Utiliser des comptes clients pour votre entreprise

Découvrez comment les clients créent et utilisent leurs comptes. 

Les clients utilisent leur compte pour notamment suivre leurs rendez-vous et consulter les codes de rendez-vous actifs. Ce guide est destiné aux entreprises qui utilisent Acuity. Il explique à quoi servent les comptes clients, comment les clients s’inscrivent et les utilisent, et comment supprimer l’option de compte client pour votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les comptes clients du point de vue des clients, consultez l’article Utilisation d’un compte client Acuity Scheduling.

Conseil : inscrivez-vous à notre série de webinaires Acuity Scheduling, au cours desquels vous apprendrez à utiliser Acuity. Au cours du troisième webinaire de la série, Boost your bookings: Acuity’s features for client engagement and growth, nous présentons les comptes client ainsi que d’autres fonctionnalités qui permettent de développer une activité basée sur les réservations, de stimuler l’engagement des clients et de générer de nouvelles sources de revenus.

À quoi servent les comptes client

Lorsqu’un client crée un compte client, il peut :

• Consulter les rendez-vous passés et à venir qui sont attribués à son compte client.
• Consulter tous les codes liés à des packs, à des chèques-cadeaux ou à des abonnements actifs sur son compte, et voir comment ils peuvent être utilisés. S’il ne reste plus aucune utilisation disponible au client pour un code d’abonnement, ce dernier n’apparaîtra pas sur le compte client avant le renouvellement de l’abonnement. 
• Ajouter ces codes lors de la réservation.
• Choisissez parmi les cartes enregistrées pour ne pas avoir à saisir à nouveau les informations de la carte.

Les clients disposant d'un compte peuvent ignorer certains formulaires qu’Acuity remplira automatiquement pour eux :

• Le nom, numéro de téléphone et adresse e-mail
• Les formulaires de renseignements qu’ils ont déjà remplis. Les clients peuvent mettre à jour ces informations si nécessaire, ou ignorer les formulaires.

Conseil : Les clients qui ne sont pas connectés peuvent voir leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail saisis automatiquement s’ils utilisent un ordinateur et un navigateur qu’ils ont déjà utilisés pour prendre rendez-vous.

Comptes client et profils client 

Les comptes client sont des comptes que les clients peuvent créer lorsqu’ils prennent rendez-vous sur votre planificateur. Le compte client inclut les rendez-vous passés et à venir, tous les codes actifs et les informations de paiement enregistrées. Vous ne pouvez pas créer de compte client pour un client, il doit s’inscrire lui-même. 

Les profils client incluent également les informations relatives aux rendez-vous, les codes achetés par le client, y compris les codes qui ne sont plus actifs, ainsi que toute réponse à un formulaire de renseignements associé. Notez que les profils client ne sont pas visibles pour les clients. Vous pouvez rechercher des profils client dans la liste des clients et les utiliser pour gérer la relation entre le client et votre entreprise.

Comment les clients créent des comptes

Les clients créent un compte en se rendant sur votre outil de planification et en cliquant sur S’inscrire en haut à droite. Ils créent un mot de passe, acceptent nos conditions d’utilisation et prennent connaissance de notre politique de confidentialité. Une fois qu’ils ont cliqué sur S’inscrire, ils peuvent utiliser leur compte client.

Il n’est pas possible de créer un compte à la place d’un client.

Connexion des clients

Si les clients ne sont pas connectés lorsqu’ils accèdent à votre outil de planification, ils peuvent cliquer sur Se connecter en haut à droite de la page Rendez-vous.

Limites du compte client

Vous ne pouvez pas obliger les clients à créer un compte client ou à s’y connecter lors de la prise de rendez-vous. Les clients qui ont créé un compte client peuvent toujours prendre des rendez-vous sans se connecter.

Nous ne proposons pas de solutions d’authentification unique pour les comptes clients.

Activer ou désactiver les comptes clients

Les boutons que les clients utilisent pour s’inscrire et se connecter à des comptes client sont activés par défaut.

Pour gérer ce paramètre :

1. Dans Acuity, cliquez sur Page Rendez-vous, puis sur Paramètres.
2. Cochez ou décochez la case Désactiver la connexion et l’inscription des clients, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Comment savoir si un client possède un compte

Pour savoir si un client s’est inscrit, vous pouvez consulter votre liste de clients. Une coche apparaîtra à côté du nom du client dans la liste des clients s’il possède un compte client et a pris rendez-vous avec votre entreprise en étant connecté.

Comment savoir si un rendez-vous est attribué à un compte client

Lorsque vous consultez le profil d’un client et l’historique de ses rendez-vous, une icône représentant une silhouette apparaît sur les rendez-vous attribués à un compte client. Dans la capture d’écran ci-dessous, le premier rendez-vous est attribué à un compte client, tandis que le second ne l’est pas.

Si vous cliquez sur le rendez-vous pour ouvrir les détails, le champ Utilisateur client affiche le compte client.

Attribuer des rendez-vous, des packs et plus encore aux comptes client

Lorsqu’un client se connecte à son compte, il voit tous les rendez-vous qui sont attribués à son compte. ​​Il ne voit pas les rendez-vous qui ne sont pas attribués à son compte, même s’ils sont associés à la même adresse e-mail que son compte.

Attribution automatique des rendez-vous

Acuity attribue automatiquement un rendez-vous à un compte client lorsque :

• Le client a pris rendez-vous alors qu’il était connecté à son compte client.
• Vous avez pris le rendez-vous au nom du client, sauf si les rendez-vous associés à l’adresse e-mail de votre client sont affectés à plusieurs comptes clients

Acuity n’attribue pas de rendez-vous à un compte client lorsque :

• Le client a pris rendez-vous sans se connecter, même si l’adresse e-mail du rendez-vous correspond à l’adresse e-mail du compte client.
• Vous avez pris rendez-vous pour le compte d’un client, mais les rendez-vous associés à l’adresse e-mail de votre client sont attribués à plusieurs comptes clients.

Attribution manuelle des rendez-vous

Vous pouvez attribuer un seul rendez-vous à un compte client ou attribuer plusieurs rendez-vous d’un client spécifique à son compte client en même temps.

Remarque : l’option permettant d’attribuer un ou plusieurs rendez-vous à un compte client n’apparaît que si le client a déjà pris au moins un rendez-vous alors qu’il était connecté à son compte client.

Pour attribuer un seul rendez-vous à un compte client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Calendrier, puis ​​sur le rendez-vous pour accéder à ses détails.
2. Cliquez sur Modifier, puis utilisez le champ de recherche de la section Utilisateur client pour trouver et sélectionner un compte client.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour attribuer plusieurs rendez-vous à un compte client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur le nom d’un client, puis sur Tout attribuer à l’utilisateur client.

Si le bouton Tout attribuer à l’utilisateur client n’apparaît pas

Si les rendez-vous liés à l’adresse e-mail de votre client sont associés à plusieurs comptes clients, le bouton Tout attribuer à l’utilisateur client n’apparaîtra pas.

Pour remédier à ce problème :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Utilisez la barre de recherche en haut à droite pour rechercher l’adresse e-mail de votre client.
3. Cliquez sur le profil de chaque client qui s’affiche et passez en revue chaque rendez-vous attribué à un profil client.
4. Lorsque vous trouvez le ou les rendez-vous associés au mauvais compte client, suivez les étapes pour les supprimer.

Attribuer un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement à un compte client

Contrairement aux rendez-vous, un pack, un chèque-cadeau ou un abonnement seront automatiquement ajoutés au compte d’un client s’il l’achète en utilisant la même adresse e-mail, même s’il est déconnecté à ce moment-là.

Vous pouvez également attribuer manuellement un code au compte d’un client. Par exemple, si un client achète un chèque-cadeau en personne et paie en espèces, vous pouvez lui attribuer manuellement le code du chèque-cadeau. Pour attribuer le code à un compte client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Packs, cadeaux et abonnements. 
2. Cliquez sur Voir les commandes. 
3. Cliquez sur la commande à modifier, puis sur le code. 
4. Cliquez sur le menu déroulant Attribuer à un client qui a créé un compte et sélectionnez ou saisissez une adresse e-mail. 
5. Cliquez sur Mettre à jour le code. 

Le client verra ce code lorsqu’il se connectera à son compte client. 

Supprimer des rendez-vous d’un compte client

Après avoir supprimé un rendez-vous d’un compte client, celui-ci continuera de figurer dans le profil du client dans la liste des clients, mais il n’apparaîtra plus au client lorsqu’il se connectera à son compte. Pour supprimer le rendez-vous dans la liste des clients, mettez à jour le prénom ou le nom de famille associé au rendez-vous. 

Pour supprimer un rendez-vous d’un compte client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur le nom d’un client.
3. Trouvez le rendez-vous que vous souhaitez supprimer, puis cliquez dessus pour accéder à ses détails.
4. Faites défiler la page jusqu’au champ Utilisateur client, cliquez sur le nom du compte pour ouvrir le champ, puis cliquez sur Supprimer.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment les clients réinitialisent leurs mots

Les clients peuvent cliquer sur le lien Mot de passe oublié ? situé à côté du champ du mot de passe et suivre les instructions qui s’affichent pour déclencher l’envoi d’un e-mail de réinitialisation du mot de passe.

L’e-mail sera envoyé à partir de l’adresse no-reply@acuityscheduling.com.

Si un client essaie de se connecter et saisit des informations incorrectes ou laisse le champ du mot de passe vide, Acuity affiche une alerte de mot de passe incorrect qui inclut également un lien Mot de passe oublié ?.

Il n’est pas possible de réinitialiser le mot de passe à la place d’un client.

Modifier l’adresse e-mail d’un compte client

Il n’est pas possible de modifier l’adresse e-mail associée à un compte client. Si un client souhaite utiliser une adresse e-mail différente, il doit créer un nouveau compte avec cette nouvelle adresse e-mail. Le propriétaire de l’entreprise peut ensuite attribuer les rendez-vous et les packs du client de l’ancien compte au nouveau.

Dépannage

Si votre client a créé un compte mais que vous n’êtes pas en mesure de relier ses rendez-vous existants à son compte client, ledit compte client n’est peut-être pas associé au profil client dans votre liste de clients. Pour relier les deux, demandez à votre client de suivre les étapes suivantes :

1. Trouvez l’e-mail de confirmation pour un rendez-vous qu’il a pris.
2. Cliquez sur Modifier/Annuler le rendez-vous.
3. Cliquer sur Connexion.

Une fois qu’il aura suivi ces étapes, son inscription dans votre liste de clients aura une coche dans la colonne Compte, et vous devriez être en mesure de relier ses rendez-vous existants à son compte client.