Terminanfragen manuell annehmen oder ablehnen

Richte deinen Terminplaner so ein, dass Kunden Termine anfragen können, die du manuell bestätigen oder stornieren kannst.

Acuity wurde entwickelt, um die Online-Terminplanung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Das Buchungssystem erfasst, wann du verfügbar bist, damit Kunden nur zu diesen Zeiten einen Termin buchen können. 

Wenn es für dein Unternehmen wichtig ist, jeden Termin manuell zu bestätigen, kannst du deinen Terminplaner so anpassen, dass Kunden ihre Buchung als Anfrage einreichen, und mit ihnen vor und nach der Genehmigung kommunizieren.

Auch verfügbar: Warteliste für Termine anbieten

Terminarten und benutzerdefinierte E-Mails für Terminanfragen erstellen

Verwende zwei Terminarten, um Termine manuell zu bestätigen oder abzulehnen – eine Terminart, die Kunden in deinem Terminplaner auswählen können, um Termine anzufragen, und eine andere private Terminart, damit du die bestätigten Termine verfolgen kannst.

So erstellst du ein System für Terminanfragen:

1. Erstelle zwei Terminarten: eine öffentliche Terminart, die als Anfrage gekennzeichnet ist, und eine private Terminart, die als Bestätigung gekennzeichnet ist. Du könntest beispielsweise erstellen: Anfrage: Instagram-Fotoshooting für Haustier und Bestätigt: Instagram-Fotoshooting für Haustier. Beide Terminarten sollten die gleiche Dauer haben.
2. Passe E-Mail-Templates an für die E-Mails mit der Buchungsbestätigung der jeweiligen Terminart. Füge im E-Mail-Template der Terminart Anfrage eine Nachricht hinzu, um den Kunden darüber zu informieren, dass seine Anfrage eingegangen ist, und belasse das E-Mail-Template der Terminart Bestätigt als Bestätigung.
3. Deaktiviere alle anderen automatisierten E-Mails für die Terminart Anfrage.
4. Aktualisiere optional deine Anweisungen zur Terminvereinbarung, um Kunden mitzuteilen, dass sie einen Termin anfragen, für den eine separate Bestätigung erforderlich ist. Um deine Terminvereinbarungsanweisungen zu bearbeiten, klicke auf Termin-Seite und dann auf Einstellungen.

Terminanfragen annehmen oder stornieren

Kunden buchen deine Anfrage-Termine über deinen öffentlichen Terminplaner. Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Anfrage eingegangen ist, und der Termin wird in deinem Acuity-Kalender angezeigt. Wenn du interne Benachrichtigungen aktiviert hast, erhältst du auch eine Kopie der Anfrage-E-Mail des Kunden.

Um den Termin anzunehmen oder abzulehnen, klicke auf den Termin und öffne die Termindetails. 

• Um ihn abzulehnen, sage den Termin ab. Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt wird.
• Um den Termin anzunehmen, bearbeite den Termin, wähle im Drop-down-Menü Terminart die Terminart „Bestätigt“ aus und speichere deine Änderungen. Klicke oben rechts in den Termindetails auf und dann auf Bestätigungs-E-Mail erneut senden. Da du die Terminart bearbeitet hast, erhält der Kunde die Bestätigungs-E-Mail und nicht die E-Mail mit der eingegangenen Anfrage.