Confirmação manual da sessão e lista de espera no Acuity Scheduling

O Acuity foi feito para deixar o agendamento on-line o mais prático possível. Ele monitora quando você está disponível e, assim, deixa os clientes agendarem apenas nesses horários. Quando um cliente agenda, o Acuity envia automaticamente um e-mail de confirmação.

Para confirmar manualmente cada sessão; ou para disponibilizar uma lista de espera para os horários já agendados, você pode usar as técnicas abaixo.

Dica: se a sua empresa tiver disponibilidade esporádica, como um salão que abre alguns dias por mês, considere criar uma lista de e-mails para os quais enviar cada nova disponibilidade. Nos sites Squarespace, você pode, por exemplo, criar uma lista de e-mails e com o nome Aviso de disponibilidade.

Confirme manualmente a sessão

Para confirmar manualmente uma sessão, use dois tipos de sessão - um para o cliente selecionar no seu agendador e outro, particular, para monitorar as sessões confirmadas.

Passo 1 - configure as solicitações de sessão

Para criar um sistema de pedidos de agendamento:

1. Crie dois tipos de sessão: um público para as solicitações e um particular para as confirmações. Por exemplo: você pode criar Solicitação: sessão de fotos de pets no Instagram e Confirmado: sessão de fotos de pets no Instagram. Ambos os tipos de sessão devem ter a mesma duração.
2. Personalize o template do e-mail de confirmação em cada tipo de sessão. Transforme o e-mail de confirmação do tipo de sessão "solicitação" em uma mensagem que avise do recebimento da solicitação do cliente; e deixe o e-mail de confirmação do tipo de sessão "confirmação" como uma confirmação.
3. Desative todos os outros e-mails automatizados no tipo de sessão "solicitação".
4. Como opção, clique em Personalizar aparência e atualize o campo Instruções do agendamento para informar o cliente de que ele está solicitando uma sessão que precisa ser confirmada separadamente.

Passo 2 - use uma solicitação de sessão

Sempre que passar pelo seu agendador público, o cliente deverá agendar uma sessão do tipo "solicitação". Ele recebe automaticamente o e-mail de recebimento da solicitação, e a sessão aparece no seu calendário Acuity. 

Para confirmar ou rejeitar, clique na sessão para abrir os detalhes dela. 

• Para rejeitar, cancele a sessão. O cliente recebe automaticamente um e-mail sobre o cancelamento da sessão.
• Para confirmar, edite a sessão para o tipo de sessão "confirmado" e salve as alterações. Clique em no canto superior direito dos detalhes da sessão e depois clique em "Reenviar e-mail de confirmação". Como você editou o tipo de sessão, o cliente receberá o e-mail de confirmação em vez do e-mail de recebimento da solicitação.

Atenção: o Acuity não solicita que você analise as solicitações recebidas. Se você ignorar uma solicitação, ela permanecerá no calendário como solicitação.

Disponibilize uma lista de espera

Para criar uma lista de espera, você pode usar um calendário extra ou um formulário do Squarespace ou externo para coletar as solicitações. 

Crie um calendário como lista de espera

Para que esta solução funcione, você precisa usar dois calendários.

Dica: o Acuity disponibiliza novas sessões conforme os novos horários se encaixam dentro dos seus limites de agendamento. Se você está sempre lotado, considere ampliar esses limites para que os clientes agendem com mais antecedência; ou peça para que eles retornem com frequência para conferirem os novos horários.

Para criar um calendário como lista de espera:

1. Crie um calendário extra chamado Lista de espera. Inclua nele todos os seus tipos de sessão e preencha a disponibilidade de acordo com seu calendário principal, mas permita mais de uma sessão ao mesmo tempo.
2. Edite as instruções de agendamento do calendário principal para informar os clientes de que, se a data e o horário desejados estiverem indisponíveis, eles podem reservar a vaga desejada no calendário da lista de espera. Nas instruções de agendamento, inclua um link direto para o calendário da lista de espera.
3. Considere atualizar as notificações automáticas por e-mail para reforçar que o cliente entrou para a lista de espera, mas não reservou a sessão.
4. Se algum cliente cancelar uma sessão no calendário principal, veja se há alguma reserva no mesmo horário no calendário com a lista de espera.
5. Se houver alguém na lista de espera, remarque no calendário principal. Essa avisa automaticamente o cliente de que a sessão foi agendada com ele.

Dica: para configurar uma lista de espera caso você ofereça aulas em vez de sessões, primeiro crie um calendário extra chamado Lista de espera. Duplique as aulas desejadas e agende-as no calendário da lista de espera na mesma data e hora do calendário principal.  

Crie um formulário como lista de espera

Nesta solução, você envia os clientes para um formulário separado do agendador.

1. Se você tiver um site Squarespace, adicione a ele um formulário que colete o nome e o endereço de e-mail do cliente e que pergunte o tipo de sessão e o horário indisponível desejado. Se você não tiver, é possível criar o formulário em um app externo como o Google Forms ou o Wufoo.
2. Nas instruções de agendamento, oriente os clientes a irem para o formulário da lista de espera se o horário desejado estiver indisponível. É bom enfatizar, tanto nas instruções de agendamento quanto no texto do formulário, que essa solicitação vai para uma lista de espera e não garante o agendamento.
3. Quando um cliente cancelar, veja se há algum formulário solicitando o horário vago. Se houver, use os dados do formulário para agendar em nome do cliente; ele receberá um e-mail de confirmação.

Dica: no Wufoo, que se integra ao Acuity, as respostas dos clientes ficam automaticamente disponíveis no Acuity quando eles garantem a sessão e saem da lista de espera.