Gérer votre liste de clients dans Acuity Scheduling

Utilisez la liste des clients pour afficher, gérer, bannir, importer et exporter les clients Acuity. Ce guide explique comment utiliser la liste des clients dans le cadre d’une configuration Acuity réussie.

Afficher la liste des clients

Pour accéder à la liste des clients :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Faites défiler, recherchez ou filtrez vos clients.

Par défaut, la liste charge vos 500 premiers clients. Vous pouvez charger davantage de clients en faisant défiler la page vers le bas.

Pour savoir si un client a créé un compte client, recherchez son nom dans la liste. S’il a pris rendez-vous avec votre entreprise en étant connecté, une coche apparaîtra à côté de son nom dans la colonne Compte.

Afficher les profils client

Cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil. Le profil inclut tous ses rendez-vous, y compris les formulaires de renseignements associés, ainsi que les codes de tous ses packs, chèques-cadeaux et abonnements.

Rechercher des clients

Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste des clients par prénom ou nom de famille, numéro de téléphone ou adresse e-mail.

Rechercher des noms

Si vous saisissez plusieurs mots dans la barre de recherche, Acuity traite le premier mot comme un prénom et le reste comme un nom de famille. Si le prénom ou le nom de famille de votre client est composé de deux mots, les résultats de recherche peuvent être affectés. Par exemple, si vous recherchez les deux mots du nom de famille composé d’un client, Acuity ne renvoie pas le client, car il traitera le premier mot comme un prénom.

Rechercher des numéros de téléphone

• Nous vous recommandons de rechercher uniquement les quatre derniers chiffres. Vous devez saisir au moins deux chiffres pour que la recherche aboutit.
• Acuity ne recherchera pas les correspondances de numéros de téléphone si votre recherche comprend des espaces.

Rechercher des adresses e-mail

Vous pouvez effectuer une recherche dans n’importe quelle partie de l’adresse e-mail pour obtenir des résultats. Toutefois, Acuity ne recherchera pas d’e-mails correspondants si votre recherche comprend des espaces.

Filtrer les clients

Vous pouvez filtrer les clients pour faire apparaître ceux qui ont effectué une réservation récemment ou ceux qui sont inactifs.

Vous avez le choix entre différentes plages horaires pour l’un ou l’autre des affichages :

• Clients récents - Ont eu un rendez-vous pendant une certaine période. Les délais disponibles vont de 30 jours à quatre ans.
• Anciens clients - Je n’ai pas eu de rendez-vous depuis un certain temps. Les durées disponibles vont de deux semaines à deux ans.

Ajouter des clients

Lorsque les clients prennent des rendez-vous, ils sont automatiquement ajoutés à la liste des clients. Vous pouvez également ajouter des clients à la liste des clients individuellement ou en important une feuille de calcul.

Ajouter un seul client

Pour ajouter un client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur Ajouter un client.
3. Saisissez les informations du client. Chaque profil client doit inclure au moins un prénom et un nom de famille.
4. Cliquez sur Ajouter un client.

Importer des clients

Vous pouvez ajouter plusieurs clients en même temps en important un fichier CSV. Pour en savoir plus, consultez l’article Importer des rendez-vous et des clients dans Acuity.

Modifier les profils client

Lorsque vous modifiez le nom, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone dans le profil d’un client, tous les rendez-vous de ce client sont également mis à jour.

Pour mettre à jour les informations d’un profil client :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Cliquez sur le nom d’un client pour ouvrir son profil. Vous pouvez également cliquer sur ... à côté du nom d’un client, puis sélectionner Modifier.
3. Cliquez sur Modifier, apportez vos modifications et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Fusionner des profils client

Si vous trouvez des profils en double pour l’un de vos clients, fusionnez-les pour organiser vos données. Il peut y avoir des doublons si les données du client ne correspondent pas parfaitement, par exemple si le prénom est mal orthographié ou si un surnom est utilisé à la place d’un prénom complet.

Pour fusionner des profils client en double :

1. Identifiez le profil qui contient le bon nom et les bonnes coordonnées du client.
2. Modifiez l’autre profil afin que le prénom et le nom de famille correspondent au bon profil.
3. Les profils fusionneront automatiquement et le profil fusionné conservera les informations de contact du bon profil.

Ajouter des notes concernant un client

Pour ajouter des notes privées sur un client, modifiez le champ Remarques sur le client dans son profil client. Ces notes sont visibles par vous et votre personnel, mais pas par le client. Utilisez cet espace pour enregistrer les informations que vous ne souhaitez pas associer à un rendez-vous en particulier, comme c’est le cas pour les formulaires de renseignements.

Supprimer des clients

Vous pouvez supprimer des clients de la liste des clients.

Remarque : Si vous supprimez un client, vous supprimez également définitivement tous ses rendez-vous et le supprimez de votre liste de clients. Il n’est pas possible d’annuler cette opération une fois qu’un client a été supprimé.

Pour supprimer des clients, procédez comme suit :

1. Dans Acuity, cliquez sur Clients.
2. Dans la liste des clients, cochez les cases correspondant aux clients que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer en bas à droite.
3. Cliquez sur Supprimer.

Supprimer les clients inactifs

Pour supprimer les clients inactifs, vous pouvez filtrer la liste des clients pour afficher uniquement ceux qui n’ont effectué aucune réservation dans la période de votre choix, puis les sélectionner et les supprimer en bloc.

Clients supprimés qui ne disparaissent pas

Si vous supprimez des clients, mais que vous remarquez que certains d’entre eux figurent toujours dans votre liste de clients, il se peut que des pack, des chèques-cadeaux ou des abonnements soient toujours actifs. Si vous supprimez ces éléments, leur profil client disparaîtra. Pour supprimer les pack, les chèques-cadeaux ou les abonnements en attente :

1. Dans Acuity, cliquez sur Packs, cadeaux et abonnements.
2. Cliquez sur Afficher les commandes, puis sur le pack, le chèque-cadeau ou l’abonnement que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer, puis sur OK.
4. Répétez les étapes 1 à 3 jusqu’à ce que tous les packs, chèques-cadeaux et abonnements du client soient épuisés.

Bannir les clients

Si vous bannissez un client, il ne peut plus prendre de nouveaux rendez-vous en utilisant l’adresse e-mail figurant dans son profil client. Pour en savoir plus sur le bannissement de clients, consultez l’article Empêcher les clients de prendre rendez-vous en ligne.