Decide cuándo los clientes pueden reservar, editar o cancelar citas.
Antes de poder aceptar citas en Acuity Scheduling, tendrás que elegir el horario en el que aceptarás reservas de los clientes. Esto se conoce como establecer tu disponibilidad y puedes hacerlo tú mismo o cualquier colaborador con acceso a Acuity. También puedes establecer límites respecto de cómo y cuándo se programan citas, y añadir y editar varios calendarios. Cada calendario tiene su propio horario de disponibilidad.
Antes de comenzar
- La disponibilidad limita los horarios que los clientes pueden reservar en línea. Tus empleados y tú pueden programar citas fuera de tu disponibilidad desde el calendario de Acuity.
- La disponibilidad es solo para tipos de citas regulares y no se aplica a las clases. Las clases solo están disponibles en el momento en que las ofreces. Cuando pones una clase en un calendario, los clientes no pueden reservar otras citas al mismo tiempo en ese calendario.
- Si empiezas y decides que quieres más ayuda práctica para configurar Acuity Scheduling, puedes contratar a un experto verificado.
Cómo funcionan las citas en Acuity
Cuando Acuity muestra los horarios de las citas abiertas de tus clientes, varios ajustes funcionan juntos para garantizar que estás disponible:
- La disponibilidad representa los horarios en que estás disponible para ver a los clientes.
- La duración del tipo de cita es el tiempo que tarda la cita.
- Límites de programación, que son ajustes que restringen la reserva, como tener un número máximo de citas por semana.
Las horas de inicio que no dejan suficiente espacio para la duración de la cita no aparecerán. Por ejemplo, los clientes no pueden reservar una cita de 60 minutos cuando solo tienes una ventana de 30 minutos, y no pueden reservar una cita de 60 minutos que comienza 30 minutos antes de que termines por el día.
Los límites de reserva también determinan cuántas personas pueden reservar contigo al mismo tiempo, hasta qué punto en el futuro los clientes pueden reservar, si tienes un número máximo de citas cada semana y más.
El intervalo de tiempo de inicio que estableces determina qué horas de inicio ofrecer a tus clientes. En el programador, aparecerá la primera vez que estés disponible, luego agrega tu intervalo de tiempo de inicio para obtener la siguiente hora de inicio, y así sucesivamente.
Después de tener en cuenta todos estos ajustes, aparecerá una lista de horarios disponibles en el programador.
Configurar y editar tu disponibilidad básica
Para tener control completo sobre tu cronograma y cuándo los clientes pueden reservar citas, configura tu horario para cada calendario.
Nota: Las siguientes instrucciones incluyen enlaces a la configuración de Acuity separados por tipo de cuenta que usas para iniciar sesión en Acuity. ¿Qué tipo de cuenta tengo?
Selecciona el horario semanal
Si el calendario es igual todas las semanas, selecciona el horario habitual cada semana.
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
- En la sección Horario semanal habitual, deja marcado Tengo un horario habitual cada semana.
- Ingresa tu horario en las casillas para cada día de la semana. Para formatear este horario, ve a Formatear horarios.
- Haz clic en Guardar el horario habitual.
Seleccionar un horario distinto para cada día
Si el calendario tiene un horario distinto cada día, primero elimina el horario habitual cada semana.
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
- En la sección Horario semanal habitual, desmarca Tengo un horario habitual cada semana.
- Haz clic en Guardar, cambiar a días específicos.
Luego usa el calendario que aparece a continuación para añadir distintos horarios para cada día. Los días en blanco no podrán ser reservados por los clientes:
- Haz clic en un día del calendario.
- Escribe tu horario para ese día y, luego, haz clic en Configurar horario. Para formatear este horario, ve a Formatear horarios.
- Repite los Pasos 1 y 2 hasta completar tu cronograma.
Formato de los horarios
Cuando escribas los horarios en tu calendario, puedes configurar un rango de horarios en los que estés disponible, incluir el horario específico de inicio o combinar ambos métodos. El cuadro que sigue explica qué formato debes usar para los horarios.
|
Ejemplo de formato |
Efecto |
|
8:00 - 17:00 |
Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h. La última debe terminar antes de las 17:00 h. |
|
8:00 - 13:00, 14:00 - 17:00 |
Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h y terminar antes de las 13:00 h Pueden volver a empezar a partir de las 14:00 h y terminar antes de las 17:00 h. |
|
8:00, 9:00, 10:00 |
Las citas pueden empezar a las 8:00 h, 9:00 h y 10:00 h. |
|
8:00 - 15:00, 16:30, 17:00 |
Las citas pueden empezar a partir de las 8:00 h y deben terminar antes de 15:00 h. Las citas pueden empezar a partir de las 16:30 h y de las 17:00 h. |
Limita cuándo los clientes pueden reservar citas o cambiarlas
Usa los límites para la reserva de citas para elegir si los clientes pueden reservar, editar o cancelar sus citas y cuándo.
Control de los límites para la reserva de citas:
- Con cuánta anticipación los clientes pueden reservar citas en tu página de reserva de citas.
- Si los clientes pueden reprogramar o cancelar sus próximas citas.
- Hasta cuánto tiempo antes de la cita los clientes pueden reprogramar o cancelar una cita.
- Los intervalos de tiempo que ofrece tu página de programación
- Si los clientes pueden editar los formularios de admisión después de reservar la cita.
Límites de programación globales frente a límites de programación de calendario
Hay dos tipos de límites de programación:
- Límites globales: se aplican a todos los planes de Acuity.
- Límites de calendario: se aplican a un calendario específico o a un grupo específico de tipos de citas en un calendario si usas límites de disponibilidad y programación por tipo de cita.
Algunos límites de programación están disponibles como límites de programación tanto globales como de calendario. Para estos ajustes, el límite de programación del calendario anulará el límite de programación global, pero solo para su calendario.
Revisa la tabla a continuación para obtener más información sobre cada configuración:
| Configuración | Descripción | Límites de programación globales | Límites de programación en el calendario |
| Mínimo de horas | Decide qué tan cerca de la hora de la cita los clientes pueden reservar. | ✓ | ✓ |
| Máximo de días | Decide con cuánta anticipación a la cita los clientes pueden reservar. | ✓ | ✓ |
| Tiempo mínimo para cancelar o reprogramar una cita | Si los clientes pueden reprogramar citas, también puedes decidir qué tan cerca de la cita pueden hacerlo | ✓ | ✓ |
| Permitir que los clientes hagan estas acciones: |
Reprogramar citas: decide si los clientes pueden reprogramar citas. Cancelar citas: decide si los clientes pueden cancelar citas. Editar formularios de admisión: decide si los clientes pueden editar los formularios de admisión y qué tan cerca de la hora de la cita pueden hacer cambios. |
✓ | - |
| Intervalos de hora de inicio | Haz que Acuity elija la hora de inicio de las citas según la duración de tus citas o fija la hora personalmente. Si muestras las horas de inicio en función de la duración de las citas, Acuity utilizará el número más grande que se pueda dividir por el total de las duraciones de las citas. Para informarte mejor, vista Control de los intervalos entre las horas de inicio en Acuity. | ✓ | - |
| Minimizar huecos |
Automáticamente reduce los huecos entre los horarios de las citas y agrupa las citas para evitar tiempos muertos en tu jornada. Para obtener más información, visita Mostrarse ocupado y Minimizar huecos en Acuity. |
✓ | - |
| Citas por franja horaria | Fija la cantidad de citas que pueden suceder en un horario de este calendario o en un grupo de tipos de citas. | - | ✓ |
| Máximo de citas | Selecciona la cantidad máxima de citas que pueden concertarse en este calendario o para este grupo de tipos de citas. Elige aceptar las citas hasta que se agoten o configura un máximo por día o por semana. | - | ✓ |
Editar los límites de programación globales
Tus límites de programación globales se aplican en toda la cuenta.
Para editar los límites de programación global:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Haz clic en Límites de programación global.
- Haz los cambios necesarios en los límites de programación global.
- Haz clic en Guardar.
Editar los límites de reserva del calendario
Estos límites de programación solo se aplican a un calendario específico o a un grupo de tipo de cita específico si estás utilizando límites de disponibilidad y programación por tipo de cita.
Para añadir o editar los límites para la reserva de citas de un calendario en particular:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Si tienes más de un calendario, haz clic en Editar disponibilidad/límites en uno de ellos.
- Haz clic en Límites de reserva del calendario.
- Cambia los límites según sea necesario.
- Haz clic en Guardar límites.
Añadir y gestionar calendarios
Cada calendario en Acuity representa un conjunto separado de horarios en los que los clientes pueden reservar citas. Algunas empresas pequeñas solo necesitan un calendario. Si tienes varios empleados o sedes, puedes crear un calendario para cada uno de ellos.
La cantidad de calendarios que puedes añadir depende de tu plan de Acuity:
- Emerging: un calendario
- Growing: de dos a seis calendarios
- Powerhouse: de siete a 36 calendarios
Consejo: Si tienes calendarios para tus empleados y más empleados que la capacidad de citas, añade Salones/Recursos. Por ejemplo, puedes usar Salones/Recursos si tienes menos salones que empleados o equipos que los clientes deben usar.
Añadir un calendario nuevo
Para añadir un calendario nuevo:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Haz clic en Añadir calendario nuevo.
- Escribe el nombre del calendario y los demás datos que quieras incluir, como una imagen, la zona horaria y la ubicación. Añade una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para recibir las notificaciones de confirmación, cancelación y modificación. Separa las distintas entradas con comas.
- Haz clic en Siguiente: Añadir tipos de cita y horarios.
- Selecciona los tipos de cita en este calendario.
- Haz clic en Guardar los tipos de cita.
- Establece tu disponibilidad.
- Haz clic en Guardar el horario habitual si usarás un horario semanal habitual o ingresa el horario de cada día si estás usando la función de anular el horario en ciertos días.
- Haz clic en Límites para la reserva de citas.
- Selecciona tus límites para la reserva de citas.
- Haz clic en la X en la esquina superior derecha para cerrar el editor.
Editar un calendario
Para editar un calendario existente:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Busca el calendario que quieres editar y haz clic en Configuración de calendario.
- Haz los cambios necesarios y presiona Guardar cambios.
Borrar un calendario
Nota: Antes de eliminar un calendario, cancela todas las citas o reprográmalas a otros calendarios. Después de eliminar un calendario, las citas no aparecerán en ningún calendario. No se eliminarán, sino que solo estarán en registros individuales de clientes, lo que las hará más difíciles de encontrar. Los colaboradores con permisos de solo lectura, o lectura y edición, solo pueden ver citas de un calendario eliminado si reprogramas las citas a un calendario al que puedan acceder.
Para borrar un calendario:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Busca el calendario que quieres borrar y haz clic en Configuración de calendario.
- Presiona Borrar calendario.
- Haz clic en Sí, borrar calendario.
Selecciona horarios o límites distintos para los distintos tipos de cita
Puedes dividir tu calendario en grupos de tipos de citas con sus propias configuraciones de disponibilidad y límites de programación. Esto es útil si solo ofreces algunos servicios en horarios específicos. Cuando hayas creado estos grupos, puedes configurar la disponibilidad y los límites de programación para cada uno de ellos. Para obtener más información, visita Disponibilidad y límites para reserva por tipo de citas.
Usar salones/recursos con el fin de gestionar los elementos necesarios para las citas
Usa el panel de Salones/Recursos para limitar la cantidad de citas que requieran un elemento que pueda programarse de a uno por vez. Este límite se aplica para todos los calendarios. Por ejemplo, si tienes una empresa de alquiler de kayaks, tal vez quieras limitar la cantidad de kayaks disponibles para alquilar en un momento dado.
Cuando creas un recurso, le indicas a Acuity cuántos elementos tienes y qué tipos de cita los usan. Si un cliente reserva una cita que utiliza el elemento, Acuity deduce un recurso para el horario en cuestión. Cuando el recurso llegue a cero en ese horario, los clientes no pueden hacer más citas que usen ese recurso en ese horario.
Ten presente lo siguiente:
- Los recursos limitan la cantidad total de citas que pueden suceder al mismo tiempo, pero no te permiten programar citas para cada sala. A fin de permitir que los clientes reserven para una sala en particular, debes crear un calendario para cada sala.
- Si tienes un calendario para cada salón, también usas los recursos para representar los salones.
- Los recursos son únicamente para referencia interna y no son visibles para los clientes.
- Las clases pueden usar recursos, pero toda la clase sustrae un solo recurso del total.
- Si un tipo de cita necesita varios recursos distintos, todos ellos deben estar disponibles para que los clientes hagan sus reservas.
Para añadir un recurso:
- Abre el panel de Disponibilidad: Inicié sesión con una cuenta de Acuity | Inicié sesión con una cuenta de Squarespace.
- Haz clic en Salas/Recursos.
- Haz clic en Añadir recurso.
- Ingresa un nombre y una cantidad para el recurso; luego, selecciona los tipos de cita que los usan.
- Presiona Crear recurso.