Entscheide, wann Kunden Termine buchen, bearbeiten oder absagen können.

Bevor du in „Acuity Scheduling“ Termine annehmen kannst, musst du die Zeiten auswählen, zu denen du Buchungen von Kund:innen annimmst. Dies wird als Einstellung deiner Verfügbarkeit bezeichnet und kann von dir oder allen Mitarbeitenden mit Zugriff auf Acuity vorgenommen werden. Du kannst außerdem Grenzen dafür setzen, wie und wann Termine vereinbart werden, und mehrere Kalender hinzufügen und bearbeiten. Jeder Kalender hat seine eigenen Verfügbarkeitszeiten.

Bevor du loslegst

  • Die Verfügbarkeit begrenzt die Zeiten, zu denen Kund:innen online buchen können. Du oder deine Mitarbeitenden können über den Acuity-Kalender Termine außerhalb deiner Verfügbarkeit vereinbaren.
  • Die Verfügbarkeit gilt nur für reguläre Terminarten und gilt nicht für Kurse. Kurse sind nur zu den Zeiten verfügbar, zu denen du sie anbietest. Wenn du einen Kurs zu einem Kalender hinzufügst, können Kunden in diesem Kalender keine anderen Termine zur gleichen Zeit buchen.
  • Wenn du loslegst und feststellst, dass du mehr praktische Hilfe beim Einrichten von Acuity Scheduling benötigst, kannst du einen professionellen Experten beauftragen.

So funktionieren Termine in Acuity

Wenn Acuity deinen Kund:innen offene Terminzeiten anzeigt, arbeiten mehrere Einstellungen zusammen, um sicherzustellen, dass du verfügbar bist:

  • Die Verfügbarkeit stellt die Zeiten dar, in denen du für Kunden zur Verfügung stehst.
  • Die Dauer der Terminart ist die Zeitdauer, die der Termin einnimmt.
  • Bei Einschränkung für die Terminplanung handelt es sich um Einstellungen zur Einschränkung beim Buchen, z. B. eine maximale Anzahl von Terminen pro Woche.

Startzeiten, die nicht genügend Platz für die Dauer des Termins lassen, werden nicht angezeigt. Kunden können beispielsweise keinen 60-minütigen Termin buchen, wenn du nur ein Zeitfenster von 30 Minuten hast, und sie können keinen 60-minütigen Termin buchen, der 30 Minuten vor dem Ende des Tages beginnt.

Die Einschränkung für die Terminplanung bestimmen auch, wie viele Personen gleichzeitig bei dir einen Termin buchen können, wie weit sie im Voraus buchen können, ob du jede Woche eine maximale Anzahl von Terminen hast und mehr.

Das von dir festgelegte Startzeitintervall bestimmt, welche Startzeiten du deinen Kunden anbieten möchtest. Im Terminplaner wird angezeigt, wann du erstmals verfügbar bist. Füge dann dein Startzeitintervall hinzu, um die nächste Startzeit zu ermitteln, und so weiter. 

Nachdem alle diese Einstellungen berücksichtigt wurden, wird eine Liste der verfügbaren Zeiten im Terminplaner angezeigt. 

Deine grundlegende Verfügbarkeit festlegen und bearbeiten

Um volle Kontrolle über deinen Zeitplan zu haben und zu wissen, wann Kunden bei dir buchen können, lege deine Zeiten für jeden Kalender fest.

Hinweis: In den folgenden Anweisungen findest du Links zu den Acuity-Einstellungen, die sich nach dem Konto richten, das du für die Anmeldung bei Acuity verwendest. Was für ein Konto habe ich?

Reguläre wöchentliche Zeiten festlegen

Wenn der Kalender von Woche zu Woche gleich bleibt, lege regelmäßige wöchentliche Zeiten fest:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Wenn du mehr als einen Kalender hast, klicke bei einem von ihnen auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
  3. Lass im Abschnitt Reguläre wöchentliche Zeiten das Kontrollkästchen für Ich habe jede Woche reguläre Zeiten aktiviert.
  4. Gib deine Zeiten ein. Verwende dazu die Felder für jeden Wochentag. Hilfe zur Formatierung dieser Zeiten findest du unter Zeiten formatieren.
  5. Klicke auf Reguläre Zeiten speichern.

Verschiedene Zeiten für jeden Tag festlegen

Wenn der Kalender jeden Tag verschiedene Zeiten hat, entferne zunächst die regulären wöchentlichen Zeiten:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Wenn du mehr als einen Kalender hast, klicke bei einem von ihnen auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
  3. Deaktiviere im Abschnitt Reguläre wöchentliche Zeiten die Option Ich habe jede Woche reguläre Zeiten.
  4. Klicke auf Speichern, zu „Bestimmte Tage“ wechseln.

Verwende dann den unten angezeigten Kalender, um für bestimmte Tage Überschreibungszeiten hinzuzufügen. Alle Tage, die du leer lässt, sind für Kunden nicht buchbar:

  1. Klicke auf einen Tag im Kalender.
  2. Gib deine Zeiten für diesen Tag ein und klicke dann auf Zeiten festlegen. Hilfe zur Formatierung dieser Zeiten findest du unter Zeiten formatieren.
  3. Wiederhole die Steps 1 und 2, bis dein Zeitplan vollständig ist.

Zeiten formatieren

Bei der Eingabe von Zeiten in deinem Kalender kannst du einen Zeitbereich festlegen, in dem du verfügbar bist, bestimmte Startzeiten auflisten oder beide Methoden kombinieren. Verwende die folgende Tabelle als Formatierungshilfe für deine Zeiten.

Formatierungsbeispiel

Effekt

8:00 – 17:00 Uhr 

Termine können um 8:00 Uhr beginnen. Der letzte muss bis 17:00 Uhr enden.

8:00 – 13:00 Uhr, 14:00 – 17:00 Uhr

Termine können um 8:00 Uhr beginnen und müssen bis 13:00 Uhr enden. Sie können um 14:00 Uhr wieder beginnen und müssen bis 17:00 Uhr enden.

8:00 Uhr, 9:00 Uhr, 10:00 Uhr

Termine können um 8:00, 9:00 und 10:00 Uhr morgens beginnen.

8:00 – 15:00 Uhr, 16:30 Uhr, 17:00 Uhr

Termine können um 8:00 Uhr beginnen und müssen bis 15:00 Uhr enden. Termine können auch um 16:30 Uhr und 17:00 Uhr beginnen.

Schränke ein, wann Kunden Termine buchen oder ändern können

Verwende Einschränkungen für die Terminplanung, um auszuwählen, ob und wann Kunden ihre Termine buchen, bearbeiten oder absagen können.

Einschränkungen für die Terminplanung kontrollieren:

  • Wie weit im Voraus Kunden auf deiner Scheduling-Seite Termine buchen können
  • Ob Kunden ihre eigenen Termine verschieben oder absagen können
  • Wie nahe an einem gebuchten Termin Kunden den Termin verschieben oder absagen können
  • Welche Zeitfenster deine Terminplanungs-Seite bietet
  • Ob Kunden Aufnahmeformulare nach der Terminvereinbarung bearbeiten können

Globale Einschränkungen für die Terminplanung vs. Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung

Es gibt zwei Arten von Einschränkungen für die Terminplanung:

Es stehen mehrere Einschränkungen für die Terminplanung zur Verfügung, sowohl als globale Einschränkungen als auch als Einschränkungen für die Kalender-Terminplanung. Bei diesen Einstellungen überschreibt die Einschränkung für die Kalender-Terminplanung die globale Einschränkung für die Terminplanung, jedoch nur für den jeweiligen Kalender.

In der folgenden Tabelle erfährst du mehr über die einzelnen Einstellungen:

Einstellung Beschreibung Globale Terminplanungseinschränkung Einschränkung für die Terminplanung
Mindestens erforderliche Stunden Lege fest, wie kurz vor dem Termin die Kunden buchen können.
Maximal zulässige Tage Lege fest, wie weit im Voraus der Termin von Kunden gebucht werden kann.
Mindestzeit für die Absage oder Verschiebung eines Termins Wenn Kunden Termine verschieben können, kannst du auch festlegen, wie kurz vor dem Termin sie dies tun können.
Kunden Folgendes erlauben: 

Termine verschieben: Entscheide, ob Kunden Termine verschieben können.

Termine stornieren: Entscheide, ob Kunden Termine absagen können.

Aufnahmeformulare bearbeiten: Entscheide, ob Kunden Aufnahmeformulare bearbeiten können und wie kurz vor dem Termin sie Änderungen vornehmen können. 

-
Startzeitintervalle Lasse Acuity die Startzeiten auf Grundlage der Termindauer wählen oder lege die Zeiten selbst fest. Wenn du Startzeiten basierend auf der Termindauer anzeigst, verwendet Acuity die größte Zahl, die sich in alle Termindauern unterteilen lässt. Mehr dazu erfährst du unter Startzeitintervalle mit Acuity kontrollieren. -
Lücken minimieren

Reduziere automatisch die Lücken zwischen den Terminen und gruppiere Termine miteinander, um Löcher in deinem Arbeitstag zu vermeiden. Weitere Informationen findest du unter In Acuity als beschäftigt anzeigen und Lücken minimieren.

-
Termine pro Zeitfenster Lege die Anzahl der Termine fest, die in diesem Kalender oder dieser Terminarten-Gruppe gleichzeitig stattfinden können.  -
Maximale Termine Lege die maximale Anzahl von Terminen fest, die für diesen Kalender oder diese Terminarten-Gruppe gebucht werden können. Du kannst Termine annehmen, bis sie vollständig ausgebucht sind, oder ein Maximum pro Tag oder Woche festlegen.  -

Globale Terminplanungseinschränkungen bearbeiten

Deine globalen Einschränkungen für die Terminplanung gelten für dein gesamtes Konto.

So bearbeitest du die globalen Terminplanungseinschränkungen:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an.
  2. Klicke auf Globale Terminplanungseinschränkungen
  3. Nimm Änderungen an den globalen Terminplanungseinschränkungen vor.
  4. Klicke auf Speichern.

Einschränkungen für Kalender-Terminplanung bearbeiten

Diese Einschränkungen für die Terminplanung gelten nur für einen bestimmten Kalender oder für eine bestimmte Gruppe von Terminarten, wenn du Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung nach Terminart verwendest.

So kannst du Einschränkungen für die Terminplanung für einen bestimmten Kalender hinzufügen oder bearbeiten:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Wenn du mehr als einen Kalender hast, klicke bei einem von ihnen auf Verfügbarkeit/Einschränkungen bearbeiten.
  3. Klicke auf Einschränkungen für Kalender-Terminplanung.
  4. Nimm Änderungen an den Einschränkungen vor.
  5. Klicke auf Einschränkungen speichern.

Kalender hinzufügen und verwalten

Jeder Kalender in Acuity stellt einen separaten Satz von Zeiten dar, in denen Kund:innen Termine buchen können. Einige kleine Unternehmen benötigen nur einen Kalender. Wenn du mehrere Mitarbeitende oder Standorte hast, kannst du individuelle Kalender für sie erstellen.

Die Anzahl der Kalender, die du hinzufügen kannst, hängt von deinem Acuity-Abonnement ab:

  • Emerging – ein Kalender
  • Growing – zwei bis sechs Kalender
  • Powerhouse – sieben bis 36 Kalender
  • Enterprise – unbegrenzt
Tipp: Wenn du Kalender für deine Mitarbeiter hast und mehr Mitarbeiter im Dienst sind als Kapazitäten für die Durchführung von Terminen zur Verfügung stehen, füge Räume/Ressourcen hinzu. Du kannst „Räume/Ressourcen“ z. B. dann verwenden, wenn du weniger Räume hast als Personal oder die Ausrüstung, welche die Kunden nutzen müssen.

Einen neuen Kalender hinzufügen

So fügst du einen neuen Kalender hinzu:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Klicke auf Neuen Kalender hinzufügen.
  3. Gib den Namen des Kalenders und alle Details ein, die du hinzufügen möchtest, z. B. ein Bild, eine Zeitzone und einen Ort. Füge eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinzu, um die Bestätigungs-, Absage- und Verschiebungs-Benachrichtigungen zu erhalten. Trenne mehrere Einträge mit Kommas.
  4. Klicke auf Weiter: Terminarten & Zeiten hinzufügen.
  5. Wähle die Terminarten in diesem Kalender aus.
  6. Klicke auf Terminarten speichern.
  7. Gib deine Verfügbarkeit ein
  8. Klicke auf Reguläre Zeiten speichern, wenn du reguläre wöchentliche Zeiten verwendest, oder gib die Zeiten jedes Tages ein, wenn du für bestimmte Tage Überschreibungszeiten verwendest.
  9. Klicke auf Einschränkungen für Terminplanung durch Kunden.
  10. Lege deine Einschränkungen für die Terminplanung fest.
  11. Klicke auf das X rechts oben, um den Editor zu schließen. 

Einen Kalender bearbeiten

So bearbeitest du einen bestehenden Kalender: 

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Finde den Kalender, den du bearbeiten möchtest, und klicke auf Kalendereinstellungen.
  3. Nimm deine Änderungen vor und klicke auf Änderungen speichern.

Einen Kalender löschen

Hinweis: Bevor du einen Kalender löschst, sage alle anstehenden Termine darin ab oder verschiebe sie in andere Kalender. Nachdem du einen Kalender gelöscht hast, werden dessen Termine in keinem Kalender mehr angezeigt. Die Termine werden nicht gelöscht, aber sie werden nur in den Aufzeichnungen der einzelnen Kunden vorhanden sein, wodurch sie schwieriger zu finden sind. Bearbeiter mit den Berechtigungen „Nur Scheduling-Ansicht“ oder „Scheduling-Ansicht und -Bearbeitung“ können Termine aus einem gelöschten Kalender nur dann sehen, wenn du die Termine in einen Kalender verschiebst, auf den sie zugreifen können.

So löschst du einen Kalender:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an. 
  2. Finde den Kalender, den du löschen möchtest, und klicke auf Kalendereinstellungen.
  3. Klicke auf Kalender löschen.
  4. Klicke auf Ja, Kalender löschen.

Separate Zeiten oder Einschränkungen für verschiedene Terminarten festlegen

Du kannst deinen Kalender in Terminarten-Gruppen mit eigenen Verfügbarkeitseinstellungen und Einschränkungen für die Terminplanung unterteilen. Das ist hilfreich, wenn du manche Services nur zu bestimmten Zeiten anbietest. Nachdem du diese Gruppen erstellt hast, kannst du für jede von ihnen Verfügbarkeits- und Terminplanungs-Einschränkungen festlegen. Mehr dazu erfährst du unter Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung nach Terminart.

„Räume/Ressourcen“ zur Verwaltung von Gegenständen verwenden, die für Termine benötigt werden

Verwende das Räume/Ressourcen-Menü, um die Anzahl der Termine zu begrenzen, die ein bestimmtes Element erfordern, das zu einem bestimmten Zeitpunkt geplant werden kann. Diese Obergrenze gilt für alle Kalender. Wenn du z. B. ein Kajakverleiher bist, kann es sein, dass du die Anzahl der Kajaks begrenzen möchtest, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gemietet werden können. 

Wenn du eine Ressource erstellst, teilst du Acuity mit, wie viele Exemplare von einem Element du hast und welche Terminarten dieses verwenden. Wenn ein:e Kund:in einen Termin bucht, für den eine Ressource benötigt wird, zieht Acuity eine Einheit der Ressource für dieses Zeitfenster ab. Wenn eine Ressource für ein Zeitfenster den Wert Null erreicht, können Kund:innen in diesem Zeitfenster keine weiteren Termine mehr buchen, die die Ressource nutzen.

Denken Sie daran: 

  • Ressourcen begrenzen die Gesamtzahl der gleichzeitig stattfindenden Termine, aber sie geben dir nicht die Möglichkeit, Termine für bestimmte Räume zu planen. Um es Kunden zu ermöglichen, für einen bestimmten Raum zu buchen, erstelle stattdessen einen Kalender für jeden Raum.
  • Wenn du einen Kalender für jeden Raum hast, verwende nicht auch Ressourcen, um Räume darzustellen.
  • Ressourcen sind ausschließlich für den internen Gebrauch vorgesehen und werden Kunden nicht angezeigt.
  • Kurse können Ressourcen verwenden, aber für einen gesamten Kurs wird nur ein Exemplar der Ressource abgezogen.
  • Wenn eine Terminart mehrere verschiedene Ressourcen benötigt, müssen alle verfügbar sein, damit Kunden buchen können.

So fügst du eine Ressource hinzu:

  1. Öffne das Menü „Verfügbarkeit“: Ich melde mich mit einem Acuity-Konto an | Ich melde mich mit einem Squarespace-Konto an
  2. Klicke auf Räume/Ressourcen.
  3. Klicke auf Neue Ressource.
  4. Gib einen Namen und eine Menge für die Ressource ein und wähle dann die Terminarten aus, die diese verwenden.
  5. Klicke auf Ressource erstellen.
War dieser Beitrag hilfreich?
2 von 7 fanden dies hilfreich