Intégrez Zoom, Google Meet, Join.me ou GoToMeeting pour rencontrer virtuellement vos clients.
Connectez la visioconférence à Acuity et créez automatiquement des réunions virtuelles pour vos rendez-vous. Acuity se connecte directement à quatre fournisseurs de visioconférence, et vous pouvez choisir les types de rendez-vous liés aux réunions virtuelles. Les intégrations fonctionnent pour les rendez-vous individuels et les cours collectifs.
Quand utiliser la visioconférence
Utilisez l’une des intégrations de visioconférence d’Acuity si vous voulez qu’Acuity génère un nouveau lien de réunion chaque fois qu’un client prend rendez-vous et chaque fois que vous proposez un cours. Chaque rendez-vous et chaque cours seront associés à un lien vidéo unique.
Si vous avez un lien vidéo statique que vous souhaitez utiliser pour tous vos rendez-vous et vos cours, n’utilisez pas d’intégration de visioconférence. Ouvrez plutôt les paramètres de votre calendrier et collez le lien de votre vidéo dans le champ Lieu.
Avant de commencer
À retenir :
- Ces intégrations ne connectent pas la visioconférence à d'autres domaines de Squarespace, tels que le commerce ou les événements.
- La visioconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux types de rendez-vous. Si vous créez un nouveau type de rendez-vous après avoir activé la visioconférence, retournez dans le panneau Intégrations et mettez à jour vos paramètres de visioconférence pour y inclure votre nouveau type de rendez-vous.
- Chacun de vos calendriers ne peut être connecté qu’à une seule intégration de visioconférence. Vous pouvez utiliser plusieurs intégrations de visioconférence à condition qu’elles soient connectées à des calendriers distincts dans Acuity.
- Acuity définit les réunions virtuelles comme le lieu des types de rendez-vous sélectionnés. Un rendez-vous ne peut pas avoir à la fois un lieu physique et un lieu virtuel. Pour proposer le même service en personne et virtuellement, créez deux types de rendez-vous distincts.
Conseil : inscrivez-vous à notre série de webinaires Acuity Scheduling, au cours desquels vous apprendrez à utiliser Acuity. Au cours du troisième webinaire de la série, Boostez vos réservations : les fonctionnalités d’Acuity pour l’engagement des clients et la croissance, nous aborderons la visioconférence et d’autres fonctionnalités qui permettent de développer une activité basée sur les réservations, de stimuler l’engagement des clients et de créer de nouvelles sources de revenus.
Regarder une vidéo explicative
Zoom
Pour procéder à la connexion à Zoom, vous devez disposer d’un compte Zoom. Tout contributeur disposant des autorisations d’administrateur de la planification peut connecter Acuity à Zoom.
Acuity ne peut se connecter qu’à un seul compte Zoom, et chaque compte Zoom ne peut se connecter qu’à une seule instance d’Acuity à la fois.
Pour connecter plusieurs utilisateurs d’Acuity à un compte Zoom, commencez par suivre les étapes ci-dessous pour un seul utilisateur. Connectez ensuite les calendriers Acuity individuels à des utilisateurs Zoom spécifiques dans ce compte Zoom.
Si vous souhaitez que les clients rejoignent votre réunion Zoom par téléphone, pensez à ajouter vos informations d’appel Zoom à vos templates d’e-mails de confirmation.
Remarque : si vous prévoyez de programmer fréquemment plus de 100 rendez-vous de visioconférence par jour, nous vous recommandons d’utiliser l’une de nos autres intégrations de visioconférence plutôt que Zoom.
Pour connecter un compte Zoom :
- Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
- Recherchez Zoom et cliquez sur Configurer.
- Cliquez sur Se connecter à Zoom.
- Saisissez vos informations d’identification pour vous connecter à Zoom, ou cliquez sur SSO, Google ou Facebook pour vous connecter via l’un de ces services.
- Cliquez sur Pré-approuver, puis cliquez sur Autoriser.
- Choisissez les types de rendez-vous que vous souhaitez attribuer à Zoom et personnalisez vos paramètres. Vous pouvez autoriser les clients à rejoindre l’appel avant l’hôte, utiliser votre identifiant personnel de réunion pour créer des rendez-vous au lieu d’identifiants de réunion uniques et démarrer des réunions sans la vidéo.
- Sous Paramètres de Zoom, cochez n'importe quelle option pour l'activer lors des réunions virtuelles.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si vous recevez un message d'erreur indiquant que l'application doit être pré-approuvée, rendez-vous sur Zoom App Marketplace et pré-approuvez Acuity Scheduling.
Même lorsque Zoom est connecté, la fonction de visioconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux types de rendez-vous. Pour ajouter la visioconférence à un nouveau type de rendez-vous, retournez dans le panneau Intégrations, recherchez Zoom, puis cliquez sur Modifier.
Les clients participant à un cours collectif recevront des liens Zoom uniques, mais ces liens mèneront tous à la même réunion Zoom.
Google Meet
Seul le propriétaire du compte Acuity peut configurer cette intégration. Pour cela, vous devez disposer d’un compte Google. Les clients peuvent utiliser n’importe quelle adresse e-mail pour participer à vos visioconférences sur un ordinateur, mais ils ont besoin d’une adresse Gmail pour participer à vos visioconférences sur un appareil mobile.
Pour vous connecter à Google Meet :
- Configurez la synchronisation entre votre calendrier Acuity et votre calendrier Google Agenda. Pour en savoir plus, consultez l’article Synchroniser des rendez-vous avec des calendriers tiers.
- Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
- Recherchez Google Hangouts Meet et cliquez sur Configurer.
- Sélectionnez les types de rendez-vous pour lesquels vous souhaitez organiser des visioconférences.
- Si plusieurs contributeurs ont connecté leur calendrier Acuity à Google, utilisez le champ synchroniser avec pour effectuer une recherche et sélectionner le compte Google du contributeur qui pourra créer des réunions virtuelles pour chaque calendrier Acuity.
- Cliquez sur Enregistrer.
Même lorsque Google Meet est connecté, la fonction de visioconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux types de rendez-vous. Pour ajouter la visioconférence à un nouveau type de rendez-vous, retournez dans le panneau Intégrations, recherchez Google Hangouts Meet, puis cliquez sur Modifier.
Join.me
Cette intégration est disponible pour les utilisateurs de Join.me sur les forfaits Pro et Business de Join.me. Elle n'est pas disponible avec le forfait Lite.
Tout contributeur disposant des autorisations « Affichage et modification » ou « Administrateur » peut connecter Acuity à Join.me. Une fois la connexion effectuée, vous pouvez connecter des calendriers Acuity individuels à des utilisateurs spécifiques de Join.me.
Lorsque vous utilisez le tag %location% pour inclure un lien vers la réunion virtuelle dans vos e-mails automatisés, Acuity ajoute également un lien vers les détails de l’appel et le code de la conférence.
Pour connecter un compte Join.me :
- Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
- Recherchez Join.me, puis cliquez sur Configurer.
- Saisissez vos informations d’identification pour vous connecter à Join.me.
- Sélectionnez les types de rendez-vous pour lesquels vous souhaitez organiser des visioconférences.
- Si plusieurs contributeurs ont connecté leur compte Join.me, choisissez le compte Join.me qui pourra créer des réunions virtuelles pour chaque calendrier Acuity.
- Cliquez sur Enregistrer.
Même lorsque Join.me est connecté, la fonction de visioconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux types de rendez-vous. Pour ajouter la visioconférence à un nouveau type de rendez-vous, retournez dans le panneau Intégrations, recherchez Join.me, puis cliquez sur Modifier.
GoToMeeting
Tout contributeur disposant des autorisations « Affichage et modification » ou « Administrateur » peut connecter Acuity à GoToMeeting. Si vous configurez plusieurs membres du personnel, demandez à chaque membre du personnel de se connecter et de connecter cette intégration individuellement.
Pour vous connecter à GoToMeeting :
- Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
- Recherchez GoToMeeting, puis cliquez sur Configurer.
- Saisissez vos informations d’identification pour vous connecter à GoToMeeting.
- Sélectionnez les types de rendez-vous pour lesquels vous souhaitez organiser des visioconférences.
- Si plusieurs contributeurs ont connecté leur compte GoToMeeting, choisissez le compte GoToMeeting qui pourra créer des réunions virtuelles pour chaque calendrier Acuity.
- Cliquez sur Enregistrer.
Même lorsque GoToMeeting est connecté, la fonction de visioconférence est désactivée par défaut pour les nouveaux types de rendez-vous. Pour ajouter la visioconférence à un nouveau type de rendez-vous, retournez dans le panneau Intégrations, recherchez GoToMeeting, puis cliquez sur Modifier.
Partager les liens des réunions avec votre client
Les liens de vos visioconférences seront définis comme lieu de vos rendez-vous et de vos cours.
Le lieu du rendez-vous est inclus dans les modèles d’e-mails de confirmation et de rappel par défaut d’Acuity. Si vous avez créé des modèles d’e-mails personnalisés, vous pouvez ajouter le lien vers vos réunions virtuelles en ajoutant le tag %location%.
Pour inclure le lien dans les rappels automatisés par SMS, activez le champ Lieu.
Liens de réunion pour les rendez-vous récurrents
Lorsque les clients prennent des rendez-vous récurrents, Acuity organise des réunions virtuelles distinctes pour chaque rendez-vous. Si vous utilisez les modèles d’e-mail par défaut d’Acuity, le lien vers le premier rendez-vous se trouve dans l’e-mail de confirmation initial, et les liens pour chaque rendez-vous suivant se trouvent dans chaque e-mail de rappel.
Reprogrammer ou modifier des rendez-vous par visioconférence.
Si vous reprogrammez un rendez-vous, le lien de la réunion virtuelle continuera à fonctionner. Le lien peut être mis à jour en fonction des informations modifiées au moment de reprogrammer le rendez-vous.
Si vous modifiez les informations d’un rendez-vous, la réunion virtuelle correspondante ne sera pas mise à jour.
Annulation de rendez-vous par visioconférence
Si vous annulez un rendez-vous, Acuity annule la réunion virtuelle correspondante.
Cours par visioconférence
Si vous utilisez la visioconférence pour des cours collectifs, tous les participants seront affectés à la même réunion virtuelle. Le lien du rendez-vous n’est généré que lorsque le premier client réserve une place dans le cours.
Se déconnecter de la visioconférence
Pour vous déconnecter d’une intégration de visioconférence :
- Dans Acuity, cliquez sur Intégrations.
- Dans la section Intégrations que vous utilisez, recherchez l’intégration que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Déconnecter le compte, puis sur OK pour confirmer.
Modifier les intégrations des visioconférences
Pour modifier les intégrations de visioconférence, déconnectez votre intégration actuelle, puis connectez-vous à un nouveau fournisseur.
Pour changer de compte tout en conservant la même intégration, déconnectez l’intégration, puis reconnectez-la en saisissant les informations d’identification du nouveau compte.
Chaque fois que vous modifiez votre intégration ou votre compte de visioconférence, les liens vidéo vers les rendez-vous existants sont rompus. Vous devez annuler chacun de vos rendez-vous vidéo existants et les réserver à nouveau.