Optimisez votre disponibilité et réassignez les rendez-vous annulés à la dernière minute en proposant une liste d’attente aux clients.
Activez une liste d’attente que les clients peuvent rejoindre quand vous affichez complet. Lorsqu’une place se libère, le client reçoit un SMS avec un lien direct pour prendre rendez-vous.
Les listes d’attente ne sont disponibles que si :
- Vous disposez d’un forfait Standard ou Premium
- La langue de votre compte est l’anglais
- Votre compte n’est pas compatible HIPAA
Activer une liste d’attente
Une fois que vous avez activé la liste d’attente, un bouton Rejoindre la liste d’attente apparaît sur votre page Rendez-vous pour tous les types de rendez-vous à l’exception des cours.
Pour activer une liste d’attente :
- Ouvrez le panneau de la page Rendez-vous sur un ordinateur ou un navigateur mobile.
- Cliquez sur Paramètres, puis sur Liste d’attente pour les rendez-vous.
- Dans le champ Nombre d’heures minimal, décidez combien de temps avant le début d’un rendez-vous un client peut réserver un créneau quand il est sur liste d’attente. Le nombre d’heures minimal défini ici est distinct de celui indiqué dans vos Restrictions pour la prise de rendez-vous.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comment les clients rejoignent la liste d’attente
Si la date et l’heure de rendez-vous souhaitées par un client ne sont pas disponibles :
- Sur votre page de prise de rendez-vous, le client peut cliquer sur Rejoindre la liste d’attente.
- Ensuite, le client peut sélectionner la date ou la plage de dates de son choix. Il peut également choisir N’importe quelle date et s’inscrire sur la liste d’attente pour tout créneau qui se libère dans les 14 prochains jours.
- Après avoir sélectionné une date, le client peut choisir sa plage horaire souhaitée ou sélectionner À toute heure.
- Pour ajouter jusqu’à cinq dates et heures supplémentaires à sa demande de liste d’attente, le client peut cliquer sur + Ajouter d’autres heures.
- Le client clique ensuite sur Continuer et saisit ses coordonnées. Après avoir cliqué sur Confirmer, il recevra un e-mail confirmant qu’il a rejoint la liste d’attente.
Comment les clients prennent rendez-vous depuis la liste d’attente
Si l’heure souhaitée par le client devient disponible, il recevra un SMS avec un lien de prise de rendez-vous. Il peut cliquer sur ce lien et finaliser la réservation si le créneau est encore disponible.
Les clients peuvent-ils se retirer de la liste d’attente ?
Pour annuler leur demande de mise sur liste d’attente, les clients peuvent cliquer sur Annuler la demande sur la page de confirmation ou l’e-mail confirmant qu’ils ont rejoint la liste d’attente.
Ajouter, supprimer et suivre les demandes de mise sur liste d’attente
Vous pouvez consulter et gérer vos demandes de mise sur liste d’attente depuis un navigateur en accédant à la page de votre calendrier et en cliquant sur Liste d’attente.
Si vous avez plusieurs calendriers, vous pouvez cliquer sur l’icône de filtre pour filtrer par calendrier. Vous pouvez également cliquer sur l’icône de tri pour trier votre liste d’attente en fonction de la date de rendez-vous demandée ou de la date à laquelle le client a rejoint votre liste d’attente.
Vos demandes de mise sur liste d’attente sont classées selon les catégories suivantes :
- En attente : demandes concernant des dates et heures à venir
- Expiré : demandes concernant des dates et heures passées
- Réservé : rendez-vous pris à partir de la liste d’attente
Ajouter un client à la liste d’attente
Pour ajouter un client à votre liste d’attente :
- Ouvrez la page Calendrier.
- Cliquez sur Liste d’attente, puis sur Ajouter.
- Cliquez sur la barre de recherche, puis recherchez un client existant ou cliquez sur + Ajouter un nouveau client pour renseigner ses coordonnées.
- Cochez J’ai reçu l’autorisation de ce client de lui envoyer des notifications par SMS sur la disponibilité de la liste d’attente afin de confirmer que le client a accepté de recevoir des notifications concernant sa demande de mise sur liste d’attente.
- Cliquez sur le menu déroulant Rendez-vous et sélectionnez un type de rendez-vous.
- Facultatif : si vous avez plusieurs calendriers, cliquez sur le menu déroulant Calendrier pour en sélectionner un en particulier.
- Facultatif : cliquez sur + Suppléments pour inclure des suppléments au rendez-vous demandé.
- Définissez le fuseau horaire du client.
- Ajoutez les préférences du client concernant les dates et heures. Vous pouvez définir des dates spécifiques ou une plage de dates, ou sélectionner N’importe quelle date pour rejoindre la liste d’attente pendant les 14 prochains jours. Vous pouvez également inclure une plage horaire en sélectionnant une heure de début et de fin ou choisir À toute heure parmi les heures que vous proposez.
- Facultatif : cliquez sur + Ajouter d’autres heures pour ajouter d’autres dates et heures souhaitées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Retirer un client de la liste d’attente
Pour retirer un client de la liste d’attente :
- Ouvrez la page Calendrier.
- Cliquez sur Liste d’attente.
- Cliquez sur ••• à côté du nom du client, puis sur Retirer de la liste d’attente.
Prenez rendez-vous pour des clients en liste d’attente
Pour prendre rendez-vous pour les clients figurant sur la liste d’attente :
- Ouvrez la page Calendrier.
- Cliquez sur Liste d’attente.
- Dans l’onglet En attente, sélectionnez Réserver sur le rendez-vous demandé par le client.
- Choisissez une date et une heure, ou cliquez sur Personnalisé pour choisir une date et une heure en dehors de vos disponibilités.
- Le nom et les coordonnées du client seront préremplis. Cliquez sur son nom pour modifier ces informations ou inscrivez-le aux rappels par SMS.
- Facultatif : cliquez sur Formulaires et notes pour ajouter des réponses provenant de formulaires de renseignements ou des notes de rendez-vous privés.
- Cliquez sur Prendre rendez-vous.
Pour en savoir plus, consultez l’article Prendre des rendez-vous pour les clients.
Comment fonctionnent les notifications de liste d’attente
Vous et votre client pouvez être prévenus lorsqu’il rejoint la liste d’attente, et un SMS l’avertit lorsqu’une place se libère. Les notifications de votre liste d’attente ne peuvent pas être personnalisées, mais vous pouvez personnaliser les notifications par e-mail et les rappels par SMS envoyés pour les rendez-vous pris.
- E-mail de confirmation - Les clients reçoivent un e-mail de confirmation lorsqu’ils rejoignent la liste d’attente. Vous pouvez prévisualiser l’e-mail dans le panneau E-mails client.
- Notifications internes - Pour recevoir une copie de l’e-mail confirmant au client sa mise sur liste d’attente, activez l’option Envoyer des notifications de liste d’attente dans votre panneau Alertes relatives aux réservations.
- Rappels par SMS - Si les rappels par SMS sont activés, les clients recevront un SMS lorsque le créneau qu’ils souhaitent se libérera. Le SMS envoyé aux clients dit : « Bonjour [prénom du client], un créneau vient de se libérer pour [nom du type de rendez-vous] à [nom de votre entreprise] à [heure et date]. Prenez rendez-vous dès maintenant pour réserver ce créneau : [lien vers la page Rendez-vous] »