Ressourcen zur Einschränkung von Buchungen verwenden

Erstelle Ressourcen, um die Anzahl der Räume, Ausrüstungen oder anderer physischer Elemente abzubilden, die von Terminen und Kalendern gemeinsam genutzt werden.

Verwende Ressourcen, um die Anzahl der Termine, die gleichzeitig in mehreren Kalendern stattfinden, zu begrenzen und so eine Überbuchung zu vermeiden.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen sind zusätzliche Einschränkungen für die Terminplanung, die über deine bestehenden Einschränkungen für Verfügbarkeit und Terminplanung hinausgehen und für Kunden nicht sichtbar sind. Sie können verwendet werden, um Gegenstände abzubilden, die zwischen mehreren Kalendern geteilt werden, zum Beispiel die Anzahl der Stühle in deinem Salon, Behandlungsräume in der Arztpraxis oder Kajaks zum Verleih für Kurse.

So funktionieren Ressourcen mit mehreren Kalendern, um Überbuchungen zu vermeiden

Kalender können genutzt werden, um mehrere Zeitpläne mit unterschiedlichen Verfügbarkeitszeiten zu verwalten, etwa von Mitarbeitern oder Geschäftsstandorten.

Standardmäßig können Termine für dieselbe Zeit in verschiedenen Kalendern mit überlappender Verfügbarkeit geplant werden. Wenn du Ressourcen erstellst und sie Terminarten zuweist, die in mehreren Kalendern angeboten werden, begrenzen diese die Gesamtzahl der Termine, die gleichzeitig stattfinden. Ressourcen funktionieren nicht für Kalender in verschiedenen Zeitzonen.

Beispiel: Mehrere Massagetherapeuten, aber begrenzte Raumzahl

Wenn du fünf Massagetherapeuten mit jeweils eigenem Kalender und Terminen hast, die ab 10:00 Uhr verfügbar sind, aber nur drei Massageräume, erstelle eine Ressource für deine Massageräume, um Überbuchungen zu verhindern.

• Lege die Ressourcenmenge auf 3 fest, um die Anzahl der verfügbaren Räume darzustellen.
• Weise die Ressource allen Terminarten der Massagetherapeuten zu.
• Wenn alle Ressourcen belegt sind, können Kunden zu diesem Zeitpunkt keine Massage buchen, da kein Raum verfügbar ist.

Wann du separate Kalender anstelle von Ressourcen verwenden solltest

Müssen Kunden einen bestimmten Raum für ihre Buchung auswählen, solltest du für jeden Raum einen eigenen Kalender anlegen statt einer Ressource.

Beispiel: Tonstudio

Wenn du ein Tonstudio hast, das über drei Räume mit unterschiedlicher Ausstattung verfügt, kannst du für jeden Raum einen Kalender erstellen. Um sicherzustellen, dass die Anzahl der Buchungen die Anzahl der Räume, die du hast, nicht überschreitet, bearbeite deine Kalender-Einschränkungen für die Terminplanung, sodass nur ein Termin pro Zeitfenster in jedem Kalender gebucht werden kann.

Eine Ressource hinzufügen

So fügst du eine Ressource hinzu:

1. Öffne das Menü Verfügbarkeit und klicke auf Räume/Ressourcen.
2. Klicke auf Neue Ressource.
3. Gib der Ressource einen Namen und lege eine Menge fest.
4. Überprüfe die Terminarten, für die diese Ressource erforderlich ist. 
5. Klicke auf Ressource erstellen.

Eine Ressource bearbeiten

So bearbeitest du eine Ressource:

1. Öffne das Menü Verfügbarkeit und klicke auf Räume/Ressourcen.
2. Klicke neben der Ressource, die du ändern möchtest, auf Bearbeiten.
3. Nimm deine Änderungen vor und klicke dann auf Ressource aktualisieren.

Eine Ressource löschen

So löschst du eine Ressource:

1. Öffne das Menü Verfügbarkeit und klicke auf Räume/Ressourcen.
2. Klicke neben der Ressource, die du löschen möchtest, auf Bearbeiten.
3. Klicke auf Löschen und dann auf OK.

Ressourcen zu weiteren Terminarten hinzufügen

So fügst du eine Ressource zu einer anderen Terminart hinzu:

1. Klicke in Acuity auf Terminarten.
2. Klicke neben der Terminart auf Bearbeiten.
3. Aktiviere im Abschnitt Ressourcen das Kontrollkästchen neben der Ressource und klicke dann auf Speichern.

Ressourcen mit Kursen verwenden

Jeder geplante Gruppenkurs nutzt nur eine Ressource, und die Ressource wird zum Zeitpunkt des Kurses auf deinem Kalender belegt, auch wenn sich noch keine Teilnehmer angemeldet haben.

Andere Termintypen können während eines Kurses nicht gebucht werden, wenn sie dieselbe Ressource teilen, aber Ressourcen verhindern nicht, dass mehrere Kurse gleichzeitig angeboten oder gebucht werden.

Zeit in allen anderen Kalendern blockieren, wenn ein Termin gebucht ist

Du kannst Ressourcen verwenden, um Terminarten über mehrere Kalender hinweg einzuschränken. Wenn du beispielsweise alleine arbeitest, aber mehr als einen Kalender hast, kannst du Ressourcen verwenden, um zu vermeiden, dass du für zwei Kalender gleichzeitig gebucht wirst. 

So fügst du Ressourcen zu mehreren Kalendern hinzu:

1. Erstelle eine Ressource.
2. Stelle die Anzahl auf 1 ein, da du immer nur an einem Ort sein kannst. 
3. Wende die Ressource auf alle deine Terminarten an.

Mehrere Ressourcen für eine Terminart erforderlich machen

Wenn für eine Terminart mehr als eine Ressource erforderlich ist, können Kunden diese nur buchen, wenn alle Ressourcen verfügbar sind.

Beispiel: Kleinbus- und Stadtführungsunternehmen

Du betreibst ein Kleinbus- und Stadtführungsunternehmen mit drei Mikrofonen und zwei Kleinbussen. Erstelle zwei Ressourcen, um die Mikrofone und Kleinbusse darzustellen, und weise sie dann den verschiedenen Tourarten zu.

• Stadtführung – Erfordert ein Mikrofon. Kunden können eine Stadtführung buchen, solange ein Mikrofon verfügbar ist.
• Kleinbustour – Erfordert ein Mikrofon und einen Kleinbus. Kunden können eine Kleinbustour buchen, wenn mindestens ein Mikrofon und ein Kleinbus frei sind.

Ressourcenmengen pro Terminart festlegen

Standardmäßig nutzt jeder gebuchte Termin jeweils eine Ressource. Wenn einige deiner Terminarten mehr als eine Ressource pro Termin erfordern, kannst du unterschiedliche Ressourcenmengen für Terminarten festlegen, die eine gemeinsame Ressource nutzen.

Wenn dies für dein Unternehmen nützlich erscheint, wende dich an unser Kundensupport-Team, um die Mengenangaben für Ressourcen freizuschalten.

Beispiel: Bootsfahrten für kleine und große Gruppen

Wenn du ein Unternehmen für Bootsfahrten betreibst, bei dem eine Bootsfahrt für kleine Gruppen ein Boot benötigt und eine Tour für große Gruppen zwei Boote:

1. Erstelle eine Terminart für kleine Gruppen und eine für große Gruppen.
2. Erstelle eine Ressource, die die Gesamtzahl deiner Boote darstellt.
3. Lege die Ressourcenmenge für die Terminart „kleine Gruppe“ auf 1 fest.
4. Lege die Ressourcenmenge für die Terminart „große Gruppe“ auf 2 fest.

Wie wirken sich Ressourcen auf Pufferzeiten vor oder nach dem Termin aus?

Die Ressourcen werden für die Dauer des Termins als „in Verwendung“ betrachtet, zuzüglich jeglichem Zeitpuffer vor oder nach dem Termin. 

Beachte, dass die Ressource weiterhin für die Gesamtdauer des Termins gilt, wenn negative Zeitpolster verwendet werden, um überlappende Termine zu erstellen. Bei einem 60-minütigen Termin mit einem Zeitpolster von 45 Minuten wird die Ressource beispielsweise für die gesamten 60 Minuten verwendet, sodass sie während des überlappenden Termins nicht zur Verfügung steht.