Collegare Acuity Scheduling con le applicazioni di contabilità

Connetti Acuity a un'applicazione di contabilità per automatizzare la creazione di clienti, fatture e pagamenti al momento della prenotazione degli appuntamenti. Puoi integrarlo con QuickBooks o FreshBooks.

Non è possibile creare fatture di terzi direttamente su Acuity.

Acuity dispone anche di una funzione di fatturazione integrata. Per saperne di più, visita Inviare fatture con Acuity.

Suggerimento: per sapere dove visualizzare le fatture per i pagamenti effettuati per gli abbonamenti Acuity, visita Prezzi, fatturazione e fatture Acuity.

Scegliere un'integrazione

La tabella seguente mette a confronto le funzioni disponibili in ciascuna integrazione.

*QuickBooks creerà una fattura per il primo pagamento di un abbonamento, ma non per i pagamenti successivi.

**Puoi creare fatture per pacchetti, buoni regalo e abbonamenti utilizzando Zapier. In Zapier, seleziona l'azione Nuovo ordine di prodotto per Acuity. Scegli le azioni Crea fattura pagata o Crea fattura per FreshBooks o l'azione Nuova fattura per Xero.

Collegarsi a un'integrazione

Per impostare la connessione:

1. In Acuity, fai clic su Integrazioni.
2. Trova QuickBooks o Freshbooks e fai clic su Configura e poi su Connetti.
3. Si visualizza una nuova finestra che richiede l'inserimento delle credenziali di accesso.
4. Seleziona le impostazioni di sincronizzazione che desideri. Acuity sincronizzerà automaticamente nome, cognome e indirizzo e-mail. Puoi sincronizzare altre informazioni sui clienti selezionando i campi nelle impostazioni di integrazione.
5. Clicca su Salva.

Nota: se tenti di connetterti a QuickBooks e ricevi il messaggio di errore "Richiesta CORS non valida", svuota la cache e riprova o usa un altro browser.

Disconnettere un'integrazione

Per effettuare la disconnessione da un'integrazione:

1. In Acuity, fai clic su Integrazioni.
2. Nella sezione Integrazioni utilizzate nella parte superiore della pagina, individua l'integrazione da cui desideri disconnetterti e fai clic su Modifica.
3. Fai clic su Disconnetti account, quindi fai clic su OK per confermare.

QuickBooks

QuickBooks è una soluzione contabile per le piccole imprese che offre una serie di servizi. A seconda del piano specifico, gli utenti possono tenere traccia dei ricavi e delle uscite, inviare fatture, registrare i pagamenti, elencare le spese deducibili e altro ancora.

Acuity può collegarsi a QuickBooks Simple Start, Essentials, Plus o Advanced. Non è possibile effettuare la connessione a QuickBooks Self Employed.

Se le pratiche aziendali prevedono l'invio regolare di estratti conto dei clienti tramite QuickBooks, seleziona l'impostazione Crea una bozza di fattura dell'integrazione per impedire che invii automaticamente ai clienti fatture separate via e-mail.

L'integrazione con QuickBooks non imposta automaticamente i numeri di fattura personalizzati. Se utilizzi numeri di transazione personalizzati in QuickBooks, imposta manualmente i numeri di fattura.

Quando configuri l'integrazione, QuickBooks inizierà a sincronizzare clienti e appuntamenti. Le fatture per appuntamenti passati possono essere generate solo manualmente.

Suggerimento: se riscontri l'errore "Richiesta CORS non valida" durante il tentativo di connessione a QuickBooks, prova a svuotare la cache del browser o a utilizzare un altro browser.

FreshBooks

FreshBooks è un software di contabilità per le piccole imprese che offre una serie di funzioni tra cui la fatturazione, il monitoraggio del tempo, la stima e altro ancora.

L'integrazione utilizza solo il Modello semplice di FreshBooks per creare le fatture.

Se le pratiche aziendali prevedono l'invio regolare di estratti conto combinati in FreshBooks, seleziona l'impostazione dell'integrazione Crea una bozza di fattura per impedire l'invio automatico via e-mail di fatture distinte ai clienti.

Dopo la prenotazione dei clienti, entra in FreshBooks per contrassegnare le fatture come inviate e inviare manualmente un estratto conto combinato.

Xero

Non è possibile creare nuove connessioni tra Acuity e Xero.

Ogni istanza di Xero contiene più account Xero corrispondenti a diverse categorie finanziarie e contabili. Puoi scegliere account Xero distinti per ricevere fatture e pagamenti. È possibile sincronizzare le fatture con gli account Xero impostati sui tipi di ricavi e vendite. È possibile sincronizzare i pagamenti agli account Xero impostati sul tipo Banca o con l'opzione Abilita i pagamenti a questo account.

Xero aggiunge automaticamente i pagamenti effettuati tramite Acuity alle fatture create in Xero.

Non è possibile fare in modo che l'integrazione con Xero invii automaticamente le fatture ai clienti via e-mail. È possibile inviare le fatture singolarmente tramite i profili dei clienti di Xero, oppure è possibile copiare e unire le fatture in un'unica fattura, quindi inviarla via e-mail a un cliente.

Non è possibile collegare Acuity agli account Xero che non hanno un codice impostato. Se non trovi l'account Xero che stai cercando, vai alla tua Tabella degli account per assicurarti che abbia un codice impostato.

Eccezioni della fatturazione

Quando usi Acuity con un'applicazione di contabilità integrata, tieni presente queste eccezioni:

• Suggerimenti: l'integrazione può sincronizzare i pagamenti fino all'intero valore di ciascuna fattura. Registra i suggerimenti separatamente. Tutti i suggerimenti si possono visualizzare nel pannello Reportistica in Suggerimenti.
• Serie di lezioni e appuntamenti ricorrenti - L'integrazione crea fatture per ogni appuntamento in Acuity. Quando vengono fissati più appuntamenti contemporaneamente (ad esempio una serie di lezioni, più slot nella stessa classe o appuntamenti ricorrenti), l'integrazione crea una fattura per ognuno di essi.
• Codici dei pacchetti: quando un cliente acquista un pacchetto o un buono regalo, l'integrazione crea una fattura. Quando un cliente prenota utilizzando un pacchetto, un buono regalo o un codice di abbonamento, l'integrazione registra il prezzo come 0 $. Se si deseleziona Crea una fattura anche se l'appuntamento è gratuito, l'integrazione non crea fatture per appuntamenti da 0 $.