Formulaires de renseignements et d'enregistrement des clients dans Acuity Scheduling

Recueillez plus d’informations sur votre client au cours du processus de prise de rendez-vous.

Lorsqu'un client prendra rendez-vous, il renseignera son nom, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Ajoutez des formulaires personnalisés pour demander plus d'informations ou demander aux clients d'accepter vos conditions générales.

Utilisez des formulaires personnalisés pour collecter des informations sur des sujets tels que qui vous a adressé des clients, quels symptômes ils ressentent ou quelle est leur adresse.

Vous pouvez également utiliser des formulaires internes pour organiser vos notes sans qu'elles soient visibles de vos clients.

Ce guide explique comment créer et modifier des formulaires de renseignements, comment les utiliser en interne et comment ajouter des accords client. Pour demander aux clients de remplir un formulaire dans un bloc Formulaire ou dans un autre système, n’utilisez pas un formulaire Acuity. Créez plutôt un lien vers ce formulaire ou ce système sur la page de confirmation ou dans l’e-mail de confirmation initial.

Conseil : pour demander aux clients de saisir un numéro de téléphone lors de leur réservation, activez le paramètre Demander le numéro de téléphone dans le panneau Options de la page Scheduling.

Créer un formulaire personnalisé

Vous pouvez spécifier les formulaires que les clients doivent remplir en fonction du type de rendez-vous qu’ils prennent. Dans les formulaires, les questions sont limitées à 250 caractères. Dans chaque formulaire, vous pouvez ajouter autant de questions que vous le souhaitez.

Pour créer un formulaire personnalisé :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Nouveau formulaire personnalisé.
  3. Saisissez le nom et la description du formulaire. Ces informations apparaissent entre les questions par défaut et les questions du formulaire personnalisé sur la page Rendez-vous. Pour une plus grande fluidité entre les questions, ne saisissez pas de nom ni de description.
  4. Dans le menu Ajouter des questions sur la gauche, cliquez sur un type de question pour l’ajouter au formulaire. Vous trouverez plus d’informations sur chaque type de question ici.
  5. Ajoutez du texte dans le champ Question et dans le champ Choix, le cas échéant.
  6. Pour que la réponse à une question soit obligatoire, cliquez sur Requis.
  7. Répétez les étapes 5 et 6 jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes vos questions.
  8. Glissez-déposez les questions pour les classer dans l’ordre souhaité.
  9. Dans la section Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous, cliquez sur les types de rendez-vous qui doivent utiliser ce formulaire.
  10. Cliquez sur Enregistrer le formulaire.
Astuce : les clients n’ont pas la possibilité de remplir un formulaire de renseignements lorsqu’ils achètent un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement. Toutefois, vous pouvez activer un paramètre dans le panneau Packs, cadeaux et abonnements qui oblige les clients à accepter vos conditions avant d’effectuer un achat. 

Modifier les formulaires et les questions

Vous pouvez modifier les paramètres d’un formulaire ou modifier les questions une par une. 

Pour modifier un formulaire :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Modifier sur la ligne du formulaire à modifier.
  3. Apportez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez sur Enregistrer le formulaire

Pour modifier une question : 

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Modifier sur la ligne du formulaire à modifier.
  3. Survolez la question à modifier.
  4. Cliquez sur l’icône crayon.
  5. Apportez les modifications souhaitées.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Comment les clients remplissent les formulaires

Les clients remplissent les formulaires au moment de prendre rendez-vous. Les questions se trouvent en dessous des champs du nom, de l’adresse e-mail et du numéro de téléphone. Les clients peuvent modifier leurs réponses en cliquant sur Modifier/Annuler le rendez-vous dans l’e-mail de confirmation initial.

Si vous réservez un rendez-vous pour le client, vous pouvez remplir le formulaire lors du processus de réservation dans la section Formulaires, code et remarques.

À retenir :

  • Il nʼest pas possible dʼenvoyer de formulaires par e-mail
  • Les clients ne peuvent pas remplir de formulaire sans réserver de rendez-vous

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Formulaires à usage interne

Si vous recueillez des informations auprès de vos clients par téléphone ou en personne, vous pouvez créer des formulaires réservés à un usage interne en cliquant sur Ce formulaire est réservé à un usage interne, ne pas le montrer aux clients au moment de créer ou de modifier ces formulaires.

Les clients ne voient pas les formulaires réservés à un usage interne. Vos employés et vous pourrez en revanche remplir le formulaire au moment de la prise de rendez-vous pour un client ou de la modification des informations sur le rendez-vous.

Remarque : si vous créez un formulaire à usage interne, vous ne pouvez pas rendre les questions obligatoires.  

Supprimer des questions et des formulaires

Les questions et les formulaires de renseignements supprimés ne s’affichent pas pour les nouveaux rendez-vous, mais restent dans les rendez-vous déjà pris afin de ne perdre aucune information sur les clients. Ils ne sont pas inclus dans les exportations de rendez-vous ni dans les rapports générés par Acuity.

Pour supprimer une question dans un formulaire : 

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Modifier sur la ligne de votre choix dans le formulaire.
  3. Survolez la question à supprimer.
  4. Cliquez sur l’icône corbeille.
  5. Cliquez sur OK.

Pour supprimer un formulaire :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Modifier sur la ligne du formulaire à supprimer.
  3. En bas de la page, cliquez sur Supprimer, puis sur OK.

Questions des formulaires de renseignements

Le tableau ci-dessous présente les types de champs que vous pouvez ajouter aux formulaires de renseignements.

Nom du champ  Description 
Zone de texte Recueille des informations de base sur les clients. Vous avez le choix entre Petit (une ligne de texte), Moyen (un paragraphe) et Grand (plusieurs paragraphes), en fonction de la quantité d’informations que vous attendez de vos clients.
Liste déroulante Créez un menu déroulant avec plusieurs options. Les clients choisissent une seule option. 
Case à cocher Créez une case que les clients peuvent cocher s’ils le souhaitent.
Liste avec cases à cocher Créez une liste avec plusieurs options. Les clients peuvent cocher plusieurs cases.
Question Oui/Non

Les clients cliquent sur oui ou non.

Chargement de fichiers  Ajoutez une option permettant aux clients de charger une image, un document ou un autre fichier d’une taille maximale de 5 Mo. Pour permettre aux clients de charger plusieurs fichiers, ajoutez plusieurs questions sur le chargement de fichiers.
Adresse Ajoutez un champ d’adresse. Vous pouvez choisir d’utiliser cette adresse comme lieu du rendez-vous (ce qui est utile pour les rendez-vous à domicile et les services similaires).

Accords client

Vous pouvez utiliser un formulaire pour demander aux clients d’accepter certaines conditions avant de faire une réservation. 

Avant d’ajouter un accord ou des conditions, voici quelques aspects à prendre en compte :

  • Si vous avez des questions sur le contenu ou sur les implications juridiques de vos conditions ou de vos accords, veuillez contacter un avocat.
  • Pour faire signer des formulaires, utilisez un autre programme ou un autre service qui permet de signer électroniquement des accords. 

Nous vous conseillons de créer un formulaire séparé pour les conditions et les accords. Vous pouvez ajouter une case que les clients devront cocher s’ils acceptent les conditions ou l’accord. Rendez la réponse obligatoire si vous ne voulez pas qu’ils puissent poursuivre sans accepter. 

Vous pouvez inclure des liens dans la description ou dans la question du formulaire. Lorsque vous collez une URL (en incluant http://) dans une question ou une description, un lien cliquable est ajouté. Vous pouvez également utiliser du code HTML pour modifier l’aspect du lien dans la description du formulaire.

Consulter et modifier les réponses des clients

Vous pouvez voir les réponses des clients dans les détails du rendez-vous et dans vos e-mails de confirmation, sauf si vous avez modifié vos paramètres.

Pour consulter les réponses des clients, ouvrez leur dossier :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
  2. Cliquez sur Liste des clients
  3. Cliquez sur le nom d’un client pour ouvrir son dossier. Toutes les réponses apportées dans le formulaire apparaissent en bas des détails du rendez-vous.

Modifier ou remplir le formulaire d’un client

Vous pouvez modifier les réponses du formulaire d’un client ou remplir le formulaire pour le compte du client s’il a pris rendez-vous sans répondre aux questions. Pour modifier les réponses du formulaire :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
  2. Cliquez sur le rendez-vous qui contient le formulaire que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Faites défiler la page vers le bas et apportez les modifications souhaitées.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Les clients peuvent également modifier eux-mêmes leurs réponses. Pour cela, ils doivent cliquer sur le lien Modifier/Annuler le rendez-vous dans l’e-mail de confirmation initial.

Supprimer un fichier chargé

Pour supprimer un fichier chargé par un client via un formulaire de renseignements :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
  2. Cliquez sur le rendez-vous associé au fichier que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Faites défiler la page vers le bas jusqu’au fichier et cliquez sur Supprimer le fichier, puis sur OK.

Imprimer le formulaire d’un client

Pour imprimer les réponses saisies dans un formulaire, vous devez imprimer les détails du rendez-vous :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier.
  2. Cliquez sur le rendez-vous associé au formulaire que vous souhaitez imprimer.
  3. Cliquez sur icône-engrenage en haut à droite.
  4. Cliquez sur Imprimer.
  5. Les détails du rendez-vous s’ouvrent dans un nouvel onglet, avec une mise en forme adaptée à l’impression.

Notes médicales

Si vous travaillez dans le domaine de la santé, vous pouvez ajouter des notes médicales qui sont automatiquement réservées à un usage interne.

Pour ajouter un nouveau formulaire contenant des notes médicales :

  1. Dans Acuity, cliquez sur Questions du formulaire de renseignements.
  2. Cliquez sur Nouveau formulaire de notes médicales
  3. Personnalisez le formulaire en modifiant les noms des champs par défaut, en supprimant des champs ou en ajoutant de nouvelles questions. 
  4. Dans le champ Afficher ce formulaire lors de la prise de rendez-vous en bas à gauche, cliquez sur les types de rendez-vous qui doivent utiliser le formulaire de notes médicales.
  5. Cliquez sur Enregistrer le formulaire.
Astuce : si le formulaire de notes médicales prédéfini ne vous convient pas, vous pouvez créer le vôtre en utilisant un formulaire personnalisé réservé à un usage interne ou adapter le formulaire de notes médicales prédéfini à vos besoins.

Formulaires pour les nouveaux clients uniquement

Les formulaires s’affichent chaque fois qu’un client prend un rendez-vous dont le type est associé au formulaire. Si vous voulez que le formulaire ne s’affiche que pour les nouveaux clients, créez un type de rendez-vous spécialement pour les nouveaux clients, puis joignez-y le formulaire.

Comment les clients modifient-ils leurs réponses ?

Les clients remplissent des formulaires de renseignements avant d’effectuer une réservation, mais selon vos paramètres, ils peuvent mettre à jour leurs réponses après la réservation.

Pour mettre à jour leurs réponses, ils cliquent sur Modifier les formulaires sur la page de confirmation à laquelle ils ont accédé lorsqu’ils ont réservé le rendez-vous. Vous pouvez également modifier vos templates d’e-mails de confirmation et de rappel pour y inclure le bouton Modifier les formulaires.

Pour définir si les clients peuvent modifier les formulaires après la réservation et combien de temps avant le rendez-vous ils peuvent apporter ces modifications, mettez à jour les restrictions pour la prise de rendez-vous.

Formatage spécial

Il existe deux types de texte qui doivent être saisis de manière spécifique : les listes d'adresses et les liens cliquables.

Créer une liste d'adresses

Pour remplir un menu déroulant ou une liste d'adresses postales avec des cases à cocher, ou toute autre donnée contenant des virgules dans chaque élément de liste, entrez les adresses dans le champ Choix, mais utilisez une barre oblique inversée et une virgule suivie d'un espace (\, ) chaque fois que l'adresse contient une virgule. Séparez les adresses en saisissant une virgule suivie d'un espace.

Saisissez ceci :

8 rue Clarkson\, New York\, NY 10014, 311 SW Washington St.\, Portland\, OR 97204

Pour que vos clients voient cela :

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Ajouter un lien cliquable

Pour ajouter à un formulaire un lien cliquable, saisissez http:// avant le reste de l’URL pour le transformer automatiquement en lien. Il n’est pas possible d’ajouter un lien vers un formulaire destiné uniquement à un usage interne. 

Suivi des références

Ajoutez un formulaire d'admission personnalisé dans lequel vous demandez aux clients comment ils vous ont trouvé pour suivre les références. Affichez les réponses des clients dans les détails de votre rendez-vous ou éditez un rapport pour voir toutes vos références au même endroit. Envisagez de récompenser les clients qui vous en adressent de nouveaux avec un code de bon de réduction qui offre une remise sur leur prochain rendez-vous.

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