Sende eine Benachrichtigung über einen bevorstehenden Termin an das Mobilgerät deines Kunden.

Sende automatisierte SMS-Erinnerungen, um deine Termine für deine Kunden im Auge zu behalten und deine Nichterscheinen-Quote zu senken. Du kannst pro Termin eine SMS-Erinnerung senden.

In dieser Anleitung erfährst du mehr über die SMS-Erinnerungen für deine Kunden. Weitere Informationen zu SMS-Benachrichtigungen für dich und deine Mitarbeiter findest du unter Interne Termin-Benachrichtigungen und Tagesordnungen mit Acuity Scheduling senden.

Hinweis: Bitte vergewissere dich, dass du alle gesetzlich erforderlichen Zustimmungen eingeholt hast, bevor du SMS-Benachrichtigungen aktivierst.
SMS-Benachrichtigungen sind in den Abonnements „Growing“ und „Powerhouse“ verfügbar. Sie sind im Rahmen der kostenlosen Probephase nicht verfügbar.

Kosten

Es gibt keine zusätzlichen Gebühren für das Versenden von SMS-Benachrichtigungen. Allerdings können die SMS-Tarife von Telefongesellschaften für die Empfänger der Nachrichten gelten.

Tipp: Wir empfehlen dir, diese potenziellen Kosten deinen Kunden zu erläutern.

Antworten

Wenn Kunden auf eine SMS antworten, erhalten sie eine automatische Antwort, in der ihnen mitgeteilt wird, dass die Nachrichten von einem automatisierten Dienst stammen und sie dich auf andere Weise kontaktieren sollen.

Abmelden

Kunden können sich von allen Acuity-SMS-Erinnerungen abmelden, indem sie auf eine SMS-Erinnerung mit STOP antworten. Nachdem sie die SMS-Erinnerungen gestoppt haben, können sie diese wieder aktivieren, indem sie auf dieselbe Nachricht mit START antworten.

Standardmäßige vs. personalisierte SMS-Erinnerungen

Du kannst standardmäßige SMS-Erinnerungen senden, sobald du ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Growing- oder Powerhouse-Abo vornimmst.

Die standardmäßige SMS-Erinnerung lautet: „Du hast einen bevorstehenden Termin mit [Name des Unternehmens] am [Datum, Uhrzeit]. Gesendet über Acuity.“

Nachdem du deine Unternehmensinformationen und deine Telefonnummer verifiziert hast, kannst du deine SMS-Erinnerungen anpassen.

Mit dem Senden von standardmäßigen SMS-Erinnerungen beginnen

Diese Erinnerungen werden eine bestimmte Anzahl von Stunden oder Tagen vor den Terminen deiner Kunden gesendet.

Die SMS werden von einer automatisch zugewiesenen Telefonnummer gesendet, nicht von deiner Telefonnummer.

Bestätigungsnachrichten, die gesendet werden, sobald deine Kunden die Buchung vornehmen, werden als E-Mails und nicht als SMS gesendet.

So sendest du eine SMS-Erinnerung für jeden deiner Termine:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Aktiviere den Schalter SMS-Erinnerungen aktivieren.
  3. Verwende das Feld Senden bei, um auszuwählen, welche Terminarten diese SMS-Erinnerung auslösen sollen.
  4. Verwende das Drop-down-Menü Erinnerung senden, um festzulegen, wie weit im Voraus deine Terminerinnerungen gesendet werden sollen.
  5. Verwende das Drop-down-Menü Datums- & Uhrzeitformat, um ein Format für deine SMS auszuwählen.
  6. Verwende den Schalter Erinnerungs-E-Mail an Admins versenden, um zu entscheiden, ob du Kopien deiner SMS-Erinnerungen für dich selbst oder deine Mitarbeiter haben möchtest.
  7. Verwende den Vorschaubereich, um deine SMS-Erinnerungen zu überprüfen.
Hinweis: Acuity verwendet Twilio, um SMS-Nachrichten zu senden. Alle Nachrichten müssen den Inhaltsanforderungen von Twilio entsprechen.

Verifizieren lassen, um personalisierte SMS-Erinnerungen zu senden

Die Verifizierung trägt zur Bekämpfung von Spam-Nachrichten bei. Dies ist erforderlich, um personalisierte SMS-Erinnerungen zu senden.

Die Telefonnummer, die du zur Verifizierung verwendest, wird Kunden nicht angezeigt und muss keine geschäftliche Telefonnummer sein. 

Die von dir bereitgestellten Geschäftsinformationen helfen uns, deine Nachrichten innerhalb unserer Telekommunikationssysteme von Partnern entsprechend zu kategorisieren. Die für die Bearbeitung der Verifizierung erforderliche Zeit kann variieren.

So verifizierst du deine Informationen:

  1. Aktiviere standardmäßige SMS-Erinnerungen.
  2. Klicke auf Nummer verifizieren.
  3. Folge den Anweisungen, um Informationen über dein Unternehmen und deine SMS-Bedürfnisse einzugeben.
    • Möglicherweise werden dir mehrere Fragen dazu gestellt, wo du voraussichtlich SMS versenden wirst, wie dein Unternehmen aufgebaut ist und wo es tätig ist.
    • Möglicherweise wirst du gebeten, deine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number – EIN) einzugeben, falls du eine hast. Wenn du keine EIN hast, kannst du trotzdem SMS-Erinnerungen einrichten. Wenn du über eine EIN verfügst, muss der Firmenname, den du bei der Einrichtung von SMS-Erinnerungen eingibst, mit dem Firmennamen übereinstimmen, der deiner EIN zugeordnet ist. 
  4. Verwende das Drop-down-Menü, um dein Land auszuwählen, gib deine Telefonnummer ein und klicke auf Verifizierungscode senden.
  5. Gib den Code ein, den du per SMS erhältst, und klicke dann auf Senden.
  6. Gib deinen Namen, deine Adresse und den Firmennamen in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicke dann auf Speichern.

Mit dem Senden von personalisierten SMS-Erinnerungen beginnen

Nachdem du deine Informationen verifiziert hast, kannst du dein Standard-Template anpassen oder neue Templates hinzufügen. Du kannst jetzt die folgenden Anpassungen vornehmen:

  • Verwende die Schalter im Abschnitt Anzeigen, um auszuwählen, welche Details deine Erinnerungs-SMS enthalten soll, einschließlich des Namens der Terminart, des Kalendernamens und des Standorts.
  • Wenn du den Schalter Telefonnummer aktiviert hast, verwende den Abschnitt Telefonnummer, um dein Land und deine Telefonnummer hinzuzufügen. Die SMS werden von einer automatisch zugewiesenen Telefonnummer gesendet, nicht von deiner Nummer. Du kannst deinen Firmennamen und deine Telefonnummer zu deinen Nachrichten hinzuzufügen, um Verwirrung zu vermeiden.
  • Füge eine benutzerdefinierte Nachricht im Feld Benutzerdefinierte Nachricht hinzu. Du kannst Tags verwenden, um Details über den Kunden und dessen Termin einzufügen, indem du auf das Symbol Tags einfügen neben dem Feld Benutzerdefinierte Nachricht klickst.
Hinweis: Acuity verwendet Twilio, um SMS-Nachrichten zu senden. Alle Nachrichten müssen den Inhaltsanforderungen von Twilio entsprechen.

Senden von SMS-Erinnerungen beenden

So kannst du das Senden von SMS-Erinnerungen beenden:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Deaktiviere den Schalter SMS-Erinnerungen aktivieren.

Keine SMS-Erinnerungen für bestimmte Terminarten mehr senden

So beendest du das Senden von SMS-Erinnerungen für bestimmte Terminarten:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS
  2. Klicke im Feld „Senden für“ in den SMS-Template-Einstellungen auf Auswählen.
  3. Deaktiviere ‌Terminarten, für die du keine Erinnerungen senden möchtest, und klicke dann oben rechts auf Auswählen 
  4. Klicken Sie auf Speichern

Templates zum Anpassen deiner Erinnerungen verwenden

Wenn du verifiziert bist, kannst du Templates vollständig verwenden:

  • Passe deine Erinnerungsnachricht an.
  • Passe für jede Terminart an, wann Kunden eine SMS-Erinnerung erhalten.
  • Entscheide, ob deine Erinnerungen auch an Mitarbeiter gesendet werden.

Wenn du nicht verifiziert bist, ist es nicht möglich, den Inhalt deiner Nachricht anzupassen. Du hast jedoch folgende Möglichkeiten:

  • Passe für jede Terminart an, wann Kunden eine SMS-Erinnerung erhalten.
  • Entscheide, ob deine Erinnerungen auch an Mitarbeiter gesendet werden.

So erstellst du mehrere Templates:

  1. Erstelle mithilfe der oben genannten Schritte die erste SMS-Erinnerung.
  2. Klicke auf Template hinzufügen.
  3. Wähle die Terminarten aus, für die du das neue Template verwenden möchtest, und klicke dann auf Auswählen.
  4. Verwende die Felder, um dein Template einzurichten, wie du es bei deiner ersten SMS-Erinnerung getan hast.
  5. Wenn du fertig bist, aktiviere den Schalter SMS-Erinnerungen aktivieren. Dadurch wird dein Template aktiv und beginnt mit dem Versand der Nachrichten.

Nachdem du dein neues Template erstellt hast, kannst du im Feld Senden bei Terminarten hinzufügen oder entfernen. Jede Terminart kann nur ein Template auslösen. Wenn du einem Template eine Terminart zuweist, wird sie aus allen anderen Templates entfernt, in der sie sich bereits befindet.

Tipp: SMS-Erinnerungen werden nur gesendet, wenn deinem Template mindestens eine Terminart zugewiesen ist und der Schalter SMS-Erinnerungen aktivieren aktiviert ist. Das linke Menü zeigt, wo Terminarten zugewiesen sind und welche Templates aktiv sind.

Kunden für SMS anmelden lassen

Standardmäßig sendet Acuity die automatische SMS-Erinnerung für jeden Termin an die in den Termindetails angegebene Telefonnummer. Du kannst diese Einstellung ändern, um deine Kunden aufzufordern, sich für den Erhalt der SMS anzumelden oder sich davon abzumelden.

Kunden aktivieren Opt-in, indem sie bei der Buchung ein Häkchen setzen. Wenn du in ihrem Namen über das Kalender-Menü buchst oder einen bestehenden Termin bearbeitest, kannst du bestätigen, dass sie die Berechtigung für SMS-Erinnerungen erteilt haben, indem du ein Häkchen in den Termindetails setzt. Wenn Kunden Opt-in nicht aktivieren oder wenn du das Kontrollkästchen zur Bestätigung deiner Berechtigung nicht aktivierst, wird die SMS-Erinnerung für diesen Termin nicht gesendet.

Kunden melden sich bei jedem Termin separat für SMS-Erinnerungen an bzw. ab. Es gibt keine Möglichkeit für Kunden, SMS-Erinnerungen für alle ihre Termine gleichzeitig zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Wenn die SMS, die du sendest, versucht, ein Produkt zu bewerben, jemanden anzuregen, etwas zu kaufen oder ein soziales Projekt zu unterstützen, musst du das Opt-in aktivieren.

Hinweis: Ab dem 11. September–2023 ist es für Unternehmen mit Sitz in Neuseeland obligatorisch, dass Kunden sich erst für Nachrichten anmelden müssen. Das Opt-in-Feld wird automatisch in deinem Terminplaner angezeigt, wenn SMS-Erinnerungen aktiviert sind.

Opt-in aktivieren

So aktivierst du das Opt-in für SMS:

  1. Klicke in Acuity auf Kunden-SMS.
  2. Aktiviere den Schalter SMS-Opt-in von Kunden anfordern.
Hinweis: Nachdem du das Opt-in aktiviert hast, sendet Acuity nur SMS-Erinnerungen für Termine, die für das Opt-in markiert sind. Termine, die vor der Aktivierung des Opt-ins gebucht wurden, werden nicht markiert. Um sie für das Opt-in zu markieren, bearbeite die Termindetails, um zu bestätigen, dass die Kunden die Berechtigung für SMS-Erinnerungen erteilt haben.

So funktioniert das Opt-in für Kunden

Während der Online-Buchung können Kunden die Option Ich möchte vor meinem Termin eine SMS-Erinnerung erhalten markieren.

So aktivierst du das Opt-in für Kunden

Wenn du Termine für Kunden über Acuity buchst, setze ein Häkchen bei Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, eine SMS-Erinnerung vor dem Termin zu senden., um für diesen Kunden das SMS-Opt-in zu aktivieren. Wenn du das Kästchen für einen neuen Termin deaktiviert lässt, werden SMS-Erinnerungen für diesen Termin deaktiviert.

So änderst du den Status eines vorhandenen Termins

So änderst du den Opt-in-Status vorhandener Termine:

  1. Klicke in Acuity auf Kalender und dann auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen.
  2. Klicke auf Bearbeiten und aktiviere oder deaktiviere das Kästchen Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, eine SMS-Erinnerung vor dem Termin zu senden.
  3. Klicke auf Änderungen bestätigen.

Zeichenbeschränkung

Deine SMS-Erinnerung kann bis zu 300 Zeichen enthalten, wenn du nur Klartext verwendest. Das Limit von 300 Zeichen gilt für alle Felder, die du für die Nachricht aktivierst, wie z. B. den Namen deines Unternehmens und den Namen der Terminart. Sonderzeichen (z. B. ä, ß oder ±), zählen als mehr als ein Zeichen Du kannst Tags verwenden, um Informationen über deinen Termin oder Kunden einzufügen. Bei der Berechnung des Zeichenlimits zählt Acuity den Inhalt, den ein Tag in deine Nachricht einbezieht, nicht die Zeichen im Tag selbst.

Denk daran:

  • Wenn du Sonderzeichen oder Tags verwendest und die Zeichenbeschränkung überschreitest, wird deine Nachricht abgeschnitten.
  • Deine SMS kann je nach Anzahl der Zeichen in zwei Abschnitte unterteilt sein. Die meisten Geräte zeigen jedoch aufgeteilte Nachrichten als einzelne Nachricht an.

Timing von Nachrichten

Für deine SMS-Erinnerungen steht dir ein Zeitraum von 15 Minuten bis 14 Tagen vor dem Termin zur Verfügung, in dem du die Aussendung von Erinnerungen festlegen kannst. Deine SMS-Erinnerungen werden innerhalb weniger Minuten nach der angegebenen Zeit gesendet.

SMS-Erinnerungen zu einem Termin an mehrere Personen senden

Um eine SMS-Erinnerung für einen Termin an mehrere Personen zu senden, bearbeite die Termindetails so, dass sie mehrere durch Komma getrennte Telefonnummern enthalten.

SMS-Benachrichtigungen in den USA und Kanada senden

SMS-Benachrichtigungen werden automatisch so formatiert, dass sie in den Vereinigten Staaten und Kanada funktionieren. Verwende beim manuellen Hinzufügen neuer Kunden oder Termine oder beim Importieren von Kundenkontaktinformationen eines der folgenden Telefonnummernformate:

  • 123-456-7890
  • 1234567890
  • (123) 456-7890

SMS-Benachrichtigungen außerhalb der USA und Kanadas senden

Wenn du SMS an Telefonnummern außerhalb der USA und Kanadas senden möchtest, musst du gegebenenfalls eine Landesvorwahl zu der Telefonnummer eines Kunden hinzufügen.

Wenn du eine Zeitzone in Australien, Neuseeland oder Großbritannien ausgewählt hast, können Kunden ihre Telefonnummern eingeben, ohne eine Ländervorwahl hinzuzufügen. Gib eine Null und dann den Rest der Nummer ein, z. B. 0417827142.

Andernfalls gibst du für Telefonnummern außerhalb der USA und Kanadas ein + ein, gefolgt von der Ländervorwahl und dem Rest der Nummer, z. B. +97312345678.

Hinweis: Unser SMS-Anbieter unterstützt internationale SMS an über 200 Ziele, aber wir können die Zustellbarkeit nicht garantieren. Jedes Land hat seine eigenen individuellen Vorschriften und Richtlinien, die je nach Absendertyp, Anwendungsfall oder gesetzlichen Bestimmungen gelten können.

Überprüfe, ob Kunden SMS erhalten haben

Um die für einen Termin gesendeten Nachrichten anzuzeigen, klicke auf den Termin, um die Termindetails zu öffnen, und klicke dann auf Alle Änderungen und gesendeten Benachrichtigungen anzeigen. Das Änderungsprotokoll zeigt alle gesendeten E-Mail- und SMS-Nachrichten für den Termin an. Weitere Informationen zum Änderungsprotokoll findest du unter Terminänderungen in Scheduling verfolgen

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