Sincronizzare gli appuntamenti con calendari di terze parti

Effettua l'integrazione con programmi di calendario come Google e Outlook per evitare che i clienti prenotino appuntamenti quando non sei disponibile.

Puoi sincronizzare i tuoi appuntamenti di Acuity con il tuo calendario personale o aziendale, in modo da poter controllare la tua pianificazione da un'unica posizione. Per evitare che i clienti prenotino appuntamenti quando sei già impegnato, in Acuity puoi anche bloccare gli orari degli eventi presenti sul tuo calendario di terze parti.

Acuity può sincronizzarsi con questi calendari:

  • Google
  • iCloud
  • Outlook Office 365
  • Outlook Exchange
  • Outlook.com

Se dopo aver iniziato a lavorare desideri un aiuto più concreto per configurare Acuity Scheduling, puoi assumere un esperto

Nota:
  • Le istruzioni che seguono includono i link alle impostazioni di Acuity separati in base al tipo di account che utilizzi per accedervi. Che tipo di account ho?
  • Quando si gestiscono gli appuntamenti sincronizzati, è necessario effettuare gli aggiornamenti degli appuntamenti nel calendario di Acuity. La modifica dei dettagli di un appuntamento sincronizzato in un calendario di terze parti non aggiorna l'appuntamento in Acuity.

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Che cosa è possibile sincronizzare fra più calendari

Appuntamenti e lezioni in Acuity

  • Tutti i tuoi appuntamenti di Acuity si sincronizzeranno con il tuo calendario di terze parti.
  • Per le lezioni, ogni partecipante alla lezione viene visualizzato nel tuo calendario di terze parti come appuntamento individuale. Ad esempio, una lezione con otto partecipanti appare nell'altro calendario come otto appuntamenti. Le lezioni non saranno sincronizzate con un calendario di terze parti finché almeno un cliente non si iscrive.
  • Se aggiungi un orario bloccato al tuo calendario su Acuity, tale orario non verrà sincronizzato con il calendario di terze parti.

Eventi sul calendario di terze parti

Attivando l'opzione orari bloccati, gli eventi sul tuo calendario di terze parti vengono visualizzati come orari bloccati nel Calendario di Acuity. Se decidi di bloccare gli orari, ricorda che:

  • Verranno sincronizzati solo gli eventi nei tuoi orari di disponibilità.
  • Gli eventi dei prossimi 200 giorni saranno sincronizzati in Acuity.
  • Alcuni calendari di terze parti, ad esempio Google Calendar, contrassegnano gli eventi come "Occupato" o "Libero". Solo gli eventi contrassegnati come "Occupato" verranno sincronizzati in Acuity.
  • Se stai effettuando la sincronizzazione con iCloud, tieni presente che il tempo necessario agli spostamenti non verrà sincronizzato con Acuity. Infatti, Acuity blocca l'orario di inizio e fine dell'evento, ma non il tempo necessario per gli spostamenti.
  • Come impostazione predefinita, i titoli degli eventi nel calendario di terze parti sincronizzati in Acuity saranno visibili agli altri collaboratori o utenti di Acuity. Per nascondere i titoli degli eventi sincronizzati agli altri, durante la creazione o la modifica della sincronizzazione seleziona la casella Nascondi il titolo evento e mostra solo "Occupato" agli altri utenti .
  • Se disponi dell'accesso in sola lettura a un calendario di terze parti, non potrai sincronizzarvi gli eventi in Acuity.

Gestione degli appuntamenti sincronizzati

Dopo la sincronizzazione con un calendario di terze parti, gli appuntamenti dovranno essere gestiti solo su Acuity. L'eliminazione, la riprogrammazione o la modifica dei dettagli di un appuntamento sincronizzato su un calendario di terze parti non modificherà l'appuntamento in Acuity e i clienti non riceveranno alcuna notifica riguardante le modifiche apportate.

Per mantenere gli appuntamenti efficienti e aggiornati, dovrai effettuare gli aggiornamenti degli appuntamenti sincronizzati sul calendario di Acuity. Se un appuntamento viene cancellato, riprogrammato o modificato in Acuity, ciò si rifletterà sul calendario di terze parti. In genere, il calendario di Google mostra questi aggiornamenti immediatamente. L'aggiornamento dei calendari Microsoft può richiedere fino a 10 minuti. 

Sincronizzazione con un calendario di terze parti

Step 1 - Collegare l'account del calendario

Per eseguire la sincronizzazione con un calendario, innanzitutto connettiti all'account del calendario:

  1. Apri il pannello Sincronizza con altri calendari: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. A sinistra, seleziona il programma di calendario di terze parti con cui si desideri effettuare la sincronizzazione.
  3. Clicca sul pulsante Connetti a... per connettere il tuo account di terze parti.
  4. Segui le istruzioni per completare la connessione.

Step 2 - Sincronizzare eventi e orari bloccati

Dopo aver collegato l'account, puoi sincronizzare eventi e bloccare orari:

  1. Apri il pannello Sincronizza con altri calendari: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Sulla sinistra, seleziona il programma del calendario che hai collegato.
  3. Individua il calendario di Acuity che desideri sincronizzare.
  4. Seleziona un calendario di terze parti dal menu a discesa. I calendari di Google mostreranno "(Google Hangouts Meet)" accanto al nome del calendario. Per saperne di più sull'integrazione di Acuity con Google Meet, visita Collegare soluzioni di videoconferenza ad Acuity Scheduling.
  5. Per bloccare gli orari nel tuo calendario di Acuity corrispondenti a eventi sul tuo calendario di terze parti, seleziona Blocca orari nel tuo Calendario appuntamenti di...
  6. Se il tuo calendario di terze parti include vari calendari, in Acuity puoi bloccare gli orari di tutti i calendari. Per configurare questa opzione, seleziona gli altri calendari dai menu a discesa sottostanti e blocca gli orari anche in questi.
  7. Gli eventi verranno sincronizzati con le visualizzazioni giornaliera e mensile del tuo calendario di Acuity entro 30 minuti. Nella visualizzazione mensile, gli eventi sincronizzati appaiono come orari bloccati.
Nota: gli appuntamenti di Acuity non vengono sincronizzati con i calendari aggiuntivi selezionati sotto e bloccano anche gli orari di inizio disponibilità

Sincronizzare i calendari di più persone

Se hai diversi membri del tuo team che desiderano visualizzare gli appuntamenti di Acuity sul proprio calendario personale, ciascuno può sincronizzarsi con il proprio calendario di terze parti.

Per sincronizzare più utenti con un singolo calendario:

  1. Aggiungi ogni membro dello staff come collaboratore (se accedi con un account Squarespace) o utente (se accedi con un account Acuity). Se non sai quale account utilizzi per accedere, visita Che tipo di account ho?
  2. Accertati che tutti i membri del personale seguano gli step per sincronizzare un calendario.
Nota: se un utente che non è l'amministratore principale del tuo account Acuity sincronizza il proprio calendario di terze parti, il suo nome utente Acuity verrà visualizzato su ogni blocco di tempo che viene sincronizzato dal suo calendario. Tuttavia, il nome utente Acuity non verrà mostrato quando la sincronizzazione proviene dal calendario di terze parti dell'amministratore principale. 

Sincronizzare una persona con più calendari di terze parti

Se utilizzi vari calendari di terze parti di fornitori diversi, puoi sincronizzare il tuo calendario di Acuity con tutti questi calendari. Tale opzione risulta utile nel caso tu disponga di account per calendari personali e aziendali separati, oltre al calendario di Acuity. Puoi collegare un qualunque tipo di account supportato per ogni utente o collaboratore di Acuity.

Ad esempio, puoi sincronizzare un utente di Acuity con un account Google, un account iCloud, un account Office 365, un account Exchange e un account Outlook.com. Non è invece possibile sincronizzare un utente di Acuity con più account Google.

Per sincronizzare un utente con vari calendari, segui gli step per sincronizzare un calendario e ripetili per tutti i diversi tipi di calendario.

Sincronizzare una persona con più calendari di terze parti con lo stesso account

Se utilizzi vari calendari di terze parti con lo stesso account — ad esempio diversi calendari di Google con un solo account Google — puoi sincronizzarli tutti con un singolo utente di Acuity. Questa opzione può essere utile se utilizzi un solo account di terze parti per monitorare la pianificazione di un dipendente su calendari diversi e desideri sincronizzarli tutti con il tuo calendario di Acuity.

Per collegare ad Acuity vari calendari di terze parti dallo stesso programma:

  1. Accertati di avere condiviso i tuoi calendari di terze parti con un account centralizzato nel programma di terze parti. Per ricevere aiuto, contatta l'assistenza del calendario di terze parti.
  2. Sincronizza il tuo account Acuity con il calendario di terze parti centrale.

Disconnettere un calendario di terze parti

Per scollegare un calendario di terze parti da Acuity:

  1. Apri il pannello Sincronizza con altri calendari: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Sulla sinistra, seleziona il programma del calendario che hai collegato.
  3. Clicca su Disconnetti l'account [programma calendario], quindi fai clic su Ok

Dopo aver scollegato il calendario, tutti gli appuntamenti sincronizzati esistenti continueranno a essere visualizzati sul calendario di terze parti. Nel calendario di Acuity, continuerai a vedere gli eventi sincronizzati che hanno già avuto luogo, ma non gli eventi per le date future. Ad esempio, se hai prenotato un appuntamento sul calendario di terze parti per la prossima settimana, ma lo scolleghi prima che l'appuntamento abbia luogo, rimuoveremo l'appuntamento in modo che non tenga più occupato lo slot orario nel pianificatore. 

Risoluzione dei problemi

Gli eventi su calendari diversi non si sincronizzano

Gli eventi richiedono circa 30 minuti per sincronizzarsi dopo la connessione, a seconda del numero di eventi presenti su ogni calendario. Se la sincronizzazione non si è ancora conclusa dopo un'ora, accertati di avere collegato il calendario Acuity e il calendario di terze parti corretti.

Se hai cambiato di recente la password per il tuo account di terze parti, sarai automaticamente disconnesso da Acuity.

Per ricollegarti:

  1. Apri il pannello Sincronizza con altri calendari: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Sulla sinistra, seleziona il tipo di calendario che hai connesso ad Acuity.
  3. Segui le istruzioni per inserire la nuova password e ricollegare il tuo account.

Gli appuntamenti di Acuity non vengono visualizzati in un calendario di terze parti

Se non visualizzi gli appuntamenti di Acuity nel calendario di terze parti, assicurati di visualizzare il calendario corretto. In alcuni programmi, è possibile avere diversi calendari accessibili da un unico account. Se il calendario con cui stai eseguendo la sincronizzazione non viene visualizzato dal programma di calendario di terze parti, non vedrai gli eventi sincronizzati.

Inoltre, esiste un'impostazione di sincronizzazione del calendario iCloud che può limitare gli eventi sincronizzati da Acuity. Se l'impostazione non è configurata in modo da sincronizzare tutti gli eventi, alcuni appuntamenti potrebbero non apparire correttamente sul tuo calendario. Per sapere come controllare questa impostazione sul proprio dispositivo, visita la documentazione di supporto di Apple

Se utilizzi un'app di calendario, controlla se il problema si verifica tra Acuity e il calendario di terze parti o tra il calendario e l'app. Per verificarlo, visualizza il calendario di terze parti in un browser Web. Se riesci a vedere gli appuntamenti di Acuity, il problema riguarda il calendario di terze parti e l'app. Contatta l'assistenza del calendario di terze parti per ricevere aiuto.

Gli eventi compaiono due volte

Gli eventi possono apparire due volte sul calendario di terze parti se:

  • Hai collegato Acuity a due calendari di terze parti che si sincronizzano tra loro.
  • Due persone hanno impostato la stessa sincronizzazione tra il calendario di terze parti e il calendario di Acuity.

Innanzitutto, verifica se i calendari di terze parti sincronizzati sono sincronizzati tra loro.

Ad esempio, supponiamo che tu disponga di un account iCloud che si sincronizza automaticamente con il tuo account Google, e che tu sincronizzi un calendario in Acuity con iCloud e Google. Sia iCloud che Google si ritroverebbero con due copie di ogni evento Acuity, una da Acuity e una dall'altro calendario di terze parti.

Per risolvere il problema, interrompi la sincronizzazione con uno dei due calendari di terze parti o impedisci che si sincronizzino tra loro.

Se il problema non sono i calendari di terze parti collegati, è possibile che tu o qualcun altro abbiate impostato una connessione tra il tuo calendario in Acuity e quello di terze parti. Verifica se un'altra persona del tuo team ha impostato la tua stessa sincronizzazione.

Eventi che appaiono nel fuso orario sbagliato

Se un appuntamento viene sincronizzato sul calendario di terze parti con un fuso orario sbagliato, verifica le impostazioni del fuso orario sia sul tuo calendario Acuity che su quello di terze parti. Se i fusi orari dei due calendari sono diversi, Acuity tradurrà l'orario dell'appuntamento nel fuso orario del calendario di terze parti al momento della sincronizzazione.

Quando un cliente fissa un appuntamento, può fare clic su un pulsante nella pagina di conferma per aggiungere l'evento al suo calendario. Qualora l'evento venga visualizzato sul calendario con il fuso orario sbagliato, il cliente dovrà verificare anche le impostazioni del fuso orario relative al proprio calendario. 

Errore di connessione iCloud: "Siamo spiacenti, ma non siamo riusciti a convalidare questi dettagli"

Se provi a collegare il tuo account iCloud ad Acuity ma ricevi un messaggio di errore, prova prima a revocare la password specifica dell'app, poi prova a effettuare nuovamente la sincronizzazione.

Se ricevi ancora un errore, vai alla pagina del calendario nel tuo account Apple e assicurati di aver completato tutti i passaggi di verifica richiesti. 

Infine, se ancora non riesci a risolvere il problema, ti consigliamo di contattare l'Assistenza Apple per verificare la presenza di problemi con la password o l'ID specifico dell'app.  

La sincronizzazione con iCloud si interrompe

Se la sincronizzazione con iCloud si è interrotta, crea una nuova password specifica per l'app e usala per ripristinare la connessione. Ti consigliamo di digitare manualmente la nuova password specifica per l'app, piuttosto che incollarla o utilizzare il riempimento automatico.

Altri problemi di sincronizzazione

Per ulteriori problemi di sincronizzazione dei calendari, puoi rivolgerti a noi per assistenza. Contattaci elencando le seguenti informazioni nel tuo messaggio:

  • Uno screenshot dell'evento che non si sincronizza, in cui siano incluse tutte le impostazioni visibili del calendario
  • La data e l'orario dell'evento che non si sincronizza, se non visibile nello screenshot.
  • Il nome di tutti i calendari coinvolti
  • Se si tratta dell'evento di un calendario di terze parti che non risulta visibile in Acuity o di un appuntamento di Acuity che non viene visualizzato su un calendario di terze parti
  • Se stai visualizzando il calendario tramite un'app per dispositivi mobili, un'applicazione per computer (ad esempio Calendario su un Mac) o un browser

Crea una sincronizzazione unidirezionale

Una sincronizzazione unidirezionale invia gli appuntamenti di Acuity a un calendario di terze parti senza ricevere informazioni da quel calendario esterno. Ciò significa che puoi visualizzare gli appuntamenti di Acuity in un calendario esterno, ma qualsiasi evento o appuntamento prenotato in quel calendario non bloccherà automaticamente un orario nel tuo calendario di Acuity.

Le sincronizzazioni unidirezionali inviano tutti gli appuntamenti da tutti i calendari di Acuity al calendario di terze parti. Non è possibile utilizzare questa opzione di sincronizzazione del calendario per inviare appuntamenti da un solo calendario di Acuity.

Se l'utente o il collaboratore di Acuity che ha impostato una sincronizzazione unidirezionale cambia la propria password o viene rimosso da Acuity, la sincronizzazione unidirezionale verrà disattivata.

Per configurare una sincronizzazione unidirezionale:

  1. Apri il pannello Sincronizza con altri calendari: Accedo con un account Acuity | Accedo con un account Squarespace
  2. Fai clic sulla sincronizzazione del calendario a 1 via.
  3. Per connetterti a Google, Outlook o iCal, fai clic su Configura la sincronizzazione unidirezionale con il calendario di Google, iCal o Outlook. Per connetterti a Outlook Exchange o Outlook 365, segui i passaggi elencati nella pagina.
  4. Controlla sulla pagina la voce elenco relativa al tuo calendario di terze parti per eventuali step aggiuntivi da seguire per aggiornare periodicamente la sincronizzazione unidirezionale.
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