Gestionar la disponibilidad y los calendarios

Decide cuándo los clientes pueden reservar, editar o cancelar citas.

Antes de comenzar a reservar citas, debes establecer tu disponibilidad, que es cuándo los clientes pueden reservar tiempo contigo. Esto lo puedes hacer tú o cualquier colaborador con acceso a tu cuenta de Acuity. También puedes establecer límites sobre cómo y cuándo se programan las citas, y agregar y editar varios calendarios. Cada calendario tiene su propio horario de disponibilidad.

Si empiezas y decides que quieres más ayuda práctica para configurar Acuity Scheduling, puedes contratar a un experto verificado.

Consejo: regístrate para nuestro seminario web Prepárate para aceptar reservas: personalizar y compartir tu calendario de Acuity, en el que te enseñaremos cómo ajustar la disponibilidad y los límites de programación para optimizar Acuity.

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Cómo funcionan las citas

Cuando los clientes ven tu programador, varias configuraciones funcionan juntas:

• La disponibilidad representa los horarios en que estás disponible para los clientes.
• La duración del tipo de cita es el tiempo que tarda la cita.
• Límites de programación, que son ajustes que restringen la reserva, como tener un número máximo de citas por semana.

Después de tener en cuenta todos estos ajustes, aparecerá una lista de horarios disponibles en el programador. 

Establece tu disponibilidad y personalízala 

Dependiendo de tu horario, puedes establecer horas semanales regulares o establecer diferentes horas para cada día. También puedes dividir tu calendario en grupos por tipo de cita con sus propios ajustes de disponibilidad y límites de programación. Esto es útil si solo ofreces algunos servicios en momentos específicos. 

Aquí hay más formas de personalizar tu disponibilidad:

• Controlar las horas de inicio de las citas con intervalos de tiempo de inicio
• Ocultar citas con la configuración Mostrarse ocupado 
• Añadir tiempo bloqueado a tu calendario
• Incluir espacios entre citas con tiempo de margen

Obtén más información sobre cómo configurar y editar tu disponibilidad básica. 

Edita los límites de programación global y por calendario

Los límites de programación deciden con cuánta anticipación los clientes pueden reservar citas, si pueden reprogramar o cancelar sus citas, y más. 

Hay dos tipos de límites de programación:

• Límites globales: se aplican en toda la cuenta.
• Límites de calendario: se aplican a un calendario específico o a un grupo específico de tipos de citas en un calendario si usas límites de disponibilidad y programación por tipo de cita.

Algunos límites de programación están disponibles como límites de programación tanto globales como de calendario. Para estos ajustes, el límite de programación del calendario anulará el límite de programación global, pero solo para ese calendario.

Obtén más información sobre cómo limitar cuándo los clientes pueden reservar o cambiar citas. 

Añadir y gestionar calendarios 

Cada calendario representa un conjunto separado de horarios en los que los clientes pueden reservar citas. Algunas empresas pequeñas solo necesitan un calendario. Si tienes varios empleados o sedes, puedes crear un calendario para cada uno de ellos. 

La cantidad de calendarios que puedes añadir depende de tu plan de Acuity:

Usa recursos

Puedes usar recursos para limitar la cantidad de citas que se pueden reservar a la vez. Los recursos son útiles cuando un tipo de cita requiere equipo o espacio. Este límite se aplica a todos los calendarios. 

Cuando creas un recurso, especificas la cantidad y los tipos de citas que lo requieren. Cuando un cliente hace una cita que usa un recurso, ahora hay un recurso menos disponible para esa franja horaria. Cuando una cantidad de recursos llega a cero para una franja horaria, los clientes no pueden reservar más citas que usen el recurso en esa franja horaria. 

Opciones avanzadas de disponibilidad

Usando las diversas configuraciones de disponibilidad de Acuity Scheduling, puedes optimizar tu programador según las necesidades únicas de tu negocio. Por ejemplo, te recomendamos que combines la disponibilidad de tus calendarios, o tal vez tus citas requieran una hora de instalación o una ventana de entrega, por lo que debes ofrecer citas basadas en ventanas de tiempo. Con la configuración de horas cada dos semanas, puedes configurar un horario alterno o elegir establecer horas que se repitan. 

Revisa nuestras soluciones recomendadas para ver más ejemplos de configuraciones personalizadas. 

Solución de problemas de disponibilidad 

Si tu calendario muestra horas imprevistas o ninguna hora, revisa la lista de configuraciones en Solución de problemas de disponibilidad en Acuity Scheduling. Si el problema persiste, comunícate con el servicio de atención al cliente de Acuity Scheduling.