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Terminerinnerungen per SMS senden

Sende eine Benachrichtigung über einen bevorstehenden Termin an das Mobilgerät deines Kunden.

Sende automatisierte SMS-Erinnerungen, um deine Termine für deine Kunden im Auge zu behalten und deine Nichterscheinen-Quote zu senken. Du kannst pro Termin eine SMS-Erinnerung senden.

In dieser Anleitung erfährst du mehr über die SMS-Erinnerungen für deine Kunden. Weitere Informationen zu SMS-Benachrichtigungen für dich und deine Mitarbeiter findest du unter Interne Termin-Benachrichtigungen und Tagesordnungen mit Acuity Scheduling senden.

Hinweis: Bitte vergewissere dich, dass du alle gesetzlich erforderlichen Zustimmungen eingeholt hast, bevor du SMS-Benachrichtigungen aktivierst.

SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements Standard oder Growing und Premium oder Powerhouse verfügbar. Sie sind im Rahmen der kostenlosen Probephase nicht verfügbar.

Kosten

Es gibt keine zusätzlichen Gebühren für das Versenden von SMS-Benachrichtigungen. Allerdings können die SMS-Tarife von Telefongesellschaften für die Empfänger der Nachrichten gelten.

Tipp: Wir empfehlen dir, diese potenziellen Kosten deinen Kunden zu erläutern.

Für jeden Termin wird eine einzelne SMS gesendet

Für jeden gebuchten Termin kann Acuity eine einzelne SMS-Erinnerung an deinen Kunden senden. Es ist nicht möglich, Acuity zu verwenden, um zusätzliche SMS an Kunden zu senden.

Wohin SMS gesendet werden

SMS-Erinnerungen werden an die Telefonnummer des Kunden gesendet, die in den Termindetails aufgeführt ist.

Antworten

Wenn Kunden auf eine SMS antworten, erhalten sie eine automatische Antwort, in der ihnen mitgeteilt wird, dass die Nachrichten von einem automatisierten Dienst stammen und sie dich auf andere Weise kontaktieren sollen.

Kunden müssen das SMS-Opt-in aktivieren

Kunden erhalten nur dann SMS-Erinnerungen, wenn sie dem Erhalt von SMS zugestimmt haben.

Kunden können das Opt-in jederzeit deaktivieren

Kunden können einen Termin buchen, unabhängig davon, ob sie das SMS-Opt-in aktiviert haben oder nicht. Es ist nicht möglich, Kunden zu verpflichten, bei der Terminbuchung dem Erhalt von SMS zuzustimmen.

Für jeden Termin wird das SMS-Opt-in separat aktiviert

Kunden können für jeden Termin separat dem Erhalt von SMS zustimmen oder nicht. Es ist für Kunden nicht möglich, SMS-Erinnerungen für alle ihre Termine gleichzeitig zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Wie Kunden bei der Online-Buchung dem Erhalt von SMS zustimmen

Kunden aktivieren den SMS-Opt-in, indem sie bei der Buchung ein Häkchen setzen. Das entsprechende Kontrollkästchen wird unter dem E-Mail-Feld angezeigt, wenn sie ihre Daten eingeben.

Während des Verifizierungszeitraums für benutzerdefinierte Erinnerungen wird dieses Feld angezeigt, wenn Kunden eine beliebige Terminart vereinbaren. Sobald du verifiziert bist, wird sie nur angezeigt, wenn Kunden eine Terminart vereinbaren, bei der SMS-Erinnerungen aktiviert sind.

In einer Ansicht der Buchungsseite wird das Kontrollkästchen zum Aktivieren des Erhalts von SMS für Termine unter dem E-Mail-Feld und über dem Button Termin bestätigen angezeigt.

Wie Kunden das SMS-Opt-in aktivieren, wenn du Termine für sie buchst

Wenn du für den Kunden buchst und dieser dir die Erlaubnis erteilt, eine SMS zu dem Termin zu senden, kannst du in den Termindetails ein Kontrollkästchen anklicken, um das Opt-in für ihn zu aktivieren.

In einer Ansicht des Formulars zur Buchung für einen Kunden wird das Kontrollkästchen unter dem E-Mail-Feld angezeigt.

So änderst du den Opt-in-Status eines vorhandenen Termins

So änderst du den Opt-in-Status vorhandener Termine:

  1. Klicke in Acuity auf Kalender und dann auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen.
  2. Klicke auf Bearbeiten und aktiviere oder deaktiviere das Kästchen Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, eine SMS-Erinnerung vor dem Termin zu senden.
  3. Klicke auf Änderungen bestätigen.

Ein Bild der Termindetails. Der Abschnitt SMS-Opt-in befindet sich unter dem Telefonabschnitt.

Alle SMS stoppen

Wenn ein Kunde mit STOP auf eine SMS-Erinnerung antwortet, wird das SMS-Opt-in für alle Acuity-SMS-Erinnerungen bei allen Unternehmen deaktiviert. Nachdem sie die SMS-Erinnerungen gestoppt haben, können sie diese wieder aktivieren, indem sie auf dieselbe Nachricht mit START antworten.

Standardmäßige vs. personalisierte SMS-Erinnerungen

Du kannst standardmäßige SMS-Erinnerungen senden, sobald du ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Standard- oder Growing- oder Premium- oder Powerhouse-Abo vornimmst.

Die standardmäßige SMS-Erinnerung lautet: „Du hast einen bevorstehenden Termin mit [Name des Unternehmens] am [Datum, Uhrzeit]. Gesendet über Acuity.“

Nachdem du deine Unternehmensinformationen und deine Telefonnummer verifiziert hast, kannst du deine SMS-Erinnerungen anpassen.

Mit dem Senden von standardmäßigen SMS-Erinnerungen beginnen

Diese Erinnerungen werden eine bestimmte Anzahl von Stunden oder Tagen vor den Terminen deiner Kunden gesendet.

Die SMS werden von einer automatisch zugewiesenen Telefonnummer gesendet, nicht von deiner Telefonnummer.

Bestätigungsnachrichten, die gesendet werden, sobald deine Kunden die Buchung vornehmen, werden als E-Mails und nicht als SMS gesendet.

So sendest du eine SMS-Erinnerung für jeden deiner Termine:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Klicke oben rechts auf Aktivieren.
  3. Verwende das Feld Senden bei, um auszuwählen, welche Terminarten diese SMS-Erinnerung auslösen sollen.
  4. Verwende das Drop-down-Menü Erinnerung senden, um festzulegen, wie weit im Voraus deine Terminerinnerungen gesendet werden sollen.
  5. Verwende das Drop-down-Menü Datums- & Uhrzeitformat, um ein Format für deine SMS auszuwählen.
  6. Verwende den Schalter Erinnerungs-E-Mail an Admins versenden, um zu entscheiden, ob du Kopien deiner SMS-Erinnerungen für dich selbst oder deine Mitarbeiter haben möchtest.
  7. Verwende den Vorschaubereich, um deine SMS-Erinnerungen zu überprüfen.

Hinweis: Acuity verwendet Twilio, um SMS-Nachrichten zu senden. Alle Nachrichten müssen den Inhaltsanforderungen von Twilio entsprechen.

Verifizieren lassen, um personalisierte SMS-Erinnerungen zu senden

Die Verifizierung trägt zur Bekämpfung von Spam-Nachrichten bei. Dies ist erforderlich, um personalisierte SMS-Erinnerungen zu senden.

Die Telefonnummer, die du zur Verifizierung verwendest, wird Kunden nicht angezeigt und muss keine geschäftliche Telefonnummer sein. 

Die von dir bereitgestellten Geschäftsinformationen helfen uns, deine Nachrichten innerhalb unserer Telekommunikationssysteme von Partnern entsprechend zu kategorisieren. Die für die Bearbeitung der Verifizierung erforderliche Zeit kann variieren.

So verifizierst du deine Informationen:

  1. Aktiviere standardmäßige SMS-Erinnerungen.
  2. Klicke auf Nummer verifizieren.
  3. Folge den Anweisungen, um Informationen über dein Unternehmen und deine SMS-Bedürfnisse einzugeben.
    • Möglicherweise werden dir mehrere Fragen dazu gestellt, wo du voraussichtlich SMS versenden wirst, wie dein Unternehmen aufgebaut ist und wo es tätig ist.
    • Möglicherweise wirst du gebeten, deine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number – EIN) einzugeben, falls du eine hast. Wenn du keine EIN hast, kannst du trotzdem SMS-Erinnerungen einrichten. Wenn du über eine EIN verfügst, muss der Firmenname, den du bei der Einrichtung von SMS-Erinnerungen eingibst, mit dem Firmennamen übereinstimmen, der deiner EIN zugeordnet ist. 
  4. Verwende das Drop-down-Menü, um dein Land auszuwählen, gib deine Telefonnummer ein und klicke auf Verifizierungscode senden.
  5. Gib den Code ein, den du per SMS erhältst, und klicke dann auf Senden.
  6. Gib deinen Namen, deine Adresse und den Firmennamen in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicke dann auf Speichern.

Benutzerdefinierte SMS erstellen oder bearbeiten

Nachdem du deine Informationen verifiziert hast, kannst du dein Standard-Template anpassen oder neue Templates hinzufügen. Du kannst jetzt die folgenden Anpassungen vornehmen:

  • Verwende die Schalter im Abschnitt Anzeigen, um auszuwählen, welche Details deine Erinnerungs-SMS enthalten soll, einschließlich des Namens der Terminart, des Kalendernamens und des Standorts.
  • Wenn du den Schalter Telefonnummer aktiviert hast, verwende den Abschnitt Telefonnummer, um dein Land und deine Telefonnummer hinzuzufügen. Die SMS werden von einer automatisch zugewiesenen Telefonnummer gesendet, nicht von deiner Nummer. Du kannst deinen Firmennamen und deine Telefonnummer zu deinen Nachrichten hinzuzufügen, um Verwirrung zu vermeiden.
  • Füge eine benutzerdefinierte Nachricht im Feld Benutzerdefinierte Nachricht hinzu. Du kannst Tags verwenden, um Details über den Kunden und dessen Termin einzufügen, indem du auf das Symbol Tags einfügen neben dem Feld Benutzerdefinierte Nachricht klickst.

Hinweis: Acuity verwendet Twilio, um SMS-Nachrichten zu senden. Alle Nachrichten müssen den Inhaltsanforderungen von Twilio entsprechen.

Senden von SMS-Erinnerungen beenden

So kannst du das Senden von SMS-Erinnerungen beenden:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Klicke in der Liste Aktiv links auf der Seite auf ein Template.
  3. Klicke rechts oben auf Deaktivieren.
  4. Wiederhole die Schritte 2 und 3, bis die Liste Aktiv Liste leer ist.

Keine SMS-Erinnerungen mehr für eine bestimmte Terminart senden

Um keine SMS-Erinnerungen mehr für bestimmte Terminarten zu senden:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Klicke in der Liste Aktiv links auf der Seite durch deine SMS-Erinnerungs-Templates, um das Template mit der spezifischen Terminart zu finden, die im Feld Senden für aufgeführt ist.
  3. Wenn du es gefunden hast, klicke auf Auswählen.
  4. Deaktiviere ‌die Terminart, für die du keine Erinnerungen senden möchtest, und klicke dann oben rechts auf Auswählen . 
  5. Klicke auf Speichern. 

Verwende Erinnerungs-Templates, um deine Erinnerungen anzupassen

Wenn du verifiziert bist, kannst du Erinnerungs-Templates vollständig verwenden:

  • Passe deine Erinnerungsnachricht an.
  • Passe für jede Terminart an, wann Kunden eine SMS-Erinnerung erhalten.
  • Entscheide, ob deine Erinnerungen auch an Mitarbeiter gesendet werden.

Wenn du nicht verifiziert bist, ist es nicht möglich, den Inhalt deiner Nachricht anzupassen. Du hast jedoch folgende Möglichkeiten:

  • Passe für jede Terminart an, wann Kunden eine SMS-Erinnerung erhalten.
  • Entscheide, ob deine Erinnerungen auch an Mitarbeiter gesendet werden.

So erstellst du mehrere Templates:

  1. Erstelle mithilfe der oben genannten Schritte die erste SMS-Erinnerung.
  2. Klicke auf Neue Erinnerung hinzufügen.
  3. Wähle die Terminarten aus, für die du das neue Template verwenden möchtest, und klicke dann auf Auswählen.
  4. Verwende die Felder, um dein Template einzurichten, wie du es bei deiner ersten SMS-Erinnerung getan hast.
  5. Wenn du fertig bist, klicke auf Aktivieren. Dadurch wird dein Template aktiv und beginnt mit dem Versand der Nachrichten.

Nachdem du dein neues Erinnerungs-Template erstellt hast, kannst du im Feld Senden bei Terminarten hinzufügen oder entfernen. Jede Terminart kann nur ein Template auslösen. Wenn du einem Template eine Terminart zuweist, die bereits mit einem anderen Template verknüpft ist, wird sie daraus entfernt.

Tipp: SMS-Erinnerungen werden nur dann gesendet, wenn dein Erinnerungs-Template aktiviert ist und mindestens eine Terminart zugewiesen ist. Das linke Menü zeigt an, wo Terminarten zugewiesen sind und welche Templates aktiv sind.

Überprüfen, ob Terminarten aktiven Templates zugewiesen sind

Selbst wenn dein Kunde bei der Buchung eine Telefonnummer eingegeben und das SMS-Opt-in aktiviert hat, ist Folgendes erforderlich, damit er eine SMS-Erinnerung erhält:

  • Die gebuchte Terminart muss einem Template zugewiesen werden.
  • Das Template muss aktiviert sein.

Tipp: Häufige Quellen für nicht zugewiesene Terminarten und inaktive Templates sind:

  • Duplizieren eines Templates.
  • Hinzufügen eines neuen Templates, ohne Terminarten zuzuweisen oder das Template zu aktivieren.

Terminarten, die keinem Template zugewiesen sind

So suchst du nach Terminarten, die keinem Erinnerungs-Template zugewiesen sind:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Wenn du Terminarten hast, die keinem Erinnerungs-Template zugewiesen sind, wird unten in der linken Leiste ein Feld Nicht zugewiesene Terminarten angezeigt.

So entfernst du Terminarten aus dem Feld Nicht zugewiesene Terminarten :

  1. Klicke auf ein Template.
  2. Klicke im Feld Senden für auf Auswählen.
  3. Verwende die Kontrollkästchen, um Terminarten auszuwählen.
  4. Klicke auf Auswählen.
  5. Klicke auf Speichern.

Templates, die deaktiviert sind

So suchst du nach deaktivierten Templates:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Überprüfe in der linken Leiste den Abschnitt Inaktiv .

So aktivierst du inaktive Templates:

  1. Klicke auf ein Template.
  2. Klicke rechts oben auf Aktivieren.

Ein Erinnerungs-Template duplizieren

So duplizierst du ein bereits erstelltes Erinnerungs-Template:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Klicke neben dem Template, das du duplizieren möchtest, auf die drei Punkte und dann auf Duplizieren.

Hinweis: Wenn du ein Template duplizierst, wird das Duplikat automatisch auf inaktiv gesetzt und es werden keine Terminarten zugewiesen. Um mit dem Senden des Templates zu beginnen, füge Terminarten hinzu und aktiviere das Template.

Zeichenbeschränkung

Deine SMS-Erinnerung kann bis zu 300 Zeichen enthalten, wenn du nur Klartext verwendest. Das Limit von 300 Zeichen gilt für alle Felder, die du für die Nachricht aktivierst, wie z. B. den Namen deines Unternehmens und den Namen der Terminart. Sonderzeichen (z. B. ä, ß oder ±), und Emojis zählen als mehr als ein Zeichen. Du kannst Tags verwenden, um Informationen über deinen Termin oder Kunden einzufügen. Bei der Berechnung des Zeichenlimits zählt Acuity den Inhalt, den ein Tag in deine Nachricht einbezieht, nicht die Zeichen im Tag selbst.

Denk daran:

  • Wenn du Sonderzeichen, Tags oder Emojis verwendest und die Zeichenbeschränkung überschreitest, wird deine Nachricht abgeschnitten.

  • Deine SMS kann je nach Anzahl der Zeichen in zwei Abschnitte unterteilt sein. Die meisten Geräte zeigen jedoch aufgeteilte Nachrichten als einzelne Nachricht an.

Timing von Nachrichten

Für deine SMS-Erinnerungen steht dir ein Zeitraum von 15 Minuten bis 14 Tagen vor dem Termin zur Verfügung, in dem du die Aussendung von Erinnerungen festlegen kannst. Deine SMS-Erinnerungen werden innerhalb weniger Minuten nach der angegebenen Zeit gesendet.

Wenn ein:e Kund:in einen Termin kurz vor dem Zeitpunkt einer SMS-Erinnerung bucht, gibt es eine Frist, in der die Erinnerung trotzdem gesendet wird. Diese Nachfrist beträgt etwa ein Drittel der Zeit zwischen der Erinnerung und des Termins. Beispielsweise wird eine Erinnerung, die 24 Stunden vor einem Termin gesendet werden soll, immer noch versendet, wenn ein:e Kund:in 16 Stunden im Voraus bucht.

Termine, die weniger als eine Stunde im Voraus gebucht wurden, erhalten möglicherweise keine Erinnerungs-SMS, auch wenn sie innerhalb der Nachfrist liegen.

SMS-Erinnerungen zu einem Termin an mehrere Personen senden

Um eine SMS-Erinnerung für einen Termin an mehrere Personen zu senden, bearbeite die Termindetails so, dass sie mehrere durch Komma getrennte Telefonnummern enthalten.

Telefonnummernformat

Wenn Kunden selbst buchen, fordert Acuity sie auf, ihre Telefonnummer in einem gültigen Format einzugeben. Acuity überprüft außerdem, ob die eingegebene Telefonnummer für die ausgewählte Landesvorwahl gültig ist. In den USA würde beispielsweise eine Telefonnummer mit der Vorwahl 555 abgelehnt werden.

Verwende beim manuellen Hinzufügen neuer Kunden oder Termine oder beim Importieren von Kundenkontaktinformationen eines der folgenden Telefonnummernformate:

  • 123-456-7890
  • 1234567890
  • (123) 456-7890

Ländervorwahlen und internationale Nachrichten

Wenn Kunden buchen, enthält das Feld Telefon ein Drop-down-Menü für die Ländervorwahl. Der Ländercode entspricht standardmäßig der von dir ausgewählten Zeitzone, aber der Kunde kann ihn an jedes beliebige Land anpassen.

Wenn du eine Telefonnummer für einen Kunden eingibst, wenn du beispielsweise einen Termin in seinem Namen buchst, gelten die folgenden Ländervorwahlregeln.

  • In den Vereinigten Staaten und Kanada ist keine Ländervorwahl erforderlich.
  • In Australien, Neuseeland und im Vereinigten Königreich ist keine Ländervorwahl erforderlich. Gib eine Null ein und gib dann die übrige Nummer ein, z. B. 0417827142.
  • Gib in allen anderen Länder ein + ein, gefolgt von der Ländervorwahl und dem Rest der Nummer, z. B. +97312345678.

Wir unterstützen internationales Messaging an mehr als 180 Ziele, aber wir können die Zustellbarkeit nicht garantieren. Jedes Land hat seine eigenen individuellen Vorschriften und Richtlinien, die je nach Absendertyp, Anwendungsfall oder gesetzlichen Bestimmungen gelten können. Erfahren Sie mehr über internationales Messaging.

Überprüfe, ob Kunden SMS erhalten haben

Um die für einen Termin gesendeten Nachrichten anzuzeigen, klicke auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen, und klicke dann auf Alle Änderungen und gesendeten Benachrichtigungen anzeigen. Das Änderungsprotokoll zeigt alle gesendeten E-Mail- und SMS-Nachrichten für den Termin an. Weitere Informationen zum Änderungsprotokoll findest du unter Terminänderungen in Scheduling verfolgen

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