Termine für Kunden buchen

Verwalte das Buchungserlebnis für Kunden von deinem Konto aus. 

In dieser Anleitung erfährst du, wie du Termine für Kunden über dein Konto planen, ändern oder absagen kannst. Um das Online-Buchungserlebnis deiner Kunden zu sehen, gehe zu Wie Kunden Termine buchen. 

Bevor du loslegst

Führe vor der Buchung von Terminen folgende Schritte aus:

• Lege deine Verfügbarkeit fest, um die Zeiten auszuwählen, zu denen du für Termine verfügbar bist.
• Erstelle mindestens eine Terminart für einen von dir angebotenen Service.
• Verbinde mindestens einen Zahlungsdienstleister, wenn dein Service im Rahmen der Buchung eine Zahlung erfordert. 
• Aktiviere E-Mail-Benachrichtigungen, um Bestätigungs-E-Mails an Kunden zu senden. 

Einen Termin vereinbaren

So reservierst du Termine für Kunden:

1. Klicke in Acuity auf Kalender.
2. Klicke über dem Kalender auf das Drop-down-Menü Hinzufügen und wähle dann Termin aus.
3. Wähle eine Terminart aus.
4. Wenn du mehrere Kalender hast, wähle einen Kalender aus.
5. Wähle eine Zeitzone aus.
6. Wähle ein Datum und eine Uhrzeit aus. Um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit zu wählen, klicke auf Benutzerdefiniert. Wenn du ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit auswählst, wird eine Warnung angezeigt, die dich jedoch nicht daran hindert, den Termin zu vereinbaren. Um einen sich wiederholenden Termin zu erstellen, klicke auf Wiederkehrend.
7. Gib den Namen und die Kontaktinformationen deines Kunden ein. Gib eine E-Mail-Adresse an, um dem Kunden E-Mail-Benachrichtigungen über den Termin zu senden. Wenn du eine kostenlose Probephase nutzt, dürfen die Felder Vorname und Nachname maximal 35 Zeichen lang sein.
8. Optional: Klicke auf den Abschnitt Formulare, Code und Notizen, um einen Gutschein- oder Paketcode anzuwenden, private Notizen zum Termin hinzuzufügen oder Fragen im Aufnahmeformular auszufüllen.
9. Klicke auf Termin vereinbaren oder verwende den Pfeil, um Termin vereinbaren, aber keine Benachrichtigungen zur Bestätigung senden auszuwählen. (Wenn du Termin vereinbaren, aber keine Benachrichtigungen zur Bestätigung senden auswählst, werden weiterhin andere Benachrichtigungen wie Erinnerungen oder Folgenachrichten per E-Mail gesendet.)
10. Nach der Terminvereinbarung wird eine Zusammenfassung des Termins angezeigt. Von hier aus kannst du Notizen hinzufügen, Details bearbeiten oder Zahlungen entgegennehmen.
11. Klicke auf Speichern und dann auf Schließen.

Tipp: Wenn du einen neuen Termin planst, während ein bestehender Termin in deinem Kalender endet, kannst du die Terminart und die Kundendetails des letzten Termins vorausfüllen lassen. Klicke dazu auf den Kundennamen, der mit der Aufforderung „Dieser Termin endet bald. Möchtest du einen weiteren vereinbaren?“ angezeigt wird. Diese Aufforderung ist bis zu 15 Minuten nach Ende des bestehenden Termins verfügbar.

Antworten auf das Frageformular nach der Buchung

Du kannst ‌den Abschnitt Formulare, Code und Notizen verwenden, um Aufnahmeformulare bei der Terminvereinbarung für Kunden auszufüllen oder die Termindetails nach der Buchung zu bearbeiten.

Du kannst der Bestätigungs-E-Mail auch den Button Formulare bearbeiten hinzufügen, damit Kunden das Formular selbstständig ausfüllen können, nachdem du einen Termin in ihrem Namen gebucht hast. Du hast zum Beispiel mit einem neuen Kunden telefonisch einen Termin zur Hundepflege vereinbart, musst aber noch mehr Details über sein Tier sammeln, um dich vorzubereiten, wie z. B. Tierarztakte oder Shampoo-Vorlieben. Du wirst nicht benachrichtigt, wenn er seine Formulare sendet oder bearbeitet, aber du kannst die Antworten in den Termindetails überprüfen.

Formularantworten vom Kunden nach der Terminvereinbarung in seinem Namen sammeln:

• Stelle sicher, dass deine globalen Terminplanungseinschränkung es Kunden ermöglichen, ihre Formulare zu bearbeiten.
• Passe deine Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails so an, dass sie einen Button Formulare bearbeiten enthalten. Du kannst den Wortlaut dieses Buttons ändern, um Kunden dazu zu ermutigen, das Formular auszufüllen, z. B. Dieses Formular vor deinem Termin ausfüllen oder Unsere Nutzungsbedingungen lesen und unterschreiben.

Termine verschieben

Du kannst einzelne Termine oder mehrere gleichzeitig verschieben.

Einen einzelnen Termin verschieben:

So verschiebst du einen Termin:

1. Klicke in Acuity auf Kalender.
2. Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin. 
3. Klicke auf Verschieben.
4. Wähle ein Datum im Kalender und dann eine neue Uhrzeit aus. Um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit zu wählen, klicke auf Benutzerdefiniert.

Hinweis: Wenn du die Zoom-Integration zum Erstellen von Meeting-Links verwendest und einen Termin neu planst und in einen anderen Kalender verschiebst, wird der Zoom-Link automatisch aktualisiert. Der Link wird nicht aktualisiert, wenn du den Termin bearbeitest.

5. Klicke auf Termin verschieben oder verwende den Pfeil, um Termin verschieben, aber keine Benachrichtigungen zur Bestätigung senden auszuwählen.(Wenn du Termin verschieben, aber keine Benachrichtigungen zur Bestätigung senden auswählst, werden weiterhin andere Benachrichtigungen wie Erinnerungen oder Folgenachrichten per E-Mail gesendet.)
6. Nach dem Verschieben kannst du dem Termin Notizen hinzufügen oder die Zahlung entgegennehmen.
7. Klicke auf Speichern und dann auf Schließen, um zu deinem Kalender zurückzukehren.

Hinweis: Du kannst einen Kunden, der einen Platz in einem Gruppenkurs gebucht hat, nur in eine andere Sitzung desselben Gruppenkurses verschieben. Es ist nicht möglich, einen Kunden in einen anderen Gruppenkurs zu verschieben.

Mehrere Termine gleichzeitig verschieben

Wenn du mehrere Termine gleichzeitig verschiebst, ist es nicht möglich, sie in einen anderen Kalender zu verschieben.

Der Prozess ist etwas anders bei der Verschiebung von Gruppenkursen und anderen Terminarten als Kursen.

So verschiebst du mehrere Nicht-Kurs-Termine eines Kunden:

1. Klicke in Acuity auf Kunden.
2. Klicke auf den Namen des Kunden.
3. Aktiviere die Kästchen neben den Terminen, die du neu planen möchtest, und klicke dann auf Ausgewählte verschieben.
4. Verwende das Menü, um die neuen Zeiten der Termine zu bestimmen. Wenn die Termine alle zur gleichen Zeit am gleichen Wochentag liegen, wähle eine neue Uhrzeit und einen neuen Wochentag aus. Wenn dies nicht der Fall ist, wähle aus, ob du Zeit addieren oder subtrahieren und wie viele Tage und Minuten du addieren oder subtrahieren möchtest.
5. Klicke auf Termine verschieben oder verwende den Pfeil, um Verschieben, aber keine E-Mail zur Bestätigung senden auszuwählen.

So verschiebst du mehrere Kursteilnehmer auf einmal:

Hinweis: Du musst mindestens eine bevorstehende Gruppenkursveranstaltung haben, um mehrere Kursteilnehmer auf einmal verschieben zu können.

1. Klicke in Acuity auf Terminarten.
2. Klicke auf die Terminart des Gruppenkurses und dann rechts auf die Gruppenkursveranstaltung.
3. Aktiviere die Kästchen neben den Teilnehmern, die du verschieben möchtest, und klicke dann auf Ausgewählte verschieben.
4. Verwende das Drop-down-Menü, um die neue Gruppensitzung auszuwählen, klicke auf Termine verschieben oder verwende den Pfeil, um Verschieben, aber keine E-Mail zur Bestätigung senden auszuwählen.

Einen Termin bearbeiten

Wenn du einen Termin bearbeitest, wirken sich deine Änderungen nicht auf andere Termine desselben Kunden aus. Um einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer für alle Termine eines Kunden zu aktualisieren, aktualisiere stattdessen das Kundenprofil in deiner Kundenliste.

So änderst du andere Termininformationen oder fügst interne Notizen hinzu:

1. Klicke in Acuity auf Kalender.
2. Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin, um dessen Details zu öffnen.
3. Klicke auf Bearbeiten.
4. Aktualisiere die Felder, die du ändern möchtest.
5. Klicke auf Speichern und dann auf Schließen.

Tipp: Wenn du die E-Mail-Adresse des Kunden bearbeitest und dann deine Änderungen speicherst, wird der Button Bestätigungs-E-Mail erneut senden angezeigt. Klicke auf den Button, um eine Kopie der Terminbestätigungs-E-Mail an die neue E-Mail-Adresse zu senden. 

Einen Termin absagen

Du kannst Termine für Kunden entweder einzeln oder mehrere auf einmal absagen. Nach der Stornierung kannst du abhängig von deinen Richtlinien eine Gebühr für Nichterscheinen verlangen oder eine Rückerstattung an den Kunden veranlassen. 

So sagst du den Termin eines Kunden ab:

1. Klicke in Acuity auf Kalender.
2. Klicke im Kalender oder in der Agenda-Liste auf den Termin.
3. Klicke auf Absagen.
4. Aktiviere Als Nichterscheinen markieren und/oder E-Mail an Kunden senden, falls zutreffend. Wenn du dich für das Senden einer E-Mail entscheidest, kannst du eine Nachricht hinzufügen.
5. Klicke auf Termin absagen.

Tipp: Um die Termine nur für einen Teilnehmer eines Kurses zu stornieren, klicke auf den entsprechenden Namen, um die individuellen Details aufzurufen und führe dann die oben genannten Schritte drei bis fünf aus.

So stornierst du mehrere Termine eines Kunden auf einmal:

1. Klicke in Acuity auf Kunden.
2. Klicke auf den Namen des Kunden.
3. Scrolle in der Liste der Termine nach unten und markiere die Kästchen neben den Terminen, die du stornieren möchtest.
4. Klicke auf Auswahl löschen.
5. Klicke auf Ja, Termine absagen, um eine Stornierungs-E-Mail für jeden ausgewählten Termin zu senden, oder auf Ja, aber keine E-Mail an den Kunden senden.

Abgesagte Termine ansehen

Es ist zwar nicht möglich, die Stornierung von Terminen rückgängig zu machen, aber du kannst die Termindetails anzeigen.

Wenn du den Namen des Kunden kennst, klicke auf Kundenliste und dann auf den Namen des Kunden, um eine Liste aller Termine des Kunden aufzurufen, einschließlich abgesagter Termine.

Wenn du dich nicht an den Namen des Kunden erinnerst, suche mithilfe von Berichten den abgesagten Termin:

1. Klicke in Acuity auf Berichte.
2. Verwende die Drop-down-Menüs Datumsbereich und Kalender, um deine Suche nach Möglichkeit einzuschränken.
3. Verwende das Drop-down-Menü Anzeigen, um Alle abgesagten Termine auszuwählen, und klicke dann auf Anzeigen.
4. Klicke auf Termine anzeigen, um eine Liste der abgesagten Termine anzuzeigen, die deinen Suchkriterien entsprechen.

Termine löschen

Nachdem du einen Termin abgesagt hast, kannst du ihn aus dem Profil des Kunden löschen. Beachte, dass diese Aktion dauerhaft ist und der gelöschte Termin nirgendwo mehr in deinem Konto angezeigt wird. 

1. Klicke in Acuity auf Kunden. 
2. Wähle das Profil des Kunden aus.  
3. Wähle im Abschnitt „Kommende Termine“ den abgesagten Termin aus. Wenn der Termin nicht angezeigt wird, stelle sicher, dass Abgesagte Termine anzeigen aktiviert ist. 
4. Klicke rechts oben auf Löschen. 
5. Gib LÖSCHEN ein und klicke dann auf Ok.