Termine und Kunden in Acuity Scheduling importieren

Du kannst Termine und Kunden importieren, um Informationen in großen Mengen in Acuity zu übertragen. Der Import ist eine großartige Option, wenn du von einem anderen Service zu Acuity wechselst und bereits bestehende Kunden und Termine hast. In dieser Anleitung wird erläutert, wie du deine Daten formatierst, um erfolgreiche Importe zu ermöglichen, wie du Kunden und Termine importierst und wie du Importe rückgängig machen kannst.

Tipp: Wenn du loslegst und feststellst, dass du mehr praktische Hilfe beim Einrichten von Acuity Scheduling benötigst, kannst du einen professionellen Experten beauftragen.

Deine Tabelle zum Import von Terminen vorbereiten

Bevor du beginnst, organisiere deine Termine in einer Tabelle.

Wenn du von einem anderen Terminplanungsprogramm migrierst, exportiere deine Termine aus diesem Programm. Wenn du Hilfe beim Exportieren vorhandener Termine aus einem anderen Programm benötigst, wende dich an das Support-Team dieses Programms.

Hinweis: Durch das Importieren von Terminen werden vorhandene Termine nicht aktualisiert. Es werden nur neue Termine zu Acuity hinzugefügt. Beim Importieren von Terminen, die du bereits manuell zu Acuity hinzugefügt hast, werden Duplikate erstellt.

Teile deine Termintabelle in Gruppen mit 1.000 Zeilen auf und speichere jede Gruppe als separate CSV-Datei. Wenn du versuchst, eine Tabelle mit mehr als 1.000 Zeilen zu importieren, lehnt Acuity deine Datei ab.

In jeder Reihe müssen die folgenden Spalten enthalten sein:

  • Name des Kunden.
  • Datum und Uhrzeit des Termins. Datumsangaben müssen im Format MM/TT/JJJJ vorliegen.
  • Endzeit oder Dauer des Termins. Die Dauer muss in Minuten angegeben werden.
  • Terminart.

In jeder Reihe müssen außerdem die folgenden Spalten enthalten sein:

  • Telefonnummer des Kunden
  • E-Mail-Adresse des Kunden
  • Kalender, welchem der Termin zugeordnet werden soll
  • Ein Feld für Anmerkungen

Folgendes kann nicht importiert werden:

  • Andere als die oben aufgeführten Spalten. Wenn du zusätzliche Informationen importieren möchtest, kombiniere sie im Hinweise-Feld.
  • Mehr als ein Hinweise-Feld. Wenn du mehrere Hinweise-Felder hast, kombiniere sie zu einem Hinweise-Feld.
  • Abgesagte Termine. Entferne sie, bevor du beginnst.
  • Zahlungsinformationen.
  • Bilder.
  • Termin-Zeitzonen. Alle importierten Termine haben deine Zeitzoneneinstellung.

Klicke hier, wenn du eine Beispieldatei herunterladen möchtest.

Termine importieren

Befolge die folgenden Schritte, um Termine zu importieren:

  1. Klicke in Acuity auf Berichte.
  2. Klicke auf Import/Export, klicke auf Termine importieren und dann auf Datei auswählen.
  3. Wähle deine CSV-Datei aus und klicke dann auf Öffnen.
  4. Klicken Sie auf Import.
  5. Acuity erkennt automatisch, welche Informationen jede Spalte enthält. Verwende die Drop-down-Menüs, um die Informationen hinzuzufügen oder zu korrigieren, und klicke dann auf Termine in Vorschau anzeigen.
  6. Verwende die Drop-down-Menüs im Abschnitt Kalender, um zu festzulegen, zu welchen Kalendern Acuity die importierten Termine hinzufügt.
  7. Verwende die Drop-down-Menüs im Abschnitt Terminarten, um festzulegen, wie Acuity die Terminarten deiner importierten Termine behandelt. Siehe die Optionen unten.
  8. Klicke auf Termine importieren.
Hinweis: Beim Importieren von Terminen werden keine Verfügbarkeitseinstellungen, Verfügbarkeitsgruppen oder andere Einstellungen importiert.

Terminartoptionen

Verwende diese Optionen, um auszuwählen, wie Acuity Terminarten für deine importierten Termine behandelt.

Option

Effekt

Dafür eine neue Terminart erstellen und sie sofort löschen.

Die Termine werden mit der in deiner Tabelle aufgeführten Terminart importiert. Die Terminart existiert nirgendwo sonst im System und du kannst keine neuen Termine dieser Art vereinbaren.

Dafür eine neue Terminart erstellen.

Die Termine werden mit der in deiner Tabelle aufgeführten Terminart importiert. Die Terminart wird zu Acuity hinzugefügt und du kannst neue Termine dieser Art vereinbaren.

Nichts von dieser Art importieren.

Diese Termine werden nicht importiert.

Eine deiner bestehenden Terminarten

Die Termine werden importiert. Sie entsprechen der Terminart, die du im Drop-down-Menü ausgewählt hast.

Gruppenkurse importieren

Du kannst Gruppenkurse mit den gleichen Schritten importieren, die du zum Importieren anderer Termine verwendest, aber dies erfordert einige Schritte zur Einrichtung. Du musst eine neue Gruppenkursart erstellen und diese dann in deinem Kalender anbieten. Wenn du deine Daten importierst, füllt Acuity sie mit deinen Kund:innen auf.

So importierst du Gruppenkurse:

  1. Erstelle in Acuity eine neue Gruppenkursart und biete sie zum Datum und zur Uhrzeit der Kurssitzung, die du importieren möchtest, in deinem Zeitplan an.
  2. Erstelle in der Tabelle, die du importieren möchtest, für jeden Kursteilnehmer eine separate Zeile.
  3. Folge den Schritten zum Importieren von Terminen.

Terminimport rückgängig machen

Wenn ein Import ein Problem verursacht, mach den Import rückgängig und versuche es erneut. So machst du einen Import rückgängig:

  1. Klicke in Acuity auf Berichte.
  2. Klicke auf Import/Export und dann auf Termine importieren. Das Feld Kürzlich importierte Termine wird angezeigt.
  3. Suche den Import, den du rückgängig machen möchtest, klicke auf Diesen Import rückgängig machen und dann auf OK.

Benachrichtigungen für importierte Termine

Acuity sendet Erinnerungs-SMS, Erinnerungs-E-Mails und Folge-E-Mails für importierte Termine, wenn sie Kund:innenkontaktinformationen in den Termininformationen haben. Diese E-Mails werden nicht gesendet, wenn die Informationen von Kund:innen nicht in den Termininformationen enthalten sind, auch wenn sie sich an einer anderen Stelle in Acuity befinden, z. B. in der Kund:innenliste.

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Acuity automatisierte Benachrichtigungen für deine importierten Termine sendet, besteht darin, Kundenkontaktinformationen in die importierte Tabelle aufzunehmen. Du kannst die Informationen auch manuell hinzufügen, indem du jeden importierten Termin bearbeitest. Um SMS-Erinnerungen für anstehende Termine zu senden, stelle sicher, dass der importierte Termin die Telefonnummer des Kunden in der richtigen Formatierung enthält.

Acuity sendet keine Bestätigungs-E-Mails für importierte Termine.

Deine Tabelle zum Import von Kunden vorbereiten

Bevor du beginnst, organisiere deine Kunden in einer CSV-Datei.

Wenn du Einträge aus einem anderen Programm migrierst, exportiere zunächst deine Kontakte oder Kunden aus dem anderen Programm.

Um mehr darüber zu erfahren, wie du eine CSV-Datei deiner Kontakte aus anderen Programmen erhältst, besuche deren Dokumentation:

  • Outlook
  • Google
  • Excel
  • Wenn du ein anderes Programm verwendest, bitte deren Support-Team um Hilfe beim Export deiner Daten.

Acuity kann die folgenden Felder importieren:

  • Vorname
  • Nachname
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Hinweise

Bilder und alle anderen Felder werden nicht importiert. Wenn du andere Felder behalten möchtest, beschrifte sie alle als Hinweise. Acuity fügt alle Spalten mit der Bezeichnung „Hinweise“ zum Feld Hinweise zum:zur Kund:in im Kund:innendatensatz hinzu.

Kunden importieren

So importierst du eine Liste deiner Kunden:

  1. Organisiere deine Kunden in einer Tabelle.
  2. Stelle sicher, dass deine Spalten unseren Datenanforderungen entsprechen.
  3. Teile die Liste in Gruppen von 5.000 Kund:innen auf und speichere dann jede Gruppe von 5.000 Kund:innen als separate CSV-Datei. Wenn du versuchst, eine Tabelle mit mehr als 5.000 Zeilen zu importieren, lehnt Acuity deine Datei ab.
  4. Klicke in Acuity auf Kund:innen.
  5. Klicke auf Import/Export und dann auf Kunden importieren.
  6. Wähle die CSV-Datei aus, die du importieren möchtest, und klicke dann auf Importieren.
  7. Verwende die Drop-down-Menüs oben auf der Seite, um deine Spalten mit Acuity-Datenfeldern zu verknüpfen.
  8. Klicke auf Kunden importieren.

Den Import eines Kunden rückgängig machen

Wenn ein Kundenimport ein Problem verursacht, mache den Import rückgängig, um die problematischen Daten zu entfernen, bearbeite deine Tabelle und importiere deine Kunden erneut.

So machst du den Import eines Kunden rückgängig:

  1. Klicke in Acuity auf Kund:innen.
  2. Klicke auf Import/Export und dann auf Kunden importieren.
  3. Klicke für den Import, den du rückgängig machen möchtest, auf Diesen Import rückgängig machen und dann auf OK.
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