Maximiere deine Verfügbarkeit und fülle kurzfristige Stornierungen aus, indem du Kunden eine Warteliste anbietest.
Aktiviere eine Warteliste, der Kunden beitreten können, wenn du ausgebucht bist. Wenn ein Termin frei wird, erhält der Kunde eine SMS mit einem direkten Link zur Terminbuchung.
Wartelisten für Termine sind nur verfügbar, wenn Folgendes zutrifft:
- Du nutzt den Standard- oder Premium-Tarif
- Deine Kontosprache ist Englisch
- Dein Konto ist nicht HIPAA-konform
Warteliste aktivieren
Nachdem du die Warteliste aktiviert hast, wird auf deiner Termin-Seite für alle Terminarten mit Ausnahme von Kursen der Button Auf die Warteliste angezeigt.
So aktivierst du eine Warteliste:
- Öffne das Menü der Termin-Seite auf einem Computer oder in einem mobilen Browser.
- Klicke auf Einstellungen und aktiviere dann Warteliste für Termine.
- Lege im Feld Mindeststunden fest, wie kurz vor Beginn eines Termins ein Kunde einen Platz von der Warteliste buchen kann. Die hier festgelegten Mindeststunden sind unabhängig von den Stunden, die du in deinen Einschränkungen für die Terminplanung festgelegt hast.
- Klicke auf Änderungen speichern.
Wie Kunden in die Warteliste aufgenommen werden
Wenn der gewünschte Datum und die bevorzugte Uhrzeit eines Kunden nicht buchbar sind:
- Auf deiner Termin-Seite kann der Kunde auf Auf die Warteliste klicken.
- Anschließend kann der Kunde sein bevorzugtes Datum oder Datumsbereich auswählen. Er kann auch Beliebiges Datum auswählen und sich auf die Warteliste für einen beliebigen freien Termin in den nächsten 14 Tagen eintragen.
- Nachdem der Kunde ein Datum ausgewählt hat, kann er einen bevorzugten Zeitraum auswählen oder Beliebige Uhrzeit auswählen.
- Um bis zu fünf zusätzliche Termine zur Wartelistenanfrage hinzuzufügen, kann der Kunde auf + Weitere Zeiten hinzufügen klicken.
- Danach klickt der Kunde auf Weiter und gibt seine Informationen ein. Nachdem er auf Bestätigen geklickt hat, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail für die Warteliste.
So buchen Kunden über die Warteliste
Wenn der gewünschte Termin frei wird, erhält der Kunde eine SMS mit einem Buchungslink. Er kann auf diesen Link klicken und die Buchung abschließen, sofern der Termin weiterhin verfügbar ist.
Können Kunden sich selbst von der Warteliste entfernen?
Um ihre Wartelistenanfrage zu stornieren, können Kunden auf der Bestätigungsseite oder in der Wartelisten-Bestätigungs-E-Mail auf „Anfrage stornieren“ klicken.
Wartelistenanfragen hinzufügen, entfernen und verfolgen
Du kannst deine Wartelisten-Anfragen in einem Browser überprüfen und verwalten, indem du deine Kalender-Seite aufrufst und auf Warteliste klickst.
Wenn du mehrere Kalender hast, kannst du auf das Filtersymbol klicken, um nach Kalender zu filtern. Du kannst auch auf das Sortieren-Symbol klicken, um deine Warteliste nach dem gewünschten Termin oder nach dem Datum zu sortieren, an dem der Kunde deiner Warteliste beigetreten ist.
Deine Wartelisten-Anfragen sind in folgende Kategorien unterteilt:
- Wartend: Anfragen für zukünftige Daten und Uhrzeiten
- Abgelaufen: Anfragen für vergangene Daten und Uhrzeiten
- Gebucht: Geplante Termine, die von der Warteliste in den Kalender übernommen wurden
Einen Kunden zur Warteliste hinzufügen
So fügst du einen Kunden zu deiner Warteliste hinzu:
- Kalender-Seite öffnen.
- Klicke auf Warteliste und dann auf Hinzufügen.
- Klicke auf die Suchleiste und suche dann nach einem bestehenden Kunden oder klicke auf + Neuen Kunden hinzufügen, um die Kundendaten einzutragen.
- Aktiviere Ich habe von diesem Kunden die Erlaubnis erhalten, ihm SMS-Benachrichtigungen über Wartelistenverfügbarkeiten zu senden, um zu bestätigen, dass der Kunde dem Erhalt von Benachrichtigungen über seine Wartelistenanfrage zugestimmt hat.
- Klicke auf das Drop-down-Menü Termin und wähle eine Terminart aus.
- Optional: Wenn du mehrere Kalender hast, klicke auf das Drop-down-Menü Kalender, um einen bestimmten Kalender auszuwählen.
- Optional: Klicke auf + Add-ons, um dem gewünschten Termin Add-ons hinzuzufügen.
- Lege die Zeitzone des Kunden fest.
- Füge die bevorzugten Datums- und Uhrzeiteinstellungen des Kunden hinzu. Du kannst bestimmte Daten oder einen Datumsbereich festlegen oder Beliebiges Datum auswählen, damit der Kunde für die nächsten 14 Tage auf die Warteliste gesetzt wird. Du kannst auch einen Zeitraum angeben, indem du eine Start- und Endzeit auswählst, oder wähle Jederzeit innerhalb deiner verfügbaren Zeiten aus.
- Optional: Klicke auf + Weitere Zeiten hinzufügen, um zusätzliche Datums- und Uhrzeiteinstellungen hinzuzufügen.
- Klicke auf Speichern.
Einen Kunden von der Warteliste entfernen
So entfernst du einen Kunden von der Warteliste:
- Kalender-Seite öffnen.
- Klicke auf Warteliste.
- Klicke auf ••• neben dem Namen des Kunden und klicke dann auf Von Warteliste entfernen.
Kunden von deiner Warteliste buchen
So buchst du Termine für Kunden auf der Warteliste:
- Kalender-Seite öffnen.
- Klicke auf Warteliste.
- Klicke im Tab Wartend auf Buchen bei dem gewünschten Termin des Kunden.
- Wähle ein Datum und eine Uhrzeit aus oder klicke auf Benutzerdefiniert, um ein Datum und eine Uhrzeit außerhalb deiner Verfügbarkeit auszuwählen.
- Der Name und die Kontaktinformationen des Kunden werden automatisch ausgefüllt. Klicke auf den Namen, um diese Daten zu bearbeiten oder das Opt-in für den Erhalt von SMS-Erinnerungen vorzunehmen.
- Optional: Klicke auf Formulare und Hinweise, um Antwortdaten zum Aufnahmeformular oder private Terminnotizen hinzuzufügen.
- Auf Termin vereinbaren klicken.
Um mehr zu erfahren, besuche Buchung von Terminen für Kunden.
So funktionieren Wartelistenbenachrichtigungen
Sowohl du als auch dein Kunde können benachrichtigt werden, wenn er der Warteliste beitritt. Eine Textnachricht informiert den Kunden, wenn ein Platz frei wird. Deine Wartelisten-Benachrichtigungen können nicht angepasst werden, aber du kannst die E-Mail-Benachrichtigungen und SMS-Erinnerungen anpassen, die für gebuchte Termine gesendet werden.
- Bestätigungs-E-Mail – Kunden erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, nachdem sie sich auf die Warteliste gesetzt haben. Du kannst eine Vorschau der E-Mail im Menü „Kunden-E-Mails“ anzeigen.
- Interne Benachrichtigungen – Um eine Kopie der Wartelisten-Bestätigungs-E-Mail des Kunden zu erhalten, aktiviere den Schalter Wartelisten-Benachrichtigungen senden in deinem Menü „Buchungsbenachrichtigungen“.
- SMS-Erinnerungen – Wenn du SMS-Erinnerungen aktiviert hast, erhalten Kunden eine SMS, sobald ihr Wunschtermin frei wird. Die an Kunden gesendete SMS lautet: „Hallo [Vorname des Kunden], es wurde gerade ein Platz für [Name der Terminart] bei [Name deines Unternehmens] um [Uhrzeit und Datum] frei. Buche jetzt, um diesen Termin zu reservieren: [Link zur Termin-Seite]“