Du kannst Kunden Rechnungen für Termine oder andere Gebühren senden. Kunden bezahlen direkt von der Rechnung über den Zahlungsdienstleister, den du in Acuity integriert hast.
Die Rechnungsfunktion ist nicht mit der HIPAA-konformen Einstellung von Acuity kompatibel.
Hinweis: Rechnungen sind eine Funktion von Acuity. Es ist nicht möglich, eine Rechnung für eine Squarespace-E-Commerce-Transaktion mit Acuity-Rechnungen zu senden.
Was ist in einer Rechnung enthalten?
Jede Rechnung beinhaltet:
- Ein Header, der den Namen oder das Logo deines Unternehmens und deine E-Mail-Adresse auflistet. Wenn du ein Logo im Menü „Erscheinungsbild anpassen“ hochlädst, wird es angezeigt. Wenn du kein Logo hochgeladen hast, wird stattdessen der Name des Unternehmens im Menü „Erscheinungsbild anpassen“ angezeigt. Die E-Mail-Adresse ist dieselbe, mit der sich der Kontoinhaber anmeldet.
- Eine Rechnungsnummer. Du kannst diese Nummer anpassen, aber es ist nicht möglich, eine Rechnungsnummer wiederzuverwenden, selbst wenn du die Rechnung löschst, die diese Nummer verwendet hat.
- Preise der Einzelposten, einschließlich Beschreibung, Preis pro Artikel und Menge für jede Position.
- Der fällige Gesamtbetrag.
- Der Zahlungsbereich.
Du kannst auch diese Elemente zu einer Rechnung hinzufügen:
- Eine Nachricht an den Kunden.
- Steuerschuld. Rechnungen mit Steuern enthalten die Steuer, die Zwischensumme und den fälligen Gesamtbetrag.
Neue Rechnung erstellen
So erstellst du eine neue Rechnung:
- Klicke in Acuity auf Rechnungen.
- Klicke auf Rechnung erstellen.
- Wähle im Feld Kunde einen Kunden aus dem Drop-down-Menü aus oder klicke auf Neuen Kunden eintragen, um die Informationen manuell einzugeben. Der Name und die E-Mail-Adresse des Kunden sind erforderlich. Die Telefonnummer ist optional.
- Klicke im Abschnitt Einzelposten auf Neuen Artikel hinzufügen.
- Klicke in den neuen Artikel und beginne mit der Eingabe des Artikels, den du zur Rechnung hinzufügen möchtest.
- Wähle eine Terminart, ein Paket oder ein Add-on aus der angezeigten Liste aus oder gib deinen eigenen benutzerdefinierten Eintrag mit bis zu 255 Zeichen ein. Die Verwendung von Sonderzeichen, z. B. Akzentzeichen, verringert deine Zeichenbeschränkung.
- Ändere oder lege die Anzahl und den Preis bei Bedarf fest. Wenn du in Schritt 6 eine Terminart oder ein Add-on auswählst, wird der Preis automatisch ausgefüllt und die Menge wird auf eins gesetzt. Du kannst beide Zahlen ändern. Die Kosten müssen mindestens eine Einheit deiner Währung betragen. Wenn du beispielsweise US-Dollar verwendest, muss der Preis des Einzelpostens mindestens 1 USD betragen.
- Wiederhole die Schritte 4 bis 7, bis du alle Einzelposten hinzugefügt hast, die du zur Rechnung hinzufügen möchtest.
- Wenn du Steuern als separaten Posten erheben musst, füge sie hinzu, indem du auf Steuer hinzufügen klickst. Du kannst einen Prozentsatz eingeben, der automatisch berechnet wird, oder einen Pauschalbetrag. Du kannst auch einen Namen eingeben, unter dem der Aufpreis auf der Rechnung aufgeführt wird. Wähle ein Fälligkeitsdatum aus dem Drop-down-Menü aus.
- Optional: Füge eine Nachricht hinzu, die dem Kunden auf der Rechnung angezeigt werden soll.
- Optional: Aktiviere das Kontrollkästchen Lass dich benachrichtigen, wenn die Rechnung bezahlt ist, um eine E-Mail zu erhalten, wenn dein Kunde bezahlt. Um zu ändern, wohin die Benachrichtigung gesendet wird, aktualisiere das Feld E-Mail-Adresse.
- Verwende das Drop-down-Menü Teilen über, um zu entscheiden, ob die Rechnung per E-Mail oder über einen Link gesendet wird, den du manuell mit dem Kunden teilst.
- Optional: Wenn du in Schritt 11 die E-Mail-Option auswählst, füge eine Nachricht hinzu, die dem Kunden im E-Mail-Text angezeigt wird.
- Nachdem du deine Informationen eingegeben hast, kannst du deine Rechnung als Entwurf speichern, eine Vorschau öffnen, um sie zu überprüfen, oder deine Rechnung generieren:
- Um sie als Entwurf zu speichern, klicke auf Fertig und dann auf Speichern.
- Um eine Vorschau deiner Rechnung anzuzeigen, klicke auf Vorschau.
- Um deine Rechnung zu generieren, klicke auf Erstellen (wenn du dich für das manuelle Teilen eines Links entschieden hast) oder auf Senden (wenn du dich für das automatische Senden einer E-Mail entschieden hast).
Tipps:
- Wenn du Termine in Rechnung stellst, bei denen die Steuern im Preis enthalten sind, musst du keinen separaten Steuerposten zur Rechnung hinzufügen.
- Du kannst nur einen Steuerposten pro Rechnung erheben. Prozentsätze gelten für die Zwischensumme der Rechnung. Die Werte werden einmal für die gesamte Rechnung angewendet, nicht einmal pro Artikel oder Einzelposten.
Eine Rechnung senden
Wenn du eine Rechnung erstellst, kannst du einen Link generieren, den du an deine Kunden senden kannst, oder eine E-Mail mit der Rechnung senden. Wenn du auf Erstellen (für einen Link zum manuellen Teilen) oder auf Senden (zum Senden einer E-Mail) klickst, wird der Link angezeigt oder die E-Mail sofort gesendet.
Es ist nicht möglich, die E-Mail erneut zu senden, aber für alle aktiven Rechnungen kannst du den Link zum Teilen manuell abrufen. Um den Link zu einer zuvor erstellten Rechnung zu erhalten, gehe zum Menü Rechnungen und suche in deiner Rechnungsliste nach der Rechnung, die du senden möchtest. Klicke dann auf … und Teilen.
Wenn du eine Rechnung bearbeitest, die du bereits per E-Mail gesendet hast, wirst du beim Klicken auf Speichern gefragt, ob du deinem Kunden eine E-Mail mit der aktualisierten Rechnung senden möchtest.
Rechnungs-E-Mails
Wenn du dich dafür entscheidest, deine Rechnung über eine E-Mail zu senden, wird die E-Mail von einer E-Mail-Adresse von Acuity gesendet, nicht von deiner E-Mail-Adresse.
Die E-Mail enthält Folgendes:
- Name oder Logo deines Unternehmens
- jede E-Mail-Nachricht, die du beim Erstellen der Rechnung angegeben hast
- eine Rechnungsübersicht mit der Rechnungsnummer, dem Fälligkeitsdatum und dem fälligen Gesamtbetrag
- ein Button zum Anzeigen und Bezahlen der Rechnung
Wie Kunden Rechnungen bezahlen
Wenn du dich dafür entscheidest, manuell einen Link an deine Kunden zu senden, führt der Link sie direkt zur Rechnung. Wenn du deinen Kunden eine E-Mail senden möchtest, können sie auf die Rechnung zugreifen, indem sie in der E-Mail auf Rechnung anzeigen & bezahlen klicken.
- Wenn du Stripe oder Square als Zahlungsdienstleister verwendest, können deine Kunden ihre Karteninformationen eingeben.
- Wenn du PayPal als Zahlungsdienstleister verwendest, wird der Button Mit PayPal zahlen angezeigt, der die Kunden zur PayPal-Zahlung weiterleitet.
Was passiert, wenn Kunden bezahlen?
Wenn der Kunde die Zahlung über die Rechnung abschließt, ändert sich der Rechnungsstatus im Menü Rechnungen und der Kunde erhält eine Bestätigungsnachricht.
Wenn ein Kunde außerhalb deiner Rechnung bezahlt, kannst du die Rechnung als bezahlt markieren, um deine Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.
Für den Kunden
Wenn der Kunde die Zahlung abschließt:
- Wenn Kunden mit PayPal bezahlt haben, werden sie zurück zur aktualisierten Rechnung weitergeleitet.
- Die Zahlungsoptionen auf der Rechnung verschwinden.
- Eine Zahlungsbestätigung wird oben auf der Rechnung angezeigt. Diese enthält die Rechnungsnummer, den Betrag und das Datum.
Kunden können die bezahlte Rechnung jederzeit einsehen, indem sie dem Link folgen, über den sie ursprünglich zur Rechnung gelangt sind.
Für dich
Wenn der Kunde die Zahlung abschließt:
- Wenn du beim Erstellen der Rechnung die Option Lass dich benachrichtigen, wenn die Rechnung bezahlt ist aktivierst, erhältst du eine E-Mail, in der du darüber informiert wirst, dass der Kunde bezahlt hat.
- Der Status der Rechnung im Menü Rechnungen wird auf „Bezahlt“ aktualisiert.
- Wenn du Rechnungen nach Status filterst, wird sie unter deinen bezahlten Rechnungen angezeigt.
- Wenn du dem Rechnungslink folgst, den du deinem Kunden gesendet hast, wird die Zahlungsbestätigung oben auf der Rechnung angezeigt.
Hinweis: Rechnungen sind nicht mit bestimmten Terminen verbunden. Wenn eine bezahlte Rechnung einen Termin abdeckt, wird der Termindatensatz nicht aktualisiert. Wenn du möchtest, dass der Acuity-Umsatzbericht den Umsatz aus bezahlten Rechnungen widerspiegelt, markiere die entsprechenden Termine manuell als „mit Bargeld bezahlt“.
Fälligkeitsdaten der Rechnung
Beim Erstellen einer Rechnung legst du das Fälligkeitsdatum fest. Wenn eine unbezahlte Rechnung das Fälligkeitsdatum überschreitet, ändert sich ihr Status im Menü „Rechnungen“ von unbezahlt zu überfällig. Eine Rechnung, die ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, löst keine Benachrichtigung für dich oder den Kunden aus. Du kannst im Menü Rechnungen nach überfälligen Rechnungen suchen, die du nachverfolgen musst.
Deine Rechnungen verwalten
Verwende das Menü Rechnungen, um deine Rechnungen zu überprüfen oder bestimmte Untergruppen deiner Rechnungen anzuzeigen, z. B. deine unbezahlten Rechnungen oder deine stornierten Rechnungen. Du kannst auch neue Rechnungen erstellen oder bereits erstellte Rechnungen suchen, um sie zu bearbeiten oder zu teilen.
Deine Rechnungen ansehen
Deine Rechnungen werden in einer Tabelle mit den folgenden Spalten aufgeführt:
- Status – Die Rechnung hat einen von drei Status: Entwurf, Storniert oder Link erstellt
- Datum – Das Datum, an dem die Rechnung zuletzt aktualisiert wurde
- ID – Die Rechnungsnummer, die du beim Erstellen der Rechnung festgelegt hast
- Kunde – Der Name des Kunden
- Zahlung – Die Rechnung ist unbezahlt, überfällig oder bezahlt
- Fällig – Das Fälligkeitsdatum
- Betrag – Der fällige Gesamtbetrag
Du kannst die Pfeile neben jedem Spalten-Header verwenden, um deine Rechnungen zu sortieren.
Deine Rechnungen durchsuchen
Du kannst die Suchleiste oben im Menü Rechnungen verwenden, um das Feld für den Kundennamen deiner Rechnungen zu durchsuchen. Es ist nicht möglich, andere Teile deiner Rechnungen zu durchsuchen, z. B. E-Mail-Adressen, Nachrichten an Kunden oder Namen von Terminarten.
Du kannst die Drop-down-Menüs oben im Menü verwenden, um Rechnungen nach Status oder Datumsbereich anzuzeigen.
Deine Rechnungen verwalten
Um Maßnahmen für eine Rechnung im Menü Rechnungen zu ergreifen, klicke auf … am rechten Ende der Zeile der Rechnung. Wähle dann eine dieser Aktionen aus:
| Aktionen | Effekt | Kann man das rückgängig machen/abbrechen? | Verfügbare Rechnungsarten |
| Ansehen | Lädt die Vorschau der Rechnung. | Ja | Bezahlt, Unbezahlt, Storniert |
| Bearbeiten | Öffnet den Rechnungs-Editor. | Ja | Entwurf, Unbezahlt |
| Duplizieren | Öffnet eine Kopie im Rechnungs-Editor. | Ja | Alle |
| Teilen | Öffnet ein Pop-up-Fenster mit dem Link zum Teilen deiner Rechnung. | Ja | Unbezahlt |
| Als bezahlt markieren | Markiert die Rechnung als bezahlt. | Nein | Unbezahlt |
| Abbrechen | Fügt eine Nachricht zur Stornierung in der Kundenansicht der Rechnung hinzu und entfernt die Zahlungsoption. Aktualisiert den Status auf Storniert. | Nein | Unbezahlt |
| Löschen | Löscht die Rechnung vollständig. | Nein | Entwurf, Unbezahlt, Storniert |
Eine Rechnung als bezahlt markieren
Wenn dein Kunde über deine Rechnung bezahlt, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert. Wenn sie dich separat bezahlen, auch wenn du die Zahlung über Acuity erfasst, kannst du die Rechnung manuell als bezahlt markieren.
So markierst du eine Rechnung als bezahlt:
- Klicke in Acuity auf Rechnungen.
- Suche die Rechnung, die du als bezahlt markieren möchtest, und klicke auf ....
- Klicke auf Als bezahlt markieren und dann zur Bestätigung auf Als bezahlt markieren.
Nachdem du eine Rechnung als bezahlt markiert hast, ist es nicht möglich, sie erneut als fällig zu markieren. Wenn du die Belastung wiederherstellen musst, klicke auf ... und dann auf Duplizieren, um eine neue Rechnung mit denselben Informationen zu generieren.
Eine Rechnung erstatten
Um eine Rechnungszahlung zu erstatten, sende dem Kunden eine Rückerstattung über deinen Zahlungsdienstleister. Es ist nicht möglich, Rückerstattungen von Acuity aus zu senden.
Eine Rechnung löschen
Nachdem du eine Rechnung gelöscht hast, kann sie nicht wiederhergestellt werden.
So löschst du eine Rechnung:
- Klicke in Acuity auf Rechnungen.
- Suche die Rechnung, die du löschen möchtest, und klicke auf ....
- Klicke auf Löschen und dann zum Bestätigen erneut auf Löschen.
Rechnungsdaten
Rechnungen sind nicht mit bestimmten Terminen verbunden. Wenn du möchtest, dass der Acuity-Umsatzbericht den Umsatz aus bezahlten Rechnungen widerspiegelt, markiere die entsprechenden Termine manuell als „mit Bargeld bezahlt“. Du kannst einen Hinweis hinzufügen, dass die Zahlung per Rechnung erfolgte.
Es ist nicht möglich, in Acuity einen Bericht zu Rechnungen zu erstellen. Der Acuity-Umsatzbericht enthält keine Einnahmen aus Rechnungen.
Um herauszufinden, wie viele ausstehende Rechnungen ein Kunde hat, suche im Menü Rechnungen nach dem Namen. Kundeneinträge in der Kundenliste enthalten keine Rechnungen.