Manuelle Terminbestätigung und Wartelisten in Acuity Scheduling

Acuity wurde entwickelt, um die Online-Terminplanung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Acuity erfasst, wann du verfügbar bist, und erlaubt es den Kunden, nur zu diesen Zeiten Termine zu vereinbaren. Wenn Kunden einen Termin buchen, sendet Acuity ihnen automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.

Wenn es für dein Unternehmen wichtig ist, jede Terminzeit manuell zu bestätigen oder eine Warteliste für bereits gebuchte Zeiten anzubieten, kannst du die folgenden Methoden verwenden, um diesen Effekt zu erzielen.

Tipp: Wenn dein Geschäft sporadisch verfügbar ist, z. B. ein Pop-up-Salon, der ein paar Tage im Monat geöffnet hat, solltest du eine E-Mail-Liste erstellen, die du benachrichtigen kannst, wenn du neue Verfügbarkeiten veröffentlichst. Wenn du beispielsweise eine Squarespace-Website hast, kannst du eine Mailingliste erstellen und sie beispielsweise Verfügbarkeitsbenachrichtigungen nennen.

Termine manuell bestätigen

Verwende zwei Terminarten, um Termine manuell zu bestätigen – eine Terminart, die Kunden in deinem Terminplaner auswählen können, um Termine anzufragen, und eine andere private Terminart, damit du die bestätigten Termine verfolgen kannst.

Schritt 1 – Terminanfragen einrichten

So erstellst du ein System für Terminanfragen:

1. Erstelle zwei Terminarten: eine öffentliche Terminart, die als Anfrage gekennzeichnet ist, und eine private Terminart, die als Bestätigung gekennzeichnet ist. Du könntest beispielsweise Anfrage: Instagram-Fotoshooting für Haustier und Bestätigt: Instagram-Fotoshooting für Haustier erstellen. Beide Terminarten sollten die gleiche Dauer haben.
2. Passe die E-Mail-Templates für die Bestätigungs-E-Mail jeder Terminart an. Verwandle die Bestätigungs-E-Mail der Terminart mit der Anfrage in eine Nachricht, dass die Anfrage des Kunden eingegangen ist, und belasse die Bestätigungs-E-Mail der Terminart mit der Bestätigung.
3. Deaktiviere alle anderen automatisierten E-Mails für die Terminart mit der Anfrage.
4. Klicke optional auf Erscheinungsbild anpassen und aktualisiere dann das Feld Terminplanungs-Anweisungen, um Kunden mitzuteilen, dass sie einen Termin anfragen, der eine separate Bestätigung erfordert.

Schritt 2 – Terminanfragen verwenden

Jedes Mal, wenn ein Kunde deinen öffentlichen Terminplaner nutzt, bucht er einen deiner Anfrage-Termine. Der Kunde erhält automatisch die E-Mail mit dem Hinweis, dass die Anfrage eingegangen ist, und der Termin wird in deinem Acuity-Kalender angezeigt. 

Um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen, klicke auf den Termin, um die Termininformationen zu öffnen. 

• Um ihn abzulehnen, sage den Termin ab. Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt wird.
• Um ihn zu bestätigen, bearbeite den Termin auf die Terminart mit der Bestätigung und speichere deine Änderungen. Klicke auf in der oberen rechten Ecke der Termininformationen und klicke dann auf „Bestätigungs-E-Mail erneut senden“. Da ​​du die Terminart bearbeitet hast, erhält der Kunde die Bestätigungs-E-Mail und nicht die E-Mail mit der eingegangenen Anfrage.

Hinweis: Acuity fordert dich nicht auf, eingehende Anfragen zu überprüfen. Wenn du eine Anfrage verpasst, bleibt sie als Anfrage in deinem Kalender.

Eine Warteliste anbieten

Um eine Warteliste einzurichten, kannst du entweder einen zusätzlichen Wartelisten-Kalender erstellen oder ein Squarespace- oder Drittanbieter-Formular verwenden, um Terminanfragen zu sammeln. 

Einen Wartelisten-Kalender erstellen

Damit diese Lösung funktioniert, musst du zwei Kalender verwenden.

Tipp: Acuity öffnet neue Terminfenster, wenn neue Zeiten innerhalb deiner Einschränkungen für die Terminplanung liegen. Wenn du häufig ausgebucht bist, kannst du deine Einschränkungen für die Terminplanung verlängern, damit Kunden weiter im Voraus buchen können, oder bitte Kunden, regelmäßig vorbeizuschauen, um neue Zeiten zu sehen.

So richtest du einen Wartelisten-Kalender ein:

1. Erstelle einen zusätzlichen Kalender namens Warteliste. Ordne ihm alle deine Terminarten zu und fülle die Verfügbarkeit so aus, dass sie deinem Hauptkalender entspricht, aber erlaube mehrere Termine gleichzeitig.
2. Bearbeite die Terminplanungs-Anweisungen deines Hauptkalenders, um Kunden mitzuteilen, dass sie, wenn das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit nicht verfügbar sind, stattdessen ihren gewünschten Platz im Wartelisten-Kalender buchen können. Vergiss nicht, den direkten Link zu deinem Wartelisten-Kalender in deinen Terminplanungs-Anweisungen einzufügen.
3. Du kannst deine automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen aktualisieren, um zu verdeutlichen, dass der Kunde sich in die Warteliste einträgt, aber keinen tatsächlichen Termin gebucht hat.
4. Wenn ein Kunde einen Termin in deinem Hauptkalender absagt, prüfe, ob für das entsprechende Zeitfenster im Wartelisten-Kalender Buchungen vorliegen.
5. Wenn es eine Übereinstimmung auf der Warteliste gibt, verschiebe den Termin in deinen Hauptkalender. Dies löst eine automatisierte Benachrichtigung aus, die den Kunden darüber informiert, dass sein Termin gebucht ist.

Tipp: Um eine Warteliste einzurichten, wenn du Kurse anstelle von Terminen anbietest, erstelle zunächst einen zusätzlichen Kalender namens Warteliste. Dupliziere die Kurse, für die du eine Warteliste haben möchtest, und plane sie dann in deinem Wartelisten-Kalender zum gleichen Datum und zur gleichen Uhrzeit wie in deinem Hauptkalender.  

Ein Wartelisten-Formular erstellen

Diese Lösung basiert darauf, deine Kunden von deinem Terminplaner weg zu einem separaten Formular zu senden.

1. Wenn du eine Squarespace-Website hast, füge ein Formular zu deiner Website hinzu, das den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden erfasst und ihn fragt, welche Terminart, Uhrzeit und Datum er wollte, aber nicht buchen konnte. Wenn du keine Squarespace-Website hast, kannst du das Formular in einer Drittanbieter-Formularanwendung wie Google Forms oder Wufoo erstellen.
2. Bearbeite deine Terminplanungs-Anweisungen, um Kunden anzuweisen, zum Wartelisten-Formular zu gehen, wenn sie die gewünschte Uhrzeit und das gewünschte Datum nicht sehen. Du solltest sowohl in den Terminplanungs-Anweisungen als auch im Formulartext betonen, dass dies eine Wartelisten-Anfrage ist und Kunden ​keine garantierten Termine erhalten.
3. Wenn ein Kunde absagt, überprüfe deine Formularantworten auf eine Übereinstimmung. Wenn jemand nach diesem Zeitfenster gefragt hat, verwende die Informationen im Formular, um einen Termin im Namen des Kunden zu buchen. Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass der Termin gebucht ist.

Tipp: Wenn du Wufoo verwendest, das sich in Acuity integrieren lässt, sind die Antworten deiner Kunden automatisch in Acuity verfügbar, wenn sie erfolgreich von der Warteliste entfernt werden.