Connecter Acuity Scheduling aux applications de comptabilité

Connectez Acuity à une application de comptabilité afin qu’Acuity crée des clients, des factures et des paiements à mesure que les rendez-vous sont pris. Les intégrations sont possibles avec QuickBooks et FreshBooks.

Il n’est pas possible de créer des factures tierces directement dans Acuity.

Acuity propose également une fonctionnalité de facturation intégrée. Pour en savoir plus, consultez l’article Envoyer des factures avec Acuity.

Conseil : découvrez où consulter les factures correspondant aux paiements effectués pour les abonnements Acuity.

Choisir une intégration

Le tableau ci-dessous compare les fonctionnalités disponibles dans chaque intégration.

* QuickBooks créera une facture pour le premier paiement d’un abonnement, mais pas pour les paiements suivants.

**Vous pouvez créer des factures pour des packs, des chèques-cadeaux et des abonnements à l’aide de Zapier. Dans Zapier, sélectionnez le déclencheur Nouvelle commande pour Acuity. Choisissez l’action Créer une facture payée ou Créer une facture pour FreshBooks ou l’action Nouvelle facture pour Xero.

Se connecter à une intégration

Pour configurer la connexion :

1. Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
2. Trouvez QuickBooks ou Freshbooks et cliquez sur Configurer, puis sur Connecter.
3. Une nouvelle fenêtre s’affichera vous invitant à saisir vos informations d’identification pour vous connecter.
4. Sélectionnez les paramètres de synchronisation souhaités. Acuity synchronisera automatiquement le prénom, le nom de famille et l’adresse e-mail. Vous pouvez synchroniser d’autres informations client en sélectionnant ces champs dans les paramètres d’intégration.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous essayez de vous connecter à QuickBooks et que le message d’erreur « Requête CORS non valide » s’affiche, videz le cache et réessayez, ou utilisez un autre navigateur.

Déconnecter une intégration

Pour déconnecter une intégration :

1. Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
2. Dans la section Intégrations que vous utilisez en haut de la page, recherchez l’intégration que vous souhaitez déconnecter et cliquez sur Modifier.
3. Cliquez sur Déconnecter le compte, puis sur OK pour confirmer.

QuickBooks

QuickBooks est une solution de comptabilité pour les petites entreprises qui propose une gamme de services. Selon leur forfait, les utilisateurs peuvent suivre leurs recettes et leurs dépenses, envoyer des factures, enregistrer les paiements, répertorier les dépenses déductibles, etc.

Acuity peut se connecter à QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus ou Advanced. Il n’est pas possible de se connecter à QuickBooks Self Employed.

Si vos pratiques commerciales incluent l’envoi régulier de relevés aux clients via QuickBooks, sélectionnez le paramètre Créer un brouillon de facture dans l’intégration pour empêcher l’envoi automatique de factures distinctes par e-mail à vos clients.

L’intégration QuickBooks ne définit pas automatiquement des numéros de facture personnalisés. Si vous utilisez des numéros de transaction personnalisés dans QuickBooks, définissez vos numéros de facture manuellement.

QuickBooks lance la synchronisation des clients et des rendez-vous lorsque vous configurez l’intégration. Il ne créera pas de factures pour les rendez-vous précédents, sauf si vous les générez manuellement.

Conseil : Si le message d’erreur « Requête CORS non valide » s’affiche lorsque vous essayez de vous connecter à QuickBooks, videz le cache de votre navigateur ou utilisez un autre navigateur.

FreshBooks

FreshBooks est un logiciel de comptabilité destiné aux petites entreprises offrant diverses fonctionnalités, telles que la facturation, le suivi du temps, l’établissement de devis, etc.

L’intégration utilise uniquement le template simple de FreshBooks pour créer des factures.

Si vos pratiques commerciales incluent l’envoi régulier de relevés combinés dans FreshBooks, sélectionnez le paramètre Créer un brouillon de facture dans l’intégration pour empêcher l’envoi automatique de factures distinctes par e-mail à vos clients.

Après la prise de rendez-vous des clients, rendez-vous dans FreshBooks pour marquer les factures comme envoyées et envoyer manuellement un relevé combiné.

Xero

Il n’est pas possible de créer de nouvelles connexions entre Acuity et Xero.

Chaque instance de Xero contient plusieurs comptes Xero qui correspondent à différentes catégories financières et comptables. Vous pouvez choisir des comptes Xero distincts pour recevoir les factures et les paiements. Vous pouvez synchroniser les factures avec les comptes Xero de type Recettes ou Ventes. Vous pouvez synchroniser les paiements avec les comptes Xero de type Banque ou en cochant l’option Activer les paiements vers ce compte.

Xero ajoute automatiquement les paiements effectués via Acuity aux factures créées dans Xero.

L’intégration Xero ne permet pas l’envoi automatique des factures par e-mail aux clients. Vous pouvez envoyer des factures de manière individuelle via les profils clients de Xero, ou vous pouvez copier et fusionner plusieurs factures en une seule, puis l’envoyer par e-mail à un client.

Il n’est pas possible de connecter Acuity à des comptes Xero pour lesquels aucun code n’est défini. Si vous ne trouvez pas le compte Xero que vous recherchez, accédez à votre tableau des comptes pour vous assurer qu’il contient un code défini.

Exceptions relatives aux factures

Gardez ces exceptions à l’esprit lorsque vous utilisez Acuity avec une application de comptabilité intégrée :

• Pourboires : l’intégration peut synchroniser les paiements jusqu’à la valeur totale de chaque facture. Enregistrez les pourboires séparément. Vous pouvez consulter tous les pourboires dans le panneau Rapports, sous Pourboires.
• Séries de cours et rendez-vous récurrents : l’intégration crée des factures pour chaque rendez-vous dans Acuity. Lorsque plusieurs rendez-vous sont programmés simultanément (par exemple, une série de cours, plusieurs créneaux dans le même cours ou des rendez-vous récurrents), l’intégration crée une facture pour chaque rendez-vous.
• Codes de packs : lorsqu’un client achète un pack ou un chèque-cadeau, l’intégration crée une facture. Lorsqu’un client prend rendez-vous en utilisant un code de pack, de chèque-cadeau ou d’abonnement, l’intégration enregistre le prix à 0 $. Si vous décochez l’option Créer une facture même si le rendez-vous est gratuit, l’intégration ne créera pas de factures pour les rendez-vous à 0 $.