Connectez-vous à des calendriers externes pour gérer facilement votre temps
Lorsque vous synchronisez votre calendrier avec Acuity, vos rendez-vous Acuity s’affichent automatiquement sur votre calendrier. Vous pouvez également faire en sorte que les événements de votre calendrier bloquent automatiquement un créneau dans Acuity.
Vous pouvez synchroniser Acuity avec les calendriers dans :
- iCloud
- Outlook Office 365
- Outlook Exchange
- Outlook.com
Acuity propose également une synchronisation unidirectionnelle (les événements Acuity sont exportés, mais aucun événement n’est importé dans Acuity), que vous pouvez utiliser avec d’autres systèmes de calendrier.
Si certains membres de votre personnel ont accès à Acuity, ils peuvent également synchroniser leur calendrier.
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Conseil : inscrivez-vous à notre webinaire Preparing to book: Customizing and sharing your Acuity schedule, au cours duquel nous aborderons la synchronisation avec des calendriers externes.
Créer et désactiver des synchronisations de calendrier
Chaque utilisateur ou contributeur Acuity peut créer une seule synchronisation avec chaque service de calendrier disponible. Ainsi, vous pouvez avoir une synchronisation avec Google et une synchronisation avec iCloud, mais vous ne pouvez pas avoir deux synchronisations distinctes avec Google.
Pour découvrir comment créer ou désactiver une synchronisation de calendrier et en savoir plus sur la synchronisation de plusieurs utilisateurs ou contributeurs, choisissez votre calendrier externe ci-dessous :
Quels sont les éléments synchronisés entre les calendriers
Les règles suivantes déterminent les informations envoyées par Acuity à votre calendrier externe et ce qu’elle reçoit en retour.
Informations sur les rendez-vous envoyées par Acuity
Tous vos rendez-vous Acuity (hors cours) sont synchronisés avec votre calendrier tiers.
Les cours ne sont pas synchronisés avec votre calendrier externe tant qu’au moins un client ne s’y inscrit. Chaque participant à un cours apparaît sur votre calendrier externe comme un rendez-vous individuel. Ainsi, un cours complet comptant huit participants apparaît dans votre calendrier externe sous la forme de huit rendez-vous.
Les créneaux que vous bloquez manuellement dans Acuity ne seront pas synchronisés avec votre calendrier externe.
Informations sur les rendez-vous provenant de votre calendrier externe
Les nouvelles synchronisations de calendriers envoient par défaut les rendez-vous Acuity vers le calendrier externe uniquement. Les événements qui se trouvent dans votre calendrier externe ne seront synchronisés avec Acuity que si vous activez l’option de blocage de créneaux sur votre calendrier externe.
Par défaut, le titre des événements synchronisés de votre calendrier externe sera visible par les autres contributeurs ou utilisateurs Acuity. Vous pouvez choisir de masquer le titre des événements lorsque vous configurez ou modifiez la synchronisation.
Acuity ne synchronise pas certains événements provenant de calendriers externes :
- Les événements qui se déroulent à une heure où vous êtes marqué(e) comme indisponible dans Acuity.
- Les événements qui se déroulent dans plus de 200 jours.
- Les événements provenant de calendriers externes auxquels vous avez un accès en lecture seule.
- Les événements synchronisés avec le calendrier externe depuis le même compte Acuity. Si vous essayez de synchroniser les calendriers Acuity en les reliant au même calendrier externe, envisagez plutôt l’utilisation des ressources.
Notez également les fonctionnalités suivantes de certains calendriers externes :
- Certains calendriers externes comme Google Agenda marquent chaque événement comme « Occupé » ou « Libre ». Seuls les événements marqués comme « Occupé » sont synchronisés avec Acuity.
- La fonction de temps de trajet d’iCloud n’est pas synchronisée avec Acuity. Acuity bloque le créneau entre le début et la fin de chaque événement, mais aucun temps supplémentaire n’est prévu pour le trajet.
Comment les événements synchronisés s’affichent dans Acuity
Les événements synchronisés apparaissent individuellement dans la vue quotidienne et hebdomadaire de votre calendrier Acuity. Dans la vue mensuelle, ils apparaissent sous forme de créneaux bloqués.
Lorsqu’un utilisateur autre que le propriétaire du compte configure une synchronisation, son nom d’utilisateur s’affiche avec le titre des événements synchronisés dans Acuity. Si le propriétaire du compte configure une synchronisation, aucun nom d’utilisateur ne s’affiche avec le titre de l’événement.
Gérer les rendez-vous synchronisés à l’aide d’Acuity
Pour mettre à jour un rendez-vous Acuity qui est synchronisé avec votre calendrier externe, apportez les modifications dans Acuity. Les changements, tels que l’annulation et la reprogrammation de rendez-vous, seront automatiquement ajoutés à votre calendrier externe.
Google Agenda affiche généralement ces mises à jour immédiatement. La mise à jour des calendriers Microsoft peut prendre jusqu’à 10 minutes.
Vous ne pouvez pas mettre à jour, annuler ou reprogrammer un rendez-vous en modifiant votre calendrier externe. Acuity n’acceptera pas les modifications provenant d’un calendrier externe, et la prochaine fois que la synchronisation procédera à la mise à jour, Acuity remplacera votre rendez-vous modifié par un autre dont les informations correspondent à celles d’Acuity.
Résoudre les problèmes de synchronisation de votre calendrier
Pour découvrir comment résoudre les problèmes liés à la synchronisation de votre calendrier, consultez l’article Résoudre les problèmes de synchronisation de calendrier.