Résumé de l’article
Rencontrez plusieurs clients en même temps.
Utilisez les cours collectifs pour regrouper les réservations de plusieurs clients en un seul rendez-vous.
Alors que les clients peuvent prendre d’autres types de rendez-vous à n’importe quel créneau où vous êtes disponible, les cours collectifs ont lieu à des heures précises. Si vous avez configuré des notifications automatiques pour vous-même et pour vos clients, vous recevrez tous des messages de rappel comme vous le feriez pour tout autre rendez-vous.
Créer un cours collectif
Un type de cours collectif contient tous les détails du cours que vous souhaitez proposer.
Pour créer un cours ou un événement de groupe :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur Nouveau type de cours collectif.
- Saisissez les informations sur le cours (nom et durée, par exemple).
- Dans la section Accès, indiquez si le type de rendez-vous est public ou privé.
- Saisissez le nombre maximal de participants dans le champ Nombre maximal de personnes. Notez que si vous ne renseignez pas ce champ ou si vous entrez 0, le cours sera reconverti en type de rendez-vous standard.
- Si vous souhaitez créer une série de cours pour laquelle les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures (un cours de poterie sur six semaines, par exemple), sélectionnez Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées.
- Cliquez sur Créer le type de rendez-vous pour enregistrer le cours.
Astuce : lorsqu’il n’y a aucune offre à venir d’un type de cours collectif, Acuity déplace le type vers la catégorie Cours non proposés en bas de la liste des types de rendez-vous.
Proposer un cours collectif
Après avoir créé un cours collectif, ajoutez-le à votre calendrier et rendez-le disponible pour vos clients.
Pour proposer un cours :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur le cours collectif que vous souhaitez proposer.
- Cliquez sur Proposer un cours.
- Choisissez la date et l’heure du cours collectif. Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez également celui qui doit proposer le cours collectif.
- Si vous souhaitez que le cours se répète, cliquez sur Récurrent... et choisissez la fréquence ainsi que le nombre de fois que le cours doit se répéter.
- Cliquez sur Enregistrer le cours.
- Répétez ces étapes pour toutes les autres dates et heures auxquelles vous souhaitez proposer le cours.
À retenir :
- Les cours ne sont disponibles qu’aux heures où vous les dispensez. Lorsque vous ajoutez un cours à un calendrier, les clients ne peuvent pas prendre d’autres rendez-vous en même temps sur ce calendrier.
- La duplication d’un type de cours collectif ne reproduit pas les horaires proposés. Vous devez ajouter le cours dupliqué à votre calendrier pour que les clients puissent réserver.
- Si vous avez défini des disponibilités et des restrictions pour la prise de rendez-vous par type de rendez-vous, les cours utiliseront toujours les restrictions pour la prise de rendez-vous que vous avez définies pour le groupe de disponibilité 1. Cependant, le nombre maximal de rendez-vous ne s’applique pas aux cours collectifs proposés dans votre calendrier.
- Les horaires bloqués n’ont aucune incidence sur les cours, que vous les ajoutiez manuellement ou que vous les synchronisiez à partir d’un calendrier externe. Vous pouvez proposer des cours à des horaires qui sont normalement bloqués, et les clients peuvent les réserver.
Paramètres des cours
Chaque cours collectif que vous créez a les paramètres suivants. Utilisez-les pour personnaliser vos offres.
| Paramètre | Obligatoire ? | Remarques |
| Nom | Oui | Aucun |
| Durée | Oui | Aucun |
| Prix | Non | Si vous n’indiquez aucun prix ou si vous le définissez sur zéro, Acuity rendra le cours gratuit pour les clients. |
| Catégorie | Non | Aucun |
| Couleur | Non | Ce paramètre contrôle la façon dont les cours collectifs programmés apparaissent dans le calendrier Acuity. Si vous avez créé des catégories, vous pouvez modifier ce paramètre lorsque vous créez le nouveau cours collectif. Si vous n’avez aucune catégorie, Acuity attribue une couleur de manière aléatoire. Pour choisir manuellement une couleur, modifiez le type de cours collectif. |
| Image | Non | Ce paramètre s’affiche dans votre outil de planification. |
| Accès | Oui | Choisissez si le cours est public ou privé. Public par défaut. |
| Cours collectif | Oui | Cette case est cochée par défaut et doit rester cochée pour créer le cours collectif. Ce paramètre apparaît uniquement lors de la création d’un nouveau cours collectif, mais ne peut pas être modifié une fois le cours créé. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas transformer un type de rendez-vous existant en cours collectif. |
| Nombre maximal de personnes | Oui | Ce paramètre est défini par défaut sur huit. S’il est défini sur 0 ou s’il est vide, Acuity convertit le cours collectif en un type de rendez-vous qui n’est pas un cours. |
| Les clients doivent s’inscrire pour toutes les heures proposées | Non | Si vous cochez cette case, le cours devient une série. |
| Formulaires | Non | Choisissez le formulaire que les clients doivent remplir lors de la réservation de ce cours collectif. |
Modifier un cours collectif
Modifiez un cours collectif comme vous le feriez pour tout autre type de rendez-vous. Pour modifier un cour :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous que vous voulez mettre à jour.
- Apportez vos modifications.
- Cliquez sur Mettre à jour le type de rendez-vous.
Reprogrammer un cours collectif
Si vous avez besoin de reprogrammer un cours collectif, modifiez-en les informations pour que tous les participants restent inscrits. Si vous annulez le cours et en créez un nouveau, vous devez rajouter les participants manuellement. Pour modifier la date, l’heure ou le calendrier d’un cours collectif existant :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur Modifier pour le type de rendez-vous que vous voulez mettre à jour.
- Cliquez sur l’icône crayon à côté de la date et de l’heure du cours que vous souhaitez reprogrammer.
- Cliquez sur Modifier.
- Après avoir apporté vos changements, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Supprimer un type de rendez-vous pour un cours collectif
Lorsque vous supprimez un type de rendez-vous pour un cours collectif, tous les cours suivants sont annulés. Si le cours a déjà eu lieu, les événements passés ne sont pas supprimés de votre calendrier.
Pour supprimer un cours :
- Dans Acuity, cliquez sur Types de rendez-vous.
- Cliquez sur Modifier à côté du type de rendez-vous pour un cours collectif que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer le type de rendez-vous, saisissez SUPPRIMER dans le champ de texte et cliquez sur Supprimer.
Découvrez comment annuler une seule séance d’un cours collectif.
Série de cours
Si vous cochez la case Les clients doivent s’inscrire à toutes les heures proposées lors de la création ou de la modification d’un type de cours collectif, celui-ci devient une série. Lorsque les clients sélectionnent ce cours, toutes les dates de cours de la série apparaissent. Une fois le processus de réservation terminé, le client est automatiquement inscrit à tous les cours de la série.
Le prix fixé pour une série de cours collectif correspond au coût total de l’ensemble des sessions de la série, et non au coût de chaque session.
Remarque : si le premier cours d’une série a déjà eu lieu, les clients ne peuvent plus s’inscrire à la série sur votre page Rendez-vous. Vous devez alors les ajouter manuellement.