Usar recursos para limitar las reservas en Acuity Scheduling

Usa la configuración de recursos para limitar el número de citas disponibles al mismo tiempo. Esto es útil cuando tienes equipo limitado u otros recursos para ciertos tipos de citas. Estos recursos solo son visibles para ti y no aparecen cuando un cliente está reservando una cita.

Los recursos están diseñados para usarse con varios calendarios, que están disponibles en el plan Growing o superior.
Nota: Los recursos no funcionan para calendarios en diferentes zonas horarias.

Cómo funcionan los recursos

Los recursos son restricciones de programación adicionales, además de tu disponibilidad y límites de programación existentes. Se pueden usar para limitar la cantidad de citas que ocurren a la vez en varios calendarios.

Por ejemplo, digamos que tienes cinco masajistas, cada uno con su propio calendario, pero solo tres salas de masaje. Si hay ocasiones en las que los cinco masajistas están disponibles, necesitas una manera de limitar las reservas a tres citas de masaje a la vez, para que coincida con la cantidad de habitaciones que tienes.

Los recursos pueden evitar que se supere el límite de tus habitaciones. Para configurar esto, deberías crear un recurso llamado Habitaciones con la cantidad establecida en 3 y asignarlo a todos los tipos de citas que requieren una habitación. Cada cita reservada utilizará un recurso, permitiendo un máximo de tres citas simultáneas. Cuando todos tus recursos estén en uso, ese espacio de tiempo ya no estará disponible para los clientes en tu página de reserva de citas.

resource setup with three rooms.png

Cuándo usar calendarios separados frente a recursos

Los recursos son para un grupo compartido de activos intercambiables. Para asignar tipos de citas a una persona específica, habitación u otro activo, crea un calendario para cada activo en su lugar.

Por ejemplo, si tienes un estudio de meditación y quieres que los clientes tengan la opción de reservar una habitación específica, crea un calendario para cada habitación. Debido a que cada habitación tiene su propio calendario, no necesitas agregar recursos para evitar la doble reserva. Para evitar tener más citas que habitaciones, asegúrate de que tus límites de programación estén establecidos en la configuración predeterminada de solo una cita a la vez en cada calendario.

Apilamiento de recursos

Puedes hacer que más de un tipo de cita use el mismo recurso. Por ejemplo, si dirigías una compañía de turismo, tanto los recorridos en furgoneta como los recorridos a pie pueden requerir un micrófono.

También puedes tener citas que requieran más de un recurso, a menudo llamados recursos apilables. Por ejemplo, tus recorridos en furgoneta pueden requerir tanto un micrófono como una camioneta.

Si un tipo de cita requiere más de un recurso, los clientes solo pueden reservarlo si todos los recursos están disponibles. Por ejemplo, los clientes solo podían reservar una gira en camioneta si al menos una camioneta y al menos un micrófono estuvieran disponibles.

Examinemos cómo funciona esto en detalle: Digamos que tu compañía de turismo tiene tres micrófonos y dos camionetas. Cada uno de los recorridos a pie requiere un micrófono, y cada uno de los recorridos en furgoneta requiere un micrófono y una camioneta.

En este escenario, podrías crear un recurso de Micrófonos configurado en 3 y asignarlo a ambos tipos de citas. Entonces podrías crear un recurso de Vans establecido en 2 y asignarlo al tipo de cita para la visita a la camioneta.

Los recorridos a pie solo estarían disponibles cuando al menos un micrófono esté libre. Los recorridos en furgoneta solo estarían disponibles cuando al menos una camioneta y un micrófono estuvieran libres.

Disponibilidad y relleno

Los recursos se consideran" en uso" durante la duración de la cita, además de cualquier relleno antes o después de la cita. 

Ten en cuenta que, si se usa un margen negativo para crear citas superpuestas, el recurso sigue aplicándose a la duración total de la cita. Por ejemplo, una cita de 60 minutos con -45 minutos de margen utilizará el recurso durante los 60 minutos completos, por lo que no estará disponible para su uso durante la cita superpuesta.

Agregar un recurso

Para añadir un recurso:

  1. En Acuity, haz clic en Disponibilidad y luego en Recursos.
  2. Haz clic en Añadir recurso.
  3. Asigna al recurso un nombre y una cantidad. Luego elige los tipos de citas que necesitan este recurso y haz clic en Crear recurso.

Cambiar o eliminar un recurso

Para editar un recurso:

  1. En Acuity, haz clic en Disponibilidad y luego en Recursos.
  2. Haz clic en Editar para el recurso que quieres cambiar.
  3. Ingresa la nueva configuración y luego haz clic en Actualizar recurso.

Para agregar un recurso a otro tipo de cita:

  1. En Acuity, haz clic en Tipos de cita.
  2. Haz clic en Editar para el tipo de cita al que quieres agregar el recurso.
  3. Marca la casilla del recurso y, a continuación, haz clic en Actualizar tipo de cita.

Para eliminar un recurso:

  1. En Acuity, haz clic en Disponibilidad y luego en Recursos.
  2. Haz clic en Editar para el recurso que quieres eliminar.
  3. Haz clic en Eliminar y luego en Aceptar.

Clases grupales

Puedes agregar recursos a las clases grupales, pero ten en cuenta:

  • Cada clase grupal usa solo un recurso para todo el grupo. Por ejemplo, si tienes un recurso de Kayaks, toda la clase solo usaría un recurso de kayak. 
  • El recurso se usa cuando la clase se pone en tu calendario, así que incluso las clases vacías usan un recurso.
  • Si ofreces dos clases diferentes al mismo tiempo, los recursos no impedirán que los clientes reserven ambas clases.

Recursos en varios calendarios

Puedes usar recursos para limitar los tipos de citas en varios calendarios. Por ejemplo, si trabajas solo pero tienes más de un calendario, puedes usar los recursos para evitar que te reserves en dos calendarios al mismo tiempo. 

  1. Crea un recurso.
  2. Establece la cantidad en 1, porque solo puedes estar en un lugar a la vez. 
  3. Aplica el recurso a todos tus tipos de citas.

Ahora los clientes solo pueden reservar una cita contigo a la vez en todos los calendarios.

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 1 de 1

¿No encuentras lo que buscas?

Estamos aquí para ayudar.

Contáctanos