Verfügbarkeit und Kalender verwalten

Entscheide, wann Kunden Termine buchen, bearbeiten oder absagen können.

Bevor du mit der Terminbuchung beginnst, musst du deine Verfügbarkeit festlegen, d. h. wann Kunden einen Termin bei dir buchen können. Dies kann von dir oder jedem Bearbeiter mit Zugriff auf dein Acuity-Konto durchgeführt werden. Du kannst außerdem Einschränkungen dafür festlegen, wie und wann Termine vereinbart werden, und mehrere Kalender hinzufügen und bearbeiten. Jeder Kalender hat seine eigenen Verfügbarkeitszeiten.

Wenn du loslegst und feststellst, dass du mehr praktische Hilfe beim Einrichten von Acuity Scheduling benötigst, kannst du einen professionellen Experten beauftragen.

Tipp: Melde dich für unser Webinar Buchungsvorbereitung: Anpassen und Teilen deines Acuity-Zeitplans an, in dem du lernst, wie du Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung anpassen kannst, um Acuity auf bestmögliche Weise zu nutzen.

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So funktionieren Termine

Wenn Kunden deinen Terminplaner aufrufen, wirken mehrere Einstellungen zusammen:

• Die Verfügbarkeit stellt die Zeiten dar, in denen du für Kunden zur Verfügung stehst.
• Die Dauer der Terminart ist die Zeitdauer, die der Termin einnimmt.
• Bei Einschränkung für die Terminplanung handelt es sich um Einstellungen zur Einschränkung beim Buchen, z. B. eine maximale Anzahl von Terminen pro Woche.

Nachdem alle diese Einstellungen berücksichtigt wurden, wird eine Liste der verfügbaren Zeiten im Terminplaner angezeigt. 

Deine Verfügbarkeit festlegen und anpassen 

Je nach deinem Zeitplan kannst du regelmäßige wöchentliche Arbeitszeiten oder unterschiedliche Arbeitszeiten für jeden Tag festlegen. Du kannst deinen Kalender auch in Terminarten-Gruppen mit eigenen Verfügbarkeitseinstellungen und Einschränkungen für die Terminplanung unterteilen. Dies ist nützlich, wenn du einige Services nur zu bestimmten Zeiten anbietest. 

Hier sind weitere Möglichkeiten, deine Verfügbarkeit anzupassen:

• Steuern der Startzeiten von Terminen mit Startzeitintervallen
• Termine mit der Einstellung Als beschäftigt anzeigen verbergen 
• Blockierte Zeiten zu deinem Kalender hinzufügen
• Lücken zwischen Terminen mit Zeitpolster einbeziehen

Hier erfährst du mehr über das Festlegen und Bearbeiten deiner grundlegenden Verfügbarkeit. 

Einschränkungen für globale und Kalender-Terminplanung bearbeiten

Scheduling-Limits legen fest, wie weit im Voraus Kunden Termine buchen können, ob sie ihre Termine verschieben oder stornieren können und vieles mehr. 

Es gibt zwei Arten von Einschränkungen für die Terminplanung:

• Globale Einschränkungen – gelten für das gesamte Konto.
• Kalender-Einschränkungen – gelten für bestimmte Kalender oder für eine bestimmte Gruppe von Terminarten in einem Kalender, wenn du Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung nach Terminart verwendest.

Es stehen mehrere Einschränkungen für die Terminplanung zur Verfügung, sowohl als globale Einschränkungen als auch als Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung. Bei diesen Einstellungen überschreibt die Einschränkung für die Kalender-Terminplanung die globale Einschränkung für die Terminplanung, jedoch nur für den jeweiligen Kalender.

Erfahre mehr darüber, wie du einschränken kannst, wann Kunden Termine buchen oder ändern können. 

Kalender hinzufügen und verwalten 

Jeder Kalender stellt einen separaten Satz von Zeiten dar, in denen Kunden Termine buchen können. Einige kleine Unternehmen benötigen nur einen Kalender. Wenn du mehrere Mitarbeitende oder Standorte hast, kannst du individuelle Kalender für sie erstellen. 

Die Anzahl der Kalender, die du hinzufügen kannst, hängt von deinem Acuity-Abonnement ab:

Ressourcen nutzen

Du kannst Ressourcen verwenden, um die Anzahl der Termine zu begrenzen, die gleichzeitig gebucht werden können. Ressourcen sind nützlich, wenn für einen Termintyp Ausrüstung oder Platz erforderlich sind. Diese Einschränkung gilt für alle Kalender. 

Wenn du eine Ressource erstellst, gibst du die Anzahl an und für welche Terminarten sie erforderlich ist. Wenn ein Kunde einen Termin bucht, bei dem eine Ressource genutzt wird, steht für dieses Zeitfenster eine Ressource weniger zur Verfügung. Wenn eine Ressource für ein Zeitfenster den Wert Null erreicht, können die Kunden in diesem Zeitfenster keine weiteren Termine mehr buchen, die die Ressource nutzen. 

Erweiterte Verfügbarkeitsoptionen

Mithilfe der verschiedenen Verfügbarkeitseinstellungen von Acuity Scheduling kannst du deinen Terminplaner an deine individuellen Geschäftsanforderungen anpassen. Vielleicht möchtest du die Verfügbarkeit für deine Kalender bündeln oder deine Termine erfordern eine Vorbereitungszeit oder ein Lieferfenster, sodass du zeitfensterbasierte Termine anbieten musst. Mit der Einstellung „Stunden alle zwei Wochen“ kannst du einen wechselnden Zeitplan einrichten oder sich wiederholende Zeiten festlegen. 

Weitere Beispiele für benutzerdefinierte Setups findest du in unseren empfohlenen Lösungen. 

Fehlerbehebung bei der Verfügbarkeit 

Wenn dein Kalender unerwartete Zeiten oder gar keine Zeiten anzeigt, überprüfe die Liste der Einstellungen unter Fehlerbehebung bei der Verfügbarkeit in Acuity Scheduling. Wenn das Problem weiterhin besteht, wende dich an den Kundensupport von Acuity Scheduling.