Invio di fatture con Acuity Scheduling

È possibile inviare ai clienti le fatture per gli appuntamenti o per altri costi. I clienti effettuano il pagamento direttamente dalla fattura utilizzando l'elaboratore di pagamento che hai integrato in Acuity.

La funzione fatture non è compatibile con le impostazioni HIPAA di Acuity.

Nota: le fatture sono una funzione di Acuity. Non è possibile inviare una fattura per una transazione Squarespace Commerce con Fatturazione di Acuity.

Cosa contiene una fattura

Ciascuna fattura include:

• Un'intestazione con il tuo nome, azienda o logo e l'e-mail. Se carichi un logo nel pannello delle impostazioni della pagina di pianificazione, verrà visualizzato. Se non hai caricato un logo, verrà visualizzato il nome azienda nel pannello delle impostazioni della pagina di pianificazione . L'indirizzo e-mail è lo stesso che il proprietario dell'account utilizza per accedere.
• Un numero identificativo della fattura. È possibile personalizzare questo numero, ma non è possibile riutilizzare un numero identificativo della fattura, anche se si elimina la fattura che lo utilizzava.
• Spese per voce, con descrizione della voce, prezzo per voce e quantità.
• Importo totale dovuto.
• Area di pagamento.

Puoi anche aggiungere queste voci a una fattura:

• Un messaggio al cliente, se hai un piano Acuity a pagamento.
• Le imposte dovute. Le fatture che includono le imposte mostrano quest'ultime, il subtotale e l'importo totale dovuto.
• Sconti per un determinato importo in dollari o in percentuale sul totale parziale della fattura.

Crea una nuova fattura

Per creare una nuova fattura:

1. In Acuity, clicca su Fatture.
2. Clicca su Crea fattura.
3. Nel campo Cliente , scegli un cliente dal menu a discesa o clicca su Inserisci nuovo cliente per inserire manualmente le informazioni. Sono richiesti il nome e l'indirizzo e-mail del cliente. Il numero di telefono è facoltativo. Ogni fattura può essere inviata a un solo indirizzo e-mail.
4. Nella sezione Voci, clicca su Aggiungi nuova voce.
5. Clicca sulla nuova voce e inizia a digitare la voce che desideri aggiungere alla fattura.
6. Scegli un tipo di appuntamento, un pacchetto o un componente aggiuntivo dall'elenco che appare, oppure inserisci una voce personalizzata di massimo 255 caratteri. L'uso di caratteri speciali, come l'accento acuto, riduce il limite di caratteri.
7. Modifica o imposta la quantità e il prezzo, se necessario. Se scegli un tipo di appuntamento o un componente aggiuntivo al punto 6, il prezzo verrà inserito automaticamente e la quantità sarà impostata su uno. È possibile modificare entrambi i numeri. Il costo deve ammontare ad almeno un'unità della valuta utilizzata. Ad esempio, se si utilizzano dollari USA, la riga deve avere un totale di almeno 1 dollaro.
8. Ripeti i passaggi da quattro a sette fino a quando non avrai aggiunto alla fattura tutte le voci desiderate.
9. Facoltativo: fai clic su Aggiungi sconto per ridurre il totale parziale della fattura di un determinato importo in dollari o percentuale.
10. Se devi riscuotere le imposte in una riga separata, aggiungile cliccando su Aggiungi imposta. Puoi inserire una percentuale, che verrà calcolata automaticamente, o un importo fisso. Puoi anche inserire un nome, ovvero il modo in cui la sovrattassa verrà indicata sulla fattura. Scegli una data di scadenza dal menu a discesa.
11. Facoltativo: aggiungi un messaggio per il cliente da inserire nella fattura. Questa funzione è disponibile solo sui piani Acuity a pagamento.
12. Facoltativo: seleziona la casella Ricevi una notifica quando la fattura viene pagata per ricevere un'e-mail quando il cliente paga. Per modificare il destinatario della notifica, aggiorna il campo Indirizzo e-mail.
13. Utilizza il menu a discesa Condividi tramite per decidere se la fattura verrà inviata tramite e-mail o tramite un link da condividere manualmente con il cliente.
14. Facoltativo: se scegli l'e-mail al punto 11, aggiungi un messaggio per il cliente da inserire nel corpo di quest'ultima.
15. Dopo che avrai inserito le informazioni, potrai salvare la fattura tra le bozze, aprire un'anteprima per verificare il tuo lavoro o generarla:
    1. Per salvarla come bozza, clicca su Fatto e quindi su Salva.
    2. Per visualizzare l'anteprima della fattura, clicca su Anteprima.
    3. Per generare la fattura, clicca su Crea (se hai scelto di condividere manualmente un link) o Invia (se hai scelto di inviare automaticamente un'e-mail).

Suggerimenti:

• Se emetti una fattura per appuntamenti che hanno l'imposta incorporata nel prezzo, non è necessario aggiungere una riga separata per riportarla in fattura.
• Puoi riscuotere solo una voce di imposta per fattura. Le percentuali si applicano al subtotale della fattura. I valori vengono applicati una sola volta per l'intera fattura, non per ogni articolo o voce.

Inviare una fattura

Quando si crea una fattura, è possibile generare un link da inviare ai clienti o inviare un'e-mail con la fattura. Quando clicchi su Crea (per un link da condividere manualmente) o Invia (per inviare un'e-mail), viene visualizzato il link o l'e-mail viene inviata immediatamente.

Non è possibile inviare nuovamente l'e-mail, ma puoi recuperare il link da condividere manualmente per tutte le fatture attive. Per recuperare il link a una fattura creata in precedenza, accedi al pannello Fatture e individua la fattura che vuoi inviare nell'elenco delle fatture. Quindi clicca su ... e Condividi.

Se modifichi una fattura già inviata via e-mail, quando clicchi su Salva, ti verrà chiesto se vuoi inviare al cliente un'e-mail con la fattura aggiornata.

E-mail di fatturazione

Se scegli di inviare la fattura tramite un'e-mail, questa verrà inviata da un indirizzo e-mail Acuity, non dal tuo indirizzo e-mail.

L'e-mail includerà:

• il nome o il logo della tua azienda.
• qualsiasi messaggio di posta elettronica inserito al momento della creazione della fattura. Questa funzione è disponibile su qualsiasi piano Acuity a pagamento.
• un riepilogo della fattura con il numero di fattura, la data di scadenza e il totale dovuto.
• un pulsante per visualizzare e pagare la fattura.

Modalità di pagamento delle fatture da parte dei clienti

Se scegli di inviare manualmente un link ai clienti, questo li porterà direttamente alla fattura. Se scegli di inviare un'e-mail ai clienti, questi possono accedere alla fattura cliccando su Visualizza e paga la fattura nell'e-mail.

• Se utilizzi Stripe o Square come elaboratore di pagamento, il cliente può inserire i dati della propria carta.
• Se utilizzi PayPal come elaboratore di pagamento, sarà presente un pulsante Paga con PayPal che, a seconda della tua configurazione di PayPal, aprirà una finestra pop-up per il pagamento oppure reindirizzerà il cliente al sito di PayPal per effettuare il pagamento.

Nota: se utilizzi Stripe, Acuity Scheduling utilizza un reCAPTCHA invisibile di Google nella pagina di prenotazione per proteggere te e i tuoi clienti. Una volta effettuato il pagamento, i clienti non devono fare altro: quando iniziano a inserire i propri dati personali e di pagamento, in basso a destra sulla pagina compare il badge di Google reCAPTCHA.

Cosa succede quando i clienti effettuano il pagamento

Quando il cliente completa il pagamento tramite la fattura, lo stato della fattura nel pannello Fatture viene aggiornato e al cliente viene mostrato un messaggio di conferma.

Se un cliente effettua un pagamento senza utilizzare il sistema di fatturazione stabilito, puoi contrassegnare la fattura come pagata per mantenere aggiornati i tuoi registri. 

Per il cliente

Quando il cliente completa il pagamento:

• Le opzioni di pagamento sulla fattura non sono più presenti.
• Nella parte superiore della fattura viene visualizzata una dichiarazione di pagamento confermato. Include l'ID della fattura, l'importo e la data.

Il cliente può visualizzare la fattura pagata in qualsiasi momento, seguendo il link utilizzato originariamente per ottenerla.

Per te

Quando il cliente completa il pagamento:

• Se durante la creazione della fattura selezioni la casella Ricevi una notifica quando la fattura viene pagata, riceverai un'e-mail che ti avviserà del pagamento da parte del cliente.
• Lo stato della fattura nel pannello Fatture viene aggiornato a "Pagato" e accanto all'importo viene visualizzato un link alla transazione nel tuo elaboratore di pagamento.
• Se filtri le fatture per stato, apparirà tra le fatture pagate.
• Se clicchi sul link della fattura che hai inviato al tuo cliente, la conferma del pagamento apparirà nella parte superiore della fattura.

Appuntamenti e pacchetti

Le fatture non sono collegate ad appuntamenti o pacchetti specifici.

Se una fattura già pagata comprende un appuntamento, il record di quest'ultimo non verrà aggiornato. Se desideri che il resoconto delle entrate di Acuity tenga conto delle entrate derivanti dalle fatture pagate, contrassegna manualmente gli appuntamenti in questione come pagati in contanti.

Se il tuo cliente ha utilizzato una fattura per pagare un pacchetto, il codice del pacchetto non verrà generato manualmente per lui. Invece, acquista un pacchetto suo conto e contrassegnalo come pagato in contanti.

Date di scadenza delle fatture

Quando prepari una fattura, stabilisci la data di scadenza. Se si supera la data di scadenza, lo stato di una fattura non pagata passa da non pagata a scaduta nel pannello Fatture. Una fattura che supera la data di scadenza non genera alcuna notifica per te o per il cliente. Puoi verificare nel pannello Fatture se ci sono fatture scadute a cui devi dare seguito.

Gestire le fatture

Utilizza il pannello Fatture per visualizzare le tue fatture o specifici sottoinsiemi di fatture, come ad esempio le fatture non pagate o quelle annullate. Puoi anche creare nuove fatture o ritrovare quelle già create per modificarle o condividerle.

Visualizzare le fatture

Le fatture sono elencate in una tabella con le seguenti colonne:

• Stato - La fattura ha uno dei tre stati: bozza, annullata o link creato
• Data - La data dell'ultimo aggiornamento della fattura
• ID - Il numero identificativo della fattura impostato durante la sua stesura
• Cliente - Il nome del cliente
• Pagamento - Se la fattura non è pagata, scaduta o pagata
• Scadenza - La data di scadenza
• Importo - Il totale dovuto

Per ordinare le fatture, è possibile utilizzare le frecce accanto alle intestazioni delle colonne.

Cerca le fatture

Puoi utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore del pannello Fatture per cercare nel campo del nome del cliente delle tue fatture. Non è possibile cercare in altre parti delle fatture, come ad esempio gli indirizzi e-mail, i messaggi ai clienti o i nomi dei tipi di appuntamenti.

Puoi utilizzare i menu a discesa nella parte superiore del pannello per visualizzare le fatture in base allo stato o all'intervallo di date.

Gestire le fatture

Per intraprendere un'azione su una fattura nel pannello Fatture, clicca sul pulsante ... all'estremità destra della riga della fattura. Poi scegli una di queste azioni:

Contrassegnare una fattura come pagata

Se il cliente paga tramite fattura, questa viene automaticamente contrassegnata come pagata. Se invece il pagamento viene effettuato separatamente, anche se viene registrato tramite Acuity, puoi contrassegnare manualmente la fattura come pagata.

Per contrassegnare una fattura come pagata:

1. In Acuity, clicca su Fatture.
2. Individua la fattura che desideri contrassegnare come pagata e clicca su ....
3. Clicca su Contrassegna come pagato, quindi su Contrassegna come pagato per confermare.

Dopo aver contrassegnato una fattura come pagata, non è possibile contrassegnarla nuovamente come scaduta. Se ha la necessità di ripristinare l'addebito, clicca su ..., quindi su Duplica per generare una nuova fattura con le stesse informazioni.

Rimborsare una fattura

Per rimborsare il pagamento di una fattura, invia al cliente un rimborso attraverso il tuo elaboratore di pagamenti. Non è possibile inviare rimborsi da Acuity.

Eliminare una fattura

Dopo aver eliminato una fattura, non è possibile ripristinarla.

Per eliminare una fattura:

1. In Acuity, clicca su Fatture.
2. Individua la fattura che desideri eliminare e clicca su ....
3. Clicca su Elimina, quindi su Elimina per confermare.

Dati della fattura

Le fatture non sono collegate a specifici appuntamenti. Se vuoi che il resoconto delle entrate di Acuity riporti le entrate derivanti dalle fatture pagate, contrassegna manualmente gli appuntamenti in questione come pagati in contanti. Considera di aggiungere una nota che indichi che il pagamento è avvenuto tramite fattura.

Non è possibile generare un resoconto sulle fatture in Acuity, poiché non includerebbe le entrate derivanti dalle fatture.

Per sapere quante fatture in sospeso ha un cliente, cerca il suo nome nel pannello Fatture. I record dei clienti nell'elenco dei clienti non includono le fatture.