Envoyer des factures avec Acuity Scheduling

Vous pouvez envoyer aux clients des factures pour des rendez-vous ou d’autres frais. Les clients paient directement à partir de la facture via le processeur de paiement que vous avez intégré à Acuity.

La fonctionnalité de factures n’est pas compatible avec le paramètre HIPAA d’Acuity.

Remarque : les factures sont une fonctionnalité d’Acuity. Il n’est pas possible d’envoyer une facture pour une transaction Squarespace Commerce avec des factures Acuity.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Chaque facture comprend les informations suivantes :

• Un en-tête indiquant le nom ou le logo de votre entreprise et votre adresse e-mail. Si vous importez un logo dans le panneau des paramètres de la page Rendez-vous, celui-ci s’affiche. Si vous n’avez pas téléchargé de logo, le nom de l’entreprise s’affiche dans le panneau paramètres de la page Rendez-vous. L’adresse e-mail est la même que celle utilisée par le propriétaire du compte pour se connecter.
• Un numéro d’identification de facture. Ce numéro est personnalisable, mais vous ne pouvez pas réutiliser un numéro d’identification de facture, même après avoir supprimé la facture associée à ce numéro.
• Le détail des coûts, avec notamment le nom de l’article, le prix par article et la quantité pour chaque ligne.
• Le montant total dû.
• La région de paiement.

Vous pouvez également ajouter les éléments suivants à une facture :

• Un message au client, si vous avez souscrit un forfait Acuity payant.
• La taxe dûe. Les factures incluant les taxes indiquent la taxe, le sous-total et le montant total dû.
• Réductions correspondant à un montant fixe ou à un pourcentage du sous-total de la facture.

Créer une facture

Pour créer une nouvelle facture :

1. Dans Acuity, cliquez sur Factures.
2. Cliquez sur Créer une facture.
3. Dans le champ Client, choisissez un client dans le menu déroulant ou cliquez sur Saisir un nouveau client pour renseigner les informations manuellement. Le nom et l’adresse e-mail du client sont requis. Son numéro de téléphone est facultatif. Chaque facture ne peut être envoyée qu’à une seule adresse e-mail.
4. Dans la section Détail des coûts, cliquez sur Ajouter un nouvel élément.
5. Cliquez sur le nouvel élément et commencez à saisir l’élément que vous souhaitez ajouter à la facture.
6. Choisissez un type de rendez-vous, un pack ou un supplément dans la liste qui s’affiche, ou saisissez votre propre texte personnalisé en ne dépassant pas 255 caractères. L’utilisation de caractères spéciaux, tels que l’accent aigu, est comptabilisée dans votre limite de caractères.
7. Modifiez ou définissez la quantité et le prix, si nécessaire. Si vous choisissez un type de rendez-vous ou un supplément à l’étape 6, le prix sera automatiquement renseigné et la quantité sera fixée à un. Vous pouvez modifier les deux chiffres. Le coût doit s’élever à au moins une unité de votre devise. Par exemple, si vous utilisez des euros, le total de la ligne doit être au moins 1 €.
8. Répétez les étapes 4 à 7 jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les éléments souhaités à la facture.
9. Facultatif : cliquez sur Ajouter une réduction pour réduire le sous-total de la facture d’un montant fixe ou d’un pourcentage.
10. Si vous devez collecter une taxe sur une ligne distincte, ajoutez-la en cliquant sur Ajouter une taxe. Vous pouvez saisir un pourcentage, qui sera automatiquement calculé, ou un montant forfaitaire. Vous pouvez également saisir un nom. Ainsi, le supplément apparaîtra sur la facture. Choisissez une date d’échéance dans le menu déroulant.
11. Facultatif : ajoutez sur la facture un message à l’attention du client. Cette fonctionnalité n’est disponible qu’avec les forfaits Acuity payants.
12. Facultatif : cochez la case Recevoir une notification lorsque la facture est payée pour recevoir un e-mail une fois que votre client a payé. Pour modifier la destination de la notification, mettez à jour le champ Adresse e-mail.
13. Utilisez le menu déroulant Partager par pour indiquer si la facture doit être envoyée par e-mail ou via un lien que vous partagerez vous-même avec le client.
14. Facultatif : si vous choisissez un envoi par e-mail à l’étape 11, ajoutez un message à l’attention du client. Il apparaîtra dans le corps de l’e-mail.
15. Après avoir saisi vos informations, vous pouvez enregistrer votre facture sous forme de brouillon, ouvrir un aperçu pour procéder à une vérification ou générer votre facture :
    1. Pour enregistrer en tant que brouillon, cliquez sur OK, puis sur Enregistrer.
    2. Pour prévisualiser votre facture, cliquez sur Aperçu.
    3. Pour générer votre facture, cliquez sur Créer (si vous avez choisi de partager manuellement un lien) ou sur Envoyer (si vous avez choisi d’envoyer automatiquement un e-mail).

Astuces :

• Si vous facturez des rendez-vous dont le prix comprend des taxes, vous n’avez pas besoin d’ajouter une ligne de taxe distincte à la facture.
• Vous ne pouvez percevoir qu’une seule ligne de taxe par facture. Les pourcentages s’appliquent au sous-total de la facture. Les valeurs sont appliquées une seule fois pour l’ensemble de la facture, et non une fois par élément ou par ligne.

Envoyer une facture

Lorsque vous créez une facture, vous pouvez générer un lien que vous enverrez à vos clients, ou envoyer un e-mail contenant la facture. Lorsque vous cliquez sur Créer (pour un lien à partager manuellement) ou sur Envoyer (pour envoyer un e-mail), le lien apparaît ou l’e-mail est envoyé immédiatement.

Il n’est pas possible de renvoyer l’e-mail, mais pour toutes les factures actives, vous pouvez récupérer le lien et le partager vous-même. Pour obtenir le lien vers une facture que vous avez créée précédemment, accédez au panneau Factures et recherchez dans la liste de vos factures celle que vous souhaitez envoyer. Cliquez ensuite sur …, puis sur Partager.

Si vous modifiez une facture que vous avez déjà envoyée par e-mail, il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer un e-mail à votre client avec la facture mise à jour lorsque vous cliquez sur Enregistrer.

E-mails de la facture

Si vous choisissez d’envoyer votre facture par e-mail, l’e-mail proviendra d’une adresse e-mail Acuity, et non de votre adresse e-mail.

L’e-mail contiendra les informations suivantes :

• le nom ou le logo de votre entreprise.
• tout message que vous avez ajouté lors de la création de la facture. Cette fonctionnalité est disponible avec les forfaits Acuity payants.
• un récapitulatif de la facture avec le numéro de facture, la date d’échéance et le montant total dû.
• un bouton pour consulter et payer la facture.

Comment les clients paient-ils leurs factures ?

Si vous choisissez d’envoyer manuellement un lien à vos clients, le lien les redirigera directement vers la facture. Si vous choisissez de leur envoyer un e-mail, ils peuvent accéder à la facture en cliquant sur Consulter et régler la facture dans l’e-mail.

• Si vous utilisez Stripe ou Square comme processeur de paiement, votre client peut saisir les informations de sa carte.
• Si vous utilisez PayPal comme processeur de paiement, le bouton Payer avec PayPal qui apparaîtra soit ouvrira une fenêtre pop-up pour le paiement, soit redirigera le client vers PayPal afin qu’il puisse procéder au paiement, en fonction de votre connexion PayPal.

Remarque : si vous utilisez Stripe, Acuity Scheduling utilise le reCAPTCHA Google invisible sur la page de paiement afin de vous protéger, vous et vos clients. Ils n’ont rien à faire de plus lors du paiement. Lorsqu’ils commencent à saisir leurs informations personnelles et bancaires, le badge Google reCAPTCHA apparaît en bas à droite de la page.

Ce qu’il se passe lorsque les clients effectuent un paiement

Lorsque le client effectue le paiement à partir de la facture, le statut de la facture change dans le panneau Factures et le client reçoit un message de confirmation.

Si un client ne paye pas via votre facture, vous pouvez marquer la facture comme payée afin que vos dossiers restent à jour. 

Pour le client

Lorsque le client effectue le paiement :

• Les options de paiement figurant sur la facture disparaissent.
• Une mention confirmant le paiement apparaît en haut de la facture. Elle inclut le numéro de facture, le montant et la date.

Le client peut consulter la facture payée à tout moment en suivant le lien qu’il a initialement utilisé pour accéder à la facture.

Pour vous

Lorsque le client effectue le paiement :

• Si vous cochez la case Recevoir une notification lorsque la facture est payée lors de la création de la facture, vous recevrez un e-mail vous informant que le client a payé.
• Le statut de la facture passe à Payée dans le panneau Factures ; un lien vers la transaction dans votre processeur de paiement s’affiche à côté du montant.
• Si vous filtrez les factures par statut, elle apparaîtra parmi vos factures payées.
• Si vous suivez le lien de la facture que vous avez envoyée à votre client, la confirmation du paiement apparaîtra en haut de la facture.

Rendez-vous et packs

Les factures ne sont pas liées à des rendez-vous ou à des packs spécifiques.

Si une facture payée concerne un rendez-vous, l’enregistrement du rendez-vous ne sera pas mis à jour. Si vous souhaitez que le rapport sur les recettes d’Acuity reflète les recettes provenant des factures payées, marquez manuellement les rendez-vous concernés comme étant payés en espèces.

Si votre client a utilisé une facture pour payer un pack, le code du pack ne sera pas généré manuellement pour lui. Achetez-lui plutôt un pack et marquez-le comme payé en espèces.

Dates d’échéance des factures

Lorsque vous créez un brouillon de facture, vous définissez la date d’échéance. Lorsqu’une facture impayée dépasse la date d’échéance, son statut dans le panneau Factures passe de Impayée à En retard. Une facture dont la date d’échéance est passée ne déclenche aucune notification pour vous ou pour le client. Vous pouvez consulter le panneau Factures pour y trouver les factures échues dont vous devez assurer le suivi.

Gérer vos factures

Utilisez le panneau Factures pour consulter vos factures ou des sous-ensembles spécifiques de vos factures, tels que vos factures impayées ou annulées. Vous pouvez également créer des factures ou en rechercher pour les modifier ou les partager.

Consulter vos factures

Vos factures sont répertoriées dans un tableau contenant les colonnes suivantes :

• Statut : la facture possède l’un des trois statuts suivants : brouillon, annulée ou lien créé
• Date : la date à laquelle la facture a été mise à jour pour la dernière fois
• ID : le numéro d’identification de la facture que vous avez défini lors de la création de la facture
• Client : le nom du client
• Paiement : la facture est impayée, en retard ou payée
• Échéance : la date d’échéance
• Montant : le total dû

Vous pouvez utiliser les flèches situées à côté de chaque en-tête de colonne pour trier vos factures.

Rechercher des factures

Vous pouvez utiliser la barre de recherche située en haut du panneau Factures pour rechercher le client d’une facture en saisissant son nom dans le champ. Il n’est pas possible d’effectuer une recherche à partir des autres éléments de vos factures, tels que les adresses e-mail, les messages aux clients ou les noms des types de rendez-vous.

Vous pouvez utiliser les menus déroulants situés en haut du panneau pour afficher les factures par statut ou par plage de dates.

Gérer vos factures

Pour effectuer une action sur une facture dans le panneau Factures, cliquez sur … à droite de la ligne de la facture. Choisissez ensuite l’une des actions suivantes :

Marquer une facture comme payée

Si votre client paie via votre facture, elle est automatiquement marquée comme payée. S’il vous paie séparément, y compris si vous enregistrez le paiement via Acuity, vous pouvez marquer manuellement la facture comme payée.

Pour marquer une facture comme payée :

1. Dans Acuity, cliquez sur Factures.
2. Trouvez la facture que vous souhaitez marquer comme payée, puis cliquez sur ... .
3. Cliquez sur Marquer comme payée, puis sur Marquer comme payée pour confirmer.

Une fois que vous avez marqué une facture comme payée, il n’est plus possible de la remarquer comme étant due. Si vous devez remarquer la facture comme étant due, cliquez sur ..., puis sur Dupliquer pour générer une nouvelle facture contenant les mêmes informations.

Rembourser une facture

Pour rembourser le paiement relatif à une facture, effectuez le remboursement au client via votre processeur de paiement. Il n’est pas possible d’effectuer des remboursements dans Acuity.

Supprimer une facture

Une fois que vous avez supprimé une facture, il est impossible de la rétablir.

Pour supprimer une facture :

1. Dans Acuity, cliquez sur Factures.
2. Trouvez la facture que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur ....
3. Cliquez sur Supprimer, puis sur Supprimer pour confirmer l’opération.

Données de facturation

Les factures ne sont pas liées à des rendez-vous spécifiques. Si vous souhaitez que le rapport sur les recettes d’Acuity reflète les recettes provenant des factures payées, marquez manuellement les rendez-vous concernés comme étant payés en espèces. Vous pouvez ajouter une note indiquant que le paiement a été effectué via la facture.

Il n’est pas possible de générer un rapport sur les factures dans Acuity. Le rapport sur les recettes d’Acuity n’inclut pas les recettes provenant des factures.

Pour connaître le nombre de factures impayées d’un client, recherchez son nom dans le panneau Factures. Les dossiers des clients figurant dans la liste des clients n’incluent pas les factures.