter une nouvelle. |
| Couleur | Choisissez la couleur dans laquelle ce type de rendez-vous s’affichera sur votre calendrier. |
| Image | Choisissez une image à afficher avec le type de rendez-vous. Consultez les recommandations ci-dessous pour le formatage des images. |
| Accès | Définissez le type de rendez-vous comme Public (visible par tout le monde) ou Privé (visible uniquement par lien direct). |
| Cours collectif | Sélectionnez Cours ou événement de groupe pour transformer ce type de rendez-vous en cours collectif. Ce paramètre n’apparaît que lorsque vous créez un nouveau type de rendez-vous. Vous ne pouvez pas transformer un type de rendez-vous existant en cours collectif. |
| Formulaires | Ce paramètre est situé en haut à droite. Choisissez les formulaires de renseignements que les clients voient lorsquʼils prennent ce type de rendez-vous. |
Formater les images
Lorsque vous importez une image dans un type de rendez-vous, vous pouvez utiliser les mêmes types de fichiers image que ceux utilisés pour le reste de votre site. Toutefois, lorsque vous formatez vos images, gardez à l’esprit les différences suivantes :
- La taille maximale du fichier est de 1,5 Mo, ce qui est inférieur à la limite pour les images de sites web.
- Acuity redimensionne automatiquement les images de plus de 600 x 600 px lorsqu’elles sont importées en tant qu’image pour un type de rendez-vous.
- Pour obtenir de meilleurs rendus visuels, nous vous recommandons d’utiliser des images carrées, c’est-à-dire des images dont la valeur de proportion est 1:1.
Supprimer un type de rendez-vous
Pour supprimer un type de rendez-vous :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Faites défiler la page jusqu’au type de rendez-vous de votre choix.
- Cliquez sur Modifier.
- Faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Supprimer le type de rendez-vous, puis sur OK.
Une fois le type de rendez-vous supprimé, les rendez-vous existants apparaîtront toujours sur votre calendrier.
Ajouter un cours
Vous pouvez utiliser les cours pour permettre à plusieurs personnes de réserver un service à une heure spécifique. Contrairement aux types de rendez-vous standard, qui sont proposés en fonction de vos disponibilités, les cours ne sont disponibles qu’aux jours et aux heures que vous spécifiez.
Pour créer un cours ou un événement de groupe :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Cliquez sur Nouveau type de cours collectif.
- Saisissez les informations sur le cours (nom et durée, par exemple).
- Saisissez le nombre maximal de participants dans le champ Nombre maximal de personnes. Notez que si vous ne renseignez pas ce champ ou si vous entrez 0, le cours sera reconverti en type de rendez-vous standard.
- Si vous souhaitez créer une série de cours pour laquelle les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures (un cours de poterie sur six semaines, par exemple), sélectionnez Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées.
- Cliquez sur Créer le type de rendez-vous pour enregistrer le cours.
Vous pouvez à présent proposer et planifier votre cours. Vous devez ensuite fixer la date et l’heure de votre cours :
- Sur la page de votre nouveau cours, cliquez sur Proposer le cours.
- Choisissez la date et l’heure de votre cours. Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez d’abord celui dans lequel le cours doit apparaître.
- Cliquez sur Récurrent pour accéder à des options vous permettant de proposer ce cours plusieurs fois ou de créer une série de cours.
Astuce : pour proposer un cours à une fréquence qui n’est pas proposée dans le menu Récurrent (toutes les six semaines, par exemple), utilisez l’option Proposer le cours pour fixer chacune des dates.
- Cliquez sur Enregistrer le cours.
Consulter ou modifier un cours
Une fois qu’un cours figure sur votre calendrier, vous pouvez l’annuler ou le reprogrammer. Vous pouvez également consulter d’autres informations, comme la liste des participants et le statut du paiement (effectué ou non).
Pour consulter les informations sur le cours :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Sélectionnez la vue Aujourd’hui ou Semaine.
- Cliquez sur le cours pour accéder à ses détails.
- Sur la page des détails, vous pouvez supprimer le cours, ajouter des participants, reprogrammer leurs rendez-vous ou modifier leurs informations.
Supprimer un cours
Pour supprimer un cours :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Cliquez sur Modifier à côté du type de cours.
- Utilisez la barre latérale droite pour sélectionner les cours que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer les cours sélectionnés.
- Sur l’écran qui s’affiche, saisissez Supprimer, puis cliquez sur OK.
À retenir :
- Les cours supprimés ne peuvent pas être récupérés.
- Si vous supprimez un cours, toutes les réservations pour ce cours sont annulées.
- Lorsque vous annulez un cours avant son heure de début ou dans les 24 h suivant l’heure de début, un e-mail d’annulation est envoyé aux clients concernés.
Cours et calendriers tiers
En cas de synchronisation avec un calendrier tiers, chaque participant au cours apparaît sur ce calendrier comme un rendez-vous individuel. Ainsi, un cours comptant huit participants apparaîtra dans votre calendrier tiers sous la forme de huit rendez-vous.
Types de rendez-vous publics et privés
Chaque type de rendez-vous, y compris les cours collectifs, peut être public ou privé :
- Les types de rendez-vous publics sont répertoriés sur votre outil de prise de rendez-vous, et les clients peuvent les réserver sans aucune action de votre part.
- Les types de rendez-vous privés sont masqués dans votre outil de prise de rendez-vous. Vous et votre personnel pouvez réserver des rendez-vous privés pour le compte des clients. Les clients peuvent prendre des rendez-vous privés si vous leur envoyez un lien direct.
Pour déterminer si un rendez-vous est privé ou public :
- Ouvrez le panneau Types de rendez-vous : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace.
- Cliquez sur Modifier pour connaître le type de rendez-vous que vous souhaitez modifier.
- Utilisez les boutons radio de la section Accès et sélectionnez Public ou Privé.
- Cliquez sur Mettre à jour ce type de rendez-vous.
Astuce : les clients peuvent voir les types de rendez-vous privés lorsqu’ils ouvrent un lien direct vers le type de rendez-vous privé, une catégorie de types de rendez-vous privés ou un calendrier qui propose uniquement des types de rendez-vous privés.