Confirmación manual de citas y listas de espera en Acuity Scheduling

Acuity está diseñado para que la reserva de citas en línea sea lo más práctica posible. Acuity controla cuándo estás disponible y luego permite que los clientes reserven solo en esos momentos. Cuando los clientes reservan una cita, Acuity automáticamente les envía un correo electrónico de confirmación.

Si es importante que tu empresa confirme manualmente cada hora de cita o que ofrezcas una lista de espera para las horas que ya están reservadas, puedes usar las siguientes técnicas para crear ese efecto.

Consejo: Si tu negocio tiene disponibilidad esporádica, como un salón temporal abierto unos días al mes, crea una lista de correo electrónico con la que puedas notificar cada vez que publiques una nueva disponibilidad. Por ejemplo, si tienes un sitio web de Squarespace, puedes crear una lista de distribución de correo y llamarla, por ejemplo, Notificaciones de disponibilidad.

Confirmar citas manualmente

Para confirmar citas manualmente, usa dos tipos de citas: un cliente puede seleccionar en tu programador para solicitar citas y otro tipo de cita privada para hacer un seguimiento de las citas confirmadas.

Paso 1: Configurar solicitudes de cita

Para crear un sistema para las solicitudes de citas:

1. Crea dos tipos de citas: una cita pública etiquetada como una solicitud y una cita privada etiquetada como confirmación. Por ejemplo, podrías crear Solicitud: Sesión de fotos de Instagram para mascotas y Confirmado: Sesión de fotos de Instagram para mascotas. Ambos tipos de citas deben tener la misma duración.
2. Personaliza las plantillas de correo electrónico para el correo electrónico de confirmación de cada tipo de cita. Convierte el correo electrónico de confirmación del tipo de cita de solicitud en un mensaje de que se ha recibido la solicitud del cliente, y deja el correo electrónico de confirmación del tipo de cita de confirmación como confirmación.
3. Desactiva todos los demás correos electrónicos automatizados para el tipo de solicitud de cita.
4. Opcionalmente, haz clic en Personalizar apariencia y luego actualiza el campo Instrucciones de reserva de citas para indicar a los clientes que están solicitando una hora de cita que necesita una confirmación por separado.

Paso 2: Usar solicitudes de citas

Cada vez que un cliente pasa por el programador público, reserva una de tus citas de tipo solicitud. El cliente recibe automáticamente el correo electrónico que indica que su solicitud ha sido recibida y la cita aparece en tu calendario de Acuity. 

Para confirmar o rechazar la cita, haz clic en la cita para abrir los detalles de esta. 

• Para rechazarla, cancela la cita. El cliente recibe automáticamente una notificación por correo electrónico de que se cancela la cita.
• Para confirmarla, edita la cita al tipo de cita confirmada y guarda los cambios. Haz clic en la esquina superior derecha de los detalles de la cita y luego haz clic en Reenviar correo electrónico de confirmación. Debido a que ​​has editado el tipo de cita, el cliente recibe el correo electrónico de confirmación, en lugar del correo electrónico de solicitud recibido.

Nota: Acuity no te solicitará que revises las solicitudes entrantes. Si omites una solicitud, permanece en tu calendario como solicitud.

Ofrecer una lista de espera

Para configurar una lista de espera, puedes crear un calendario de lista de espera adicional o usar un formulario de Squarespace o de terceros para recopilar solicitudes de citas. 

Crear un calendario de lista de espera

Para que esta solución funcione, debes usar dos calendarios.

Consejo: Acuity abre nuevos horarios para citas, ya que las nuevas horas se encuentran dentro de tus límites de reserva. Si con frecuencia tienes reservas completas, considera ampliar tus límites para permitir que los clientes reserven con más antelación, o diles a los clientes que vuelvan a consultar con frecuencia para ver nuevos horarios.

Para configurar un calendario de lista de espera:

1. Crea un calendario extra llamado Lista de espera. Asigna todos los tipos de citas y completa la disponibilidad para que coincida con el calendario principal, pero permite varias citas al mismo tiempo.
2. Edita las instrucciones de reserva de citas del calendario principal para indicar a los clientes que, si la fecha y la hora que quieren no están disponibles, pueden reservar su lugar deseado en el calendario de la Lista de espera . Asegúrate de incluir el enlace directo a tu calendario de lista de espera en tus instrucciones de reserva de citas.
3. Considera actualizar las notificaciones automáticas por correo electrónico para reforzar que el cliente ha reservado en la lista de espera, no una cita real.
4. Si un cliente cancela una cita en el calendario principal, verifica si hay reservas en el horario correspondiente del calendario de la lista de espera.
5. Si hay un horario correspondiente en la lista de espera, debes volver a reservarlo en el calendario principal. Esto activa una notificación automática que le avisa al permite al cliente que su cita está reservada.

Consejo: Para configurar una lista de espera si ofreces clases en lugar de citas, primero crea un calendario adicional llamado Lista de espera. Duplica las clases para las que quieres una lista de espera, luego prográmalas en el calendario de lista de espera en la misma fecha y hora que el calendario principal.  

Crear un formulario de lista de espera

Esta solución se basa en enviar a tus clientes del programador a un formulario separado.

1. Si tienes un sitio web de Squarespace, agrega un formulario a tu sitio web que recopile el nombre y la dirección de correo electrónico del cliente, y le pregunte qué tipo de cita, hora y fecha querían pero no pudieron reservar. Si no, puedes crear el formulario en una aplicación de terceros, como Google Forms o Wufoo.
2. Edita las instrucciones de reserva de citas para indicar a los clientes que vayan al formulario de lista de espera si no ven la fecha y hora de la cita que quieren. Quizás quieras enfatizar, tanto en las instrucciones de reserva de citas como en el texto del formulario, que esta es una solicitud de lista de espera y que los clientes ​no tienen citas garantizadas.
3. Cuando un cliente cancela, comprueba las respuestas del formulario para ver un horario correspondiente. Si alguien pidió ese horario, usa la información del formulario para reservar una cita en nombre del cliente. El cliente recibe una notificación mediante un correo electrónico de confirmación, en donde se le avisa que la cita está reservada.

Consejo: si usas Wufoo, que se integra con Acuity, las respuestas de tus clientes están disponibles automáticamente dentro de Acuity si se transfieren correctamente de la lista de espera.