Envoyez une notification sur l’appareil mobile de votre client au sujet d’un rendez-vous à venir.

Envoyez des rappels automatiques par SMS pour faire en sorte que vos clients s’en souviennent et ainsi réduire le nombre de personnes qui ne se présentent pas. Vous ne pouvez envoyer qu’un seul rappel par SMS pour chaque rendez-vous.

Ce guide concerne les rappels par SMS destinés à vos clients. Pour en savoir plus sur l’envoi de notifications par SMS à votre équipe et à vous-même, consultez l’article Envoyer des notifications de rendez-vous et de plannings en interne avec Acuity Scheduling.

Remarque : avant d’activer l’envoi de notifications par SMS à vos clients, veuillez vous assurer de les avoir prévenus et d’avoir obtenu les consentements requis par la loi.
Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Growing et Powerhouse. Elles ne sont pas disponibles au cours des essais gratuits.

Tarifs

Aucun frais supplémentaire ne s’applique à l’envoi de notifications par SMS. Les tarifs SMS des opérateurs téléphoniques peuvent s’appliquer aux destinataires des messages.

Conseil : nous vous recommandons d’expliquer ces coûts potentiels à vos clients.

Réponses

Si les clients répondent à un SMS, ils recevront une réponse automatique leur indiquant que les messages sont envoyés par un service automatique et leur suggérant de vous contacter par d’autres moyens.

Se désinscrire

Les clients peuvent se désinscrire de tous les rappels par SMS d’Acuity en envoyant STOP en réponse à un rappel. Toutefois, ils peuvent réactiver les rappels par SMS en envoyant START en réponse au même message.

Rappels par SMS par défaut ou personnalisés

Vous pouvez envoyer des rappels par SMS par défaut dès que vous passez à un forfait payant Growing ou Powerhouse.

Le rappel par SMS par défaut est le suivant : « Vous avez rendez-vous avec [Nom de l’entreprise] le [Date et heure]. Envoyé par Acuity. »

Après avoir vérifié les informations et le numéro de téléphone de votre entreprise, vous pouvez personnaliser vos rappels par SMS.

Activer l’envoi de rappels par SMS par défaut

Ces rappels sont envoyés un certain nombre d’heures ou de jours avant les rendez-vous de vos clients.

Les SMS sont envoyés à partir d’un numéro de téléphone attribué automatiquement, et non de votre numéro de téléphone.

Les messages de confirmation, qui sont envoyés dès que vos clients réservent, sont envoyés par e-mail et non par SMS.

Pour envoyer un rappel par SMS pour chacun de vos rendez-vous :

  1. Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
  2. Sélectionnez l’option Activer les rappels par SMS.
  3. Utilisez le champ Envoyer pour afin de choisir les types de rendez-vous qui doivent déclencher ce rappel par SMS.
  4. Utilisez le menu déroulant Envoyer un rappel pour choisir combien de temps à l’avance vos rappels de rendez-vous sont envoyés.
  5. Utilisez le menu déroulant Format de date et de l’heure pour sélectionner le format de vos SMS.
  6. Utilisez l’option Envoyer un rappel aux administrateurs pour décider si vous souhaitez que votre équipe ou vous receviez des copies de vos rappels par SMS.
  7. Utilisez le volet d’aperçu pour consulter vos rappels par SMS.
Remarque : Acuity utilise Twilio pour envoyer des messages par SMS. Tous les messages doivent être conformes aux exigences de contenu de Twilio.

Obtenir la vérification pour activer l’envoi de rappels par SMS personnalisés

La vérification permet de lutter contre les spams. Il est nécessaire d’envoyer des rappels par SMS personnalisés.

Le numéro de téléphone que vous utilisez lors de la vérification n’est pas présenté aux clients et ce numéro ne doit pas nécessairement être un numéro professionnel. 

Les informations sur l’entreprise que vous fournissez nous aident à catégoriser correctement vos messages au sein de nos systèmes de télécommunication partenaires. Le temps nécessaire au traitement de la vérification peut varier.

Pour vérifier vos informations :

  1. Activez les rappels par SMS par défaut.
  2. Cliquez sur Vérifier le numéro.
  3. Suivez les instructions pour saisir les informations relatives à votre activité et à vos besoins en matière de SMS.
    • Il y aura peut-être des questions concernant la destination des messages SMS, la structure de votre entreprise et le lieu où elle opère.
    • Si vous avez un EIN (Employer Identification Number) (numéro d’identification d’employeur utilisé aux États-Unis), il se peut que l’on vous demande de le saisir. Si vous n’en avez pas, vous pourrez malgré tout configurer des rappels SMS. Si vous possédez un EIN, le nom de l’entreprise que vous saisissez lors de la configuration des rappels SMS doit correspondre à la dénomination associée à votre EIN. 
  4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner votre pays, saisissez votre numéro de téléphone, puis cliquez sur Envoyer le code de vérification.
  5. Saisissez le code reçu par SMS et cliquez sur Soumettre.
  6. Saisissez votre nom, votre adresse et le nom de votre entreprise dans les champs prévus à cet effet, puis cliquez sur Enregistrer.

Activer l’envoi de rappels par SMS personnalisés

Après avoir vérifié vos informations, vous pouvez personnaliser votre template par défaut ou ajouter de nouveaux templates. Vous pouvez désormais effectuer les personnalisations suivantes :

  • Utilisez les options de la section Afficher pour choisir les détails à inclure dans votre rappel par SMS, notamment le nom du type de rendez-vous, le nom du calendrier et le lieu.
  • Si vous avez activé l’option Numéro de téléphone, utilisez la section Numéro de téléphone pour ajouter votre pays et votre numéro de téléphone. Les SMS sont envoyés à partir d’un numéro de téléphone attribué automatiquement, et non de votre numéro. Pensez à ajouter le nom et le numéro de téléphone de votre entreprise à vos messages pour éviter toute confusion.
  • Ajoutez un message personnalisé dans le champ Message personnalisé. Vous pouvez utiliser des tags pour obtenir des informations sur le client et son rendez-vous en cliquant sur l’icône d’insertion de tags à côté du champ Message personnalisé.
Remarque : Acuity utilise Twilio pour envoyer des messages par SMS. Tous les messages doivent être conformes aux exigences de contenu de Twilio.

Arrêter d’envoyer des rappels par SMS

Pour arrêter d’envoyer des rappels par SMS :

  1. Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
  2. Désactivez l’option Activer les rappels par SMS.

Arrêter d’envoyer des rappels par SMS pour des types de rendez-vous spécifiques

Pour arrêter d’envoyer des rappels par SMS pour des types de rendez-vous spécifiques :

  1. Dans Acuity, cliquez sur SMS client
  2. Dans le champ Envoyer pour des paramètres du modèle de SMS, cliquez sur Sélectionner.
  3. Décochez les types de rendez-vous pour lesquels vous ne souhaitez pas envoyer de rappels, puis cliquez sur Sélectionner en haut à droite. 
  4. Cliquez sur Enregistrer

Utilisez des templates pour personnaliser vos rappels

Si votre compte est vérifié, vous pouvez utiliser les templates complètement et :

  • Personnaliser votre message de rappel.
  • Personnaliser le moment où les clients reçoivent un message de rappel par SMS pour chaque type de rendez-vous.
  • Décider si certains de vos rappels sont également envoyés au personnel.

Si votre compte n’est pas vérifié, vous ne pouvez pas personnaliser le contenu de votre message, mais vous pouvez :

  • Personnaliser le moment où les clients reçoivent un message de rappel par SMS pour chaque type de rendez-vous.
  • Décider si certains de vos rappels sont également envoyés au personnel.

Pour créer plusieurs templates :

  1. Créez un premier rappel par SMS en suivant les étapes ci-dessus.
  2. Cliquez sur Ajouter un template.
  3. Choisissez les types de rendez-vous pour lesquels vous souhaitez utiliser le nouveau template, puis cliquez sur Sélectionner.
  4. Utilisez les champs pour configurer votre template, comme vous l’avez fait pour votre premier rappel par SMS.
  5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez l’option Activer les rappels par SMS. Votre template devient alors actif et l’envoi commence.

Après avoir créé votre nouveau template, vous pouvez ajouter ou supprimer des types de rendez-vous à l’aide du champ Envoyer pour. Chaque type de rendez-vous ne peut déclencher qu’un seul template. Lorsque vous attribuez un type de rendez-vous à un template, il est supprimé de tous les autres templates sur lesquels il figure.

Conseil : les rappels par SMS sont envoyés uniquement si au moins un type de rendez-vous est attribué à votre template et que l’option Activer les rappels par SMS est activée. Le menu de gauche indique où les types de rendez-vous sont attribués et quels templates sont actifs.

Demander aux clients d’accepter de recevoir des SMS

Par défaut, Acuity envoie le rappel automatique par SMS pour chaque rendez-vous au numéro de téléphone indiqué dans les détails du rendez-vous. Vous pouvez modifier ce paramètre pour inviter vos clients à accepter ou refuser de recevoir des SMS.

Les clients s’inscrivent en cochant une case lors de la réservation. Si vous effectuez une réservation en leur nom via le panneau Calendrier ou que vous modifiez un rendez-vous, vous pouvez vérifier qu’ils ont autorisé les rappels par SMS en cochant une case dans les détails du rendez-vous. Si les clients ne s’inscrivent pas ou si vous ne cochez pas la case pour confirmer votre autorisation, le rappel par SMS pour ce rendez-vous ne sera pas envoyé.

Les clients acceptent ou refusent les rappels par SMS pour chaque rendez-vous séparément. Il ne leur est pas possible d’activer ou de désactiver les rappels par SMS pour l’ensemble de leurs rendez-vous en même temps.

Si le SMS que vous envoyez a pour objectif de promouvoir un produit, de convaincre quelqu’un d’acheter quelque chose ou de défendre une cause sociale, vous devez activer l’acceptation.

Remarque : depuis le 11 septembre 2023, il est obligatoire de demander aux clients des entreprises basées en Nouvelle-Zélande d’accepter de recevoir des SMS. La case à cocher apparaîtra automatiquement sur votre outil de planification si les rappels par SMS sont activés.

Activer l’acceptation

Pour accepter de recevoir des SMS :

  1. Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
  2. Activez l’option Exiger l’acceptation des SMS par les clients.
Remarque : une fois que vous avez activé l’option de choix de réception de SMS, Acuity envoie des rappels par SMS uniquement pour les rendez-vous pour lesquels vous avez activé l’option de notification. Les rendez-vous pris avant que vous n’ayez activé l’option ne sont pas concernés. Pour activer les notifications pour ces rendez-vous, modifiez-en les détails afin de confirmer que les clients ont autorisé les rappels par SMS.

Comment les clients acceptent

Lorsque les clients effectuent une réservation en ligne, ils ont la possibilité de cocher la case Je souhaite recevoir un rappel par SMS avant mon rendez-vous.

Comment activer les notifications SMS pour les clients

Lorsque vous prenez un rendez-vous pour le compte d’un de vos clients dans Acuity, cochez la case Ce client m’autorise à lui envoyer un rappel par SMS avant son rendez-vous afin qu’il puisse être notifié par SMS. Si la case n’est pas cochée pour un nouveau rendez-vous, les rappels par SMS seront désactivés pour ce rendez-vous.

Comment modifier le statut d’un rendez-vous existant

Pour modifier le statut d’acceptation d’un rendez-vous existant, procédez comme suit :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier, puis sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
  2. Cliquez sur Modifier, puis cochez ou décochez la case Ce client m’autorise à lui envoyer un rappel par SMS avant son rendez-vous.
  3. Cliquez sur Confirmer les modifications.

Nombre maximal de caractères

Votre rappel SMS peut contenir jusqu’à 300 caractères si vous utilisez uniquement du texte brut. La limite de 300 caractères inclut tous les champs que vous activez pour le message, tels que le nom de votre entreprise et le nom du type de rendez-vous. Les caractères spéciaux (tels que é, û et ±) comptent pour plusieurs caractères. Vous pouvez utiliser des tags pour inclure des informations sur votre rendez-vous ou votre client. Lors du calcul de la limite de caractères, Acuity prend en compte le contenu qu’un tag introduit dans votre message, et non les caractères du tag lui-même.

À retenir :

  • Si vous utilisez des caractères spéciaux ou des tags et que vous dépassez la limite de caractères, votre message sera tronqué.
  • Votre message texte peut être divisé en deux sections en fonction du nombre de caractères. Toutefois, les messages fractionnés s’affichent sous la forme d’un seul message sur la plupart des appareils.

Moment d’envoi des messages

Vous pouvez choisir des plages allant de 15 minutes à 14 jours avant le rendez-vous. Vos rappels par SMS seront envoyés dans les minutes qui suivent le moment spécifié.

Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS à plusieurs personnes

Pour envoyer à plusieurs personnes un rappel de rendez-vous par SMS, modifiez les détails du rendez-vous afin d’inclure plusieurs numéros de téléphone séparés par une virgule.

Envoyer des notifications par SMS aux États-Unis et au Canada

Les notifications par SMS sont automatiquement formatées pour fonctionner aux États-Unis et au Canada. Lorsque vous ajoutez manuellement de nouveaux clients ou rendez-vous, ou que vous importez les coordonnées d’un client, utilisez l’un des formats de numéro de téléphone suivants :

  • 123-456-7890
  • 1234567890
  • (123) 456-7890

Envoyer des notifications par SMS en dehors des États-Unis et du Canada

Pour envoyer des SMS à des numéros de téléphone provenant d’autres pays, vous devrez peut-être ajouter l’indicatif du pays avant le numéro de téléphone du client.

Si vous avez sélectionné un fuseau horaire en Australie, en Nouvelle-Zélande ou au Royaume-Uni, les clients peuvent saisir leur numéro de téléphone sans ajouter d’indicatif de pays. Saisissez un zéro, puis le reste du numéro. Exemple : 0417827142.

Pour les numéros de téléphone en dehors des États-Unis et du Canada, saisissez + suivi par le code du pays, puis le reste du numéro. Exemple : +97312345678.

Remarque : notre fournisseur de SMS prend en charge les SMS internationaux vers plus de 200 destinations, dont nous ne pouvons toutefois pas garantir la délivrabilité. Chaque pays a ses propres réglementations et directives qui peuvent s’appliquer en fonction du type d’expéditeur, de la situation ou des règles juridiques.

Vérifier si les clients ont reçu les SMS

Si vous voulez voir les messages envoyés pour un rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous pour accéder aux détails, puis cliquez sur Voir toutes les modifications et les notifications envoyées. Tous les e-mails et SMS envoyés pour le rendez-vous sont affichés dans le journal des modifications. Pour en savoir plus sur le journal des modifications, consultez l’article Suivre les modifications de rendez-vous dans Acuity.

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