Cómo administrar tu lista de clientes en Acuity Scheduling

Utiliza la lista de clientes para ver, administrar, prohibir, importar y exportar clientes de Acuity. Esta guía explica cómo utilizar la lista de clientes a fin de configurar Acuity correctamente.

Ver la lista de clientes

Para acceder a la lista de clientes, haz lo siguiente:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. Desplázate, busca o filtra para ver tus clientes.

De forma predeterminada, la lista carga tus primeros 500 clientes. Puedes cargar más clientes desplazándote hasta la parte inferior de la página.

Para determinar si un cliente se ha registrado para una cuenta de cliente, busca su nombre en la lista. Si reservó una cita con tu empresa mientras inició sesión, aparecerá una marca de verificación junto a su nombre en la columna Cuenta.

Ver los perfiles de los clientes

Haz clic en el nombre de un cliente para ver su perfil. El perfil contiene todas sus citas, incluidos los formularios de admisión relacionados, así como todos sus paquetes, vales regalo y códigos de suscripción.

Buscar clientes

En la lista de clientes puedes buscar por nombre o apellido, número de teléfono o dirección de correo electrónico.

Búsqueda de nombres y apellidos

Si ingresas más de una palabra en la barra de búsqueda, Acuity considera la primera palabra como el nombre y el resto, como el apellido. Si tu cliente tiene un nombre o apellido compuesto por dos palabras, esto puede afectar los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si buscas el apellido de un cliente compuesto por dos palabras, Acuity no arrojará ningún resultado porque considerará la primera palabra como un nombre.

Búsqueda de números de teléfono

• Te recomendamos que busques únicamente los últimos cuatro dígitos. Es necesario que ingreses al menos dos dígitos para que la búsqueda arroje resultados.
• Acuity no buscará coincidencias de números de teléfono si tu búsqueda incluye espacios.

Búsqueda de direcciones de correo electrónico

Puedes buscar cualquier parte de la dirección de correo electrónico para encontrar resultados. Sin embargo, Acuity no buscará coincidencias de correo electrónico si tu búsqueda incluye espacios.

Filtrar clientes

Puedes filtrar los clientes para ver cuáles han reservado recientemente o cuáles están inactivos.

Puedes elegir entre una variedad de tiempos para cualquiera de las vistas:

• Clientes recientes: los que han tenido una cita en un determinado periodo de tiempo. Los periodos de tiempo disponibles van de 30 días a cuatro años.
• Clientes antiguos: los que no han tenido una cita en cierto periodo de tiempo. Los periodos de tiempo disponibles van de dos semanas a dos años.

Añadir clientes

Cuando los clientes reservan citas, se agregan automáticamente a la lista de clientes. También puedes agregar clientes a la lista de clientes individualmente o importando una hoja de cálculo.

Agrega un solo cliente

Para agregar un cliente:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. Haz clic en Agregar cliente.
3. Ingresa la información del cliente. Cada perfil de cliente debe incluir al menos un nombre y un apellido.
4. Haz clic en Agregar cliente.

Importar clientes

Puedes agregar varios clientes al mismo tiempo importando un archivo csv. Para obtener más información, visita Importar citas y clientes de Acuity.

Editar perfiles de clientes

Al cambiar el nombre, el correo electrónico o el número de teléfono en el perfil de un cliente, también se actualizan todas las citas que tenga ese cliente.

Para actualizar la información en el perfil de un cliente:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. Haz clic en el nombre de un cliente para abrir su perfil.O haz clic en ...junto al nombre de un cliente y luego selecciona Editar.
3. Haz clic en Editar, luego realiza los cambios y haz clic en Guardar cambios.

Fusionar perfiles de cliente

Si encuentras entradas duplicadas para uno de tus clientes, fusiona los dos perfiles de cliente para mantener tus datos organizados. Las entradas duplicadas pueden ocurrir si los datos del cliente no coinciden perfectamente, como un nombre mal escrito o un apodo usado en lugar de un nombre completo.

Para combinar perfiles de cliente duplicados:

1. Identifica qué perfil tiene el nombre y la información de contacto correctos del cliente.
2. Edita el otro perfil para que el nombre y los apellidos coincidan con el perfil correcto.
3. Las entradas se fusionarán automáticamente y el listado combinado mantiene la información de contacto del perfil correcto.

Agrega notas sobre un cliente

Para agregar notas privadas sobre un cliente, edita el campo Notas sobre el cliente en su perfil de cliente. Estas notas son visibles para ti y tu personal, pero no para el cliente. Usa este espacio para grabar información que no quieres que esté vinculada a ninguna cita específica, como lo son los formularios de admisión.

Borrar clientes

Puedes eliminar clientes de la lista de clientes.

Nota: Al eliminar un cliente, se eliminan permanentemente todas sus citas y se quitan de tu lista de clientes.No es posible deshacer esto después de eliminar un cliente.

Para eliminar clientes:

1. En Acuity, haz clic en Clientes.
2. En la lista de clientes, selecciona las casillas de los clientes que quieres eliminar y luego haz clic en Eliminar , en la parte inferior derecha.
3. Haz clic en Eliminar.

Eliminar clientes inactivos

Para eliminar clientes inactivos, puedes filtrar la lista de clientes para mostrar solo a los clientes que no hayan reservado en tu periodo preferido; luego, puedes seleccionarlos y eliminarlos de forma masiva.

Clientes eliminados que no desaparecen

Si eliminas clientes, pero te das cuenta de que algunos de ellos todavía están en tu lista de clientes, probablemente tengan paquetes, certificados de regalo o suscripciones que aún estén activos. Si eliminas estos elementos, sus perfiles de cliente desaparecerán. Para eliminar cualquier paquete, certificados de regalo o suscripciones pendientes:

1. En Acuity, haz clic en Paquetes, regalos y suscripciones.
2. Haz clic en Ver pedidos y luego en el paquete, certificado de regalo o suscripción que quieres eliminar.
3. Haz clic en Eliminar y luego en Aceptar.
4. Repite los pasos 1 a 3 hasta que desaparezca todos los paquetes, certificados de regalo y suscripciones del cliente.

Prohibición de clientes

La prohibición de los clientes les impide reservar nuevas citas con el correo electrónico en su perfil de cliente. Para obtener más información sobre la prohibición de clientes, visita La prohibición de que los clientes programen en línea.