Synchroniser des rendez-vous avec des calendriers tiers

Intégrez des programmes de calendrier tels que Google et Outlook pour empêcher les clients de prendre des rendez-vous lorsque vous n’êtes pas disponible.

Vous pouvez synchroniser vos rendez-vous Acuity avec votre calendrier personnel ou professionnel afin de gérer votre planning sur une interface unique. Si vous ne voulez pas que les clients puissent prendre des rendez-vous lorsque vous n’êtes pas disponible, vous pouvez également bloquer des créneaux horaires dans Acuity pour des événements figurant sur votre calendrier tiers.

Acuity peut être synchronisé avec les programmes de calendrier suivants :

• Google
• iCloud
• Outlook Office 365
• Outlook Exchange
• Outlook.com

Si vous faites vos premiers pas et que vous souhaitez bénéficier d’une aide plus concrète pour configurer Acuity Scheduling, vous pouvez faire appel à un Squarespace Expert certifié. 

Remarque :

• Les instructions ci-dessous comprennent des liens vers les paramètres d’Acuity qui sont différents selon le type de compte que vous utilisez pour vous connecter à Acuity. Quel est le type de compte dont je dispose ?
• Lorsque vous gérez des rendez-vous synchronisés, vous devez les mettre à jour sur le calendrier Acuity. Si vous modifiez des détails d’un rendez-vous synchronisé sur un calendrier tiers, le rendez-vous n’est pas mis à jour dans Acuity.

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Conseil : inscrivez-vous à notre webinaire Preparing to book: Customizing and sharing your Acuity schedule, au cours duquel nous aborderons la synchronisation avec des calendriers externes.

Quels sont les éléments synchronisés entre les calendriers

Rendez-vous et cours dans Acuity

• Tous vos rendez-vous Acuity sont synchronisés avec votre calendrier tiers.
• Dans le cas des cours, chaque participant apparaît sur votre calendrier tiers comme un rendez-vous individuel. Ainsi, un cours comptant huit participants apparaîtra dans votre autre calendrier sous la forme de huit rendez-vous. Les cours ne seront pas synchronisés avec un calendrier tiers tant qu’au moins un client ne s’y sera pas inscrit.
• Si vous ajoutez des créneaux bloqués à votre calendrier dans Acuity, ils ne seront pas synchronisés avec le calendrier tiers.

Événements dans votre calendrier tiers

Si la fonctionnalité Bloquer un créneau est activée, les événements qui figurent dans votre calendrier tiers apparaissent comme des créneaux bloqués dans le calendrier Acuity. Lorsque vous bloquez des créneaux, tenez compte des points suivants :

• Seuls les événements qui se déroulent pendant vos heures de disponibilité sont synchronisés.
• Les événements des 200 prochains jours seront synchronisés dans Acuity.
• Certains calendriers tiers comme Google Agenda marquent chaque événement comme « Occupé » ou « Libre ». Seuls les événements marqués comme « Occupé » sont synchronisés avec Acuity.
• Si vous effectuez une synchronisation avec iCloud, n’oubliez pas que le temps de trajet ne sera pas synchronisé avec Acuity. Acuity bloque la période allant de l’heure du début à la fin de l’événement, mais ne prend pas en compte le temps de trajet.
• Par défaut, le titre des événements de votre calendrier tiers synchronisé avec Acuity sera visible par les autres contributeurs ou utilisateurs Acuity. Pour masquer le titre de ces événements, cochez la case Masquer le titre de l’événement et afficher uniquement « Occupé » pour les autres utilisateurs lors de la création ou de la modification de votre synchronisation.
• Si vous disposez d’un accès en lecture seule à un calendrier tiers, celui-ci ne synchronisera pas les événements dans Acuity.

Gérer les rendez-vous synchronisés

Après la synchronisation avec un calendrier tiers, vous devez gérer vos rendez-vous uniquement dans Acuity. Lorsque vous supprimez, reprogrammez ou modifiez les détails d’un rendez-vous synchronisé sur un calendrier tiers, le rendez-vous n’est pas modifié dans Acuity et vos clients ne seront pas informés des changements apportés.

Pour que vos rendez-vous restent organisés et à jour, vous devez apporter les éventuelles mises à jour aux rendez-vous synchronisés sur le calendrier Acuity. Si un rendez-vous est annulé, reprogrammé ou modifié dans Acuity, ce changement est reflété dans le calendrier tiers. Google Agenda affiche généralement ces mises à jour immédiatement. La mise à jour des calendriers Microsoft peut prendre jusqu’à 10 minutes. 

Synchroniser un seul calendrier tiers

Étape 1 - Connecter le compte de calendrier

Pour synchroniser un seul calendrier, vous devez commencer par connecter le compte du calendrier :

1. Ouvrez le panneau Synchroniser vos différents calendriers : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
2. Sur la gauche, sélectionnez le programme de calendrier tiers avec lequel vous souhaitez effectuer la synchronisation.
3. Cliquez sur le bouton Connecter à pour connecter votre compte tiers.
4. Suivez les instructions pour effectuer la connexion.

Étape 2 - Synchroniser les événements et bloquer les plages horaires

Une fois que vous avez connecté le compte, vous pouvez synchroniser les événements et bloquer les plages horaires. Pour cela, suivez les étapes ci-après :

1. Ouvrez le panneau Synchroniser vos différents calendriers : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
2. À gauche, sélectionnez le programme de calendrier que vous avez connecté.
3. Trouvez le calendrier Acuity que vous souhaitez synchroniser.
4. Sélectionnez un calendrier tiers dans le menu déroulant. Pour les calendriers Google Agenda, la mention « (Google Hangouts Meet) » s’affichera à côté du nom du calendrier. Pour en savoir plus sur l’intégration d’Acuity à Google Meet, consultez l’article Connecter la visioconférence à Acuity Scheduling.
5. Pour bloquer dans votre calendrier Acuity des créneaux qui correspondent à des événements figurant sur votre calendrier tiers, sélectionnez Bloquer des créneaux sur votre calendrier des rendez-vous provenant de....
6. Si votre calendrier tiers est composé de plusieurs calendriers, vous pouvez bloquer des créneaux dans Acuity à partir de plusieurs calendriers. Pour cela, sélectionnez les autres calendriers dans les menus déroulants sous et bloquer également des créneaux provenant de.
7. Les événements sont synchronisés dans la vue quotidienne et la vue hebdomadaire de votre calendrier Acuity dans les 30 minutes qui suivent. Dans la vue mensuelle, les événements synchronisés s’affichent sous forme de créneaux bloqués.

Remarque : les rendez-vous Acuity ne se synchronisent pas avec les autres calendriers sélectionnés sous la mention et bloquer également des créneaux provenant de. 

Synchronisez les calendriers de plusieurs personnes

Si plusieurs membres de votre personnel souhaitent pouvoir voir les rendez-vous Acuity sur leur calendrier personnel, ils peuvent procéder à une synchronisation avec leur propre calendrier tiers.

Pour synchroniser plusieurs utilisateurs avec un seul calendrier :

1. Ajoutez chaque membre du personnel en tant que contributeur (si vous vous connectez avec un compte Squarespace) ou utilisateur (si vous vous connectez avec un compte Acuity). Si vous ne savez pas quel compte vous utilisez pour vous connecter, consultez l’article Quel est le type de compte dont je dispose ?.
2. Demandez à chaque membre du personnel de suivre les étapes permettant de synchroniser un seul calendrier.

Remarque : si un utilisateur qui n’est pas l’administrateur principal de votre compte Acuity synchronise son calendrier tiers, son nom d’utilisateur Acuity apparaît sur chaque créneau bloqué qui se synchronise avec son calendrier. Le nom d’utilisateur ne s’affiche pas lorsque la synchronisation provient du calendrier tiers de l’administrateur principal. 

Synchroniser une personne avec plusieurs calendriers tiers

Si vous utilisez plusieurs calendriers tiers provenant de différents fournisseurs, vous pouvez synchroniser votre calendrier Acuity avec chacun de vos calendriers tiers. Cela peut être utile si vous avez un calendrier pour vos rendez-vous personnels et un autre pour vos rendez-vous professionnels en plus de votre calendrier Acuity. Pour chaque utilisateur ou contributeur Acuity, vous ne pouvez connecter qu’un seul compte par type de compte pris en charge.

Vous pouvez par exemple synchroniser un utilisateur Acuity avec un compte Google, un compte iCloud, un compte Office 365, un compte Exchange et un compte Outlook.com. Vous ne pouvez pas synchroniser un utilisateur Acuity avec plusieurs comptes Google.

Pour synchroniser un utilisateur avec plusieurs calendriers, suivez les étapes permettant de synchroniser un calendrier pour chaque type de calendrier.

Synchroniser une personne avec plusieurs calendriers à partir du même compte tiers

Si vous utilisez plusieurs calendriers tiers avec le même compte (par exemple, plusieurs calendriers Google Agenda avec un seul compte Google), vous pouvez tous les synchroniser avec un utilisateur Acuity. Cette option est très pratique si vous utilisez un compte tiers pour suivre les rendez-vous de vos employés dans différents calendriers et que vous souhaitez les synchroniser avec votre calendrier Acuity.

Pour connecter à Acuity plusieurs calendriers tiers provenant du même programme :

1. Veillez à partager vos calendriers tiers avec un seul compte central du programme tiers. Pour obtenir de l’aide, contactez le service d’assistance de votre calendrier tiers.
2. Synchronisez votre compte Acuity avec le calendrier central tiers.

Déconnecter un calendrier tiers

Pour déconnecter votre calendrier tiers d’Acuity :

1. Ouvrez le panneau Synchroniser vos différents calendriers : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
2. À gauche, sélectionnez le programme de calendrier que vous avez connecté.
3. Cliquez sur Déconnecter le compte [programme de calendrier], puis sur OK. 

Une fois votre calendrier déconnecté, tous les rendez-vous synchronisés existants apparaîtront toujours sur le calendrier tiers. Dans le calendrier Acuity, les événements synchronisés qui ont déjà eu lieu apparaîtront toujours, mais pas les événements à venir. Par exemple, si vous aviez un rendez-vous réservé sur votre calendrier tiers pour la semaine prochaine, mais que vous déconnectez votre calendrier avant que le rendez-vous n’ait lieu, ce rendez-vous sera supprimé afin qu’il ne bloque plus le créneau dans votre outil de planification. 

Dépannage

Les évènements ne sont pas synchronisés entre Acuity et votre calendrier tiers

La synchronisation des événements peut prendre 30 minutes environ une fois la connexion effectuée, en fonction du nombre d’événements sur chaque calendrier. Si vous attendez depuis plus d’une heure, vérifiez que vous avez connecté le bon calendrier Acuity et le bon calendrier tiers.

Si vous avez récemment changé le mot de passe de votre compte tiers, ce dernier est automatiquement déconnecté d’Acuity.

Pour le reconnecter :

1. Ouvrez le panneau Synchroniser vos différents calendriers : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
2. À gauche, sélectionnez le type de calendrier que vous avez connecté avec Acuity.
3. Suivez les instructions pour saisir votre nouveau mot de passe et pour reconnecter votre compte.

Les rendez-vous Acuity n’apparaissent pas dans un calendrier tiers

Si vous ne voyez pas vos rendez-vous Acuity dans votre calendrier tiers, vérifiez que vous consultez le bon calendrier. Avec certains programmes, il est possible d’accéder à plusieurs calendriers à partir d’un même compte. Si le programme de calendrier tiers n’affiche pas le calendrier que vous synchronisez, les événements synchronisés ne sont pas visibles.

De plus, il existe un paramètre de synchronisation du calendrier iCloud qui peut limiter les événements synchronisés à partir d’Acuity. Si ce paramètre n’est pas configuré pour synchroniser tous les événements, certains rendez-vous peuvent ne pas apparaître comme prévu sur votre calendrier. Pour savoir comment vérifier ce paramètre sur votre appareil, consultez la documentation d’assistance d’Apple. 

Si vous utilisez une application de type calendrier, déterminez si le problème se situe entre Acuity et votre calendrier tiers ou entre votre calendrier et votre application. Pour le savoir, accédez au calendrier tiers dans un navigateur web. Si vous voyez vos rendez-vous Acuity, le problème se situe entre votre calendrier tiers et votre application. Pour obtenir de l’aide, contactez le service d’assistance de votre calendrier tiers.

Les événements apparaissent deux fois

Les événements peuvent apparaître deux fois sur votre calendrier tiers si :

• vous avez connecté Acuity à deux calendriers tiers qui se synchronisent également l’un avec l’autre ;
• deux personnes ont configuré la même synchronisation entre votre calendrier tiers et votre calendrier Acuity.

Tout d’abord, vérifiez si les calendriers tiers concernés sont synchronisés entre eux.

Supposons, par exemple, que votre compte iCloud se synchronise automatiquement avec votre compte Google et que vous synchronisez un calendrier Acuity avec iCloud et Google. iCloud et Google se retrouveraient avec deux instances de chaque événement, l’une provenant d’Acuity et l’autre provenant du calendrier tiers.

Pour résoudre ce problème, arrêtez la synchronisation avec l’un des deux calendriers tiers ou empêchez-les de se synchroniser l’un avec l’autre.

Si les calendriers tiers connectés ne sont pas à l’origine du problème, il est possible que vous et quelqu’un d’autre ayez associé votre calendrier Acuity à votre calendrier tiers. Vérifiez si un autre membre de votre équipe a configuré la même synchronisation que vous.

Événements apparaissant dans le mauvais fuseau horaire

Si un rendez-vous est synchronisé avec votre calendrier tiers dans le mauvais fuseau horaire, vérifiez les paramètres de fuseau horaire de votre calendrier Acuity et du calendrier tiers. Si les fuseaux horaires diffèrent d’un calendrier à l’autre, Acuity traduira l’heure du rendez-vous dans le fuseau horaire de votre calendrier tiers lors de la synchronisation.

Lorsqu’un client prend rendez-vous, il peut cliquer sur un bouton sur la page de confirmation pour ajouter l’événement à son calendrier. Si l’événement apparaît alors dans son calendrier dans le mauvais fuseau horaire, le client doit également vérifier les paramètres de fuseau horaire de son calendrier. 

Erreur de connexion iCloud : « Nous n’avons pas pu valider ces informations »

Si vous essayez de connecter votre compte iCloud à Acuity mais que vous recevez un message d’erreur, essayez d’abord de révoquer le mot de passe d’application, puis réessayez de procéder à la synchronisation.

Si le message d’erreur persiste, rendez-vous la page du calendrier de votre compte Apple et assurez-vous d’avoir effectué toutes les étapes de vérification requises. 

Enfin, si vous ne parvenez toujours pas à résoudre le problème, nous vous recommandons de contacter l’assistance Apple pour vérifier l’existence de problèmes liés au mot de passe ou à l’identifiant d’application.  

La synchronisation iCloud se déconnecte

Si votre synchronisation iCloud a été déconnectée, créez un nouveau mot de passe spécifique à l’application et utilisez-le pour réinitialiser la connexion. Nous vous recommandons de saisir manuellement le nouveau mot de passe spécifique à l’application, plutôt que de le copier-coller ou d’utiliser la saisie automatique.

Autres problèmes de synchronisation

Nous pouvons vous aider pour tout autre problème de synchronisation de calendrier. Veuillez nous contacter en fournissant les informations suivantes dans votre message :

• Une capture d’écran de l’événement qui n’est pas synchronisé ainsi que tout paramètre de calendrier visible à l’écran
• La date et l’heure de l’événement qui ne se synchronise pas, si elles ne figurent pas sur la capture d’écran.
• Le nom de tous les calendriers concernés
• S’il s’agit d’un événement d’un calendrier tiers qui n’apparaît pas dans Acuity ou d’un rendez-vous Acuity qui n’apparaît pas dans un calendrier tiers
• Que vous affichiez votre calendrier via une application mobile, une application sur ordinateur (comme Calendar sur un Mac), ou dans un navigateur

Création d’une synchronisation unidirectionnelle

Une synchronisation unidirectionnelle envoie vos rendez-vous Acuity vers un calendrier tiers sans recevoir d’informations provenant de ce calendrier externe. Ainsi, vous pouvez consulter vos rendez-vous Acuity dans un calendrier externe, mais tous les événements ou rendez-vous pris dans ce calendrier ne bloqueront pas automatiquement les créneaux dans votre calendrier Acuity.

Les synchronisations unidirectionnelles permettent de transférer tous les rendez-vous de tous les calendriers Acuity vers le calendrier tiers. Il n’est pas possible d’utiliser cette option de synchronisation des calendriers pour transférer des rendez-vous à partir d’un seul calendrier Acuity.

Si l’utilisateur ou le contributeur d’Acuity qui a configuré une synchronisation unidirectionnelle change son mot de passe ou est supprimé d’Acuity, la synchronisation unidirectionnelle sera désactivée.

Pour configurer une synchronisation unidirectionnelle :

1. Ouvrez le panneau Synchroniser vos différents calendriers : Je me connecte avec un compte Acuity | Je me connecte avec un compte Squarespace. 
2. Cliquez sur Synchronisation de calendrier unidirectionnelle.
3. Pour vous connecter à Google, Outlook ou iCal, cliquez sur Configurer la synchronisation unidirectionnelle avec Google, iCal ou Outlook. Pour vous connecter à Outlook Exchange ou Outlook 365, suivez les étapes répertoriées sur la page.
4. Consultez la liste de votre calendrier tiers sur la page pour connaître toutes les étapes supplémentaires que vous devrez prendre pour actualiser périodiquement votre synchronisation unidirectionnelle.