Conferma manuale degli appuntamenti e liste d'attesa in Acuity Scheduling

Acuity è stato progettato per rendere la pianificazione online il più semplice possibile. Tiene traccia degli orari in cui sei disponibile e consente ai clienti di prenotare solo in quegli orari. Quando i clienti prenotano un appuntamento, Acuity invia loro automaticamente un'e-mail di conferma.

Se per la tua azienda è importante confermare manualmente ogni appuntamento o offrire una lista d'attesa per gli orari già prenotati, puoi utilizzare le seguenti tecniche.

Suggerimento: se la tua attività ha una disponibilità sporadica, come ad esempio un salone pop-up aperto pochi giorni al mese, puoi creare un elenco di e-mail a cui inviare una notifica ogni volta che pubblichi una nuova disponibilità. Ad esempio, se hai un sito web Squarespace, puoi creare una mailing list e nominarla Notifiche di disponibilità.

Confermare manualmente gli appuntamenti

Per confermare manualmente gli appuntamenti, usa due tipi di appuntamenti: uno che i clienti possono selezionare nella tua agenda per richiedere appuntamenti e un altro tipo di appuntamento privato per tenere traccia degli appuntamenti confermati.

Step 1 - Impostare le richieste di appuntamento

Crea un sistema per le richieste di appuntamento:

1. Crear due tipi di appuntamento: un tipo pubblico etichettato come richiesta e un tipo privato etichettato come confermato. Ad esempio, puoi creare Richiesta: Servizio fotografico Instagram per animali domestici e Confermato: Servizio fotografico su Instagram per animali domestici. Entrambi i tipi di appuntamento devono avere la stessa durata.
2. Personalizza i modelli di e-mail di conferma per ogni tipo di appuntamento. Trasforma l'e-mail di conferma del tipo di richiesta di appuntamento in un messaggio di ricezione della richiesta del cliente e lascia l'e-mail di conferma del tipo di appuntamento come conferma.
3. Disattiva tutte le altre e-mail automatiche per il tipo di appuntamento richiesto.
4. A piacere, puoi fare clic su Personalizza aspetto, quindi aggiornare il campo Istruzioni di prenotazione per indicare ai clienti che stanno richiedendo un orario di appuntamento che necessita di una conferma separata.

Step 2 - Utilizzare le richieste di appuntamento

Quando un cliente sfoglia il tuo strumento di pianificazione pubblico, prenoterà uno dei vostri appuntamenti di tipo richiesta. Il cliente riceverà automaticamente l'e-mail di ricezione della richiesta e l'appuntamento verrà visualizzato nel calendario di Acuity. 

Per confermare o rifiutare l'appuntamento, fai clic sull'appuntamento per aprirne i dettagli. 

• Per rifiutare, annulla l'appuntamento. Il cliente riceverà automaticamente un'e-mail di notifica dell'annullamento.
• Per confermarlo, modifica l'appuntamento nel tipo di appuntamento confermato e salva le modifiche. Fai clic su nell'in alto a destra dei dettagli dell'appuntamento, quindi fai clic su Reinvia e-mail di conferma. Poiché si è modificato il tipo di appuntamento, il cliente riceve l'e-mail di conferma, anziché quella di ricezione della richiesta.

Nota: Acuity non richiede di esaminare le richieste in arrivo. Se perdi una richiesta, rimarrà nel calendario come tale.

Offrire una lista d'attesa

Per impostare una lista d'attesa, crea un calendario aggiuntivo per le liste d'attesa o utilizza un modulo Squarespace o di terze parti per raccogliere le richieste di appuntamento. 

Creare un calendario delle liste d'attesa

Perché questa soluzione funzioni, è necessario utilizzare due calendari.

Suggerimento: Acuity apre nuovi spazi per gli appuntamenti se i nuovi orari rientrano nei limiti di pianificazione. Se sei spesso al completo, prova ad estendere i limiti di programmazione per consentire ai clienti di prenotare con maggiore anticipo, oppure suggerisci ai clienti di tornare frequentemente per vedere i nuovi orari.

Per impostare un calendario delle liste d'attesa:

1. Crea un calendario extra chiamato Lista d'attesa. Assegnagli tutti i tipi di appuntamento e compila la disponibilità in modo che corrisponda al tuo calendario principale, consentendo di fissare più appuntamenti contemporaneamente.
2. Modificare le istruzioni di prenotazione del calendario principale per dire ai clienti che, se la data e l'ora desiderate non sono disponibili, possono prenotare il posto desiderato sul calendario Lista d'attesa. Assicurati di includere il link diretto al calendario della lista d'attesa nelle istruzioni di prenotazione.
3. Prova ad aggiornare le notifiche automatiche via e-mail per sottolineare che il cliente si è iscritto alla lista d'attesa ma non ha ancora prenotato un appuntamento vero e proprio.
4. Se un cliente disdice un appuntamento nel calendario principale, controlla se sono presenti prenotazioni nella fascia oraria corrispondente nel calendario della lista d'attesa.
5. Se esiste una corrispondenza nella lista d'attesa, riprogramma l'appuntamento nel calendario principale. In questo modo si attiverà una notifica automatica che informa il cliente che il suo appuntamento è stato prenotato.

Suggerimento: per impostare una lista d'attesa, nel caso in cui tu offra delle lezioni al posto degli appuntamenti, crea innanzitutto un calendario aggiuntivo intitolato Lista d'attesa. Duplica i corsi che vuoi mettere in lista d'attesa e poi pianificali nel tuo calendario Lista d'attesa alla stessa data e ora del calendario principale.  

Creare un modulo di lista d'attesa

Questa soluzione si basa sull'invio dei clienti dal tuo strumento di pianificazione a un modulo separato.

1. Se disponi di un sito web Squarespace, aggiungi al tuo sito un modulo che raccoglie il nome e l'indirizzo e-mail del cliente e gli chiede quale tipo di appuntamento, ora e data desiderava ma non è riuscito a prenotare. In caso contrario, puoi creare il modulo in un'applicazione di terze parti, come Moduli Google o Wufoo.
2. Modifica le istruzioni di prenotazione per comunicare ai clienti di andare al modulo di lista d'attesa se non vedono l'ora e la data desiderate. Consigliamo di sottolineare, sia nelle istruzioni di prenotazione che nel testo del modulo, che si tratta di una richiesta di lista d'attesa e che gli appuntamenti non sono garantiti.
3. Quando un cliente annulla l'appuntamento, controlla le risposte del modulo per trovare una corrispondenza. Se qualcun altro ha chiesto quella fascia oraria, utilizza le informazioni contenute nel modulo per prenotare un appuntamento per conto del cliente. Il cliente riceverà un'e-mail di conferma che lo informa dell'avvenuta prenotazione.

Suggerimento: se utilizzi Wufoo, che si integra con Acuity, le risposte dei clienti saranno automaticamente disponibili all'interno di Acuity quando escono dalla lista d'attesa.