Envoyez une notification sur l’appareil mobile de votre client au sujet d’un rendez-vous à venir.
Envoyez des rappels automatiques par SMS pour faire en sorte que vos clients s’en souviennent et ainsi réduire le nombre de personnes qui ne se présentent pas. Vous ne pouvez envoyer qu’un seul rappel par SMS pour chaque rendez-vous.
Ce guide concerne les rappels par SMS destinés à vos clients. Pour en savoir plus sur l’envoi de notifications par SMS à votre équipe et à vous-même, consultez l’article Envoyer des notifications de rendez-vous et de plannings en interne avec Acuity Scheduling.
Remarque : avant d’activer l’envoi de notifications par SMS à vos clients, veuillez vous assurer de les avoir prévenus et d’avoir obtenu les consentements requis par la loi.
Les notifications par SMS sont disponibles avec les forfaits Standard ou Growing et Premium ou Powerhouse. Elles ne sont pas disponibles au cours des essais gratuits.
Tarifs
Aucun frais supplémentaire ne s’applique à l’envoi de notifications par SMS. Les tarifs SMS des opérateurs téléphoniques peuvent s’appliquer aux destinataires des messages.
Conseil : nous vous recommandons d’expliquer ces coûts potentiels à vos clients.
Réponses
Si les clients répondent à un SMS, ils recevront une réponse automatique leur indiquant que les messages sont envoyés par un service automatique et leur suggérant de vous contacter par d’autres moyens.
Se désinscrire
Les clients peuvent se désinscrire de tous les rappels par SMS d’Acuity en envoyant STOP en réponse à un rappel. Toutefois, ils peuvent réactiver les rappels par SMS en envoyant START en réponse au même message.
Rappels par SMS par défaut ou personnalisés
Vous pouvez envoyer des rappels par SMS par défaut dès que vous passez à un forfait payant Standard, Growing, Premium ou Powerhouse.
Le rappel par SMS par défaut est le suivant : « Vous avez rendez-vous avec [Nom de l’entreprise] le [Date et heure]. Envoyé par Acuity. »
Après avoir vérifié les informations et le numéro de téléphone de votre entreprise, vous pouvez personnaliser vos rappels par SMS.
Activer l’envoi de rappels par SMS par défaut
Ces rappels sont envoyés un certain nombre d’heures ou de jours avant les rendez-vous de vos clients.
Les SMS sont envoyés à partir d’un numéro de téléphone attribué automatiquement, et non de votre numéro de téléphone.
Les messages de confirmation, qui sont envoyés dès que vos clients réservent, sont envoyés par e-mail et non par SMS.
Pour envoyer un rappel par SMS pour chacun de vos rendez-vous :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Cliquez sur Activer en haut à droite.
- Utilisez le champ Envoyer pour afin de choisir les types de rendez-vous qui doivent déclencher ce rappel par SMS.
- Utilisez le menu déroulant Envoyer un rappel pour choisir combien de temps à l’avance vos rappels de rendez-vous sont envoyés.
- Utilisez le menu déroulant Format de date et de l’heure pour sélectionner le format de vos SMS.
- Utilisez l’option Envoyer un rappel aux administrateurs pour décider si vous souhaitez que votre équipe ou vous receviez des copies de vos rappels par SMS.
- Utilisez le volet d’aperçu pour consulter vos rappels par SMS.
Remarque : Acuity utilise Twilio pour envoyer des messages par SMS. Tous les messages doivent être conformes aux exigences de contenu de Twilio.
Obtenir la vérification pour activer l’envoi de rappels par SMS personnalisés
La vérification permet de lutter contre les spams. Il est nécessaire d’envoyer des rappels par SMS personnalisés.
Le numéro de téléphone que vous utilisez lors de la vérification n’est pas présenté aux clients et ce numéro ne doit pas nécessairement être un numéro professionnel.
Les informations sur l’entreprise que vous fournissez nous aident à catégoriser correctement vos messages au sein de nos systèmes de télécommunication partenaires. Le temps nécessaire au traitement de la vérification peut varier.
Pour vérifier vos informations :
- Activez les rappels par SMS par défaut.
- Cliquez sur Vérifier le numéro.
- Suivez les instructions pour saisir les informations relatives à votre activité et à vos besoins en matière de SMS.
- Il y aura peut-être des questions concernant la destination des messages SMS, la structure de votre entreprise et le lieu où elle opère.
- Si vous avez un EIN (Employer Identification Number) (numéro d’identification d’employeur utilisé aux États-Unis), il se peut que l’on vous demande de le saisir. Si vous n’en avez pas, vous pourrez malgré tout configurer des rappels SMS. Si vous possédez un EIN, le nom de l’entreprise que vous saisissez lors de la configuration des rappels SMS doit correspondre à la dénomination associée à votre EIN.
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner votre pays, saisissez votre numéro de téléphone, puis cliquez sur Envoyer le code de vérification.
- Saisissez le code reçu par SMS et cliquez sur Soumettre.
- Saisissez votre nom, votre adresse et le nom de votre entreprise dans les champs prévus à cet effet, puis cliquez sur Enregistrer.
Activer l’envoi de rappels par SMS personnalisés
Après avoir vérifié vos informations, vous pouvez personnaliser votre template par défaut ou ajouter de nouveaux templates. Vous pouvez désormais effectuer les personnalisations suivantes :
- Utilisez les options de la section Afficher pour choisir les détails à inclure dans votre rappel par SMS, notamment le nom du type de rendez-vous, le nom du calendrier et le lieu.
- Si vous avez activé l’option Numéro de téléphone, utilisez la section Numéro de téléphone pour ajouter votre pays et votre numéro de téléphone. Les SMS sont envoyés à partir d’un numéro de téléphone attribué automatiquement, et non de votre numéro. Pensez à ajouter le nom et le numéro de téléphone de votre entreprise à vos messages pour éviter toute confusion.
- Ajoutez un message personnalisé dans le champ Message personnalisé. Vous pouvez utiliser des tags pour obtenir des informations sur le client et son rendez-vous en cliquant sur l’icône d’insertion de tags à côté du champ Message personnalisé.
Remarque : Acuity utilise Twilio pour envoyer des messages par SMS. Tous les messages doivent être conformes aux exigences de contenu de Twilio.
Arrêter d’envoyer des rappels par SMS
Pour arrêter d’envoyer des rappels par SMS :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Dans la liste Actif à gauche de la page, cliquez sur un template.
- En haut à droite, cliquez sur Désactiver.
- Répétez les étapes 2 et 3 jusqu’à ce que la liste Actif soit vide.
Arrêter d’envoyer des rappels par SMS pour un type de rendez-vous spécifique
Pour arrêter d’envoyer des rappels par SMS pour un type de rendez-vous spécifique :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Dans la liste Actif à gauche de la page, cliquez sur vos différents templates de rappel par SMS pour trouver celui qui contient le type de rendez-vous spécifique indiqué dans le champ Envoyer pour.
- Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez sur Sélectionner.
- Désélectionnez le type de rendez-vous pour lequel vous ne souhaitez pas envoyer de rappels, puis cliquez sur Sélectionner en haut à droite.
- Cliquez sur Enregistrer.
Utiliser des templates de rappel pour personnaliser vos rappels
Si votre compte est vérifié, vous pouvez utiliser les templates de rappel complètement et :
- Personnaliser votre message de rappel.
- Personnaliser le moment où les clients reçoivent un message de rappel par SMS pour chaque type de rendez-vous.
- Décider si certains de vos rappels sont également envoyés au personnel.
Si votre compte n’est pas vérifié, vous ne pouvez pas personnaliser le contenu de votre message, mais vous pouvez :
- Personnaliser le moment où les clients reçoivent un message de rappel par SMS pour chaque type de rendez-vous.
- Décider si certains de vos rappels sont également envoyés au personnel.
Pour créer plusieurs templates :
- Créez un premier rappel par SMS en suivant les étapes ci-dessus.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau rappel.
- Choisissez les types de rendez-vous pour lesquels vous souhaitez utiliser le nouveau template, puis cliquez sur Sélectionner.
- Utilisez les champs pour configurer votre template, comme vous l’avez fait pour votre premier rappel par SMS.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Activer. Votre template devient alors actif et l’envoi commence.
Après avoir créé votre nouveau template de rappel, vous pouvez ajouter ou supprimer des types de rendez-vous à l’aide du champ Envoyer pour. Chaque type de rendez-vous ne peut déclencher qu’un seul template. Lorsque vous attribuez un type de rendez-vous à un template, il est supprimé de tous les autres templates sur lesquels il figure.
Conseil : les rappels par SMS sont envoyés uniquement si votre template de rappel est activé et qu’au moins un type de rendez-vous lui est attribué. Le menu de gauche indique où les types de rendez-vous sont attribués et quels templates sont actifs.
Vérifier que les types de rendez-vous sont attribués à des templates actifs
Même si votre client a saisi un numéro de téléphone lors de la réservation et, si nécessaire, a accepté de recevoir des SMS, les conditions suivantes sont requises pour qu’il reçoive un SMS de rappel :
- Le type de rendez-vous qu’il a réservé doit être attribué à un template.
- Le template doit être activé.
Conseil : les causes courantes de types de rendez-vous non attribués et de templates inactifs sont les suivantes :
- la duplication d’un template ;
- l’ajout d’un nouveau template sans attribuer de types de rendez-vous ni activer le template.
Types de rendez-vous qui ne sont pas attribués à un template
Pour rechercher des types de rendez-vous qui ne sont pas attribués à un template de rappel :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Si certains types de rendez-vous ne sont pas attribués à un template de rappel, une zone Types de rendez-vous non attribués apparaît en bas de la barre de gauche.
Pour supprimer des types de rendez-vous de la zone Types de rendez-vous non attribués :
- Cliquez sur un template.
- Dans le champ Envoyer pour, cliquez sur Sélectionner.
- Utilisez les cases à cocher pour choisir les types de rendez-vous.
- Cliquez sur Sélectionner.
- Cliquez sur Enregistrer.
Templates désactivés
Pour rechercher des templates désactivés :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Dans la barre de gauche, consultez la section Inactif.
Pour activer les templates inactifs :
- Cliquez sur un template.
- En haut à droite, cliquez sur Activer.
Dupliquer un template de rappel
Pour dupliquer un template de rappel déjà créé :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- À côté du template que vous souhaitez dupliquer, cliquez sur les trois points, puis sur Dupliquer.
Remarque : un template dupliqué est automatiquement défini comme inactif et aucun type de rendez-vous ne lui est attribué. Pour commencer à envoyer le template, ajoutez des types de rendez-vous et activez le template.
Demander aux clients d’accepter de recevoir des SMS
Par défaut, Acuity envoie le rappel automatique par SMS pour chaque rendez-vous au numéro de téléphone indiqué dans les détails du rendez-vous. Vous pouvez modifier ce paramètre pour inviter vos clients à accepter ou refuser de recevoir des SMS.
Les clients s’inscrivent en cochant une case lors de la réservation. Si vous effectuez une réservation en leur nom via le panneau Calendrier ou que vous modifiez un rendez-vous, vous pouvez vérifier qu’ils ont autorisé les rappels par SMS en cochant une case dans les détails du rendez-vous. Si les clients ne s’inscrivent pas ou si vous ne cochez pas la case pour confirmer votre autorisation, le rappel par SMS pour ce rendez-vous ne sera pas envoyé.
Les clients acceptent ou refusent les rappels par SMS pour chaque rendez-vous séparément. Il ne leur est pas possible d’activer ou de désactiver les rappels par SMS pour l’ensemble de leurs rendez-vous en même temps.
Si le SMS que vous envoyez a pour objectif de promouvoir un produit, de convaincre quelqu’un d’acheter quelque chose ou de défendre une cause sociale, vous devez activer l’acceptation.
Remarque : depuis le 11 septembre 2023, il est obligatoire de demander aux clients des entreprises basées en Nouvelle-Zélande d’accepter de recevoir des SMS. La case à cocher apparaîtra automatiquement sur votre outil de planification si les rappels par SMS sont activés.
Activer l’acceptation
Pour accepter de recevoir des SMS :
- Dans Acuity, cliquez sur SMS client.
- Activez l’option Exiger l’acceptation des SMS par les clients.
Remarque : une fois que vous avez activé l’option de choix de réception de SMS, Acuity envoie des rappels par SMS uniquement pour les rendez-vous pour lesquels vous avez activé l’option de notification. Les rendez-vous pris avant que vous n’ayez activé l’option ne sont pas concernés. Pour activer les notifications pour ces rendez-vous, modifiez-en les détails afin de confirmer que les clients ont autorisé les rappels par SMS.
Comment les clients acceptent
Lorsque les clients effectuent une réservation en ligne, ils ont la possibilité de cocher la case Je souhaite recevoir un rappel par SMS avant mon rendez-vous.
Comment activer les notifications SMS pour les clients
Lorsque vous prenez un rendez-vous pour le compte d’un de vos clients dans Acuity, cochez la case Ce client m’autorise à lui envoyer un rappel par SMS avant son rendez-vous afin qu’il puisse être notifié par SMS. Si la case n’est pas cochée pour un nouveau rendez-vous, les rappels par SMS seront désactivés pour ce rendez-vous.
Comment modifier le statut d’un rendez-vous existant
Pour modifier le statut d’acceptation d’un rendez-vous existant, procédez comme suit :
- Dans Acuity, cliquez sur Calendrier, puis sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
- Cliquez sur Modifier, puis cochez ou décochez la case Ce client m’autorise à lui envoyer un rappel par SMS avant son rendez-vous.
- Cliquez sur Confirmer les modifications.
Nombre maximal de caractères
Votre rappel SMS peut contenir jusqu’à 300 caractères si vous utilisez uniquement du texte brut. La limite de 300 caractères inclut tous les champs que vous activez pour le message, tels que le nom de votre entreprise et le nom du type de rendez-vous. Les caractères spéciaux (tels que é, û et ±) comptent pour plusieurs caractères. Vous pouvez utiliser des tags pour inclure des informations sur votre rendez-vous ou votre client. Lors du calcul de la limite de caractères, Acuity prend en compte le contenu qu’un tag introduit dans votre message, et non les caractères du tag lui-même.
À retenir :
- Si vous utilisez des caractères spéciaux ou des tags et que vous dépassez la limite de caractères, votre message sera tronqué.
Votre message texte peut être divisé en deux sections en fonction du nombre de caractères. Toutefois, les messages fractionnés s’affichent sous la forme d’un seul message sur la plupart des appareils.
Moment d’envoi des messages
Vous pouvez choisir des plages allant de 15 minutes à 14 jours avant le rendez-vous. Vos rappels par SMS seront envoyés dans les minutes qui suivent le moment spécifié.
Si un client prend un rendez-vous peu de temps avant l’heure d’un rappel par SMS, le rappel est encore envoyé pendant un délai de réflexion. Ce délai correspond à environ un tiers du temps qui s’écoule entre le rappel et le rendez-vous. Par exemple, si l’envoi d’un rappel est programmé 24 heures avant un rendez-vous, il sera envoyé même si un client effectue une réservation pour un rendez-vous qui aura lieu dans 16 heures.
Les rendez-vous pris moins d’une heure à l’avance peuvent ne pas recevoir de SMS de rappel, même s’ils se situent dans le délai de réflexion.
Envoyer des rappels de rendez-vous par SMS à plusieurs personnes
Pour envoyer à plusieurs personnes un rappel de rendez-vous par SMS, modifiez les détails du rendez-vous afin d’inclure plusieurs numéros de téléphone séparés par une virgule.
Format du numéro de téléphone
Lorsque les clients effectuent la réservation eux-mêmes, Acuity les invite à utiliser un format de numéro de téléphone valide. Acuity vérifiera également que le numéro de téléphone saisi est valide pour l’indicatif de pays choisi. Par exemple, aux États-Unis, un numéro de téléphone avec le préfixe 555 serait rejeté.
Lorsque vous ajoutez manuellement de nouveaux clients ou rendez-vous, ou que vous importez les coordonnées d’un client, utilisez l’un des formats de numéro de téléphone suivants :
- 123-456-7890
- 1234567890
- (123) 456-7890
Indicatifs par pays et messagerie internationale
Lorsque les clients réservent, le champ Téléphone inclut un menu déroulant pour l’indicatif du pays. L’indicatif du pays correspond par défaut au fuseau horaire que vous avez sélectionné, mais le client peut sélectionner le pays de son choix.
Si vous saisissez le numéro de téléphone d’un client, par exemple lorsque vous prenez rendez-vous en son nom, les règles suivantes s’appliquent pour l’indicatif du pays :
- Aux États-Unis et au Canada, aucun indicatif n'est requis.
- En Australie, en Nouvelle-Zélande et au Royaume-Uni, aucun indicatif n'est requis. Entrez un zéro, puis le reste du chiffre, par exemple 0417827142.
- Pour tous les autres pays, entrez +, suivi de l’indicatif du pays et du numéro de téléphone. Exemple : +97312345678.
Nous prenons en charge les SMS internationaux vers plus de 180 destinations, mais nous ne sommes pas en mesure de garantir la délivrabilité. Chaque pays a ses propres réglementations et directives, qui peuvent s’appliquer en fonction du type d’expéditeur, de la situation ou des règles juridiques. Vous trouverez plus d’informations sur la messagerie internationale ici.
Vérifier si les clients ont reçu les SMS
Si vous voulez voir les messages envoyés pour un rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous pour accéder aux détails, puis cliquez sur Voir toutes les modifications et les notifications envoyées. Tous les e-mails et SMS envoyés pour le rendez-vous sont affichés dans le journal des modifications. Pour en savoir plus sur le journal des modifications, consultez l’article Suivre les modifications de rendez-vous dans Acuity.