Usar las ubicaciones de las citas en Acuity Scheduling

Establece ubicaciones de citas para asegurarse de que los clientes y el personal sepan dónde están tus citas. La ubicación de las citas se basa en la configuración que hayas seleccionado. La ubicación de la cita puede provenir de:

• Ubicación en el calendario
• Integración de videoconferencias
• Dirección ingresada por el cliente
• Ubicación del tipo de cita

Cómo Acuity decide qué ubicación usar

Si hay más de una ubicación, Acuity podría aplicarse a una cita, como si hubiera una ubicación para el calendario y para el tipo de cita, Acuity usa la lista a continuación para elegir la opción de mejor clasificación y la establece como ubicación.

Así es como Acuity clasifica las posibles fuentes de ubicación:

1. Videoconferencia - Las integraciones para videoconferencias configuran automáticamente un enlace a la reunión virtual como ubicación.
2. Dirección ingresada por el cliente. Puedes usar un formulario de admisión para que cada cliente establezca su propia dirección como ubicación de cita.
3. Ubicación por tipo de cita
4. Ubicación por calendario. Si estableces una ubicación en un calendario, será la ubicación de todas las citas en el calendario, a menos que la cita incluya una de las fuentes anteriores.

Ubicación en el calendario

Esta es la forma más básica y común de establecer una ubicación en Acuity. A menos que se agregue una ubicación anulada, todas las citas reservadas en un calendario llevan la ubicación del calendario.

Para establecer la ubicación del calendario:

1. En Acuity, haz clic en Disponibilidad.
2. Haz clic en el botón Configuración del calendario para un calendario.
3. Ingresa una ubicación en el campo Ubicación y haz clic en Guardar.

Tipo de cita

Establecer la ubicación por tipo de cita es útil si:

• Solo tienes un calendario
• Tienes un tipo de cita que siempre ofreces en un solo lugar
• Tener otro tipo de cita siempre en una segunda ubicación

Para establecer ubicaciones por tipo de cita:

• Ponte en contacto con Atención al cliente y pídanos que habilitemos esta función.
• En Acuity, haz clic en Tipos de cita.
• Haz clic en un tipo de cita.
• Haz clic en Agregar una nueva ubicación.
• Ingresa tu ubicación, luego haz clic en Guardar ubicación y luego Actualizar tipo de cita.

Dirección del cliente

Si pides a tus clientes que ingresen su dirección al hacer la reservación, puedes elegir establecer su dirección como la ubicación de la cita.

Para usar las direcciones de los clientes para la ubicación:

1. Encuentra un formulario existente y agrega una nueva pregunta de dirección, o crea un nuevo formulario que incluya uno.
2. En el campo Agregar pregunta, haz clic en Dirección.
3. Ingresa una pregunta y, opcionalmente, marca la casilla de Requerido.
4. Deja la casilla Usar esta dirección como lugar de la cita marcada y haz clic en Guardar la pregunta y el formulario.
5. Usa el campo Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas para asegurarte de que este formulario esté adjunto a los tipos de citas para los que necesitas la ubicación de la dirección del cliente. Si haces algún cambio, haz clic en Guardar.

Videoconferencias

Acuity se integra directamente con varias aplicaciones de videoconferencia. Si una de esas integraciones está configurada para crear una nueva videoconferencia cuando se programa una cita, Acuity establece la información de la videoconferencia como la ubicación de la cita. Esto es automático tan pronto como configuraste la integración. La información de videoconferencia anula todas las demás ubicaciones.

Cambiar o eliminar una ubicación

También puedes editar o eliminar una ubicación de tu configuración. 

Ubicación introducida por el cliente

Por lo general, no es posible cambiar la ubicación de una cita individual, a menos que el cliente introduzca su ubicación al enviar un formulario. Para actualizar una dirección introducida por el cliente:

1. Haz clic en la cita para abrir los detalles.
2. Haz clic en Editar.
3. En el formulario de respuestas, cerca de la parte inferior de la página, cambia la dirección que ingresó el cliente.
4. Haz clic en Guardar.

Para dejar de usar las direcciones de los clientes como ubicaciones de citas, edita tu formulario de admisión para eliminar la pregunta de dirección o hacerla opcional.

Ubicación en el calendario

Para actualizar o eliminar una ubicación de calendario:

1. En Acuity, haz clic en Disponibilidad.
2. Haz clic en Configuración de calendario para uno de tus calendarios.
3. Ingresa la ubicación actualizada o deja el campo en blanco para eliminarla, luego haz clic en Guardar.

Ubicación basada en videoconferencia

Para actualizar una ubicación basada en videoconferencias, actualiza la configuración de tu integración de videoconferencia.

Ubicación del tipo de cita

Para actualizar o eliminar una ubicación de tipo de cita:

1. En Acuity, haz clic en Tipos de cita.
2. Haz clic en un tipo de cita.
3. Para eliminar la ubicación, usa el menú desplegable Ubicación para elegir Ninguno (usa la ubicación del calendario si hay una establecida). Para actualizar la ubicación, haz clic en Agregar una nueva ubicación..., ingresa la ubicación actualizada y haz clic en Guardar.
4. Haz clic en Actualizar tipo de cita.

Dónde se muestran las ubicaciones de las citas

Acuity incluye la ubicación de la cita en la página de confirmación del cliente y las invitaciones del calendario. La ubicación también aparece en cualquier lugar donde ingreses la etiqueta %location%en una plantilla de correo electrónico automatizada. Las plantillas predeterminadas para la mayoría de los correos electrónicos de notificación ya incluyen la etiqueta.